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Q＆A

訂正削除があった場合、索引簿にどのように表記すればよいですか？

訂正削除の履歴を索引簿に記録する必要はありません。
索引簿上では、日付・金額・取引先が検索できる状態にしておけば制度要件は満たしています。

電子取引のデータのファイル名に金額や取引先を入力している場合、Excelの索引簿を作成する必要がありますでしょうか。

ファイル名に日付・金額・取引先は入っており、検索できる状態で保管できている場合には、Excelの索引簿は不要となります。
賃金台帳は労働基準法での対応条件となり、電子データでも紙でも保存が認められております。

検索機能の要件に、日付、得意先名、取引金額とありますが、注文書などは１伝票に複数の商品の金額が記載されております。こういった場合、どの金額を検索項目にすれば良いのでしょうか？

前提として、税務調査では帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、１伝票に複数の商品の金額が記載されている場合は、関連する帳簿と同じ金額で記載して検索できるようにしておくべきであると考えられます。

保存方法は規則性のあるファイル名による保存と索引簿による保存のどちらかに統一しないといけないのでしょうか。請求書や領収書などのデータは規則性のあるファイル名により保存し、インターネットバンキングで複数名にまとめて振込をした場合は振込明細のPDFを銀行名で保存した上で振込明細に記載された内容のうち、日付・金額・取引先を表にしてエクセルデータで保存というように分けても問題ないのでしょうか。

規則性のあるファイル名による保存か索引簿による保存かを統一する必要はございません。なお、注意点として、合理的な理由がない状態で規則性なく保存先が分散されているといった状態は認められないと考えられます。例として、A社と毎月同一の方法でやり取りをしている請求書が、それぞれ異なる方法で保存されている、等の状態は認められないと考えられます。詳細については、下記よりご確認ください。
「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】問２７」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

電子帳簿保存の要件として「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索条件として設定するとあります。ここで、会計伝票番号を検索のキーとして、その会計伝票を呼び出せば、上記３つの情報がすぐに判明するものだとした場合、証憑のPDFファイル名を会計伝票番号とするのみで足りると思います。さらに、税務調査等で会計データから抽出して証憑の提出を求めるということが主とするならばなおさらだと思います。このような対応で実質的に問題ないでしょうか？ 無駄に３要件の形式を守る必要はあるでしょうか？

一例ではございますが、税務調査においては、「取引先：〇〇、取引年月日〇〇年〇〇月〇〇日」の証憑を提出してください、といった依頼があると想定されます。その場合に、会計伝票番号を検索のキーとして、該当の仕訳伝票をすぐに探し出すことができるのであれば、その伝票番号から証憑にもすぐに辿り着くことができるため、仰っていただいている対応で問題ないと考えられます。または、仕訳伝票を「取引年月日」「取引金額」「取引先」を条件として検索することができるシステムを利用するといった方法もございます。この場合も、該当の仕訳をすぐに探し出すことができ、その伝票番号から証憑をすぐに探し出せるため、問題ないこととなります。

【電子帳簿保存法について】
給与や各支払先への振込明細の保存方法について質問です。弊社では最大で70件ほどまとめてネットバンクにて送金手続きをしています。その際の振込明細は、「検索機能の確保」はどのように対応すればよいでしょうか。振込先と同じ数のファイルを作成し、それぞれファイル名を付けることは現実的ではなく、例えば会計ソフトの伝票番号を付すでは不十分でしょうか。

前提として、税務調査では帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、関連する帳簿と同じ金額や取引先で検索できるようにしておくべきであると考えられます。以上のことから、ご記載いただいた会計ソフトの伝票番号を付す方法で、仕訳の情報をもとに振込明細を探しだすことができれば問題ないかと存じます。

上記のQ＆Aにあります内容「電子帳簿保存の要件として・・・」と似ているのですが、弊社では証憑に会計伝票番号を記入した上でスキャンし、そのPDFファイルを年月ごとに分けて保存しております。この方法で、会計伝票より該当する証憑をすぐに提出することができる状態となっておりますが、その場合、PDFのファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含める必要は無いという認識でよいでしょうか？（事務処理規定は策定するという前提です）

仕訳伝票を「取引年月日」「取引金額」「取引先」を条件として検索することができ、その伝票番号から証憑をすぐに探し出せるということであれば、PDFのファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含める必要は無いと考えられます。

