残業時間を適切に管理する方法とは？ルールづくりのポイントを解説

更新日：2024年07月10日

事業者は、雇用している従業員の残業時間を適切に管理しなければいけません。残業の管理ができていないと、労働基準法の上限を上回る過重労働や、長時間労働による生産性の低下、人件費の増大といった問題が起こります。

本記事では、残業管理を適切に行うための方法や、残業管理ルールを作る際のポイントなどをまとめて解説します。残業管理の方法を検討する際に、お役立てください。

適切な残業管理が必要な理由

すべての事業主は、雇用している従業員が何時間残業しているのかを把握し、適切に管理しなければいけません。残業管理は法令遵守のためにも、利益を最大化させるためにも重要です。まずは、適切な残業管理を行うべき理由について見ていきましょう。

労働基準法の残業時間の上限規制を守る

事業者は、残業時間が法令に定められた上限を超えないように、従業員の残業管理をする必要があります。
労働基準法では、「労働時間は原則として1日8時間、週40時間以内」としており、これを「法定労働時間」といいます。この時間を超えた労働時間が法的な割増賃金の対象となる「残業時間」です。
あらかじめ、労働組合または過半数代表者と36協定を締結し、労働基準監督署へ届出をしなければ、従業員に残業させることはできません。また、36協定を締結したとしても、残業時間は上限以下に抑える必要があります。

＜36協定を締結した場合の残業時間の上限＞

原則として月45時間、年360時間

臨時的に限度時間を超えて残業を行わなければならない特別な事情がある場合は、「特別条項付きの36協定」を締結します。残業時間の条件は、下記のとおりです。

＜特別条項付きの36協定を締結した場合の条件＞

休日出勤を含め時間外労働が月100時間未満、年720時間以内
時間外労働と休日労働の合計について、2ヵ月間、3ヵ月間、4ヵ月間、5ヵ月間、6ヵ月間それぞれすべての平均が月80時間以内
月45時間を超える残業は年に6ヵ月が限度

なお、特別条項付きの36協定は、一時的な業務の集中といった臨時的な理由で残業が発生する場合にのみ認められます。細かい業務内容についても事前に届け出ておく必要があり、通常業務による残業は認められません。

上記を守るためには、残業時間を正しく把握し、複数月の平均が上限を下回っているかを細かく管理していく必要があります。

出典：厚生労働省 PDF「時間外労働の上限規制わかりやすい解説」

長時間労働による生産性の低下を防ぐ

残業時間が長時間に及ぶと、生産性の低下が起こるリスクが高まります。連日深夜まで働いていれば、睡眠時間や休息時間が少なくなっていき、従業員の疲労が蓄積するのは当然です。そのような状態では、十分な休息を取れているときと同等のパフォーマンスは期待できません。

また、疲労が蓄積した状態で業務を続けていると、生産性の低下だけでなく、ミスやトラブルも発生しやすくなります。手戻りが起こり、ますます時間がかかるといった悪循環に陥る可能性もあります。
残業時間がかさむ上に、十分な成果を得られないといった事態にならないよう、適切な残業管理が必要です。

従業員のエンゲージメントの低下を防ぐ

長時間労働は、従業員のエンゲージメントの低下につながります。残業時間を管理し、従業員のワーク・ライフ・バランスや心身の健康を損なうことのない、適正な労働時間を意識しなければなりません。

厚生労働省の調査によると、転職者が前職を辞めた理由のうち、「定年・契約期間の満了」に次ぐ2番目に多い理由は、「労働時間、休日等の労働条件が悪かった」でした。定年や契約期間満了前に退職する従業員の多くは、労働時間や休日に対して不満を抱いているといえます。
従業員のエンゲージメントの低下を防ぎ、長く働き続けてもらうためにも、残業管理が重要なのです。

出典：厚生労働省 PDF「令和４年雇用動向調査結果の概況」

残業管理を怠った場合の罰則がある

労働基準法に定められた残業時間の上限を超えて従業員を働かせた場合、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
また、36協定を締結せずに従業員に残業させた場合にも、同様の罰則が科せられるおそれがあります。

残業時間が長くなる原因

残業時間を一定以下に抑えようとしても、うまくいかない場合もあるのではないでしょうか。残業時間がなぜ長くなってしまうのかを踏まえて、原因別の対処法をとる必要があります。よくある原因は下記のとおりです。

従業員1人あたりの業務量が多すぎる

従業員数に対して、処理すべき業務量が過大であれば、残業時間が長くなってしまいます。業務効率化などの工夫では対応しきれない業務量であったり、そもそも目の前の業務が多すぎて効率化のための施策をとれなかったりすると、作業時間を増やして解決するしかありません。

業務量が多すぎて残業時間が長くなっている場合は、人員補充や抜本的な業務の見直しによる業務量の軽減を図る必要があります。
単純に残業時間を把握して「◯％残業時間削減を目指しましょう」などと呼びかけるだけでは、長時間におよぶ残業の解消は困難です。

