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Q＆A

事務処理規程の策定ではなく、社内運用でとどまっても問題ありませんでしょうか？

事務処理規程が必要となります。猶予期間の間に策定しましょう。

事務処理規程を作成するためのサンプルはありますか。

国税庁HPにて「事務処理規程」のひな型を確認できます。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

「訂正削除の防止に関する事務処理規定」の策定を行いたいのですが、国税庁の規定のサンプルにある処理責任者というのがどういうことを行う者なのかが分かりません。

処理責任者とは、実際に訂正・削除の処理を行う方となります。一般的に、訂正・削除がある場合、処理責任者は訂正・削除申請書を作成し、管理責任者に提出します。管理責任者は申請書の受領をもって、処理責任者へ訂正・削除の指示を行います。その後に処理責任者は訂正・削除の処理を行います。よって、処理責任者は、訂正・削除の処理を一括で請け負い、最終的な保管までを行うこととなります。

「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」こちらの策定を電子帳簿保存制度導入に伴い策定したいのですが、国税庁のサンプルをダウンロードした際にタイムスタンプの付与という箇所がありました。弊社ではまだタイムスタンプの導入は検討していないので、この箇所は削除して良いのでしょうか？またこの策定で注意しなければいけないことがあればお聞かせください。

スキャナ保存制度を導入されようとしている前提で宜しいでしょうか？ タイムスタンプを付与せずにスキャナ保存する場合には、スキャンした証憑を訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除できない）システムに保存する方法で、入力期限内にデータ保存したことを確認することができるときにタイムスタンプを付与しないことができます。詳細は以下の「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問30をご確認ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

電子取引の入力期限に関する質問です。 真実性の確保としてタイムスタンプの付与ではなく事務処理規程を備付ける予定ですが、入力期限に制限はありますか？タイムスタンプ付与の場合は最長約２ヶ月と定められていますが、事務処理規程で要件を充足する場合は、書類を受領後いつ保存してもよい、自社で任意の期限を定めることができると考えてよろしいでしょうか？

電子取引保存制度にて求められる真実性の確保を、「訂正削除の防止に関する事務処理規程」にて対応いただく場合、書類を受領後いつまでに保存するかという期限は、具体的に明示されているものはございません。そのため、貴社業務フローと照らし合わせて、任意で添付期限を決めることになろうかと存じます。実務を考えると、タイムスタンプ付与で定められている業務サイクル方式（最長2か月+おおむね7営業日以内）での保存をしていくことがスムーズな運営になるのではないかと存じます。

事務処理規定の策定は、「訂正削除の防止に関する事務処理規定」のみでなく、国税庁よりサンプルが公表されている全ての規定を策定する必要がありますでしょうか。

電子取引制度で求められている要件においては、「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を策定するだけで問題ございません。その他、国税庁よりは電子帳簿等保存、スキャナ保存を行う場合の規程も公開されていますが、必要に応じて策定ください。

今後、事務処理規程を作成する予定なのですが、事務処理規程が作成されていない段階で、銀行関係書類など電子取引に該当する一部のものから電子保存を始めるのは問題ないのでしょうか。

猶予期間の間は、事務処理規程が作成されていない状態で電子取引に該当する書類から電子保存を行って頂いて問題ありません。

スキャナ保存について、「スキャナによる電子化保存規程」と「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」と国税庁のHPでもひな形が２つ公開されていますが、この２つはスキャナ保存を実施する場合両方とも必要なのでしょうか？「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」の中身がほぼ「スキャナによる電子化保存規程」内にも記載されているので、それぞれが必要となる理由を教えて下さい。

この2つの規程は、スキャナ入力の方式や書類に応じて策定が必要なものとなります。貴社において選択されるスキャナ保存の入力方式や、スキャナ保存を行う書類に応じて規程を策定ください。「スキャナによる電子化保存規程」は、国税重要書類の記録事項の入力を「業務処理サイクル方式」（最長2か月+7営業日）にて行う場合に策定が必要な規程となります。記録事項の入力を「早期入力方式」（7営業日以内）で行う場合はこの規程の策定は不要です。「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」は、国税一般書類（見積書や注文書等）の適時入力（遡って可能な制度）を行う場合に策定が必要な規程となります。

