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Q＆A

メールを本文とする注文書の保存方法はどうすればよいですか

事務処理規程の策定運用をベースとされる場合、検索要件が満たせる状態でサーバ等の自社システムに保存する方法が考えられます。

注文書などで金額の表示はなく、注文数量のみの場合でも電子保存しないといけないのでしょうか？

はい。電子データで受領した注文書につきましては、金額が記載されていなくても電子保存する必要がございます。なお、記載すべき金額がない書類の検索要件としては「取引金額」を空欄又は０円と記載することで構いません。ただし、空欄とする場合でも空欄を対象として検索できるようにしておく必要はあります。

注文書と納品書が1枚の書式に収まっている書式で、電子データで受け取った「注文書/納品書」を印刷し、納品日付を記入して、紙で取引先に提出する場合、最終的には、納品日付まで記入したものの写しが保管されていれば十分でしょうか

ご質問いただきました例の場合、1枚のフォームを利用していますが、注文書は電子取引で受領し、納品書は紙で送付しているという認識になります。したがって、注文書/納品書受領段階のデータは電子取引の要件に沿って保存し、印刷後に納品日付を追記したものは紙保存で問題ないと考えられます。後者は電子保存する場合はスキャナ保存の対象になると考えられます。

見積書を受領後に、交渉により見積書を再発行してもらい合意にした場合、最初の見積書も保存が必要ですか？

見積書は、交渉により前の金額を変更し再見積する場合、それぞれの見積金額が確定データとなるため，最終的に合意した見積書のみを保存するのではなく、全ての見積書を保存する必要があります。
一方、見積書の記載に誤りがあった場合に修正してもらうときは、その誤った見積もりが確定データとなっていないため、確定データである訂正した見積書のみを保存することが認められると考えられています。

１つの取引について、複数の電子データ（見積書・納品書・請求書など）がある場合は、それぞれを保存する必要があるのでしょうか。１取引にかかるデータとしてまとめて保存しても良いでしょうか。

電子取引に該当する場合は保存が必要になります。
保存方式はまとめても問題ありませんが、それぞれ書類の検索要件（取引先・金額・日付）の確保が必要となります。

お客様からのFAXでの注文書も電子取引になりますでしょうか。

一般的なFAXで受信し、紙に出力確認しているものについては、書面での取引になります。一方、複合機等のファクシミリ機能（いわゆるペーパーレスＦＡＸ等を含む。）などで送受信する場合に、その電子データ保存機能を用いて書面による出力をすることなく電子データの保存を行う場合は、電子取引に該当します。

電子データで取引先に送付した発注書や見積書等については、電子データの保存が必要ですか？

はい。電子データで取引先に送付した発注書、見積書等も電子データでの保存が必要です。

電子データ取引による注文書や請書等への収入印紙の添付は、必要なくなりますか？

電子データは課税文書に該当せず印紙税の課税は行われないため、不要になります。

最低限保存しなくてはいけない帳票は何でしょうか。他の部署や営業所から、どれを保存すればいいのか聞かれます。請求書・納品書・領収書・見積書などはわかるのですが、その他どのようなものが該当しますか。わかりやすいフローみたいなものはありませんか？

電子帳簿保存法に対応するために最低限保存すべき証憑は、電子データで受領をした証憑となります。請求書・納品書・領収書・見積書以外にも、契約書や注文書等もPDFなどの電子データで受領をしている場合には電子保存の必要があります。

複合機について、ファックス機能については紙しか用いていない場合、 保存対象にはならないという認識でいいでしょうか？

紙を正本としてやり取りをしているということであれば、電子保存の対象にはなりません。

相見積りを取った場合、契約しなかった会社から電子で受け取った見積書も保存しないといけないですか？

保存する必要があります。見積書は、それぞれの見積金額が確定データとなるため，最終的に契約した見積書のみを保存するのではなく、全ての見積書を保存する必要があります。

事前に注文書を電子データで送信した後、社印を押したものを郵送しています。電子データと紙（控）どちらを保存すればいいですか？

貴社の事務処理規程において、正本と定める方を保存していただく必要があります。本サイトでご紹介しているように、経理業務におけるDX（電子化・ペーパーレス化）実現のためには、紙（控）ではなく電子データを正本とし、電子データで保存していただくことをおすすめします。

メールをCC・BCCで受信しても、保存は必要ですか？取引先からのメール（見積書など）を社内の複数人がTOまたはCCで受けています。保存は1件でいいですか？

メールをCC/BCCで受信しても、そのメールを正本とするのであれば保存が必要です。また、同一の内容を複数人が受信しているということであれば、1件保存をすれば問題ありません。どのメールを正本として保存するかは、貴社の事務処理規程で定めて運用する必要があります。

誤った内容の注文書を送信後、気がついて正しい内容の注文書を再度送信した場合、保存は両方とも必要ですか（受信した場合もどうなるのか教えて下さい）。

注文書の記載に誤りがあり訂正をする場合は、訂正前の注文書は確定データとなっていないため、確定データである訂正した注文書のみを保存することが認められると考えられています。受信した場合も同様となります。

①　取引先から注文書をPDFデータで受信し、紙に出力して納期回答を手書きした後、FAX送信した場合、PDFデータ（電子取引）と紙保管の両方を保管しておくことは可能でしょうか。
②　上記①で両方の保管が可能な場合、正本は紙保管になりますでしょうか。（手書きで書きこんでいるため。）
③　また、その後も取引先との注文書の往復がありますが、履歴としてすべてを保管しておく必要がありますでしょうか。
④　電子取引の場合は、訂正履歴の手続き（事務処理規程等）が必要でしょうか。
⑤　上記のように電子取引でのデータは印刷せずにPDFに書き込むことになりますでしょうか。
⑥　販売システムから注文書を紙で印刷して手渡しもしくはFAXした場合、電子データの保存（法4条2項）として取り扱われますでしょうか。

届いた注文書に納期回答を手書きしたものは、注文請書として扱うという認識でよろしいでしょうか。その前提で回答を致します。
① PDFデータの注文書と紙の注文請書の両方を保管しておく必要があります。PDFデータで受信した注文書はそのまま電子データでの保存、紙に出力をして納期回答を手書きした注文請書については紙のままもしくはスキャナ保存をする必要があります。
② 注文書と注文請書の別の書類ということになりますので、どちらも正本という扱いになります。
③ 注文書の内容が交渉等により変更される場合は、すべての注文書が確定データとなるため、すべての注文書を保管しておく必要があります。内容に誤りがあり修正したということであれば、修正後の注文書のみを保存することが認められると考えられています。
④ タイムスタンプを付与されない、またはデータの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用されないということであれば、事務処理規程の策定が必要となります。
⑤ 電子帳簿保存法においては、どのように対応すべきということは定められておりません。電子で届いた注文書は電子データで保存する必要がありますが、その後追記した注文請書については、ご記載頂いているようにPDFに書き込み電子データとして扱うか、紙に印刷した後に紙のまま保存するのかは貴社で運用を定めていただくことが出来ます。
⑥ 紙に印刷をしたのちにやり取りをする場合は、電子データとして取り扱われません。

顧客より受領する注文書についてはFAXで受領するものが殆どなのですが、1枚の注文書に複数製品の注文が記載されています。そして注文書のフォーマットは顧客毎に様々で、合計金額が記載されているものもあれば明細毎の金額だけ記載されて注文書の合計金額が記載されていないものもあり、また多くの場合は品目と数量だけで、単価や金額の記載がありません。FAXでの受信ですので電帳法の保存対象となりますが、このような注文書についても金額での検索に対応しなければならないのでしょうか？或いは金額については空白や0円としても構わないのでしょうか？

複合機等のファクシミリ機能（いわゆるペーパーレスFAX等を含む）などを使用されて、注文書を受領されているということでよろしいでしょうか？その前提の上で回答いたします。記載すべき金額がない電子取引データについては、「取引金額」を0円や空白と設定することで差し支えありません。ただし、0円/空白とする場合でも、0円/空白を対象として検索できるようにしておく必要があります。

１枚の注文書に複数の商品の注文が記載されており、商品毎の単価、金額は記載されていますが、注文書の合計金額が記載されていない場合について質問です。この場合は「記載すべき金額が無い」と判断して良いのでしょうか？

前提として、税務調査では帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、証憑の金額は、関連する帳簿と同じ金額で記載した上で検索できるようにしておくべきであると考えられます。以上のことから、今回の場合は、仕訳の情報をもとに注文書のPDFを探し出すことを想定し、そのPDFを探し出せるように工夫をしていただく必要があるかと存じます。

発注書、注文書などを先方に送った後に、受領印や日付が追記された形で戻ってきた場合、それも別の書類として保管する義務がありますか？

先方に送ったのち、戻ってきた書類を注文請書など別の書類として扱うという認識でよろしいでしょうか。その場合、どちらも保存を行う必要が生じます。

取引先の都合でPDFにできない電子書類の場合は保存不要でしょうか、必要であれば保存方法はどのようにしたらよいでしょうか。また、金額のない納品書は保存する必要があるのでしょうか。

