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Q＆A

Amazonなどで、事務用品を注文した場合、どのように電子保存すればよいですか。

Amazonなどネットショップで事務用品を購入された場合、WEB上から請求書や領収書等のデータ（PDFファイル）をダウンロードしていただくか、WEB上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを電子データとして保管していただく対応となります。

Amazonなどで消耗品等を購入する場合、①注文受付のメール②発送のメール③納品書(紙)の3種類のやり取りがあるのですが、全て保存は必要なのでしょうか？

注文書、請求書、領収書等の記載事項の掲載されているメールの保存が必要となります。一般的には、①が電子取引の保存対象となります。③は保存は必要ですが、紙で受領しているため、電子取引の保存対象とはなりません。紙で保存いただくか、スキャナ保存制度を活用してスキャナ保存制度の要件に沿って保存してください。

ネット注文の際に、注文票を紙で印刷できる場合、紙で保存すればよいでしょうか。それとも、紙に印刷せずにPDFファイルで保存すればよいですか。

ネット注文で注文書をPDFファイルで出力できる場合、注文書は紙で出力せずに電子取引の要件を満たす形でPDFファイルで保管していただく必要があります。

たのめーるなどで消耗品を購入する場合、注文書、明細書、発注書、見積書、請求書、領収書がwebで印字できるようになっているのですが、すべて保管義務がありますか？

請求書などに記載されている日付、取引先、金額などの取引情報が記載されている書類は全て保管する必要がございます。今回ご連絡いただきました注文書、明細書、発注書、見積書、領収書にはおそらく取引情報が記載されているかと思いますので、すべて保管対象となります。

ネットショップで購入を検討する際、見積依頼を出さなくてもすでに画面上に金額が提示されているため、それを参考にしています。カートに入れると見積依頼をせずとも見積書がダウンロードができるようになっています。この場合でも電子的に保管が必要ということですか。

ご利用いただいているネットショップの仕組みとして、見積書を受領しているということであれば、保存が必要になるかと存じます。

スマートEXで新幹線のチケットを購入した場合やamazonで商品購入した際に、そのサイト上から「紙」での印刷はできますが、直接データの保存(ダウンロード)ができません。 こちらは、「紙」扱いで保管しても問題ないでしょうか。

サイト上に領収書がデータとして表示されるという認識でよろしいでしょうか。その場合、領収書は電子データで受領していますので、紙ではなく、電子データで要件に沿って保存する必要がございます。データのダウンロードができない場合は、画面をスクリーンショット等して保存していただく必要があるかと存じます。

備品をネットショップで購入した場合、注文した備品・個数・金額が記載された注文受付メールが受信された後、ショップのサイトで注文書のPDFがダウンロード出来るようになります。メール・PDFともに保存するのは担当者の負担になるため、どちらか一方を保存しようと考えております。この場合、やはりメールとPDF両方とも保存しなければならないでしょうか？

メールと注文書が同一の内容の場合は、どちらか一方を要件に沿って保管すれば問題ございません。貴社の事務処理規程において、正本と定める方を保存してご対応ください。

社内備品をインターネットサイト経由で購入した場合、検索要件の『取引先』には、インターネットサイトの会社名を入力すればいいのでしょうか？ それとも販売会社を入力するべきでしょうか？ 例：社内備品をECサイトより購入した。ECサイト：A会社（具体例で言えばAmazon、楽天等） 出荷元：A会社 出品者：B社ないし個人領収書等の証票の発行会社はECサイトになります。証票内にて、販売会社の名前の表示はあります。

証憑に記載されている会社名が販売会社の名前のみということでよろしいでしょうか。その場合、領収書の発行元は販売会社であるため、販売会社で検索できるようにしておくべきだと考えられます。

Amazonで購入した場合、領収書の発行元はAmazonになります。 その明細の中で、出荷元：A会社という表記があります。 この場合には、検索要件は「Amazon」で登録して問題ないでしょうか？

領収書は発行元が取引先となるため、一般的には、Amazonを取引先として登録する対応で問題ないと考えますが、表示の仕様になるため、詳細はAmazonにご確認いただくようにお願い致します。