電帳法の証憑保存について。日付・金額・取引先の検索要件で検索できる形で保存するという法定ルールになっておりますが、保存した検索要件は全て、証憑で確認できるものでないとNGでしょうか。例えば、取引先とのメールの文面をそのまま電子取引として保存した場合、取引先・金額は画像で確認できるが、日付は載っていない、と情報が不十分な状態が想定されると思います。画像に載っていない場合も入力者の入力によって日付情報を補完できれば対応として問題ないでしょうか。

取引情報の一部を欠いたデータの保存のお話に思いますが、その内容を補充する別の証憑が必要になると考えます。あわせてひとつの証憑とするとなると、電子取引として、一部欠いたものも保存する必要がでてくると考えられますが、その場合は、両方を紐づけて保存するなどの工夫が必要になろうかと存じます。

保存名、保存時のファイル名にはルールがあり、取引先名、取引日、取引金額となっています。 この際の取引金額は、税込みでも税抜きでもどちらでもよいと読み取れるような内容です。 税抜か税込みか決める際のキーポイントのようなものは有りますでしょうか。

ご確認いただいているとおり、金額は税込み・税抜きどちらでも問題ありません。税務調査では帳簿の確認を基本とし、帳簿に関連する書類や取引情報の確認を行っていくことが想定されることから、基本的には帳簿の処理方法（税込経理/税抜経理）に合わせることが良いかと存じます。また、ファイル名に金額を入力する際に、税込み・税抜きどちらの方が入力しやすいかで定めていただくことも有効かと存じます。

電帳法の検索要件である「取引年月日」「取引金額」について質問です。 ①8/22にA社へ5万円の請求書をデータ発行し、ファイル名を「20240822_A社_50000」としました。 その後、金額に訂正があり4万円の請求書を再発行し、第２版として「20240822_A社_50000_2版」として新たに保存しました。この場合、ファイル名の金額は50000のままで宜しいのでしょうか。「20240822_A社_50000_2版_40000」のように訂正後の金額もファイル名に記載する必要があるのでしょうか。

②8/1にA社から1万円の請求書をデータ受領し、ファイル名を「20240801_A社_10000」として保存しました。 その後、金額に訂正があったとのことで3万円の確定請求書を受領しました。この場合、「20240801_A社_10000」は破棄して宜しいのでしょうか。破棄が不可の場合、訂正前請求書と確定請求書はファイル名で関連付けしなければならないのでしょうか。

①修正前インボイスの取引金額について、修正前後のどちらで検索できるようにしておくべきかは明確に定められておりません。その上で、税務調査の際には、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、関連する帳簿から、関連証憑を見つけ出すことを想定し、修正前と修正後の証憑を探し出せるようにルールを定めていただければと存じます。

②受領する請求書について訂正があった場合は、訂正後の請求書が確定データとなります。そのため、訂正前の請求書は破棄していただいて問題ありません。

検索要件について、2つ以上のシステムを組合せて実現することは認められるでしょうか？ 以下2パターンについてご教示いただけますと幸いです。 パターン1 Aシステムで「取引年月日」「取引先」「取引金額」から絞り込まれた文書IDをもとに、Bシステムで対象帳票を検索する。 パターン2（検索要件が跨るパターン） Aシステムで「取引年月日」「取引先」から文書を絞り込み、Bシステム上の「取引金額」から対象帳票を検索する。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 ご教示くださいますようお願い申し上げます。

どちらのパターンであっても、税務調査の際に提示を求められた際に速やかに見つけ出すことができれば問題ないと考えます。一例ではございますが、税務調査においては、「取引先：〇〇、取引年月日〇〇年〇〇月〇〇日」の証憑を提出してください、といった依頼があると想定されます。その場合に、2つのシステムを使用して、該当証憑にすぐに辿り着くことができれば、仰っていただいている対応で問題ないと考えられます。