①【規程が必要か？】 スキャナ保存は作成または受領〜入力までの期間、電子取引は受領〜タイムスタンプを押すまでの期間が、7日を超える場合（7日は含まない）は、スキャナ保存も電子取引も、『規程』が、必要。
②【電子取引】 電子取引は、受領〜タイムスタンプを押すまでの期間が、『おおむね7営業日以内の場合は、★タイムスタンプを押せば、規程など必要ない！』
③【スキャナ保存】 スキャナ保存は作成または受領〜入力までの期間が、『▲おおむね7営業日以内の場合でも、 タイムスタンプ付与有無に関係なく、下記が必要。事務の手続を明らかにした書類』。
規程などサンプル（国税庁）https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

①ご認識の通りです。「各事務の処理に関する規程」の策定が必要です。
②ご認識の通り、「速やかに」タイムスタンプを付与する場合は、電子取引の適用要件の観点からは不要です。一方で、業務処理の統一化や勝手な訂正削除に備えるという意味で、規程というほどのものでもなくとも社員に共有しておくべき業務フローのルールなどは、文章化しておいた方がよいと考えられます。現場では、７日を過ぎた場合の対処方法やどの書類を保存すべきなのか等、いくつかは疑問が出ると考えられるため、それに答えるようなものをまとめることは有効だと考えられます。
③「事務の手続きを明らかにした書類」は、国税一般書類（見積書や注文書等）の適時入力（遡って可能な制度）を行う場合に策定が必要な規程となります。そのため、スキャナ保存をするのであれば必ず策定が必要というわけではなく、保存する書類に応じて策定が必要となります。

スキャナ保存の下記は、どういうレベルのお話でしょうか？ スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規２⑥ 四) 会計ソフトと電帳法対応システムが連携していない場合、例えば、会計ソフトの伝票番号を、電帳法システムに入力すればいい等、詳しく教えて頂けましたら、助かります。

通達4-31にて、帳簿書類間の関連性の確保の方法が示されております。ここでは、「相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法」が、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができるとされています。ご記載いただいている方法ですと、電帳法システムから会計ソフトへの一方通行の確認となりますので、そこに加えて、伝票にも証憑の番号等を付し、双方から確認可能にすることが必要だと考えられます。詳細については下記よりご確認いただけますので、ご参考ください。
【電子帳簿保存法取扱通達解説（趣旨説明）】　通達4-31
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/2206/pdf/1-2.pdf

国税庁から配布されている「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を参考にして当規程を作成中です。①電子取引データの訂正はデータを新たに差し替えて保存するという意味でしょうか。それとも、データ自体を上書きする（例えば、PDFで授受された元データをillustratorやAcrobatなどのソフトを用いて編集する）という意味でしょうか。②金額や数量の訂正で請求書や納品書などの差し替えは発生しうるのですが、そういった場合を想定しての事務処理規定という認識でよろしいでしょうか。

①変更の手法は関係なく、内容に変更があった場合を想定されていると考えられます。
②本規程に則ってデータを訂正いただくのは、金額や数量の訂正が理由となることが多いかと存じます。なお前提として、電子データはデータが変更されることが無いように保存する必要があります。そのため、万が一内容に変更があった場合にはどう対応するかを本規程で定める必要があります。

電子取引データの訂正・削除の防止に関する規定を策定中です。 当社は管理部の人数が少なく、処理責任者と管理責任者を一人の人物が兼任する予定です。この場合、国税庁のサンプルの第9条（訂正削除を行う場合）において、「処理責任者は………管理責任者へ提出する」「管理責任者は処理責任者に対して………」等の文言はこのまま使用できますか？不相応な場合、他に妥当な表現があったら教えてください。

処理責任者と管理責任者を1人で兼務される場合、国税庁サンプル第3条、第7条のように、管理責任者、処理責任者は別で存在しません。そのため第9条の文言をそのまま使用すると、1人で提出や指示をすることとなり規程として思わしくないかと思われます。第9条の妥当な文言ですが、国税庁から「個人事業主の例」として公開されているサンプルは処理を1人でされる方向けのサンプルとなっております。そのため、本サンプル（訂正削除を行う場合）をご参考いただけますと幸いです。
【国税庁　各種規程等のサンプル】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

１．規則第2条第7項 「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務　の手続きを明らかにした書類」について、業務処理サイクル(入力)方式で一般書類を入力する場合には策定が不要な規程でしょうか。
２．一般書類と重要書類の区分について、証憑書類として下記書類を①証拠となる書類②証拠になる書類以外のもので取引の内容を説明する書類として処理しております。それぞれ、重要・一般のどの書類に該当するかご教授ください。
・公共交通機関のICカードの利用履歴
・小口支払申請書（交通費支給のため）いわゆる「立替経費精算書」
・出張報告書
・香典袋・祝儀袋