画像データやCSVなど、ＰＤＦ以外の電子データで書類を受領しているということでしょうか。その場合、それぞれの書類ごとに保存要件を満たして保管する必要がございます。また、金額のない納品書についても、電子データで受領したものは、保存要件に沿って保存する必要があります。ファイル名等を「0円」もしくは「空白」として検索できるようにしてください。

売り先からの注文書などの書類は、 売り先のPCで作成⇒紙に出力⇒社印を押す⇒完成した書類をスキャンPDFにして弊社にメール添付で送付。という流れになっております。 弊社はPDFで受け取っておりますが、相手方は一度紙にしたものをPDFにしております。 PDFをどのように保管するの正しいのでしょうか。 このような場合、紙で受け取ったという認識にすべきでしょうか？ ご教示の程、宜しくお願い致します。

PDFで受領をされているため、電子取引としてみなされます。そのため、電子取引に求められる要件に沿ってPDFを保管する必要があります。

電子取引にかかるメール本文の保存について質問です。メールで電子取引に該当するのは、注文書・見積書・納品書・請求書等に記載される内容がメール本文に記載されている場合のみという理解で良いでしょうか。例えば、注文確定前の注文に関する金額の相談や見積依頼で予算を提示された場合など、その場合も保存する必要がありますか。

メール本文の保存が必要な場合は、ご記載いただいている通り「日付、取引先、金額」などの取引情報が記載されている場合となります。注文確定前の情報については、確定情報ではないため、保存する必要はございません。

見積書の保存とありますが、保存した見積書は請求書と紐づけないといけないのでしょうか。もしそうであれば結構大がかりなシステムが必要となる気がします。また小さな事業所はそういった大掛かりなシステムの導入ができないのではないのでしょうか。紐づけ事態必要なのかどうかわかりません。もしくは、見積書だけ紐づけをせずに保存しておけば良いのでしょうか。見積書の保存をどう考えればよいのかよくわかりません。 よろしくお願いいたします。

見積書と請求書を紐づけておく必要はございません。税務調査にて帳簿の確認が主に行われる際には、帳簿に関連する書類や取引情報が速やかに確認できることが求められると想定されます。そのため、関連する帳簿と同じ金額や取引先で、見積書と請求書がそれぞれ検索することが出来れば問題ないと考えられます。

請求書の内訳欄に内容が記載されている場合、事前にいただいている見積書(メール若しくはFAX)は破棄してもいいのでしょうか？内訳欄は見積書と同じになります。

見積書は前提として、法人税法により7年ないしは10年の保存が義務付けられております。その上で、メールで受領した場合は、電子取引に該当しますので、電帳法の要件に従い保存する必要があります。保存方法としては、メール本文に内容が記載されているのであればその本文をスクリーンショットするなどして、電子取引の要件に沿って保存する必要があります。また、FAXなど紙で受領している場合は、紙の原本またはスキャナ保存制度に沿って電子化したうえでの保管が必要となります。

ネットショップとの取引のQAで、「Q.たのめーるなどで消耗品を購入する場合、注文書、明細書、発注書、見積書、請求書、領収書がwebで印字できるようになっているのですが、すべて保管義務がありますか？」「A.請求書などに記載されている日付、取引先、金額などの取引情報が記載されている書類は全て保管する必要がございます。今回ご連絡いただきました注文書、明細書、発注書、見積書、領収書にはおそらく取引情報が記載されているかと思いますので、すべて保管対象となります。」とありますが、見積書は見積依頼をして初めて受領する書類であるという認識でしたが、見積依頼しなかった場合でもダウンロードができる場合は電子的に保管が必要ということですか。

たのめーるで受領する見積書の仕組みが分からず恐縮ではございますが、仕組みとして見積書を受領しているということであれば、保存が必要になるかと存じます。

注文書や注文請書を取り交わさずにメール本文のみで顧客と取引しています。 取引情報として金額や希望納期などの記載は無く、「商品名」、「数量」のみ記載されたメールをもとに商品の手配を行えばそのメール本文は注文書として電子保存の対象でしょうか。また、そのメールに対して「納期」を記載して返信すれば注文請書として電子保存の対象でしょうか。

メール本文に金額や希望納期の記載がなくとも、そのメールをもって発注をしているということであれば、注文書としてメール本文を電子保存の要件に沿って保存する必要があります。「納期」を記載して返信したメールについては、貴社として注文請書として扱っているのであれば、こちらのメールについてもメール本文を電子保存の要件に沿って保存する必要があります。

ネット取引時の注文書、発注書、見積書、請求書、領収書は電子保存が必要と国税庁Q＆Aでも書かれています。当社では現在、請求書と領収証は紙で保存していますが、他証憑については経理では不要のため保存対象外とし、受領することはあっても請求書と領収証受領後は廃棄しています。このような場合、電帳法の観点でも注文書、発注書、見積書は保存は不要でしょうか。

前提として、注文書・発注書・見積書は、法人税法により7年、ないしは10年の保存が義務付けられております。そのため、受領する取引関係書類（注文書、発注書、見積書、請求書、領収書など）は法人税法上、保存していただく必要があります。その上で、これらの書類を電子データで受領した場合は、電子帳簿保存法の則り、電子データのまま保存する必要がございます。

①取引先から送付される支払通知書
１．会社印が押印されていないものが一旦速報という形で、メール添付されてPDFが送付される
２．その後会社印が押印されたものが郵送で到着する
２の郵送で届く、会社印が押印されたものが正式書類としているため、電子取引に該当しない認識ですが相違ありませんでしょうか？
②①が電子取引でない場合、電子データ情報として保存する場合は、スキャナ保存の要件に該当しますか？

①郵送で届く書類を正本としてやり取りされているということですので、そちらの書類は電子取引に該当しません。
②ご記載の通り、電子データで保存する場合はスキャナ保存制度で求められる要件に沿って書類を保管する必要がございます。

LINE本文で（添付ではなく）見積や受発注が行われる場合、メールに準じた保存が必要であり、スクリーンショットを保存することが必要という解釈でしょうか。それとも正式な書類でないので保存の必要はないのでしょうか。 LINE上のやり取りの例えとしては、 先方「ベニヤ1枚いくらですか」、当方「1000円です」 、先方「では1月31日に10枚納品してください」 当方「わかりました」、といった場合です。 このやり取りでは、取引先（LINE上の名前となりますが）、日付、金額が記載されております。が、正式な見積書や発注書ではない気がします。いかがでしょうか。

LINEでのやり取りはあくまで受注確定前であり、正式な受注は見積書・発注書の書類で確定するという認識でよろしいでしょうか。その前提であれば、同様の内容の見積書・発注書がありそちらで取引情報を確認可能なため、LINEの内容は保存不要であると考えられます。しかしながら、LINEのやり取りのみで注文を確定し、その注文に対して見積書・発注書を作成していない場合は、注文の証拠がLINEにしかないこととなります。その場合はLINEのやり取りを電子取引保存制度の要件に沿って保管すべきだと考えられます。

LINEやSNSで取引した内容も電子保存法の対象になりますか。またその場合は、どういった保存方法になるでしょうか。

見積書・発注書の書類ではなく、LINEやSNSのやり取りのみで正式な取引が確定する場合は、LINEやSNSでのやり取りを電子取引保存制度の要件に沿って保管すべきだと考えられます。保存する場合は、やり取りの内容をスクリーンショット等していただき、要件に沿って保存する方法が考えられます。

営業社員がお客様とLINEでやり取りすることが増え、LINEの文面でお見積価格をお伝えすることもあります。PCではメールの文面で回答してCubePDFでデータ化し保存出来るのですが、LINEの場合、スクリーンショットをしてまで対応する必要がありますか。また、他に良い方法がありますか。 (クラウド保存システムの導入は完了しています。)

見積書・発注書の書類ではなく、LINEのやり取りのみで正式な取引が確定する場合は、LINEでのやり取りを電子取引保存制度の要件に沿って保管すべきだと考えられます。方法としては、ご記載いただいているように、取引内容をスクリーンショットしていただき、保存システムに保存する方法が考えられます。

販売管理システム上で作成した注文書（発注伝票）を、Docuworks（PDFのようなもの）で出力し、文字入力や【至急】などのスタンプしたものを、ペーパーレスFAXにて送信した場合、このDocuworksの注文書を原本として「電子取引保存」が必要ですか。それとも、販売管理システム上でのデータで「電子帳簿保存」となりますか？

ペーパーレスFAXでの書類の送付は電子取引に該当します。そのため、Docuworksで作成された注文書を控えとして「電子取引保存制度」の要件に沿って保存が必要です。

改正電子帳簿保存法を総務部で対応しようと考えているのですが、電子で授受した請求書は総務部で把握できますが、見積書や注文請書は営業部で発行しているため総務部では把握できません。そこで見積書や注文請書を電子で授受した場合、総務部管轄のメールアドレスに転送してもらい、それをもとに総務部でシステムにアップロードしようと考えております。改正電子帳簿保存法において、この運用は問題ありますでしょうか。

ご記載いただいた対応方法で問題ありません。

お客様から「以前購入したものと同じものを同じ数量で注文する」と電話で受けたことで受注が成立した場合、この取引において初めて発行する書類は納品書となります。この時の受注までの流れ(電話)は、保存対象なのでしょうか。対象であれば、どのようにすればよいのでしょうか。