自社で保存している請求書(PDF)の件です。 現在請求書を印刷して郵送していますが元のデータは、PDFに1日ごとにまとめて保存しています。 保存しているPDFの階層 請求書フォルダー 　| 　|--2023年度フォルダー 　　　| 　　　|--8月フォルダー 　　　　　| 　　　　　|--請求書_20230801.pdf～請求書_20230831.pdf このような階層でpdfファイル(1ファイルに請求書のユーザーが全て保存されています。）保存されています。 この場合電子帳簿保存法の要件は満たしていますか。 満たしていないとすると検索要件のような気がします。 pdfを開いてctr+F機能で顧客ごとの検索はできると思うのですが、このような場合でも自社で保存しているPDFに対しても複雑な検索機能を持ったシステムが必要なのでしょうか。 また条件を入力して請求書を印刷できるシステムはありますが、こちらはデータの保存期間が2年間になっています。 こちらの保存期間を7年間にすれば要件は満たされるのでしょうか。 よろしくお願いいたします。

税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしているという前提のうえで、金額、取引先それぞれで検索が可能なのであれば、検索要件を満たすと考えます。なお、下記条件を満たす際は、検索要件は不要となりますので、こちらも併せてご参考ください。

【検索要件が不要になる条件】
①売上高が5,000万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

システムについては、その他保存要件を満たしているという前提の上で、請求書の印刷に加え、データをディスプレイ等で目視で確認できるのであれば、保存期間を7年間にすれば問題ないこととなります。

仕入の請求書をＰＤＦ保存する際のファイル名を「発注ナンバー＆仕入先名」としています。これとは別にEXCELで「請求日付、発注ナンバー、仕入先名、金額」のリストを作成している場合にＥＸＣＥＬのリストから対象のＰＤＦを検索可能となりますが、このような方法でも要件を満たすでしょうか？

はい。Excelが索引簿の役目を果たしますので、検索要件を満たすと考えます。なお、下記条件を満たす際は、検索要件は不要となりますので、こちらも併せてご参考ください。

【検索要件が不要になる条件】
①売上高が5,000万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

当社は電子データ保存にシステムを導入せず、自社サーバー内に保存用フォルダを作成し、その中に保存する運用を取っております。また、取引先ごとにフォルダを作成し、整理しております。ファイル名に「日付・取引先・金額」を付けることで、検索要件を満たす運用を行っておりますが、この運用の場合、保存するファイルについては、個々に取引名を付ける必要はなくなりますでしょうか。

取引先ごとにフォルダを作成しており、その中で日付・金額で検索できるということであれば、ファイル名に取引先を付ける必要はございません。

【電子取引データの改正検索要件について】 R5税制改正により、紙を整理保存していれば検索要件対応不要となり電子データを保存さえしていれば問題ない、となりましたが、当社の場合、紙の整理保存状態にバラツキがあるため、書面に応じて（例えば銀行の振込データのみ）、こちらの規定を適用するということは可能でしょうか？（他のデータについては書面の整理保存ができていないため、検索要件を満たす状態でデータ保存を行う予定）

その授受したデータの様態に応じて、検索機能を確保した電子データ保存と、出力した書面により管理している電子データ保存とが混在しても、税務調査等の際に提示等を求められたものを遅滞なく提示等できる限りにおいては差し支えありません。

【検索要件が不要になる条件】 税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合 とありますがデータの保存は自社のルール通りのタイトルで保管しても問題はありませんか？ 例）取引年＋月＿取引先名 月別に紙データを保管

ご記載いただいている「税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合」であれば、ファイル名は任意のものを指定していただく方法で問題ございません。

（請求書発行について） 弊社が発行する請求書で取引年月日が、月末で月末請求の取引先の場合 日付は、月末のみの記載でよいですか？ また取引年月日が（商品納入の日が曖昧な時）請求年月日の下に（〇月1日～〇月31日分納入分）と記載したら取引年月日とならないですか？

大変申し訳ございませんが、請求書に記載すべき日付は、取引先との取り決めによっても変わってくる内容となるかと存じますので、問題ないとは断言できかねます。

検索要件の【日付・金額・取引先】となっておりますが、日付は取引日ではなく、支払日や入金日でも要件を満たせるでしょうか？ ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

取引年月日、その他の日付により検索できることが必要となりますので、例えば請求書であれば請求年月日での保存、その書類が領収書であれば領収年月日、納品書であれば納品年月日での保存が基本となります。

帳簿との関連性について、会計に登録している仕訳は注文No単位ではなく、その月に入金のあった複数案件を 集約し、1本で仕訳を立てています。 その仕訳に関連する証票がわかるようにしておけばいいのであれば、 複数の請求書を月単位でまとめて、合計額で検索できれば問題ないように思うのですが、 やはり1件1件の請求書ごとにシステムに保存しなければ要件に対応しているとは言えないでしょうか？