１．「業務処理サイクル方式」（最長2か月+7営業日）で入力を行うための規程である、「スキャナによる電子化保存規程」の中で、一般書類を保存対象とすることを明記し、そちらの規程に沿って保管するのであれば、 「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」は策定の必要はございません。
２．前提として、重要書類は、資金や物の流れに直結・連動する書類をいい、契約書・領収書・請求書などが該当します。一般書類は、資金や物の流れに直結・連動しない書類をいい、見積書や注文書などが該当します。
以上のことから、4つとも資金の流れと連動する書類だと考えられるため、原則すべてが重要書類だと考えられます。なお出張報告書については、その報告書をもとに出張手当を支給するのか、あくまで報告書なのかに依って対応が変わると考えます。香典袋については会社の収入として扱う場合は、重要書類に分類されるかと考えます。一般書類については、下記のように定められております。宜しければご参照ください。重要書類に当たらない書類は国税庁長官が定めており、これらの書類を「一般書類」といい、「一般書類」に該当しない書類が「重要書類」となります。具体的には平成17年国税庁告示第4号で以下の通り定められています。
1．保険契約申込書、電話加入契約申込書、クレジットカード発行申込みのように別途定型的な約款があらかじめ定められている契約申込書
2．口座振替依頼書
3．棚卸資産を購入した者が作成する検収書、商品受取書
4．注文書、見積書及びそれらの写し
5．自己が作成した納品書の写し

事務処理規程に関しまして、規則第2条第7項 「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」と規則第2条第6項「スキャナによる電子化保存規程」 、2つの規程のそれぞれの主旨が今一つ理解できないのですが、理解をするにあたるカギとなるポイント・作成するにあたり必須内容をご教授ください。よろしくお願いいたします。

規則第2条第6項で求められる「スキャナによる電子化保存規程」は、国税重要書類の記録事項の入力を「業務処理サイクル方式」（最長2か月+7営業日）にて行う場合に策定が必要な規程となります。記録事項の入力を「早期入力方式」（7営業日以内）で行う場合はこの規程の策定は不要です。本規程は「真実性の確保」を求めるものであるため、作業責任者、処理基準及び判断基準等を含めた業務サイクルにおけるワークフローなどの企業の方針を定めたものとご認識いただければと存じます。規則第2条第7項「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」は、国税一般書類（見積書や注文書等）の適時入力（遡って可能な制度）を行う場合に策定が必要な規程となります。一般書類は、重要書類と比較して求められる要件が緩和されております。その要件で一般書類を保存するために定めるものとご認識いただければと存じます。

スキャナ保存の帳簿との関連性について、証憑と帳簿との関連性となると証憑を見て紐づく仕訳を検索できるようにすることだと認識しておりますが、合っているでしょうか？ また、紙で受領した証憑に関してこの要件がかかるとなると、 見積もりなど一般書類でも帳簿との関連性を紐づけなければならないのでしょうか？

ご認識の通りです。帳簿書類間の関連性を確保するために、仕訳の伝票番号を電子データのファイル名の中に入れる、見積書の見積番号を仕訳の摘要欄に記入するといった対応が求められています。一般書類でも、帳簿書類間の関連性の確保は必要です。

今後、事務処理規程を作成する予定なのですが、事務処理規程が作成されていない段階で、銀行関係書類など電子取引に該当する一部のものから電子保存を始めるのは問題ないのでしょうか。 という質問があったと思うのですがこの場合スキャナ保存も該当しますでしょうか？

スキャナ保存制度への対応は、任意のため、電子取引保存制度のように猶予期間は定められておりません。そのため、貴社において必要な事務処理規程を作成した後にスキャナ保存制度の活用を開始する必要がございます。

国税庁に掲載の雛形をもとに「スキャナによる電子化保存規程」の作成をしております。 その中の第２章 対象書類及び入力の時期につきまして、～スキャナにより電子化する書類は、次の各号に定めるところによるから～ではは、４種挙げられています。弊社の実際の実務では数十種類になってしまいますが。この場合、全て記載しないと問題ありますでしょうか。主要なもののいくつか若しくは「その他重要書類」などと表記しては差支えある内容でしょうか。

それらの種類の異なる書類をすべてスキャナ保存を行うということであれば、すべてを記載する必要があると考えます。

事務処理規程内の適用範囲の部分で役員や従業員という記載ではなく、「自社のワークフローシステムを使用する者に対して適用する」といった内容でも良いのでしょうか。実際に従業員だけでなく、業務委託者等もワークフローシステムを使用するため、このような記載にしたいと検討しております。