電話による取引は電子取引ではございません。そのため受注までの流れを保存する必要はございません。

システムで見積書を作成したあと必ず紙で出力して手渡しています。システムから日付、取引先名で検索できるのですが、2枚出力して1部を紙で保存する必要がありますか。

見積書を、はじめからご自身でパソコンなどで作成している場合には、保存要件を満たしていれば、電子データの保存のみで問題ありません。

電子で受け取った見積書は受取ったままの状態で保管しないといけないのか ダウンロードし、PDFに文字を書き加えて保存または一旦印刷し、手書きで打合せ内容等を書き加えスキャンしたものを保存してもよいのか。

電子データで受領した見積者は、紙に印刷するのではなく、受領したものをそのまま保管する必要があります。まずは原本のファイルをアップロードしたうえで、クラウド会計ソフト（勘定奉行クラウドなど）の「備考」欄等を使用し電子データとメモ書きをセットで保管するか、ファイル名に追記するなどしていただくなど、対応の変更を検討頂く必要があります。

電帳法についてです。 エクセル等で作成した見積書を印刷→押印→スキャンしてPDF化→メール添付し送信した場合、 電子データで送信していることから、電子取引の対象として考えればよいでしょうか？ 一旦印刷し紙となっていることから、紙の扱いでいいのでしょうか？

電子データで送信しているため電子取引の対象となります。

仕入商品の発注書をメール送付しているのですが、毎月かなりの件数になります。（メール送付のみで、紙での送付はしておりません） この場合、メールに添付されている発注書や、メール本文に記載された発注内容が電子保存の対象になる認識で間違いないでしょうか？ データが多量のため、業務工数がどうしても増えてしまうと思われます。対策はあるのでしょうか？

メールに発注書を添付している場合はそのPDF等を要件に沿って保存する必要があります。添付している書類がなく、メール本文に記載した発注内容のみで発注が確定する場合は、メールをスクリーンショットする等して、要件に沿って保存する必要があります。発注書を発行する際に、そのシステム内で発注書の控えも自動保存されるシステムなどをご利用頂くことなどで業務工数を増やさずにご対応いただく等の対応方法が考えられます。

相手から受領した契約書で、電子データで届いたものは電子保存をするのですが、両社の捺印や割印が押されているので、表示は捺印の部分はスキャナ保存し、それ以外の部分は電子データでと組み合わせて保存をしたいのですが、そのような保存方法は可能でしょうか。また、この方法以外に適した保存方法はございますでしょうか。

捺印や割印が押印された電子データを受領しているという認識でよろしいでしょうか。その場合は、一度印刷しスキャナ保存することは認められていないため、電子データのまま要件に沿って保存いただく必要があります。

お客様専用の注文請書が注文書と併せて電子で届きます。この注文請書を印刷し、日付け(請け日)を記載し社印を押印後PDFにして電子で送付していますが、印刷前の注文請書も電子保存が必要なのでしょうか？送付した注文請書のみで大丈夫なのでしょうか？

注文請書は注文者が発行した注文書に対して受注者がその注文を確かに受理したことを示すために作成する書類なため、送付した注文請書の保存のみで問題ないかと存じます。

予算取りのための見積書や参考見積りを電子で送付した場合は電子保存をしなければなりませんか？確定取引として扱わないかと思うので電子保存は不要でしょうか？

見積書は、それぞれの見積金額が確定データとなるため、最終的に合意した見積書のみを保存するのではなく、全ての見積書を保存する必要があります。なお、見積書の記載に誤りがあった場合に修正してもらうときは、その誤った見積もりが確定データとなっていないため、確定データである訂正した見積書のみを保存することが認められると考えられています。

官庁関係の見積書・納品書・請求書は日付け空欄で発行指定があります。電子でのやり取りを行った際の保存で、取引日の記載はどのようにしたら良いのでしょうか？

基本的にはその電子取引データの授受の基となる取引が行われた年月日を記載いただければ問題ないかと存じます。なお、年月日の取扱いは各課税期間において自社で一貫した規則性を持って管理する必要があるため、電子取引データの授受の基となる取引が行われた年月日を取引日として保管すると定めた場合は、その課税期間中はそのルールで保管してください。

受注確定が前提の見積書について、弊社が作成する見積書の有効期限と取引先の社内処理の関係で取引先から作成日が空白の状態の見積書を求められます。このように日付が空白のままメールで送る場合、保存に必要な取引日はメールの送付日とし、その取引日の証明としてメールを送る際のメール本文も電子保管を行おうと思いますが、よろしいでしょうか。

問題ないかと存じます。受領した書類の取引情報を、別の電子データで補完する場合等には、二つともを保管していただくことで要件を満たすことが可能です。

見積書を先方担当者へ電子メールで送付した後に、先方の購買担当者から正式な見積依頼が入ります。先に送った見積書に依頼No.を記載し購買担当者へ電子送付いたしますが、先に送った見積書も電子保存が必要なのでしょうか？この会社は必ず購買を通す取引きとなっています。

見積内容が同一で、依頼No.を追記しているだけの場合は、依頼No.が記載されている見積書の保存だけで良いかと存じます。その間に価格交渉などがあり、見積内容が異なっている場合は、2枚とも保存が必要になります。

お客様専用システムを利用して見積依頼が入ります。システム内に項目等が既に入っており、金額・納期を入力し、弊社専用見積書も添付資料として添付しています。保存対象となるのは入力した金額・納期だけでなく添付した見積書も含まれるのでしょうか？弊社の見積書のみで良いのでしょうか？

作成された見積書を添付され、システムを使用して相手にご送付されているとのことですので、その見積書を保存要件に沿って保存することが必要となるかと存じます。

ある1社と取引の全てをメールでやり取りしています。発注メール受信→問題なければ手配し、受信したメール内の納期記入欄に入力して返信します。商品を納品後、納品完了メールを送信し、検収完了メールを受信して終わりとなります。これらすべてのメールに保存の義務があるでしょうか。

取引に関して授受する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に、通常記載される事項（取引先、日付、金額等）がメールに記載されている場合は、そのメール自体をスクリーンショット等し、電子取引の保存要件に沿って保存する必要があります。そのため今回の場合は、すべてのメールが保存対象となるかと考えられます。

お客様から注文書・検収書が、取引先からは見積書が添付されたメールを受信します。文面に添付データと同じ内容が記載されている場合はメール・データとも保存義務があるように思いますが、そういった文面ではない場合（添付データをご確認の上ご回答ください、など）、データの保存だけでよいのでしょうか。

添付データとメールの文面が同じ場合は、メール文面に関わらず、添付データを要件に沿って保存いただければ問題ございません。

弊社は電気工事会社で、現場作業員各々が材料を注文をしておりますが、注文の仕方が紙（FAX）、メール（注文書添付 or メール本文ベタ打ち）などバラバラです。そのような場合、同じ注文先に対して注文書（控）の保存方法が紙、スキャナ保存、電子取引というように異なる形態（運用）でも問題ないでしょうか？

混在していても問題ないかとは考えます。但し、事務処理規程等で、どの場合にどの保存方法となるのかを予め定めていただく必要はあるかと存じます。

取引先から送付される伝票（納品書）は、郵送の時代からですが、メールやＷｅｂの時代になっても１週間分などをまとめて送付してくる場合が多いのが実情です。そうした場合、国税のＱＡを見ると、１枚ずつに分割して各々の伝票の日付・金額を検索キーとして入れるか、まとまったファイルのまま、全体の日付（受取日？）・合計金額を検索キーとして入れるかの何れかのような回答がありました。前者は枚数が多いと分割の作業に加え個別入力の手間もばかにならないし、後者は合計金額を足し算する手間も掛かります。特に後者の全体の日付と合計金額など入れて何の意味があるのかと首をかしげたくなります。折衷策として、ファイルを分割はせずに、各伝票の日付と金額を入力して検索簿になるデータを作成して１つのファイルに紐付ける、という方式にしようと思いますが、問題はないのでしょうか？

索引簿になるデータを作成していれば問題ないかと存じます。税務調査の際には、帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、関連する帳簿から、関連証憑を見つけ出すことができれば問題ないと考えます。また、下記条件を満たす際は、検索要件は不要となりますので、こちらも併せてご参考ください。

【検索要件が不要になる条件】

①売上高が5,000 万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

単にメールで製品の購入を依頼した場合は、発注行為とみなされ、メールの電子保管が必要になるのでしょうか？請求書と納品書を受領し、保管していれば取引の証憑としては必要十分と考えられるのでしょうか？

メールのやり取りのみで注文を確定し、その注文に対して発注書を作成していない場合は、注文の証拠がメールにしかないこととなります。その場合はメールのやり取りを電子取引保存制度の要件に沿って保管すべきだと考えられます。

弊社では通常、納品書や請求書の原本は紙で発行をしています。しかし事前に納品書を確認したいという依頼がある為、原紙を送付する前にメールで送付する場合があります。メールで送っていても客先へは必ず紙の原紙を送っています。この場合メールに添付している納品書は電子取引の保管対象になるのでしょうか？