電子取引の保存要件に関するお問い合わせでよろしいでしょうか。その前提で回答いたします。一つの国税関係書類に複数の取引がまとめて記載されているような場合は、検索要件の項目は、各課税期間において自社で一貫した規則性を持っていれば、その電子取引データに記録された取引金額の合計額を用いることができます。ですが、複数の取引先との請求書をまとめて保存し、合計金額で検索することや、同一の取引先から別々で届いた請求書をまとめて合計金額で計算することについては、問題ないとは明言されていません。そのため、そういった場合は、それぞれの請求書で検索できるようにしておくべきであるかと存じます。一定の条件のもとで電子データの検索要件が不要になる場合がありますので、合わせてご参照ください。

【検索要件が不要になる条件】
①売上高が5,000万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

電子取引データを保存する場合、索引簿を作成しないで、日付_金額_取引先名で保存しようと考えています。偶然同じ日に同じ金額で、同じ取引先（例えば同じ日に、同じホテルで、同じ宿泊費）になった場合、どのように保存すればよいでしょうか。

検索要件としては、同一の日付、支払先、金額にするしかないと考えます。経費に関するものかと思うので、従業員の名前等でわかるようにする等が考えられます。

電帳法、検索要件の「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つ項目ですが、 検索要件のタイトル名の順番は上記の順番でなければならないでしょうか？ 教えて頂けると幸いです。

タイトル名の順番に指定はありません。検索が可能であればどんな順番でも問題ありません。

電子保存のファイル名は、取引年月日・取引金額・取引先の3つの項目ですが、保存してあるPDFのタイトルが半角や全角と3つの項目要件はそれぞれ満たしているけど、統一で保存されていなくても良いでしょうか。

半角や全角などの文字指定は特にございません。検索できる状態であれば統一されていなくても問題ないかと存じます。

質問失礼いたします。 ①インターネットFAXで受信している注文書を保存する仕組みを構築しました。 FAXの送信元がＡという親会社の子会社B,C,D・・・の場合、検索要件の取引先は、B会社から届いた場合はB,C会社から届いた場合はCのようにそれぞれ分けて保存する必要がありますでしょうか。一括でAで登録できれば運用的に簡略できるのですが。 ②インターネットFAXで受信した注文書のページが複数ページで上のA会社から届きますが、1ページ目はB会社からの注文、2ページ目はC会社からの注文だった場合、取引先はどの会社名で登録すべきでしょうか。

①取引の相手方で検索できる必要があります。その取引が、それぞれの子会社と行っているということであれば、その子会社の名前で検索できる必要があると考えます。
②受領する注文書の内容が、それぞれの会社と行っている取引なのであれば、それぞれの会社名で検索できるようにしておく必要があると考えます。 請求書の例になりますが、複数の請求書が含まれているPDFを受領した際の対応が国税庁の一問一答にございますので、ご参考ください。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問48＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

検索要件不要の条件として「電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理されている方は 、電子取引データのダウンロードの求めに応じることが出来れば検索要件不要」とあります。 実務上、年度/書類種別/取引先にわけデータを保存し、税務調査の際にプリントアウトできる状態であれば、事前にプリントアウトしていなくとも要件を満たすものとして認められますか？

事前のプリントアウトが必要になるかと存じます。

税務調査時に資料を求められたときの対応への質問です。 「取引先〇〇、取引年月日〇年〇月〇日の証憑を提出して下さい」言ってきた場合、帳簿上では”締日”での計上をしているので、経費精算申請時に従業員が申請を出した日付や商品を購入した日付等、申請書にある日付とイコールにはなりません。この場合、取引年月日はどの日付として管理していくのがベストなのでしょうか？基本的には、その電子取引データ授受の基となる取引が行われた年月日とありますが、他の企業では計上時の日付もこの電子データ授受日で計上しているということなのでしょうか？？管理していく方法に四苦八苦しております。ご教授お願い致します。

実際の税務調査において、どこまで求められるかはまだ定かになっておりませんが、仕訳伝票上の日付から証憑を求められた場合、経費精算の証憑であれば精算書等があるかと存じます。その締日で計上されているだろう月の精算書を確認し、該当日付の証憑を探し出すことができれば問題ないと考えます。