業務の進め方に無駄がある

業務の進め方に無駄があると、それだけ必要な工程や時間が増えて残業時間の増大を招く可能性があります。
例えば、取引先への振り込みをすべてATMで行っていると、多大な時間がかかります。ネットバンキングを利用したり、請求書から自動的に振込データを作成できるシステムなどを活用したりすれば、業務効率を上げられるでしょう。

「過去のやり方を重視するあまり、効率が悪い手順を継続している」「DXに対応できておらず、はんこ文化による効率の低下を招いている」「目的のはっきりしない会議が頻繁に行われている」など、各企業の業務の無駄を洗い出して、効率的な進め方の検討が必要です。

管理側に残業を抑制しようという意識がない

管理側が「残業はできるだけ避けるべきもの」という意識を持っていないと、チーム全体に「残業をするのが当たり前」といった風土ができてしまいます。

残業をしている従業員に高評価をつけたり、翌日でもいい業務を当日中に残業させてやらせたりといったことが続けば、従業員側も「残業をしたほうがいい」「みんな残っているから、定時でも帰れない」などの意識が生まれてしまいます。
管理側になるべく残業をさせずに業務を遂行しようとする意識が必要です。

従業員側に残業を抑制しようという意識がない

管理者が残業を抑制しようとしていても、従業員側が率先して長時間の残業をしようとするケースもあります。残業代を稼ごうと、仕事を引き延ばして定時後も居残る「生活残業」などが該当します。
後述する残業ルールの策定などを進めて、従業員の意識と働き方を改革していかなければなりません。

適切な勤怠管理ができていない

適切な勤怠管理ができていないと、残業時間の把握ができず、結果として長時間の残業が生じやすくなるおそれがあります。

例えば、テレワークで上司が直接労働状況を確認できない場合や、上司が従業員の残業時間を確認して適切な働きかけを行っていない場合、始業時間や終業時間の報告が自己申告制で正確性に乏しい場合などが挙げられます。

残業を適切に管理する方法

残業を適切に管理するためには、複数の施策が必要です。ここでは、残業管理のために行うべきことをご紹介します。

残業時間を正確に把握する

残業を適切に管理するためには、残業時間の正確な把握が不可欠です。残業が多く発生している部署や個人がいた場合は、原因を究明して解決のための施策をとらなければいけません。管理側がリアルタイムで残業時間を把握し、状況に応じた対応をとります。

自己申告制での労働時間管理は、残業時間の正確な把握を阻む原因となります。また、紙のタイムカードも、リアルタイムでの残業時間の把握ができません。正確な残業時間をリアルタイムで確認するには、勤怠管理システムの導入などが必要になってくるでしょう。

業務量の見直し

業務量が過大だと、残業を管理しようとしてもうまくいきません。従業員1人あたりの業務量に偏りがないか、チームの人員数に対する業務量が多すぎないか見直しを行い、改善を図ります。
特に、チームによって残業時間が大きく異なる場合、業務の配分がうまくいっていない可能性があるため、見直しが必要です。

評価制度の見直し

残業時間の多寡が評価に影響している場合、評価制度を見直さなければなりません。遅くまで残って仕事をしている従業員に対する評価が高くなる傾向にあると、どうしても残業が生じやすくなってしまいます。

同時に、評価制度を従業員に周知したり、評価者によって差異が出ないように気をつけたりすることも大切です。残業をしても評価につながらないことが現場に伝わっていなければ、見直しをしても意味がありません。また、評価者の心証が評価を左右すると、「遅くまで働いているから良い評価をつけよう」といった不適切な評価が行われるおそれがあります。客観的な指標にもとづく評価が行える体制を整えることも大切です。

残業申請に関するルールの導入

残業を行う際は事前申請を必須にするなど、残業に関するルールを導入することで、残業を一定以下に抑える効果が期待できます。
どのような理由で残業をしなければならないのかを明らかにすることで、残業するための合理的な理由が必要となり、不必要・非効率的な残業時間の減少につながります。

残業削減目標を設定して全社に周知する

残業を管理して適正範囲に収めるためには、全社が一体となって「残業を減らす」という意識を持つことが大切です。
まず、残業を具体的にどのくらい減らすのか、また、どのように減らすのかを検討し、全社に周知します。「上が言っているだけ」と思われてしまわないように、なぜ残業を減らすべきなのか、現状と目指すゴールを踏まえて説明しなければいけません。

ただし、現場を無視して、数字だけの目標を掲げても実現は困難です。部署ごとに残業が長くなる原因を洗い出し、改善していくための具体的な施策をとる必要があります。現場に目標を押し付けるのではなく、事業者と従業員が一体となって残業の抑制を目指す体制づくりを心掛けてください。