紙を正本としてやり取りをしているということであれば、メールに添付している納品書は電子取引の対象にはなりません。

電子で受け取った見積書の内容を紙に出力し、手書きで精査し、双方合意の契約金額を決めている（再提は、出ない）。その場合の必要保存データ方式は？ 見積査定を行ったのち、最終的な確定版の見積書は双方同じものを持たなければならないか。

見積書は、前の見積金額を変更して、新たな見積金額として確定する場合には、各々の見積金額が確定データとなるため、最終的に合意に至った見積データのみを保存するのではなく、各々の見積データを保存する必要があります。以上のことから、電子で受領した前の見積書は電子取引となり、電子データで要件に沿って保存、変更後の見積書は紙で保存する必要があると考えられます。なお、変更後の見積書は発行されないとのことなので、発行側は保存義務はありませんが、双方の認識齟齬防止の為にも、変更後の見積書は双方が保持しておくべきかと存じます。

工事見積内容の査定を行うため、取引先からEXCELデータで内訳を提出してもらっています。 そのデータを基に弊社査定額を併記し、保存しています。 合わせて見積書の表紙部分のみ社印押印したものを別途紙で受け取り、双方の合意額を弊社側で手書きで訂正追記し、PDFにしています。この２つを以って工事発注の社内決裁を受けるのですが、この場合、どの書類をどの形で保存するのが良いのでしょうか。

内訳が記載されているExcelデータは、取引に必要な取引情報の一つかと存じますので、電子取引として保存が必要だと考えます。見積書は紙で受領し、手書きで追記しているとのことなので、紙で保存、ないしは任意でスキャナ保存を行っていただけます。今回の場合はPDF化されているということなので、スキャナ保存制度の要件に沿ってPDFを保存いただければ問題ないかと存じます。なお見積書は、交渉により前の金額を変更し再見積している場合は、それぞれの見積金額が確定データとなるため、最終的に合意した見積書のみを保存するのではなく、全ての見積書を保存する必要があることをご留意ください。

お客様から見積作成依頼を受けた時は、仕入業者様にと金額の問い合わせの回答をメール、FAXにて回答を頂いております。各仕入先から頂いた金額にて見積を作成していますがその中間作業の問い合わせの金額に対しても保存は必要ですか？ 依頼見積もりと、提出見積もりの保存で大丈夫ですか？

見積書は、作成ないしは受領した見積書対して保存義務がございます。「中間作業の問い合わせの金額」というものが、見積書に該当するような内容なのであれば保存が必要かと存じます。

見積書／注文書／納品書／発注書で質問がありました「エクセル等で作成した見積書を印刷→押印→スキャンしてPDF・・・」の取扱いですが”電子取引”との回答でしたが、国税庁QAに電磁的記録で保存できる国税関係書類は「自己が一貫して電子計算機を使用して作成」と定義されています。 このため、押印前の電子データを保存すると”電子取引”として電子保存が必須となりますが、当該質問事例は、”電子帳簿等保存”の区分となり、電子保存は任意と認識してますが、認識違いでしょうか？

電子取引とは、電子データを用いて取引情報を交付又は受領することを指します。具体的には、取引上発生する請求書や注文書、契約書、領収書、見積書などを電子データでやり取りすることです。今回の例では、電子メールで取引先に見積書を交付しているため、電子取引に該当し、電子データでの保存が必要となります。

保存しないといけないものに「送り状」があります。 これは運送会社の「送り状」のことを指しているのでしょうか。 その場合、出荷個数が多くても1つずつ、全ての「送り状」のデータを保存し、 「日付」「金額」「取引先」を入力して保存しないといけないのでしょうか。

一概に運送会社の「送り状」を指しているわけではありませんが、その書類の中に金額や配送予定日、配送元、届け先住所等が記載されている場合は、保存が必要であると考えます。この「送り状」を送り状発行システム等を使用して電子データで発行している場合は電帳法に沿って保存が必要となります。

電子部品商社の営業をしております。電帳法に対する、見積書類の保管について教えてください。当社では電帳法に対応すべく専用サーバーを設けました。営業が日々の活動の中で、注文にならない見積依頼がメール本文や添付Excelで多数来ます。全てをPDFにするのは大変なので、送信したメール（添付Excelを含む）をそのまま専用サーバー へ保存を考えております。専用サーバーへそのまま保存するので、添付Excelは改ざん出来ない認識です。 勿論、正式見積書の要求が有れば見積書（PDF）にて対応しております。＊保存したメールには日付、お客様名、NO、対応者を記入するので履歴管理は出来ております。添付物を含む、メール保管で大丈夫でしょうか？

そのメールを探し出すことができ、Excelも開くことができるのであれば、ご記載いただいた方法で問題ないと考えます。ただし、専用サーバーへ保管することが、訂正削除ができないシステムへの保存と認められるかは明言されていない為、訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定は必要かと考えます。

納品書、請求書が一体になった証憑書類が、 更に複数枚まとめたPDFとして送付されます。例 １つのPDFに、№１、№２、№３の案件がまとまっている。分割しないまま、システムに №1として1件 №2として1件 №3として1件 同じPDFを別のものとしてシステムにアップロードしても差し支えないでしょうか？ 中身に該当ではないPDFも含まれるため、認められないでしょうか？

該当のPDFを探し出すことができるのであれば問題ないと考えます。

相手が押印した契約書をメール添付にて受領、それを印刷した契約書に弊社が押印することで契約締結とする場合、電子で受領した相手押印のみの契約書も保存が必要でしょうか。

契約書は、両者の意思表示が示された（締結された）ものを保存する必要があります。両社の意思表示がされたものが紙であれば、紙を保存すれば問題ありませんが、電子で意思表示がされているのであれば、電子での保存が必要となります。以上のことから、保存すべきものは相手先と取り決めをしている契約締結の方法によるかと存じます。

「見積書/注文書/納品書/発注書｜専門家がみんなの疑問を解決！Q＆A｜電子帳簿保存法 徹底対策サイト」のQ＆Aを拝見した中に、《保存した見積書は請求書と紐づけないといけないのでしょうか》という問いに対するお答えとして《見積書と請求書を紐づけておく必要はございません・・・（中略）・・・関連する帳簿と同じ金額や取引先で、見積書と請求 書がそれぞれ検索することが出来れば問題ないと考えられます。》と回答されていますが、これに関して下記の３点をご教示いただきたくお尋ねいたします。

①そのご回答の根拠法令名と条文をお示しいただけませんでしょうか？

②弊社では、見積書は営業担当者が発行して客先に送付し、請求書は経理が発行して請求先に送付しており、それぞれの作成部署で控えを保存しています。経理が両方を保管する必要は無い、との理解でよろしいでしょうか？

③発行済見積書成約分のPDFデータは客先からの注文書データ（PDFデータまたはFAX受領分の画像）と共に営業部門か営業管理システム上で作成する対象商談明細に添付しており、その明細は添付ファイルも含めて経理担当者も随時確認することが可能です。この状態から「関連する帳簿と同じ金額や取引先で、見積書と請求書がそれぞれ検索することが出来ている」と判断して良いでしょうか？

①不要と定める法令が存在しているわけではなく、電子帳簿保存法の要件として、一連の取引であることを特定することは求められておりませんので、ご提示できる条文がございません。電子取引において、データの保存要件を満たしているかという観点ではそのような紐づけ等は特段必要ないため、先述の回答になっております。しかし、実務においては、請求書と見積書が紐づいていれば探し出しやすいかとは考えます。また、スキャナ保存制度においては、「スキャン文書と帳簿の相互関連性」が求められており、重要書類は帳簿と関連付けて保存する必要があります。そのため、スキャナ保存制度においては請求書は帳簿との関連付けが必要です。しかし、見積書の帳簿との関連付け、請求書と見積書の紐づけはスキャナ保存制度においても求められておりません。

②経理が保管対応をする必要はありませんが、税務調査等の際にデータの提示はできるようにしておく必要はあると考えます。

③他の電子取引の保存要件を満たしているという前提のうえで、ご記載いただいている状態であれば「関連する帳簿と同じ金額や取引先で、見積書と請求書がそれぞれ検索することが出来ている」状態になっていると考えます。ただ、営業管理システムで確認できる書類が注文書なのであれば、「見積書と注文書が確認できる」状態だと言えるかと存じます。

電帳法にある「送り状」とは、宅配事業者サイトで作成した発送データも含むのでしょうか。 また、仮に保存する場合は、当該データは「運賃請求明細」にて代用できるのでしょうか。

前提として「送り状」は、法人税法や所得税法で保存が定められているものとなります。その上で、ご記載いただいている発送データが、運送物品の種類、数量、運賃、発地、着地等運送契約の成立の事実を証する事実が具体的に記載され、貨物運送引受けの証としているものなのであれば保存が必要になります。これらの情報を「運賃請求明細」にて補完することができるのであれば代用できるものと考えます。

見積書と注文書の金額が異なる場合があります。この場合、口頭で金額変更を了承することがあり、メール等で経過を残すことができません。税務署より問い合わせを受けた際、この点を説明できれば差し支えないでしょうか？

大変申し訳ございませんが、法律で明言されていない部分になりますので、その説明ができれば問題ないと言い切ることはできかねます。対応可否については所轄の税務署にご確認ください。