電子帳簿保存法についての問い合わせです 検索条件として指定されているのは、取引年月日・取引先名・金額、あと請求書、注文書等の書類名もでしょうか しかしそもそも全ての書類に受信ｏｒ送信（他社発行ｏｒ自社発行）の両面があります。 これを区別する必要はないのでしょうか？ 例えば、同じ請求書という部類の中に両者が混在していると分かりづらく思います。 税務署が発行する資料にもQ＆Aにも特に分けるようには書いてないようです。ざっくりひとまとめで良いのでしょうか？ フォルダを設定するうえで悩んでます。ご意見を伺えたらと思います。よろしくお願いいたします。

書類名や受信か送信なのかについては、検索条件には指定されておりません。これらの書類については、税務調査の際以外にも、通常の帳簿確認の際などにも探して確認をするかと存じます。日常業務のことを考えると、ある程度分類をしておいた方が検索はしやすいため、紙で保存する際のフォルダの分け方に合わせる形が運用しやすいかと考えます。

電子取引データの保存を索引簿方式で行っています。 その中で質問です。 ①索引簿に日付を入力する際、例えば請求書には1．請求書発行日と2．実際の納品(売上)日が記載されていることがありますがどちら(1or2)の日付を入力すればよいでしょうか。
②Aという商品の¥100,000の注文書を電子メールに添付ファイルで送信し、索引簿に連番1、¥100,000で保存します。その後、商品Aの注文数量に変更があり価格が¥90,000となった場合、連番1のファイルを保存したまま、¥90,000は別の連番を採番し保存する必要があるのか、連番1のファイルを削除し¥90,000を連番1として保存しなければならないのでしょうか。

①原則、請求書発行日となります。
②どちらでも問題ないかと存じますが、真実性確保の要件は何らかの形で満たす必要があります。

支払通知書を電子保存する際の取引年月日はいつの日付けで保存すべきでしょうか？ 例えば、取引きが12月1～31日分＿支払通知書の発行日は1月5日＿支払日は1月31日の場合。と、支払通知書の発行日の記載がない場合の2パターンのご教示をお願いします。

原則、支払通知書の発行日を検索日付として頂ければ良いかと存じます。発行日が記載されていない場合は書類受領日等を検索日付とし、合計金額で検索できるようにしておけば問題ないかと存じます。

データの検索に関して 現状　管理表(エクセル)に取引日・金額・相手方を入力。データのタイトルも取引日＿金額＿相手方にしております。これを以下の通りに変更することは可能でしょうか 管理表(エクセル)に取引日・金額・相手方・通しナンバーを入力。データのタイトルを通しナンバーにする

データのタイトルと管理表の通しナンバーが一致しており、管理表からすぐにデータを取り出せる状態であれば問題ないかと存じます。

仕入先から「納品書 兼 請求書」という形の帳票が１枚で届いた場合、保存は「納品書」と「請求書」の両方に同じPDFデータを用いて それぞれ帳票毎の検索項目を付加して２回保存するべきでしょうか。或いは、どちらかのとしてのみ登録するべきでしょうか。

保存は1つで良いですが、どちらの検索条件でも検索できるようにしておく必要があると存じます。

以下の2点を質問させてください。
①検索要件について、保管にかかるフォルダ体系は、(1)対象年度→(2)取引先名の中に、各証憑を保管したいと思っています。その際のファイル名は、取引日（西暦）_取引金額（税込の場合は税込で、税抜の場合は税抜）で付与する　　フォルダで取引先は検索でき、ファイル名で取引日及び取引金額で検索できる状況は問題ないでしょうか。また税込や税抜などの混在も問題ないでしょうか。
②請求日の取引日に関して、請求書の取引日を、請求書発行日ではなく、請求締日として、ファイル名に取引日として付与することは問題ないでしょうか。　

①取引年月日・取引金額・取引先から速やかに検索できる状態であれば問題ないかと存じます。税抜・税込を統一せずに、授受した電子取引データに記載されている金額を記録項目としていても問題はありません。
②原則は請求年月日で検索できるようにする必要がありますが、課税期間を通して請求締め日で検索すると定め、そのルールに沿って保存するのであれば認められると考えます。