株式会社池田模範堂｜勤怠管理システム・人事システム・給与システムの導入事例｜奉行シリーズ

虫さされ・かゆみ止め薬のトップブランド「ムヒ」で有名な株式会社池田模範堂様は、創業100年を迎えたことを機に、2011年に、従来のブランドイメージを「ムヒ」から「MUHI」へと刷新。「肌を治すチカラ」を新たなコーポレートスローガンに掲げ、新しい分野への挑戦を始めている。
一方で、社内では2007年に「情報システム委員会」を発足し、部門や業務ごとで個別に最適化されているシステムを、全社的に統合整備していくための活動を開始した。委員会活動の範囲は、サーバー環境の構築からソフトウェアの整備まで多岐にわたるが、その中で、基幹業務システムについても整備が行われることとなり、2009年、業務の課題が大きかった人事労務の分野から見直しが行われることとなった。

同社には、人事労務業務における課題が大きく二点あった。一点目はシステム化されていない勤怠管理にかかる業務負荷が大きい点。そしてもう一点は、部分的なシステム化により、経験を必要とする手作業が残っている点であった。

当時、勤怠管理については、出勤簿や各種申請の提出、打刻管理なども全て紙による管理が行われていた。さらに、業務を複雑にしていたのが通勤費の計算であった。同社は自動車通勤者が多く、通勤費は実費支給の方法を取っている。そのため、日々の通勤手段について記録を必要としており、勤怠の締め日には出勤簿上での通勤費集計も必要となっていた。
その頃の業務の状況について人事企画課の澤様は次のように語る。
「有給休暇や休日出勤の申請、日々の残業時間の申請は全て紙の出勤簿で行っていました。勤怠の締日には、社員各自が電卓で計算した残業の合計時間を出勤簿へ記入し、上長が内容を確認します。やはり記入間違いなどがありますので、最終的に人事企画課に提出されてくる全社員の出勤簿は、担当者で手分けしてチェックを行う必要がありました。260名以上の社員がいますので、本当に大変な作業でした。勤怠と通勤費の締め作業には、大体6人で3日間を要していましたし、就業時間中には終わらないので残業も多くなっていました。」

システム面での課題について、情報システム委員会のメンバーでもある、総務経理課の横道様は次のように語る。
「当社では、今まで業務プロセスごとに必要なシステムを導入してきました。これらのシステムは業務プロセスごとに最適化はされているのですが、業務全体からシステムを見ると、システム間を連携するために経験を必要とする手作業が数多く残っていました。現在は、作業標準化と業務効率化を目的にシステム統合や最適化を一段と進めているところです。
人事労務についても、10年以上前から、給与計算システムと人事情報管理システムが導入されていましたが、給与計算には勤怠を締めた後の結果の手入力が必要でしたし、全ての紙の出勤簿を生データとして管理しておくなど、非効率な業務が残っていました。」

企業の成長と共に社員数の拡大を続ける同社では、紙による管理業務が限界となっており、また、人事労務業務全体を効率化できるシステム基盤が必要となっていた。このような背景の中、新たな人事労務システムを検討することとなった。

システムの導入設計段階では苦労もあったが、システムベンダーの導入支援体制によりスムーズに導入を進めることができたと語る。
「運用に向けた最初の設計作業では、想像以上に自社の勤務体系の種類が多いことに驚きました。それを全てシステムに落とし込んでいくわけですが、社員全員が使うシステムですので、体系などは意識せずに使えるよう、わかりやすい表現や設計を意識しました。申請と承認ワークフローの作成をはじめ、社内のルールをシステムに表現したり、就業規則の複雑な部分を見直しながら新しいルール化を進めていく過程は苦労も多かったのですが、ベンダーの支援体制も素晴らしく、その都度相談を行いながら問題無く進めることができました。」（横道様）

奉行V ERPの導入後、同社の課題であった勤怠管理業務は大幅に効率化を実現した。その効果について人事企画課 係長の山村様は次のように話す。
「勤怠集計については1日で業務が終わるようになり、作業時間が大幅に短縮されました。最終の勤怠について打刻の漏れが無いかの確認はしますが、集計についてはシステムが自動で行ってくれますので、集計作業が一切必要なくなりました。この点については人事企画課での作業だけでなく、現場の作業負担も無くなりました。また、以前は出勤簿が手元に集まらなければ作業を開始できないため、チェック作業を一気に行う必要があり大変でしたが、今はリアルタイムで途中に確認することができ、作業が平準化されました。奉行V ERPを導入したことで、人手を掛けなくて済むようになりましたから、業務コストは確実に削減できています。」

また、データ移行作業も、OBCサポートセンターやベンダーの支援も合わせ、自社内で運用を完結することができたという。実際に操作を担当されている人事企画課の石黒様は奉行V ERPの機能性や操作性について次のように評価する。 「現在の部署に異動になる前は、パッケージシステムを一度もさわったことが無かったのですが、奉行V ERPを直ぐに使えるようになりましたので、その完成度の高さは素晴らしいと感じます。画面もきれいですし、例えば社員の異動があった場合でも、顔写真で本人の確認を行いながら異動の操作を行うことができる、そんな使いやすさがあります。」

奉行V ERPの導入により、人事労務業務の基盤構築を実現した同社。最後に、今後の同社のシステムの展望について横道様にお聞きした。
「今回、システムの導入に合わせ、就業規則の見直しと整備を行ったことで、社内への周知徹底の良い機会となりました。また、勤怠管理WEBの導入は、社員全員がPCを使用する足がかりとなったことも、大きな効果のひとつとなりました。全社員がPCを使える環境を構築できたことで、社内のシステム化を将来さらに進めていく基礎を作ることができました。今後は、ワークフローに様々な申請を反映させながら、紙ベースの業務を削減していきたいと考えています。」