保存方法について
１．Excelで作成した見積書などをExcelのまま保存することは可能でしょうか？ 改ざん防止等の手立てが出来ていればOKとも読み取れるのですが、実際はどうなんでしょうか
２．社印や検認の押印のため一旦印刷しPDF化したものをメールで送付した場合の保存方法について、①印をついた後、スキャンしたPDF（客先に送ったもの）の状態で保存、②ExcelをPDFとして保存（ExcelをPDF化したので印はない状態）、③１．の問いがOKだとした場合Excel保管でよい、④①～③いずれの方法でよい
３．システムから発行される帳票について生産管理システムを使用して、注文書・請求書等の書類を発行しています。締め処理が終わった後はロックがかかり修正できない状態となる場合、送付した帳票をPDFで保管していなくても 　データベースへ保存されているデータの状態で法対応できますか。

１．Excelで作成した見積書等は、印刷して郵送する場合、印刷後に追記等を行わなければExcelのまま保存して頂けます。保存の際は、電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係の電磁的記録等による保存等の要件に沿って保存してください。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問７、25＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-1.pdf
２．取引先への送付をメール（電子データ）で行っているため、電子取引に該当します。
印鑑の情報が、取引情報の追記等でない限りは、記載した取引情報のすべてが変更されるおそれがなく、合理的な方法により編集された状態で、電子取引の保存要件に沿って保存されていれば可能①～③どのデータの保存でも良いと考えます。なお、③Excel保管の場合は、税務調査の際には、実際に先方へ提供したフォーマットに出力して確認する必要がある可能性もありますのでご留意ください。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問15、41＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf
３．発行する請求書等データに記載の内容が、送信データの元となる請求者等情報データベースから自動的に出力されるなど、記載した取引情報の全てが、変更されるおそれがなく合理的な方法により編集された状態で、電子取引の保存要件に従って保存されたものであると認められる場合は、そのデータベースにおける保存が可能です。対応可否の詳細についてはシステム会社にお問い合わせください。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問41＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

お客様から電話で注文を受けた営業担当者が、出荷部門にメールでお客様名・商品名・発注数量・納期のメールを送信した場合、出荷部門で受信したメール本文は電子取引として保存しなければならないでしょうか。社内事務連絡として保存しなくても良いと判断しても差し支えないでしょうか。

ご認識の通り、社内連絡のメールは保存対象に含まれないため、保存対象ではございません。

電子データで見積書の提示があり、査定により双方合意の額を手書きで訂正記載した見積書の対応取り扱い方法についてご相談です。 当初の電子データ見積書は要件に沿って保存しますが、「データの訂正、削除を行った場合に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用」する電子取引対応オプションのある社内使用システムでの手書き訂正後の見積書（タイムスタンプなしのスキャナ取込PDF、Excel等）の添付保存をすることで要件を満たせますか？

社内システム上で電子取引の保存要件に沿って保存できるのであれば問題ありません。

Q.売り先からの注文書などの書類は、売り先のPCで作成⇒紙に出力⇒社印を押す⇒完成した書類をスキャンPDFにして弊社にメール添付で送付。という流れになっております。弊社はPDFで受け取っておりますが、相手方は一度紙にしたものをPDFにしております。PDFをどのように保管するの正しいのでしょうか。このような場合、紙で受け取ったという認識にすべきでしょうか？ご教示の程、宜しくお願い致します。
A.PDFで受領をされているため、電子取引としてみなされます。そのため、電子取引に求められる要件に沿ってPDFを保管する必要があります。このようなQ＆Aを拝見しました。この場合、「相手方」の書類の保存方法はどうなりますか？（PCで作成⇒紙に出力⇒社印を押す⇒完成した書類をスキャンPDFにして弊社にメール添付） 電子取引としての保存になるのでしょうか。

PDFを取引先に送付しているため、この場合は「電子取引」に該当します。

注文書をメールで送付。納品時、納品書の金額と注文書の金額の相違があった（単価変更があった等）。納品書が正しい情報。この場合の注文書発行側はどのような対応が望ましいのでしょうか？

金額を修正した注文書を再発行し、電子データで送付しているということであれば、再発行の注文書を電子取引の保存要件に沿って保存してください。

弊社はオンラインショップですが、運送会社の送り状発行システムを利用して送り状伝票を作成しています。伝票データを運送会社に転送するので電子取引に該当すると思うのですが、お客様の氏名、住所、電話番号、代引金額のみですがこちらもCSV保管する必要がありますでしょうか？必要がある場合は、1ヶ月まとめで保管しても良いでしょうか？

運送会社との取引になり、保存する必要があると考えます。1ヶ月分まとめての保存で問題ありません。一つの電子取引データに複数の取引がまとめて記録されているような場合、検索要件の項目は、各課税期間において自社で一貫した規則性を持っていれば、その電子取引データに記録された取引金額の合計額を用いることができます。なお、合計額で検索できるようにしている場合は、取引の日付ではなく、電子取引データの発行又は受領の年月日で検索できるようにしておく必要があります。

取引先より月に一度、その月の納品書（複数枚）が1つのPDFで届きます。 その場合、保存名に金額を入れることができないのですが、PDFを分割して1枚ずつ名前を付けて保存しないといけないのでしょうか。 元のPDFデータの合計金額を名前に入れれば良いのでしょうか。 宜しくお願い致します。

合計金額でそのファイルを検索することができ、そのうえでそのファイルの中で該当取引を検索できるということであれば1ファイルでファイル名に合計金額を入力する措置でも条件を満たすと考えられます。一定の条件のもとで電子データの検索要件が不要になる場合がありますので、合わせてご参照ください。

【検索要件が不要になる条件】
①売上高が5,000 万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

注文書と納品書、現品票が一体になっている書類を受領しています。納品時、弊社ではない仕入先より直接配送されるため、納品書と現品票は配送先より添付されて 客先へ届けられます。客先はそれを書類として保存すると推察できますが、弊社は納品日が書かれた書類を受領できません。仕入先の納品書で出荷確認をしています。この場合、注文書時点の何の記載もない納品書を、納品書として注文書とは別に保管する必要はあるでしょうか？

納品書として必要な事項が記載されているのであれば保存が必要と考えます。

①「取引先からメール（PDF）で受け取った注文書」②「①に返答（金額・納期回答など）をPDF上で書き加え、メールで送った書類」この場合は①と②両方とも電子保存対象だと認識していたのですが、これは二重保存になるのではないか、と営業から質問がありました。どちらか片方のみの保存でもよいのでしょうか。

金額や納期回答を追記した返答が、注文請書という扱いなのであれば保存が必要であると考えます。

メールや見積依頼（加工が可能かなど）→相手から見積回答受信（可否や金額の回答）→発注 という流れの場合、見積依頼の段階では金額等記載が無いのですが、その場合でも見積依頼のメールは保存が必要でしょうか？ また、依頼した結果、加工不可の回答で金額が無い場合でも保存対象となるのでしょうか？

見積依頼の段階で、通常見積書に記載される内容が記載されているのであれば保存が必要であると考えます。

現在は、EDIでの操作に入る前に、契約内容、見積書記載内容の調整を完了させたうえで、実際の取引確定はEDI上でおこなっています。 EDI上の登録は、「事前に取決めした見積参考資料に基づく契約内容、条件での見積である」として、EDI上では事前に取決めした金額、日付等入力して、確定操作のみをおこなう場合、 「事前に取決めた見積参考資料」は、電帳法の保存対象になるでしょうか。なお、「事前に取決めた見積参考資料」は、メールやクラウド上の文書授受サービスでやり取りしています。

ご記載いただいている「見積参考資料」に、通常見積書に記載される内容が記載されているのであれば保存が必要であると考えます。

客先より、納期の希望があって納期空欄で発行依頼されることがあります。 取引日も記入する欄がなく、納期も空欄で発行しなければならない場合、 取引日は発行した日付を入力すれば電帳法要件を満たすといえるでしょうか。

ご記載いただいている通り、発行した日付を入力いただければ問題ないかと存じます。

電子帳簿保存法で取扱する書類の保存方法はある程度、理解してますが、見積書の取扱に苦慮してますので、ご教示 して頂ければ助かります。（対応できるシステムは導入しており他の書類は対応できる環境ではあります。） 所定の書式のものに記載したものや上長のサインしたものをメールで取引先に送っていれば電子データの扱いになり 保存の対象になるのは理解してます。しかしながら、商慣習で取引先から見積依頼という書類に商品名、数量、定価 が記載されたものに掛率を書込んだ書類、数量の記載がなく1枚あたりの単価を書込んだ書類、カタログをコピーし 掲載している商品に○を表示した書類などの見積は、必須条件である金額が表示できない場合が多々あります。 大多数が上長のサインが無いのが現状です。ファックス（保存できないタイプ）で対応していれば電子データでの保存義務は発生しませんが、メールで送っていると電子データとして保存しなければならないのでしょうか・・・・・？ 社内ルールで見積書の保存要件（するしない）を決めれば認めてもらえるのでしょうか・・・・・？ （所定の書式で記載した文面で対応した書類のみ、メールしたものを保存するような） ベターな対応方法をご教示いただければ助かります。