ＥＣで注文をしますと、「注文内容の確認」「出荷のご連絡」「配達完了のご連絡」等、メール本文に取引情報を含んだものが多数自動配信されます。これらのメールも保存をするべき対象でしょうか。

前提として、保存が必要となるのは、注文書、請求書、領収書等の記載事項が掲載されているメールとなります。今回のケースですと、「注文内容の確認」が保存対象に該当すると考えられます。

ネットショップとの取引で、振込先の名義と領収書の発行者の名称が異なる場合があります。振込明細は振込先名義の名称で保存、領収書は発行者の名称で保存という対応で問題ないでしょうか。それともそれぞれのデータに両方の名称を記載する必要がありますか。

今回ご質問いただいた内容については、明確に対応方法が明言されている分野ではございません。その為、法律を読み解き、実務と合わせた時にどう対応したら良いのかを推測したご回答となりますことをご了承ください。前提として、税務調査の際には、帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、関連する帳簿から、領収書と振込明細を確認ができれば問題ないと考えます。以上のことから、振込明細は振込先名義の名称で保存、領収書は発行者の名称で保存という対応で、関連帳簿から検索が可能なのであれば、問題ないかと存じます。

ネットショップとの取引に関するQ＆Aにて Q．Amazonなどで消耗品等を購入する場合、①注文受付のメール②発送のメール③納品書(紙)の3種類のやり取りがあるのですが、全て保存は必要なのでしょうか？ A.注文書、請求書、領収書等の記載事項の掲載されているメールの保存が必要となります。一般的には、①③が電子取引の保存対象となります。 との記載がありましたが、令和4年1月施行前に国税庁へ『商品発送のメール「注文の名刺１箱100枚を発送いたしました」は保存が必要であるか』とお問い合わせしたところ、金額が無くても取引情報が記載されているため保存が必要であると回答がありました。このような発送メールは保存不要と解釈されますでしょうか？

前提として、受け取る発送メールによって対応が異なる部分かと存じますので、必要/不要を断言できるものではないことをご了承ください。Amazonの発送メールには色々な形態があり、①単なる発送のお知らせのメールもあれば、②金額も納品予定日も発送元も、受領者の名前や住所なども出てきているようなメールもあるかと存じます。その場合、①は保存は不要だと考えられますし、②は保存対象としておいた方が良いと考えられます。今回の場合は、国税庁にメールの記載内容と併せて問い合わせいただき、保存が必要と回答をもらっているということなので、保存対象となるのだと考えられます。記載内容によって個別に判断するしかない部分となりますので、詳細は顧問税理士等とご相談頂けますと幸いです。

①電子取引データとして保存が必要となる書類について、 ネットショップで立て替えて備品等を購入し、後日経費精算というケースです。 　支払方法が社員個人のクレジットカード、または社員個人のスマホ決済（クレジットカードと連携され 　引落しはクレジットカード）の場合、クレジットカード会社の紙明細又Web明細は、 　提出不要（そのネットショップからの領収書のみを保存していれば問題ない）という認識でよろしいのでしょうか。
②現段階で、従業員が飲食代や備品の立替分を会社宛に経費申請する際、 支払い方法問わず、領収書のみを写真又はスキャンで保存をするという体制を取っています。 特に電帳法の改正に伴って弊社従業員に周知すべきことはないという認識でよろしいでしょうか。

①原則、領収書の保存があれば、クレジットカードの利用明細の保存は不要です。
②保存する領収書について、電子データで受領している場合は、その電子データの保存が必要です。紙で受領している場合は、今まで通り写真又はスキャンでの保存で構いませんが、電子データで受領した際の対応については従業員に周知する必要があるかと存じます。

電子メールの保存についての質問です。WEBで航空券、レンタカー、ホテル等の予約をした際に受領する予約完了メールにはメール本文に金額の記載があります。これらは取引情報に該当し、電子メール本文の保存が必要となるのでしょうか。

予約完了のメール内に、注文書や注文請書の一般的な記載事項（注文年月日、注文金額、取引先名称など）がメールに記載がある場合、電子取引データとして保存が必要になるかと存じます。

楽天市場やアマゾンにて全額ポイントで消耗品を入手した場合、支払いとしてはゼロ円ですが、サイトでゼロ円の領収書をダウンロード可能です。ゼロ円でも発行されている以上、電子保存が必要でしょうか。

消耗品費の購入の履歴として証跡を残す必要があるため、0円であったとしても領収書の保存は必要かと考えます。

ネットショップとの取引について アスクルを使用した際に、レジの画面では簡易見積書印刷や見積書印刷をする項目が表示されたり、注文履歴の画面では注文内容の印刷や納品書を印刷すると言った項目が表示されるのですが、当社として特別必要が無くても電子取引とみなされ保存しなければならないのでしょうか。全部に日付や金額や数量等が記載されています。納品書に関しては商品が届いた際に同じものが同封されています。

アスクルの仕組みが分からず恐縮ではございますが、仕組みとして見積書等を受領しているということであれば、保存が必要になるかと存じます。同一のものを紙でも受領している場合は、正本とする方を保存いただければ問題ありません。

Amazon等、ネット上で商品を購入した際、請求書とは別に「領収書」をダウンロードできる機能があります。 ダウンロードは必須ではない（ダウンロードしなければ次のメニューに進めないわけではない、任意）場合、 わざわざダウンロードしなければいけないものでしょうか。

システムの仕組みが分からず恐縮ではございますが、仕組みとして領収書等を受領しているということであれば、保存が必要になるかと存じます。同一のものを紙でも受領している場合は、正本とする方を保存いただければ問題ありません。

ネットから物品購入しています。 注文書や見積書等は無く、月末締めにて、電子請求書がメールにて送られてきます。 請求書はそのまま要件を満たしたシステムにて電子保存、納品書は物と一緒に送られてくるので、 スキャナ保存し、請求書と一緒に電子保管しています。 ここで、質問です。ネットのサイトから注文受付メールや出荷しましたのメールがくるのですが、メールの電子保存必要でしょうか？今までも、メールを保存したり紙で印刷はしていなかったので、不要と思いますがどうでしょうか。

注文受付メールに、通常注文書に記載される内容が記載されている場合は保存が必要となります。なお、同一の内容を書類やPDFで受領している場合（今回の場合は請求書や納品書と同一の内容のメール）は、書類やPDFを保存いただければ問題ありません。

「ネットショップとの取引」の「Amazonなどで、事務用品を注文した場合、どのように電子保存すればよいですか。」質問に関連して、注文完了したときの画面もスクリーンショットで保存する必要ありますでしょうか。

注文完了の画面に記載されている内容によると考えます。注文書などの受領なく、注文書に本来記載されている取引情報が表示されるということであれば、保存が必要だと考えます。

１．都度の「注文受付メール」の代わりに、Ｗｅｂの購入履歴ページのうち、当該請求書に該当する範囲の選択スクリーンショットを保存しておくことで代用は可能でしょうか？
２．Ｗｅｂサイトで購入履歴が10年分確認できるので、「発注書・注文書」に該当する保存は不要にできないでしょうか？

１．注文受付メールには、一般的に注文請書に記載される事項が記載されているかと存じます。これらと同様の事項がご記載いただいている購入履歴にも記載されているということであれば代用可能かと存じます。
２．購入履歴で、授受を行う発注書・注文書と同一の事項を確認できるということであれば、webサイトの保存で問題ないかと存じます。ただし、検索要件等は満たす必要があります。

従業員がネットショップで消耗品を購したり、出張にて楽天トラベル等のWEBサービスを利用しており、WEB領収書を受領・電子保存しております。また、会社でAmazonを利用しており、月末締めにて、電子請求書がメールにて送られてきます。WEB請求書はそのまま要件を満たしたシステムにて電子保存しております。一方、利用WEBサービスより、発送のお知らせ・予約確定のお知らせ・予約前日のお知らせ等のメールがきます。 「ネットショップとの取引」の回答の中に、「同一の内容を書類やPDFで受領している場合は、書類やPDFを保存いただければ問題ありません。」とありました。 今回の場合と照会すると、それぞれWEB領収書や請求書を保存しているため、メールの保存は不要になりますか？ 従業員は個人メールアドレスを使用して宿泊予約をしているため、可能であればメール保存を受け取ることを避けたいです。

別で注文書や納品書を受領・保存しておらず、メールの内容が注文書や納品書に通常記載される事項が記載されているということであれば、法律の観点からは保存が必要になると考えます。