公開されている規程は、あくまでサンプルとなりますので、貴社の業務形態に合わせて変更いただいて問題ございません。

国税国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類』　について、作成が必要なケースは下記①～⑫のうちどれが該当しますでしょうか。
スキャナ保存
・重要書類①速やかに入力②業務サイクル方式で入力③適時入力
・一般書類④速やかに入力⑤業務サイクル方式で入力⑥適時入力
電子データ保存
・重要書類⑦速やかに入力⑧業務サイクル方式で入力⑨適時入力
・一般書類⑩速やかに入力⑪業務サイクル方式で入力⑫適時入力

国税庁のサンプルをもとに両規程を作成いただいているという前提の上で回答いたします。『国税国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類』の策定が必要なのは、⑥のケースになります。②、⑤においては、「スキャナによる電子化保存規程」を策定する必要がございます。③の保存方法は認められておりません。電子データ保存については、重要書類、一般書類の区分はございません。また、⑨、⑫の保存方法は認められておりません。その上で、電子データ保存において、⑧⑪の業務処理サイクル方式で保存する場合には、「取引情報の授受から記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程」が必要となります。

スキャナ保存について、国税庁のサイトでは重要書類と一般書類の分類が掲載されております。
・重要書類…資金やもの流れに直接連動する書類
・一般書類…資金やもの流れに直接連動しない書類
例えば下記の書類ですと重要書類に該当すると考えて良いでしょうか。
・受領書
・支払明細書
・振込明細
また、資金や物の流れに「直接連動する・しない」の分かり易い考え方があればご教授頂きたいです。 判断しずらいものは重要書類扱いにすることで対応するのが良いでしょうか。

ご記載いただいた中で、受領証については、物や書類を受け取ったことを証明する書類かと存じます。こちらは、国税庁により一般書類として明示されている、検収書（棚卸資産を購入した者が作成する検収書や商品受取書）/入庫報告書/貨物受領証に近いものかと存じますので、一般書類として考えて良いと考えられます。なお、重要書類か一般書類かの分類は、その書類により資金や物が動いているかどうかを軸に考えていただければよいかと存じます。保守的に考えますと、判断しづらいものは重要書類扱いにしていただくことが良いかと存じます。

スキャナ入力の方式や書類に応じて策定が必要なものとして、「スキャナによる電子化保存規程」「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」とあり、国税一般書類（見積書や注文書等）の適時入力（遡って可能な制度）を行う場合に策定が必要な規程として「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」との事ですが、国税関係書類の「自己が作成する書類の写し等」で自己が一貫して電子計算機を使用して作成する見積書や請求書についてはどの規程に記載したらよろしいのでしょうか。ほとんどがスキャナ保存する要件となっており、自己が作成する書類の要件についてが不明確です。自己で見積書、請求書の作成後は、電子で送付、印刷して紙で送付の2パターンあります。作成後のデータは電子保存致します。

自己が一貫して電子計算機を使用して作成した書類を、印刷し紙で送付した場合については、「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類」を参考に修正して整備してください。なお、電子データではなく紙で保存する場合は規程は不要です。電子で送付する場合は、電子取引に該当するため、「訂正削除の防止に関する事務処理規程」の策定などにより、電子取引保存制度で求められる要件を満たして保存していただければと存じます。
【参考】国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類（概要）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

2点お伺いしたします。給与明細を電子化し社員へメールで送付している場合、この電子化した給与明細は電子取引データには該当しないと考えておりますが、間違いないでしょうか。真実性を担保する措置の「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用」のシステムというのは、事務処理規定に「削除する場合は書面でその削除した記録を残す」、「データの削除を認めない」などの内容を記載する事で満たしていると認められるのでしょうか。

給与明細は取引情報ではないため、電子取引保存制度で定められている電子取引データには該当致しません。「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステム」とは、訂正削除の履歴が記録されるシステムや、訂正や削除ができないシステムのことを指しています。そのため、削除の履歴を別途書面に記録に残すことや、事務処理規程で削除を認めないとするだけでは本システムの要件を満たすことはできません。「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付」をしていただき、真実性の確保の要件に対応いただければと存じます。

取引先からの請求書は訂正・削除履歴の残るクラウドサービスで受領していますが、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」で受領請求書は「取引情報訂正・削除申請書」作成の例外として規定してもよいのでしょうか。

はい。受領請求書は、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、授受及び保存を行う」を満たしていることとなりますので、訂正削除の事務処理規程を策定する必要はございません。その場合の対応方法は、明確に記載されておりませんが、対象書類に記載をしないか、例外として記載する対応などになるかと考えます。