見積書に通常記載される取引情報が記載されているのであれば保存が必要となります。記載すべき金額がない電子取引データについては、「取引金額」を空欄又は０円と設定するように定められておりますので、金額の記載がないだけで保存の必要がないとは判断できないように考えます。具体的な受領する形式に応じた保存の必要性などは、恐れ入りますが顧問税理士にご相談ください。

①見積書作成は弊社の販売管理で行っており、検索可能ですが（金額での検索はできません）、それをPDF化しメール送信した場合保存は必要でしょうか？販売管理に保存されていれば保存しなくてもいいものでしょうか？
②一部お客様でPDFで請求書発行を希望されメール送信していますが、販売管理上に保存されていてすぐに検索可能です（これも金額での検索はできません）その場合は、PDFの保存は必要ですか？

発行する請求書等データに記載の内容が、送信データの元となる請求者等情報データベースから自動的に出力されるなど、記載した取引情報の全てが、変更されるおそれがなく合理的な方法により編集された状態で、電子取引の保存要件に従って保存されたものであると認められる場合は、そのデータベースにおける保存が可能です。なお、税務調査の際には、実際に先方へ提供したフォーマットに出力しての確認を求められることもございます。

＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問41＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

しかしながら、データベースでの保管においても金額での検索は必須となります。検索要件を満たすことができない場合は、検索条件が不要になる下記条件を満たすようにしてください。

【検索要件が不要になる条件】
①売上高が5,000 万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

顧客オリジナルの受発注システムを利用した場合、客先からの①注文書・②納品書請求書・③受領書が1度にダウンロードされます(①～③の3枚を1つのＰＤＦデータとしてダウンロード)。 ②③は紙で出力し、納品日、会社印を捺印たものを提出となります。 この場合の保存方法は、①②③をわけなければいけないのでしょうか。 まとめて注文受けとしてもいいのでしょうか。

客先から注文を受けた場合の前提ですと、注文書は受領するものなので、データで保存。納品書請求書は本来貴社が発行する書類となるので、押印したものを保存。受領書は貴社が発行する書類という扱いなのであれば、納品書請求書と同様の扱いとなるかと存じます。

現在、①注文書をExcelで作成、②そのファイルを紙出力し上司の決裁を得る、③決裁を得た注文書(紙)をスキャナでPDF化し取引先へ送信しております。この場合、電子データとして保存する必要があるのは①②③どの時点のものでしょうか。 また、①PDFで受領した見積書を紙出力し、②その紙に決定した金額を自署し、上司の決裁を得ております。電子データとして保存するのは価格決定前の①でしょうか、②でしょうか。②だとしたらスキャナ保存となるのでしょうか。①②ともに必要がない場合は、決定金額の見積書を取引先より再度入手しなければならないでしょうか。質問が2つになりましたがご教示くださいませ。

注文書について、基本的に③を電子取引の保存要件に沿って保存が必要ですが、②において情報付加がされてないのであれば、①を電子取引の保存要件に沿って保存していただいても問題ありません。なお、①の保存の場合は、税務調査の際に、実際に先方へ提供したフォーマットに出力して確認が求められる可能性もあります。見積書について、①は電子データで受領しているかつ、見積書は最終決定したもの以外も確定データとなるため受領したPDFを電子取引の保存要件に沿って保存する必要があります。見積書は最終決定したもの以外も確定データとなるという前提から考えると②の保存も必要となり、紙で保存するか、スキャナ保存制度を活用して電子データで保存するかというご対応になるかと存じます。

弊社では見積書（一部 請求書もあり）をエクセルで作成し、データをPDFへ変換し電子メールにて相手先へ送信しております。この場合、保存するデータはメールに添付したPDFのデータでしょうか。それとも、エクセルで作成したデータでも問題ないのでしょうか。

発行する見積書等データに記載の内容が、送信データの元となる見積書等情報データベースから自動的に出力されるなど、記載した取引情報の全てが、変更されるおそれがなく合理的な方法により編集された状態で、電子取引の保存要件に従って保存されたものであると認められる場合は、そのデータベースにおける保存が可能です。なお、税務調査の際には、実際に先方へ提供したフォーマットに出力しての確認を求められることもございます。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問41＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

①excelファイルで作成した発注書をPCから直接FAXで送信しているのですが、こちらは保存の対象になりますか。 対象となる場合、ファイル形式はexcelのままでよいでしょうか。
②発注後、発注先より回答書がFAXで届くのですが、こちらの書類は保存の対象でしょうか。（FAXはPC上で確認）
③保存のファイル名は年が必須でしょうか。フォルダで年ごとに分けてもよいでしょうか。

①保存の対象となります。発行する発注書データに記載の内容が、送信データの元となる発注書情報データベースから自動的に出力されるなど、記載した取引情報の全てが、変更されるおそれがなく合理的な方法により編集された状態で、電子取引の保存要件に従って保存されたものであると認められる場合は、そのデータベースにおける保存が可能です。なお、税務調査の際には、実際に先方へ提供したフォーマットに出力しての確認を求められることもございます。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問41＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf
②保存の対象となります。
③フォルダに年ごとに保存するということであれば、フォルダ名に年が入っていなくても問題ありません。

ふるさと納税の依頼時に取り交わされる委託業者からの「出荷依頼書」について教えてください。 弊社の品物をふるさと納税品として出しているのですが、購入者がいた場合委託業者から出荷依頼書がpdfで発行されます。 pdfの内容は納税依頼者の住所と商品の品番が記載されています。 こちらは電子取引に該当しますか？

出荷依頼書をもって出荷を行うかと存じますので、資金や物の流れに直結 ・ 連動する書類となり、本書類を電子データで受領する場合は、電子取引に該当すると考えます。

①注文書/納品書/納品書控　②注文書/納品書 ①②の2パターンで1枚の書式に収まっている書式で取引先より電子データで受領します。 このデータを紙に印刷し納品書部分のみを現物と一緒に紙で返送する場合、 納品書は控えとして新たに紙保存が必要でしょうか。（またはスキャナ保存） もしくは受領した段階の電子データのみの保存で問題ないでしょうか。 納品書には会社印押印の加筆があるものとします。

納品書については、印刷して押印している場合、納品書控えとして紙での保存、もしくはスキャナ保存が必要となります。なお、受領した段階の電子データについては、電子取引データとして保存が必要となります。

当社では、工場の部門間で社内取引が発生しています。 たとえば、治具製作を他部門へ依頼し、完成した治具を買い取って製造部門で使用しており、その際、金額提示などをメールで行っています。あくまで社内取引のため、最終的に社内売上は相殺消去しています。 このような社内で完結する見積書や注文書も電子取引データとして保存が必要でしょうか。

完全なる自社内でしか使われない文書については、電帳法上保存義務はないと考えます。

当社では一部製品の単価の算式をあらかじめ取引先と紙面での契約書で定めております（財務省貿易統計等の公表情報をこの算式に当てはめて計算します）。毎月この算式を基に単価を算出し、参考情報として取引先に対してPDFで単価通知を行っているのですが、このPDFは電子帳簿保存法の保存対象にあたりますでしょうか？

実際の取引で利用する金額を通知しているのであれば、取引情報として保存が必要と考えます。

メールやLINEなどの本文上での注文や見積りの場合、そのメール本文をPDF等で出力したもの・もしくはスクリーンショットを保存することを原則としております。　営業担当者から、そのPDFもしくはスクリーンショットではなく、メールそのものを実務者へ転送される場合があるのですが、この転送されたメールを前述のとおり保存することは問題ないでしょうか。（転送されたメールには、元のメール本文とそれを受け取った日時等の情報は載っています）

元のメールに記載されている情報が確認できるのであれば、転送されたメールを保存いただく方法でも問題ないかと存じます。

見積書・納品書が紙、請求書がメールでデータで届いた場合、紙の納品書等もデータ保管の必要はありますか？それとも請求書だけデータ保管すればよいのでしょうか？ 逆に、見積書・納品書がデータ、請求書が紙で届いた場合、見積書・納品書だけでもデータ保管が必要でしょうか？また、紙の請求書は紙の保管のみでデータ保管は行わなくても問題ないでしょうか？

原則として、受領した見積書や納品書、請求書はすべて保管いただく必要があります。データで受領した場合はデータで保存し、紙で受領した場合は紙またはスキャン文書としてデータで保存する必要があります。

電帳法対応クラウドを導入開始しています（取引日,取引先,金額で検索可能）。従来から見積書は社内専用システムで作成（pdfで作成される）後、取引先へ電子送付し、すべて専用ワンドライブに保存しています（取引日、取引先での検索が可能）。この場合、電帳法対応のため保存が必要とは認識していますが、電帳法対応クラウドへの保存も必要でしょうか？従来通りワンドライブへの保存だけで問題ないでしょうか？ また、見積書・注文書の保存対象として、①緊急のため未決裁で見積書・注文書を電子送付、②その後上長決裁印を押印した同一内容の見積書・注文書を電子送付、をしている場合、①が保存対象でよろしいでしょうか？、①②両方とも保存が必要でしょうか？（但し、金額・取引先名・日付等内容は①②同一です。）