また、残業削減目標は一度達成して終わりというものではありません。継続して一定以下に抑えていけるよう、常に現状の把握と改善を繰り返していくことになります。

残業管理に勤怠管理システムを活用するメリット

勤怠管理システムを活用することで、残業時間の管理がしやすくなります。勤怠管理システムの具体的なメリットは下記のとおりです。

リアルタイムで残業時間を把握できる

勤怠管理システムは、リアルタイムでの残業時間の把握が可能です。個人別の残業時間の把握はもちろん、部署ごとの残業時間や全社合計の残業時間などもひと目でわかるため、問題をキャッチしやすくなります。

部署全体で残業時間が多い場合は、何かしらの原因があるはずです。勤怠管理システムの活用で残業時間の実態を把握し、削減するための策を講じましょう。

残業時間の上限を超えそうな従業員にアラートを出せる

勤怠管理システムの中には、残業が一定時間を超えそうなタイミングでアラートを出す機能がついたものもあります。このような機能が搭載されたシステムなら、労働基準法に定められた残業上限規制を守りやすくなります。
また、アラートは、従業員と管理者に対して出せるため、双方が同じ認識で業務量や労働時間を調整することが可能です。

正確性の高い勤怠管理ができる

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻をもとに労働時間や残業時間が自動計算されるため、計算ミスや転記ミスが起こる心配がありません。打刻時刻もシステム的に記録されるため、虚偽の申告なども防ぎやすくなります。

なお、申請・承認フローのデジタル化ができる勤怠管理システムなら、申請や承認にかかる手間と時間の削減が可能です。結果として、勤怠管理システムの利用は、勤怠管理業務全般のデジタル化に役立ちます。

残業管理ルール制定のポイント

残業管理ルールとは、残業の実施や管理に関するさまざまなルールのことです。

「残業をする際は事前に上司に理由を書いて申請を行う」「残業は上司から部下への依頼によって行う」「20時を過ぎる残業は申請が必要」など、具体的なルールの内容は企業の事情や業務内容によって異なります。「ノー残業デー」などの取り組みも、残業管理につながる取り組みのひとつだといえます。

どのようなルールが適しているのかは、それぞれの企業が目指すゴールや業務内容、現在の残業の在り方などによって変わるため、自社に適した残業管理のルールの検討が必要です。
ここでは、残業管理のルールを制定するにあたって、注意すべきポイントをご紹介します。

従業員にルール導入の必要性を周知する

新しい残業管理に関するルールを導入する際は、従業員に対して「なぜ新しいルールを導入するのか」「ルールの導入は、従業員や企業にどんなメリットがあるのか」といったことを伝えなければいけません。

ルールの内容にもよりますが、例えば「残業を承認制にする」という変更を行う場合、従業員はこれまで不要だった承認手続きを行わなければならず、負担が増えます。なぜそういうルールを作るのかを説明し、納得した上で対応してもらわなければなりません。

同時に、「定時になっても業務が終わらず、残業の申請をしたいが上司が会議中で承認してもらえない」といった事態が起こる可能性もあります。ルールの導入により、かえって従業員の負担が増えないよう、さまざまな場面を想定する必要があります。

現場の従業員へのヒアリングを行う

残業に関するルールを作る際は、現場の従業員に対するヒアリングも有用です。トップダウンで決めてしまうと、現場の視点に立った現実的なルールづくりができない可能性があるでしょう。
実務に合ったルールを導入するために、「どんな課題が考えられるか」「何に抵抗を感じるか」「効果が得られると思うか」などをヒアリングし、参考にします。

効果測定を行う

残業管理に関するルールを導入した後は、定期的に効果測定とルールの見直しを行います。
ルールは制定しただけでは意味がありません。期待した効果が得られているかどうかを確認し、問題があれば改善していきます。

自社に適した方法で残業管理を行おう

残業管理を適切に行うためには、ルールの策定や勤怠管理システムの活用などが効果的です。それぞれの企業の現状や残業管理の課題などを踏まえた上で、ご紹介したポイントを参考に適した方法を検討しましょう。

勤怠管理システムは、現在利用中の給与計算システムとの連携性や、導入時の負担の少なさ、サポート体制などをチェックして導入を進めます。OBCの「奉行Edge 勤怠管理クラウド」は、「給与奉行クラウド」との連携はもちろん、そのほかの給与計算システムともCSV連携が可能な勤怠管理システムです。
残業時間アラートやリアルタイムでの労働時間の可視化、テレワーク時の残業時間も管理できるアプリを使った打刻システムなど、残業管理に役立つ機能がそろっています。ぜひ、残業管理にご活用ください。

■ 勤怠管理クラウドデモンストレーション

■ 給与奉行クラウドデモンストレーション

■監修者
山本喜一

特定社会保険労務士、精神保健福祉士
大学院修了後、経済産業省所管の財団法人に技術職として勤務し、産業技術総合研究所との共同研究にも携わる。その後、法務部門の業務や労働組合役員も経験。退職後、社会保険労務士法人日本人事を設立。社外取締役として上場も経験。上場支援、メンタルヘルス不調者、問題社員対応などを得意とする。