その「残業削減の取り組み」効果なし！？「ざんねんな働き方改革」をしている企業から脱却するには？

目次

• その取り組み、実は逆効果!? 多くの企業で見られる「ざんねんな働き方改革」
• 残業がなかなか減らない！「ざんねんな働き方改革」になってしまうワケ
• 「本当の働き方改革」実現のカギは、「固定業務の削減」にあり！

その取り組み、実は逆効果!? 多くの企業で見られる「ざんねんな働き方改革」

従業員のワークライフバランス実現に向けて、多くの企業で取り組んでいる「長時間労働の削減」ですが、実は従業員にとってはむしろ逆効果となってしまっていることがあります。
そんな「ざんねんな働き方改革」の例をご紹介します。

• 20時になると一斉消灯。しかし、仕事が終わらず暗闇のなか隠れて残業。
  従業員が早く帰るきっかけとなればと導入した「一斉消灯」の制度。
  しかし実態は、仕事が終わらない従業員たちが、照明が消えてもそのまま残業せざるを得ないといった状況に…。
  これまで残業をすることで仕事を仕上げることができていた従業員は、照明が消えたからといって仕事も消えるわけではありません。むしろ暗闇の中で仕事をするという「働き方改悪」になってしまいます。
• 21時になると強制退社。その後は近くのカフェで始まる椅子取り合戦。
  従業員が早く帰ってワークライフバランスの実現を図れるようにと「強制退社」制度を導入。
  しかし実態は、仕事が残ったまま退社して、すぐさま近くのカフェやファミレスで持ち帰り残業をしているといった状況に。カフェが社内の人間で溢れるといったことも…。
  会社で残業ができないとなると、仕事を持ち帰り、自宅やカフェなど外部でサービス残業せざるを得ません。これでは従業員からの不満やストレスも高まり、逆効果となってしまいます。
• ノー残業デーやプレミアムフライデー。実施した次の日は残業がプレミアム。
  特定の曜日は早く帰ってもらおうと導入したノー残業デーやプレミアムフライデー。
  しかし実態は、単に仕事を繰り下げただけで、次の日は前日の分まで残業して終電ギリギリになってしまうことも…。
  ノー残業デーのためにどこかでしわ寄せがくるのであれば、ノー残業デーに早く帰る従業員は減っていき、結局形骸化してしまいます。
• 普段使わないチャットツールが、ノー残業デーの夜や休日だけ頻繁に動く。
  生産性向上のためにと導入した「ビジネスチャットツール」。
  しかし実態は、労働時間外であるノー残業デーの夜や休日に仕事の連絡が頻繁に行われるようになり、気づけばプライベートの時間が仕事の時間に…。
  今日こそはと早く帰っても、帰宅後に上司から仕事の連絡がくるなど、残業は減るどころか実は増えているといった状態になってしまいます。
• 「有休を消化しろ」と言われるが、納期は変わらず、結局休んで仕事。
  有休を積極的に取ってもらおうと従業員全員に声がけ。
  しかし実態は、休んだところで納期が変わるわけでもなく、有休の日に仕事をすることに…。
  有休は取れても、納期や仕事量の関係で仕事をせざるを得ないのでは、従業員は十分な休息が取れず、労務リスクも高まってしまいます。

以上、長時間労働の削減に取り組む企業によくある働き方改革の例を一部紹介しましたが、残念なことに、どの取り組みも従業員にとっては逆効果となっています。しかし、取り組んでいる内容が決して間違っているというわけではありません。
ではなぜ、「ざんねんな働き方改革」になってしまうのでしょうか。

残業がなかなか減らない！「ざんねんな働き方改革」になってしまうワケ

これまで見たケースのように、「ざんねんな働き方改革」になってしまうのには共通の原因があります。それは、一斉消灯やノー残業デーなど、労働時間を強制的に“制限”する制度や仕組みの導入に留まってしまい、業務時間を根本的に減らすことができていないということです。業務時間を根本的に減らすことができないまま、労働時間を強制的に“制限”する制度や仕組みを導入すると、結局どこかで仕事のしわ寄せが生じてしまい、「ざんねんな働き方改革」になってしまう可能性が高くなります。

では、業務時間を根本的に削減するにはどのようにしたらいいのでしょうか。
方法は、大きく分けて二つあります。
一つは、「従業員が生産性を上げ、同じ仕事を短い時間で行う」という方法です。従業員一人ひとりの生産性が向上すれば、同じ仕事でも今より早いスピードで終わらせることができるため、結果として業務時間の削減につながります。
しかし、生産性の向上は、従業員に単に「生産性を上げろ」と言っても、急に上がるものではありません。業務量が変わらないまま、従業員が自身で生産性を上げるというのは難しいものです。結果として、多くの企業が失敗してしまい、上記で見たケースのように「ざんねんな働き方改革」になってしまうというわけです。
一方で、もう一つの方法は、「従業員の業務量を減らして、業務時間を減らす」という方法です。これは、今従業員が行っている業務の中で、減らすことができる業務がないかを一度見直し、その業務を削減するという方法です。したがって、確実に効果を出すことが可能です。企業には、まだまだ紙でやりとりをしている業務や、Excelで時間をかけて行っている非効率な業務が数多く存在します。中でも、成果に直結しない「固定業務」と呼ばれる業務を削減することで、企業は、会社全体の生産性を落とすことなく、長時間労働の削減に取り組むことができるというわけです。

「本当の働き方改革」実現のカギは、「固定業務の削減」にあり！

従業員の業務時間を削減できる「本当の働き方改革」をするためには、まず「固定業務の時間削減」から取り組むことをおすすめします。固定業務とは、成果が固定的な業務のことを指し、領収書の整理や伝票起票、社内手続きの申請書作成や、月末報告書の集計など、どの企業でも行っている定例的な業務です。「業務時間の削減」と聞くと、抜本的な取り組みをしなければならないと思いがちですが、実は、これまで紙やExcelで行っていた書類作成や情報入力などの「固定業務の削減」を行うだけでも、普段の業務時間を削減することができます。そうした非効率な固定業務を削減していくことで、従業員の業務時間を確実に削減することができるのです。

「固定業務の時間削減」は、抜本的な取り組みや制度の導入は必要ありません。したがって、働き方改革の取り組みとして実現効果が大きいのが特長です。中でも、部門単位で取り組むモデルは、プロセスの改善によって「固定業務の時間削減」を行うことになるため、高い削減効果が見込め、部門全体で抜本的な業務改善を可能にします。
例えば…

• 人事総務部門は、数多く存在する業務の中でも、「従業員とのやり取りが定期的に発生する業務」から改善していくことで、高い削減効果を見込むことができます。
  （参考記事：人事総務担当者必見！働き方改革はまず自部門から始めよう！人事総務部門が取り組むべき働き方改革とは？）
• 経理部門は、決められた期日付近に業務が集中しやすい傾向があるため、「締日に合わせて」「毎月定期的に」行っている、発生頻度が高い業務から改善していくことで、高い削減効果を見込むことができます。
  （参考記事：経理担当者必見！働き方改革はまず自部門から始めよう！経理部門が取り組むべき働き方改革とは？）
• 営業・販売部門は、多くの人が関わり、顧客とのやりとりも発生するため、働き方と企業の業績の双方に大きな影響があります。そのため、業務担当者が営業担当や顧客との間で行っている業務情報のやり取りなど複数の人が関わる業務プロセスから改善していくことで、高い削減効果を見込むことができます。
  （参考記事：営業部門責任者必見！働き方改革はまず自部門から始めよう！ 営業・販売部門が取り組むべき働き方改革とは？）

このように、部門単位で行う「固定業務の時間削減」は特に実現効果が高く、業務時間の削減を見込むことができるのです。
また、今回ご紹介した「部門単位」の取り組みモデル以外にも、「業務単位」、「リスク・法制度」、「生産性向上」の観点から「固定業務の時間削減」モデルをご紹介しています。

56万社の企業が効果を実感した業務時間の削減手法で、「本当の働き方改革」を実現してみませんか？

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「部門単位」で取り組める「固定業務の時間削減」

1. ▼人事総務担当者向け
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2. ▼経理担当者向け
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3. ▼営業・販売部門担当者向け
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