専用ワンドライブにて、電帳法で求められる保存要件を満たすことができるのであれば、別途保存は不要と考えます。内容が同一で、上長決済印の違いのみということであれば、①のみの保存で問題ありません。

取引先からメールで送られてくる支払通知書の電子データ保存について質問です。 １つのPDF内に支払金額の総額が記載された書面と、商品ごとに金額が記載された明細書が複数枚含まれている場合、データ情報としては表紙の総額のみを登録しておけば宜しいでしょうか？ 総額ではなく商品ごとの明細書を1枚ずつデータ保存が必要でしょうか？

検索対象のデータとしては表紙の総額で問題ございません。商品ごとの明細書の保存については、不要と断言することはできかねます。

単価だけの見積があり、金額が入っていない見積書（電子データで受領した場合）は電帳法の保存対象となりますか。

保存対象となります。

単価×数量のみ記載の注文書（合計金額の記載なし）の場合、 合計金額を手計算し、登録するのでしょうか？ 注文書内には複数の商品が載っているため、算出するにはとてつもない工数が発生します。

記載すべき金額がないような電子取引データについては、「取引金額」を空欄又は０円と設定することで差し支えありません。ただし、空欄とする場合でも、取引金額が空欄であることを対象として検索できるようにしておく必要があります。 国税庁の一問一答においては、単価契約を例に上記対応で問題ないとされています。

お客様からの「注文書」をメールにて受け取り、その注文書に予定納期の記載及び弊社担当者の押印をした後にメールでお客様へ送付した場合の保存についてご教示お願いします。 注文書を受け取った時点では電子保存が必要かと思いますが、客先へ送付した注文書が「注文請書」に該当になるのでしょうか？それとも客先へ送付した書類を「注文書」として保存するのでよろしいのでしょうか？

ご記載いただいた内容からは、客先へ送付した書類は、「注文請書」となり、メールで送付しているため、電子データとして保存要件に沿って保存する必要があると考えます。

納品書をメールで取引先へ送付する場合、発送側の電子保存方法について質問です。 弊社システムは保存用件を満たしていない為、別途電子保存が必要ですが その場合、発行日に複数社宛の納品書をまとめてpdf出力したデータを保存することは可能でしょうか？ 検索用件を下記の通り担保する予定です。 日付：発行日（送付日）　金額：0　取引先名：なし　又は　発送した複数社の名前を列記

1つの取引先に対して複数取引があった場合に、検索要件に受領/発行日を用い、金額を合計金額にすることは認められています。しかしながら、ご記載いただいた内容ですと、複数の取引先との複数取引とのことなので、まとめて保存することが認められると断言することはできかねます。複数社宛ての納品書を1つのPDFにて作成することは問題ありませんが、検索要件は取引先ごとに確保する必要があるかと存じます。

電子取引の納品書は電子保存が必須なのでしょうか？ 弊社システムは保存要件を満たしておりませんが、納品書は都度（税表記なし）、請求書は月次で システムからデータ抽出した同様の内容で発行・作成しております。

納品書を電子データで取引先に送付しているということであれば、保存要件に沿って保存が必要です。

見積書をPDFで受け取りましたが、有効期限が過ぎてしまった為、同じ内容で再発行を受け注文に至りました。 この場合、先に受け取って有効期限が切れてしまった見積書の保管は必要でしょうか？

先に受け取った内容と後から受け取った内容が同一のものであれば、先に受け取った見積書の保管は不要と考えます。

電子取引保存において、契約書などをメールにて送信した側はそのメールまたは添付したファイルは保存対象ですか。 また、発注書ぜんとした発注書メールなどで、形式的に発注書は作成されてないですが、そのやり取りにおいて取引が成立するような場合はそのやり取りしたメールは保存対象になりますか。 ご教授いただければ幸いです。

契約書は最終合意した書類を送付しているということであれば保存対象と考えます。通常発注書に記載される内容がメール本文に記載されているということであらば保存が必要と考えます。

電子帳法保存法についてのご相談です。 弊社では、多数の取引先から納品書を受領し支払処理を行っていますが、電子データとして受領する納品書枚数が膨大なため、24.1月～の保存要件を満たす場合には支払処理を行う部署において非常に業務の負荷が発生します（従来は紙に出力し保存）支払処理後には弊社基幹システムから自動仕分データが自動作成されますが、納品書に代わって基幹システムから自動仕分されたデータを納品書として保存する事は可能でしょうか？（取引月、取引先、月別支払金額などの検索条件を担保した上で）

仕訳データは納品書の代替にはなりません。従来紙に保存していたのと同様に、その書類や書類に代わるデータを電子データで保存する必要があります。

注文書の取引年月日とは納入日ではなく注文が確定した日でしょうか。 納入日で登録してはダメなのでしょうか。 納入日の場合、１つの注文書に複数の日付分が含まれる場合は全ての納入日を記載して検索に引っ掛かるようにすれば問題ないでしょうか。 EDI使用の客先注文書の場合ですが、注文書はダウンロード出来ますが、システムで承認することで合意となります。 その場合は最初のダウンロードした注文書のみを保存したら問題ないでしょうか。

基本的には書面で取引情報を授受する際に当該国税関係書類に記載すべき日付となるため、注文書であれば、注文年月日となります。 なお、1つの取引先からの注文であれば、注文書の受領日と合計金額で検索要件を満たすことが認められています。システムの詳細が分からず恐縮ですが、内容が同一なのであれば、ダウンロードした注文書を保存すれば問題ないかと存じます。

注文書を発行した後に、注文書のキャンセルをした場合にキャンセル依頼を発行しています。注文書は一品一葉ではなく一覧になっていますので、その中の1点のみキャンセルをした場合はキャンセル依頼の保管は必要でしょうか?

その書類がないと証憑の内容を担保できないのであれば保存が必要かと考えます。

Excelで作成した見積書等の保存方法についてお伺いいたします。 見積書／注文書／納品書／発注書のQ＆Ａで、「Ｑ．２．社印や検認の押印のため一旦印刷しPDF化したものをメールで送付した場合の保存方法について、①印をついた後、スキャンしたPDF（客先に送ったもの）の状態で保存、②ExcelをPDFとして保存（ExcelをPDF化したので印はない状態）、③１．の問いがOKだとした場合Excel保管でよい、④①～③いずれの方法でよい Ａ．２．取引先への送付をメール（電子データ）で行っているため、電子取引に該当します。 印鑑の情報が、取引情報の追記等でない限りは、記載した取引情報のすべてが変更されるおそれがなく、合理的な方法により編集された状態で、電子取引の保存要件に沿って保存されていれば可能①～③どのデータの保存でも良いと考えます。なお、③Excel保管の場合は、税務調査の際には、実際に先方へ提供したフォーマットに出力して確認する必要がある可能性もありますのでご留意ください。」 とありました。①~③どのデータの保存でも良いとのことですが、「①印をついた後、スキャンしたPDF（客先に送ったもの）の状態で保存」する場合は、スキャナ保存の対応が必要になりますか。 弊社はスキャナ保存導入を考えていないため、もし①でスキャナ保存対応が必要になるならば、②で保存しようと考えております。

送付方法がメールのため、電子取引に該当します。

経理では、仕入先より仕入明細データ(PDF)をメールに添付して送っていただいたものを紙に印刷して内容の確認を行っています。送っていただいたPDFは電子取引として保存するつもりでいますが、確認のために印刷した紙を保管しておくのは電帳法では認められないでしょうか。また、仕入明細データ(PDF)の他に紙の請求書を郵便で送っていただいており、こちらは紙のまま保存しておくつもりです。この対応で大丈夫でしょうか。

電子データを紙で印刷して紙で保管するのは電帳法として認められておりませんが、今回は電子データを要件に沿って保存していただいているので、電帳法で求められる要件は満たしていることとなります。その前提のうえで、別途紙の保存を行っていただくことは問題ありません。また、紙で受領したものは紙での保存で問題ありません。

各部署より稟議書が提出される際、金額が分かる見積書などの書類が添付されます。 例えば、数か月に1度同じものを購入する為1度もらった見積書を使いまわしして添付されてきた場合、その見積書を毎回電子保存しなくてはいけませんか。しかも見積もり日から67日以上前の見積書となります。 そしてその見積書が単価の金額の見積りで、購入が複数個の場合、保存する金額欄は購入予定の額を入力すればいいのでしょうか。

社内のやり取りで使用する書類は電子保存の対象ではありません。その見積書は最初に取引先から受領した時に保存要件に沿って保存して頂ければ問題ありません。金額については、単価契約などの場合は、0円または空欄で検索することができれば問題ありません。

宿泊施設で働いています。お客様からメールにて、宿泊すると何円なのか金額が知りたいと問い合わせがありました。 例ですが、一人当たり大人が10,000円、子供が8,000円です。と送った場合このメール本文は保存が必要になりますでしょうか。 問い合わせの段階なので保存しなくても大丈夫でしょうか。

通常見積書に記載される情報がメールに記載されているということなのであれば、交付した見積書の控えとして保存が必要になるかと存じます。

弊社が名刺を注文する際に名刺会社が作成したシステムを利用して注文をしているのですが、注文を完了した際に注文書や注文請書が発行される訳ではなく、名刺会社から発行されるのは商品納品時の「納品書(紙)」と後日郵送される「請求書(紙)」のみです。 ①注文画面の画面コピー、②注文後の注文履歴画面の画面コピー、③注文後の注文履歴をダウンロードしたCSVファイル、以上3点のうちいずれかの保存は必要でしょうか？