訂正削除の防止に関する事務処理規定についてお伺いします。当社では電子データの保存を、訂正削除の履歴が残るシステムにておこなうよう予定しております。しかし、授受についてはシステムを利用しないため別途、訂正削除の防止に関する事務処理規定の制定も必要であると認識しています。 このような場合の事務処理規定について、国税庁のサンプル内　第2章（訂正削除を行う場合）で、「なお、訂正削除の履歴が残るシステムにて保存している電子取引データは承認を省略することができる」などと追記規定しても良いでしょうか。

追記いただいて問題ないかと存じます。

「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類（概要）」「スキャナによる電子化保存規程」「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」と、4種類が国税庁HPには各種規定のサンプルとして記載されておりますが、電子取引データ保存のみをおこなう場合、必要な規定は「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」のみでしょうか。それとも「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類（概要）」と「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」になるのでしょうか。

「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」だけとなります。

保存要件に対しては「訂正削除の事務処理規定」で対応しようとしています。 訂正削除の申請承認をおこなう必要のあるパターンについて 以下の認識ですが、誤りはないでしょうか。 ■記載内容に誤りがあり修正して再送した場合 →修正前のデータは確定データではないので保存不要ということは、修正後のデータは「訂正」申請承認は不要＋修正後データのみ保存しておけばよい、■金額の交渉などにより内容を変更し再送した場合 →変更前のデータも確定データなので変更前データの保存が必要ということは、変更後のデータは「訂正」申請承認が必要＋変更後データも保存する、■電子取引自体に誤りがあってデータを削除したい場合や誤って保存したデータを削除したい場合 (例：そもそも取引先に送付したものが間違っている等) →「削除」申請承認が必要＋一度保存したデータを削除する。

例を挙げていただいたものは見積書の場合となるかと存じます。それぞれの訂正削除の対応は問題ありませんが、適格請求書は記載内容に誤りがあった場合についても、修正前インボイスとして保存が必要になりますのでご留意ください。

当社複数拠点があり、電子帳簿保存を各拠点にある保管ＤＩＳＫに保存を考えております。改ざん防止規定を定めて運用する場合、拠点毎に規定を作成して運用しても良いものでしょうか 又は、会社として１つの規定とし管理者・処理責任者を各拠点の担当者としても良いでしょうか？

会社として1つの規程しか定めてはいけないとは明言されておりません。そのため、拠点毎に規程を作成しているという認識があり、その規程を提示できるようにしておけば問題ないと考えます。

当社、ＥＤＩシステム・メールによる電子取引があり、改ざん防止規定を定めた運用を考えております。 ＥＤＩシステムは、訂正・削除履歴が残るシステムとなっており、その場合は、規定の対象範囲に「ＥＤＩシステム」を除外しても良いものでしょうか？

問題ありません。

スキャナー保存の事務処理規定の位置づけにつきまして教えてください。 経理規定、経理規則等ございますが、どこに規程を追加するのか悩んでおります。一般的にはどのような位置づけで規定を追加しておるのか教えて頂けませんでしょうか。よろしくお願いします。

現状ある規程に追加する対応ではなく、事務処理規程として新たに作成するという対応が多いように思います。

弊社は電子データで受領する請求書や領収書に対して、証憑保管クラウドサービスを利用しタイムスタンプを付与する方法で改正電帳法に対応しようと思っています。 この場合、「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規程」は不要かと思いますが、電子データ授受後７営業日を超えて（その業務の処理に係る通常の期間を経過した後すみやかに）タイムスタンプを付与することが常態となる場合には、「取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程」が必要かと思います。 この規程のサンプルを国税庁サイトで見つけることができないのですが、どちらかにありますでしょうか。 または、OBCさんの方で作成されたサンプル等ございましたら、拝見できると助かります。

電子取引における事務処理規程のサンプルではございませんが、スキャナ保存制度におけるサンプルとして提示されている「スキャナによる電子化保存規程」をご参考に策定頂ければと存じます。こちらは、国税重要書類の記録事項の入力を「業務処理サイクル方式」（最長2か月+7営業日）にて行う場合に策定が必要な規程となりますので、電子データの保存用に修正をかけていただくことで対応いただけるかと存じます。

電子帳簿保存法の対象書類により保管システムを分けて運用する予定にしています。 領収証／請求書 ⇒OBC勘定奉行 領収書と請求書以外の対象書類 ⇒文書管理システム 立替清算等 ⇒経費精算システム この場合はシステム毎に規程の作成が必要でしょうか？ 一つの規程の中にシステム毎に分けて管理する旨を記載する方法でも問題ないでしょうか？ ・それぞれのシステムによって管理責任者や処理責任者が異なります。 ・処理責任者については複数拠点ある場合、「処理責任者＝各拠点の業務担当者」としても問題ないでしょうか？ 恐れ入りますが、ご教示の程よろしくお願い申し上げます。

一つの規程の中にシステム毎に分けて管理する旨を記載する方法でも問題ないと考えます。対象書類ごとに保管場所が分かれているとのことですので、それぞれの書類をどこに保管するのかを明示すれば問題ないかと思います。国税庁のサンプルを参考に考えると、拠点ごとに責任者の名前等の記載は必要かと存じます。

訂正削除の申請承認について確認させてください。 現在、自社で取引のある電子取引として、EDI取引、メール等の取引の2パターンがあります。 EDI取引は、保存要件の「（３）訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムで取引情報の受領および保存をおこなう」を満たしています。 メール等の取引は、保存要件「（４）訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用をおこなう」 で運用することを想定しています。 （＝事務処理規定には、訂正削除する場合は申請承認をおこなう旨、定めている） この場合、ＥＤＩ取引で訂正削除する場合、申請承認をおこなう必要はない という認識で正しいでしょうか。

ご認識の通りです。「訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムで取引情報の受領および保存している場合」は、訂正削除を行う際に申請承認を行う必要はありません。しかしながら訂正削除に対してルールがないと、自由に訂正削除できることになってしまうため、社内運用としてルールは定めておくことで運用はしやすくなるかとは考えます。

電子取引の「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作成中ですが、「規程」ではなく、現在ある文書管理規程の補助規程である「要領（訂正削除の防止に関する事務処理要領）」として定めて守る、でも問題ないでしょうか。 規程を制定するためにはそれなりの決裁機関の承認が必要となり準備に時間を要することから、「要領」として定めること検討しています。

法律においては事務処理規程として定めるように明言されておりますので、規程として定める必要があると考えます。どういう形であれば認められるかについては、大変恐れ入りますが顧問税理士ないしは所轄の税務署にご相談ください。

一部の書類についてスキャナ保存（業務処理サイクル方式・最長2か月+7営業日）を行う予定です。 国税庁が公表しているサンプルを基に「スキャナによる電子化保存規程」を作成中ですが、詳細な記載が多く、一部を省略したいと考えています。 例えば、第3章「機能要件」から第5章「スキャニングの手順等」を全て削除し、最低限必要と思われる「対象書類」や「運用体制」、「入力の時期」（第1章～第2章、第6章）等のみを記載した規程でも問題はないでしょうか？ 問題がある場合は、必要な記載項目についてご教授ください。

サンプルはあくまで参考としての文書であるため、必ずしも同一の内容を記載しなければならないものではありませんが、事務処理規程は真実性や可視性を確保するために必要なものなので、内容の大幅な省略は認められないと考えます。内容を省略される場合は、その可否を顧問税理士ないしは所轄の税務署にご相談いただいた方が確実かと存じます。

タイムスタンプ等は使用せず、事務処理規定を作って運営する場合、取引情報訂正・削除完了報告書は必ず必要でしょうか？

報告書の作成義務はございませんが、なぜ修正/削除したのか、どの書類を修正/削除したのか等の履歴は残しておく必要がございます。

「訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除をできないようにするシステムで取引情報の受領および保存をおこなう」システムを導入する時は事務処理規程を定める必要はありませんか？

定める必要はございません。

「電子帳簿保存法対応」が売りの会計システムを利用しています。このようなシステムは基本的には電子データまたはスキャナ保存したものをワークフローに添付し、それを証憑として運用しています。 このような運用の場合、必要な規程としては「訂正削除の防止に関する事務処理規程」「スキャナによる電子化保存規程」「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」の3つが必要、という理解で合っておりますでしょうか？ また、税務申告書類についても税務申告システムを使って作成しています。最終的には税理士法人より、打ち出したものをファイリングしたものが郵送されてくるのですが、このような場合には、電子帳簿保存法関係ではどのような規程が必要となりますでしょうか？

「訂正削除の防止に関する事務処理規程」は保存するシステムが、①タイムスタンプを付与できる②訂正削除ができない③訂正削除の履歴が残る　のいずれかを満たすシステムなのであれば策定は不要です。「スキャナによる電子化保存規程」は、国税重要書類の記録事項の入力を「業務処理サイクル方式」（最長2か月+7営業日）にて行う場合に策定が必要な規程となります。記録事項の入力を「早期入力方式」（7営業日以内）で行う場合はこの規程の策定は不要です。「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」は、国税一般書類（見積書や注文書等）の適時入力（遡って可能な制度）を行う場合に策定が必要な規程となります。確定した情報が書類で送られて来るということであれば、紙で保存して頂ければ問題ないかと存じます。

スキャナ保存は任意ですが、クラウド型の会計システムを使い、スキャナ保存をしている場合には「スキャナによる電子化保存規程」は必須でしょうか？また、「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類」はどのような対応をしているときに必要なのでしょうか？

「スキャナによる電子化保存規程」は、国税重要書類の記録事項の入力を「業務処理サイクル方式」（最長2か月+7営業日）にて行う場合に策定が必要な規程となります。記録事項の入力を「早期入力方式」（7営業日以内）で行う場合はこの規程の策定は不要です。「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類」は、国税一般書類（見積書や注文書等）の適時入力（遡って可能な制度）を行う場合に策定が必要な規程となります。

スキャナ保存の入力期間についてのご質問です。 入力期間の制限について、業務処理サイクル方式を採用する場合、「最長２か⽉以内+７営業日以内」を事務処理規定に制定するように記載されています。しかしながら、国税庁HPに掲示ている事務処理規定のサンプルには、「毎月末までに受領したものを、翌々月７日までに入力」と記載されています。サンプルの規程では、「最長２か月以内+７営業日以内」を超えてしまうと解釈できるのですが、そのまま採用して問題ないでしょうか。

正確には、「最長２か月とおおむね７営業日以内」となります。国税庁のサンプルに記載されている文言なため、そのまま採用して問題ないと考えます。

「電子帳簿等保存に関する規程についてご質問致します。 国税庁のホームページの「各種規程等のサンプル」の内の電子帳簿等保存に関するもの「国税関係帳簿に係る電子計算処理に関する事務手続を明らかにした書類（概要）」によると、入力担当者と管理責任者の2名が登場します。私の場合、所謂一人親方で不動産賃貸事業を営業しています。年間売上高は約1,600万円前後ですが、一人親方のため入力担当者＝管理責任者となっています（税理士との顧問契約はありません）。このような状態で国税庁のサンブルを使用した規程は問題はありませんか？問題があるようでしたら、正しい規程のサンプルを教えてください。

ご記載いただいている規程を参考にしていただいて問題ありません。規程の作成時に、入力担当者、管理責任者を分けることはせず、入力の手順や訂正削除を行う際の流れを明記すれば問題ないと考えます。

『電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程』の「第４条：電子取引の範囲」について、クラウドサービスを利用する場合であっても具体的な名称を記載せず、単に「クラウドサービスを利用した請求書等の授受」と記載することは差し支えないでしょうか。 国税庁が公開しているサンプルを拝見するとクラウドサービスはその名称を具体的に記載する必要があるように読み取れるのですが、具体的な名称を記載してしまうと利用するサービスに変更があった場合に規程の改定が必要となります。 しかし、利用するサービスは今後も増加していくことが見込まれ、さらにお取引先様の事情による入れ替わりも予想されることから、その都度一定の手続きを経て規程を変更することは実際の運用としては困難であると考えております。 そのため、具体的なクラウドサービス名を記載しない形式で事務処理規程を定めたく存じます。 また、もしそれが難しいようであれば、「別表に定めるクラウドサービスを利用した請求書等の授受」と記載し、別表にて対象のクラウドサービスを管理する運用でも差し支えないでしょうか。

サンプルに名称が記載されていることから、記載しなくても問題ないと言い切ることはできません。また、大変申し訳ございませんが、システム変更に伴う対応については、法律において明言されておりません。そのため、大変恐れ入りますが具体的な対応方法をご提示することができません。国税庁にご確認を頂きますようお願い致します。

『「訂正削除の防止に関する事務処理規程」は保存するシステムが、①タイムスタンプを付与できる②訂正削除ができない③訂正削除の履歴が残る　のいずれかを満たすシステムなのであれば策定は不要です。』という回答を頂きました。一方、国税庁の一問一答問38（電子メール等で受領した領収書データ等を、訂正・削除が残るシステムで保存している場合には、改ざん防止のための措置を講じていることになりますか。）の回答を鑑みると、②又は③のシステムで電子取引データを直接やりとりしている場合のみが該当し、電子メールで添付されたPDFをクラウド型の会計システムで処理する場合には「訂正削除の防止に関する事務処理規程」が必要との理解で合っておりますでしょうか？

ご認識の通りです。

自社システムと取引先のEDIシステム(JIIMA認証取得済み)を保存先として併用する予定です。自社システムについては、メーカーからの指導もあり、事務処理規定に記載すべき事項が明確なのですが、取引先のEDIシステムは事務処理規程の保存場所に該当EDIのシステム名を記載するだけでも大丈夫でしょうか？ 取引先のEDIシステムの利用は以下の通りです。 ①注文情報のCSV、注文書形式のPDFを出力する。 ②製品送付時に同送する納品書を紙に出力する。

一概に、システム名を記載するだけで充分だと言い切ることは難しく考えますが、少なくとも、保存場所と保存対象のデータの記載は必要だとは考えます。

国税庁の雛型を参考に事務処理規程の作成を進めていますが、①月次決算であれ、確定決算であれ決算処理期間中に判明した訂正等は電子データそのものを訂正し、訂正前のものは正式データとして保存しないことを考えています。②月次決算後に判明した訂正等は翌月に訂正データを受領し、赤黒処理をしますので、当該月の電子データはそのまま保存、翌月のデータも保存します。①②のケースともに電子データそのものを訂正または削除することが実務上は考えにくいのですが、「業務処理上やむを得ない理由」によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合、とありますが、その「やむを得ない理由」とはどのような場合が想定されるのでしょうか。

訂正削除防止の為の事務処理規程は、電子取引データの訂正削除を「原則禁止」し、不正や改ざんを防止し、真実性を確保するための規程となります。そのため、「業務処理上やむを得ない理由」は原則発生しない想定ですが、実務上、記載間違いに対して赤黒処理を行わずに訂正を行う場合等、修正を行う場合等が該当するかと存じます。

【スキャナによる電子化保存規程について】 ①国税庁のサンプルでは管理責任者および経理責任者が作業を担当する文言（第12条や第14条など）がありますが、弊社は作業担当者が一貫して作業を行っています。 この場合、管理責任者および経理責任者の部分を作業担当者に置換しても問題ないのでしょうか。 ②（原本の廃棄）第16条の第３項 「管理責任者は、廃棄結果を記録する」について、弊社としては極力管理資料を増やしたくありません。この文言を削っても問題ないのでしょうか。

①ご記載いただいている内容で問題ないかと存じます。既定の作成時に、責任者を別途設けることはせず、作業担当者が業務を行う際の流れを明記すれば問題ないと考えます。
②規定サンプルに記載されているため、文言を削っても良いと断言することはできかねます。何らかの形で廃棄結果を残しておく必要があると考えます。

事務処理規程に定められている「取引情報訂正・削除申請書」の記載事項のうち、「⑤訂正・削除日付」とは何を指すのでしょうか。 文面からは「訂正・削除の処理を行う日（＝処理完了日）」のように読み取れるのですが、管理責任者の承認を得るのに時間がかかる可能性もあるため、申請する時点では実際にいつ処理が行われるのかは不明確なので記載が難しいかと思います。

あくまで申請書なため、処理を行いたい日付の記載で問題ないかと存じます。実際に作業をおこなった日付は、「取引情報訂正・削除完了報告書」に記載するとし、申請書の段階では申請日の1週間後を想定して記載する等、社内ルールとして日付を記載していただければと存じます。

請求書の「スキャナによる電子化保存規程」を社内の文書管理規定で制定した場合なのですが、運用が徹底できず、 紙で受領した請求書が紙のままの保存が残ってしまった場合、電子帳簿保存法の違反になりますでしょうか？

違反になるかについては明言できかねますが、国税庁の一問一答において、入力期間を過ぎた書類については、スキャンデータと紙を保存するようにと記載がございます。そのため、スキャンデータと紙を保存いただければ問題ないかと存じます。

＜参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問23＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-3.pdf

電子帳簿保存法の保存要件の一つとして、入力期間の制限がありますが、その方法として業務処理サイクルによるものが示されています。 業務処理というのは、一般的に伝票処理は月サイクルで行われるので、1か月＋７日以内ということになろうかと思います。 これは、伝票の日付が１月分であれば、1月３１日であっても一律２月７日までに処理をすることを示しているのでしょうか？ あるいは伝票の日付＋１か月＋７日という意味で、１月３１日なら、３月７日までということなのでしょうか？ 規定やマニュアルでそのようにルール化していればどちらでもよいことになるのでしょうか？

基本的には、実際に証憑を受領した日を起点として考えていただければ問題ございません。