注文書や注文請書が発行されないのであれば、①～③の保存は不要だと考えます。紙で受領している納品書と請求書を保存すればいいと考えます。

電子帳簿保存法で契約書のスキャンにて保存を検討しています。2年に1回更新を行っておりますが、前回の契約書(契約期間が切れたもの)は法律上の保存期間である7年以内であれば電子化しなければならないのでしょうか 契約書の背表紙に割印があります、ここのスキャンも必要でしょうか？

スキャナ保存を開始する前に締結した契約書の保存については、遡ってスキャナ保存いただいても、紙のまま保存いただいてももどちらで問題ありません。割印ふくめて契約書の役割を果たすかと思うので、スキャンが必要だと考えます。

見積書保存についてです。複数の項目で見積が届いた場合、保存する際の題名は合計金額で保存すれば良いのでしょうか。また、ウェブ発注等はどのように保存すれば良いのでしょうか。

複数の項目というのが、1枚の見積書の内訳を指すのであれば、合計金額で検索できるようにして頂ければ良いかと存じます。異なる取引条件で複数の見積金額が記載されているということであれば、下記リンクの国税庁の一問一答の問50をご参考ください。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問50＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

webサイトを使用して注文するということでしたら、そのサイトからPDFやCSV等がダウンロードできるのであればそのデータを要件に沿って保存してください。

物品購入の際、まず見積依頼をします。それに対し先方から①見積書と申込書がメールに添付されてきます。確認後、②申込書に捺印をして、メールに添付し送信します。納品された後、③納品書兼作業報告書と検査合格書がメールに添付されてきます。確認後、④検査合格書に捺印して郵送します。この場合、①と②の申込書は捺印前と捺印後の違いがあるだけで全く同じ内容となり、保存ファイル名も同じになります。申込書は①と②どちらも保存しなくてはならないのでしょうか。また、④で郵送している検査合格書は、③の捺印前の書類を保存すれば良いのでしょうか。そもそも検査合格書の保存が必要なのかもよくわかりませんので教えていただけないでしょうか。宜しくお願い致します。

①②申込書が注文書のような役割ということであれば、注文書は通常、注文者が発行する書類になるため、捺印後の書類の控えを保存いただければいいかと存じます。③ご記載いただいている検査合格書が、、商品を受け取った後に、その内容が注文内容に合致していることを証明するための書類なのであれば、保存が必要です。検収書は通常、検収者が発行する書類になるため、捺印後の書類の控えを保存いただければ良いかと存じます。郵送している場合は紙を保存すれば問題ありません。

電子メールで注文が来た場合にメール本文には「添付ファイルに記載している明細でお願いします」とあり添付ファイルの中は「注文書」とか「注文します」の文言はなく商品の明細だけが記載されている場合、電子データとして保存を行うのは"メール本文と添付ファイル"両方保存を行うのかそれとも"添付ファイル"のみ保存を行うのかどちらなりますでしょうか。

添付ファイルのみでは注文書と判別がつかないということであれば、メールと添付ファイル両方の保存が必要になるかと存じます。

弊社から取引先へ注文する際、FAX・メールを使用するケースが多いのですが、その場合弊社でも注文書は保存するべきでしょうか。それとも弊社は受領側ではないので、保存する必要はないでしょうか。

電帳法の、電子取引のデータ保存義務化は、受領のみならず発行側も保存が必要です。そのため、ペーパーレスFAXやメールを使用し、電子データを授受している場合は、そのデータを保存要件に沿って保存してください。

注文書の保存について質問です。 注文内容が変わり、注文書を再発行する場合があります。 この場合、元の注文書を変更箇所が分かる形で変更して再発行するのですが、発注日付は元の注文書の日付のままとなっております。 この注文書を保存するとき、（検索要件の）日付は元の注文書の日付のままで良いでしょうか？？ それとも再発行した日付にするべきでしょうか？ ご確認何卒よろしくお願いいたします。

原則再発行した日付になるかと存じます。しかしながら、注文書上では元の日付ということであれば、再発行においても元の日付で検索をすると、社内的に取り決めていただければ、元の日付での検索でも問題ないと考えます。

契約に至らなかった見積書も保存の必要があるか。 ウェブ検索をすると要否に関し両方の認識がありお尋ねするものです。

「事業の検討段階で作成された正式な見積書前の粗々なもの」であれば保存は不要です。この見解は、2023年12月に国税庁より公開された「お問い合わせの多いご質問」の追１に記載されております。従来は「最終版でない見積書もすべて保存が必要」というスタンスでしたが、上記により対応方法に変化があったため、WEB上でも要否の記載が分かれているものと考えられます。
＜参考：お問合せの多いご質問　追１＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023011-017.pdf

当社は基幹システムで作成した見積書を印刷し、会社印・代表者印を押印した状態で先方にメールしております。 基幹システムとメールで提出する見積書は会社印・代表者印の有無のみで中身は変わりません。 この場合、基幹システム上で該当する見積書を再抽出できる状態であれば、押印した見積書の電子データ保存は不要という認識で宜しいでしょうか。

問題ありません。ただし、電子取引で求められている保存要件は満たす必要があります。

仕入先から納品書がＰＤＦファイルで届きます。1案件１枚の納品書になるのですが、その納品書が案件分まとめて１ＰＤＦファイルで届くのですが、その場合どのようの保存すればよろしいですか？例えば10案件あった場合印刷をすると10枚になります。10枚の合計は記載されていません。

データをまとめて保存するということであれば、日付はデータ受領日、金額は合計金額で保存いただく必要があります。合計金額での保存が難しい場合は、個々の取引年月日とそれぞれの取引金額で検索できるようにしておく必要があります。詳細は下記一問一答をご参照ください。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問49＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

見積書の保存についてです。 当方作成した見積書の控えを保存する立場ですが、電子帳簿保存法取扱通達を読むと、「国税関係書類若しくは電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、税務職員からの提示又は提出の要求があった場合に、その【ダウンロード】の求めに応じられる状態で電磁的記録の保存等を行い～」とあります。 この【ダウンロード】というのは、社内のインターネット上に保存しなければならないという意味でしょうか？ 現状は社内の共有フォルダにPDF形式で保存しており、取引先と見積りの番号等からこの方法でも検索は出来ると考えています。

社内の共有フォルダに保存いただいて問題ありません。ダウンロードの求めに対して、ディスプレイの画面上で調査担当者が確認できる状態で表示するか、調査担当者が持参した電磁的記録媒体への記録の保存（コピー）ができれば問題ありません。

電子帳簿保存の問い合わせになります 保存するpdfファイルは送られてきた原典を保管が必須ときいておりますが東京海上からメールで送付される見積書はパスワード付きでないと送付出来ないとの回答保管ソフトはパスワード付きのｐｄｆは受け付けず、業者からはパスワードを解除し再度当社でパスワード無しのｐｄｆファイルを出力して保管してはとの回答でした原典でなくても認められるのでしょうか？

パスワードの解除は、合理的な編集として認められております。パスワードを解除したデータを保存いただければ問題ありません。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問38＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

同業他社との受注合戦で、クライアントに電子で見積書を提出したが残念ながら失注し他社に決定した場合、当該見積書の電子データ保存は不要という認識で宜しいでしょうか？ あくまでも受注が確定した場合のみデータ保存という事で間違いないでしょうか？ ご確認の程お願い致します。

国税庁の一問一答において、見積書は、「事業の検討段階で作成された正式な見積書前の粗々なもの」もしくは「取引を希望する会社から一方的に送られてくる見積書」であれば保存は不要と述べられております。本一問一答からは、成約していない見積は保存不要とは読み取ることができない為、ご記載いただいている内容の見積書は保存が必要だと考えられます。

仕入先より、複数枚の納品書が1ファイルのPDFで届きます。この時、1ファイルの納品書日付はすべて同日です。　これらのファイルを1枚ずつ分割して、検索要件に沿った保存をするのは手間がかかりすぎるため、過去のQ＆Aであったように、索引簿を作成して、納品書は、日付と1ファイルの合計金額を検索キーとして保存したいと考えています。　その「索引簿」を、商蔵奉行の仕入明細表でパターン作成して（日付と仕入先を条件として、明細と合計金額を表示させる）対応しようかと考えているのですが、「索引簿」として問題はないでしょうか？

索引簿の形式は問われていない為、該当の取引を検索することができればどんな形でも問題ありません。なお、複数取引がまとまった納品書等を受領した際の対応について、令和4年6月に国税庁の一問一答で解釈の変更が入っております。その変更によって、一つの国税関係書類に複数の取引がまとめて記載されているような場合は、検索要件の項目は、各課税期間において自社で一貫した規則性を持っていれば、その電子取引データに記録された取引金額の合計額を用いることが認められるようになりました。そのため、索引簿を作成せずとも、日付・取引先・合計金額で検索できるようにしておけば、検索要件は満たすこととなります。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問49＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf