ペーパーレス化は事例に学べ！バックオフィス業務で確実に実現するための4つのポイント

更新日：2024年07月08日

業務のペーパーレス化は、これまでも多くの企業で取り組まれてきた企業課題の1つです。しかし、なかなか定着せず、挫折したという話はよく聞かれます。
社会は今「デジタル化」に向かって様々なサービスが提供されており、以前に比べてペーパーレス化を実現しやすい環境が整っています。今こそ、長年の課題を克服できるチャンスです。
今回は、奉行クラウドを活用してペーパーレス化に成功した企業の事例から、紙ベースの業務が多いバックオフィス部門においてペーパーレス化を確実に成功させるヒントをご紹介します。

「ペーパーレス化」とは〜いま再注目される背景
バックオフィス業務でペーパーレス化を成功させた事例3選
成功事例から学ぶ！
ゼロスタートでもペーパーレス化を上手に浸透させる4ポイント
バックオフィス業務のDXが進めばペーパーレス化もラクに実現！

「ペーパーレス化」とは〜いま再注目される背景

ペーパーレス化は、情報をデータにして活用・管理することで、文字通り「紙をなくす」ことを言います。
ペーパーレス化への取り組みは、PCの普及や業務のシステム化が盛んになった1970年代頃から企業課題の1つとされてきました。しかし、これまでは「ハンコ文化」に代表される日本独特の“商習慣”が根強くあり、容易に定着しづらかったことから、半ば“永遠の課題”にもなっていました。

2000年代に入りさらにITは進化し、今では社会全体がデジタル化に移行しつつあります。
最近では業務のDX化に注目が集まっており、ペーパーレス化は「単なる情報を紙からデータに置き換えること」だけでなく、業務そのものを手作業からデジタルにシフトする「ビジネスプロセスの変革」を支える役割も担うようになってきています。
政府も、この社会変化を後押ししています。ここ数年は多くの行政手続きが電子化され、電帳法の改正やインボイス制度など、ビジネスプロセスの変革を推進する制度改正も行われています。「紙ありきの業務プロセス」ではこうした行政の取り組みや法令に対応することができないため、企業は必然的にペーパーレス化に取り組まざるを得ない状況になっています。
また、ペーパーレス化は、テレワークなど新しい働き方に対応するためにも必須となっています。コロナ禍で露見した「テレワークできない」業務の大きな要因が、「紙ありきの業務プロセス」にあったことは記憶に新しいでしょう。
このように、企業を取り巻く環境がデジタルシフトを求めており、改めてペーパーレス化の必要性を認識せざるを得なくなってきているのです。

さらに今は、世界的にSDGsなどサスティナブルな社会を求める動きが加速しています。この流れを受け、日本でも環境保全活動の一環としてペーパーレス化に取り組む企業が増えています。投資家へのPRとしてESGを重視する企業も現れており、ペーパーレス化はそうした企業にとって「ステークホルダーに選ばれるための取り組み」にもなってきています。

バックオフィス業務でペーパーレス化を成功させた事例3選

バックオフィス部門は、人事労務業務や経理業務で紙書類を取り扱うことが多く、なかなか「紙ありきの業務プロセス」から抜け出せない部門の1つと言われています。そのため、バックオフィス業務をペーパーレスにできれば、企業全体で大きくペーパーレス化を前進させることができるでしょう。

ここでは、奉行クラウドを活用してバックオフィス業務のペーパーレス化を実現させた企業の事例を3つ、ご紹介します。

事例1
1年で段ボール20箱以上の紙書類から脱却できた！　―朝日新聞倉敷販売株式会社の事例

朝日新聞倉敷販売株式会社では、朝日新聞高松販売株式会社の経理も担当することになってから、経理業務のペーパーレス化を本格化しました。2社で管理する新聞契約者数は25,000人以上にのぼり、毎月その膨大な請求データと入金データの処理に追われ、倉敷市と高松市を行き来して業務を遂行することが困難になったためです。朝日新聞本社の会計基準に則り、厳格な部門別会計を行う必要があり、2拠点の経理を的確に行うにはマンパワーでは限界がありました。
また、保管する伝票の数も膨大になり、管理面でも限界が来ていました。以前は伝票を段ボールで保管していましたが、管理が面倒なだけでなく、1年で20箱以上段ボールが増え続けるため、段々と保管スペースも不足するようになりました。保管場所として別倉庫を借りたものの、「見返すことのほとんどない書類のためだけに膨大な経費がかかる」という状況に陥っていました。

そこで、勘定奉行クラウドを活用し、2拠点をクラウドでつなげて業務を進める方法に転換されました。これにより、同社では次のような効果が得られています。

紙のスキャンデータをアップロードするだけでペーパーレス化が実現でき、紙を見ながら仕訳するプロセスは今まで通り変えなくてよかった。
現在は原紙証憑のトレースも容易になって、さらに業務が楽になった。
どこからでもリアルタイムに2拠点の業務状況を把握できるようになり、高松に行かなくてもマネジメントできるようになった。

また、学習機能で仕訳入力も効率化でき、入出金データも自動仕訳になったことで業務スピードが格段に上がりました。おかげで、月次締めから月次決算までの期間が1/2に短縮されたといいます。
2020年からは、本格的に電帳法にも対応したペーパーレス運用を開始し、こうした取り組みにより、段ボール箱保管用のレンタル倉庫代を節減できるようなりました。
今では、さらに２拠点とも勘定奉行クラウドでつながり、合計４社分の経理業務を兼務できているそうです。

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事例2
ツギハギのシステム管理を変えたら人事労務をペーパーレス化できた！　—社会医療法人明和会の事例

社会医療法人明和会では、働き方改革関連法の施行と労基署の立ち入り調査をきっかけに、アナログ管理だった勤怠管理体制を見直すことが求められました。
当時は、紙やExcelなどで勤怠管理を行っていたため、人事労務担当者複数人で月間数百枚もの報告書を手入力していました。そのため入力ミスや入力漏れも多発し、常に訂正作業に追われていたそうです。また、給与システムと人事システムが連携できず、二重入力が発生していたため、紙で回収した書類をそのまま保管していたことも多かったようです。
ペーパーレス化しようにも、雇用形態ごとに締め日や手当の計算方法、休暇申請フローなどが異なるという独自のルールがあり、現有システムもカスタマイズで作り込んでいたため、さらなる改修も難しい状況でした。
そこで、給与・人事・勤怠が揃っており、専門スタッフがいなくても運用できるシステムへのリプレイスを決意されます。
同会が新たに導入した奉行V ERPでは、次のような効果が得られています。

ICカードとタイムレコーダーによる打刻管理でペーパーレス管理が実現し、労働時間の適性把握の課題が解消した。
スマートフォンによる勤怠申請で、有給休暇の消化状況もリアルタイムで把握できるようになった。
残業時間の計算や給与システムへの手入力がなくなり、担当者は別の業務に従事する時間が増えた。
給与処理にかかる業務時間が年間1,219時間削減できた。

さらに同会では、年末調整業務でも導入初年度で170時間、社会保険関連業務においては年間500時間の業務時間削減にも成功し、全体で年2,500時間の業務時間を削減することができました。
また、システムの標準運用に合わせて多くの独自ルールを変更したこともあり、職員の間から多少の反発もありましたが、マニュアルを作成したり問い合わせのたびに担当者が丁寧に対応したりしたことで、徐々に浸透できたと言います。「使えば使うだけ業務がラクになる」と実感してもらえたことも、浸透を早められた要因になっています。

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事例3
9ヵ月で人事労務業務の働き方改革とペーパーレス化に成功！　—株式会社ヒューマンウェアの事例

株式会社ヒューマンウェアでは、従業員と売上が倍増して管理本部の業務が激増したことに加え、コロナ禍の影響もあって離職者が相次ぎ、抜本的な働き方改革が必要になりました。
それまでは、従業員からの情報収集には紙が使用され、20年来オンプレミスの給与システムを利用しながらExcelを併用して人海戦術で処理してきたため、人事情報が「紙」「Excel」「給与システム」と点在していました。担当者ごとにExcelで人事データベースが作られるなど、どの情報が正しいのかも判断が難しく、かき集めるのにも苦労していました。
そこで、人事労務業務をDX化することを社長自ら宣言し、全社的な取り組みがスタートします。
奉行クラウドの「標準的な業務運用」に徹底して合わせ、ゼロベースから人事データベースの構築、労務手続きのデジタル化、給与明細の電子化と、影響範囲を考慮して段階的にペーパーレス化を進め、わずか9ヵ月で人事労務業務の完全デジタル化を実現することに成功しました。

これにより、同社では次のような効果が得られています。

入社手続きをWeb化することで、従業員から回収すべき書類で19個のうち6個は完全ペーパーレスで収集が可能になった。
その他回収が必要な書類もweb上で回収状況を管理でき、リアルタイムに把握できるようになった。
電子申請に対応できるようになり、退職する従業員の離職票も簡単かつ正確に行えるようになった。
給与明細の電子化で、印刷や封入にかかっていた業務時間を月12時間削減できた。
給与計算式を多数組めることで、あらゆる支給・控除項目が自動計算できるようになった。
Web上で手続きが行えるためテレワークに対応できるようになり、担当者が心理的に余裕を持って業務を行えるようになった。

従業員は派遣先に常駐する形式が一般的で、派遣先のセキュリティポリシーの都合でパソコンを使えないケースもあったため、web上で必要な社内手続きが完了できるスタイルは従業員にとってもうれしい改革になったようです。また、給与明細も電子化されたことで、従業員が簡単にWebでチェックできるようになったことも、同社が手にした成果の1つです。

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成功事例から学ぶ！
ゼロスタートでもペーパーレス化を上手に浸透させる4ポイント

ペーパーレス化の取り組みで失敗しないためには、上手に浸透させるコツを知っておくことも重要です。先にご紹介した3つの成功事例を見ると、次のようなポイントに“ペーパーレス化への成功の鍵”があることが分かります。

①ペーパーレス化の目的を現場と共有すること

ペーパーレス化が浸透しづらい理由には、従業員の反発も大きく影響します。ペーパーレス化に取り組んだものの、変化を嫌う現場から抵抗されてしまい浸透しなかったというケースは珍しくありません。
「なぜ必要なのか」「何のためにするのか」など目的を明確にし、従業員にとっても自分事と捉えてもらうことで、ペーパーレス化を進める土壌を形成することが必要です。
例えば、社会医療法人明和会では、システム稼働に合わせて各施設を巡って説明会の実施や社内報で事前アナウンスするなどして、職員への働きかけを行っています。また、株式会社ヒューマンウェアでは、管理本部だけでなく全従業員を巻き込んだ経営課題として、トップダウンで進められたことも大きく影響したと実感されています。

②ペーパーレス化したい業務を具体化して範囲を特定すること

全社の紙書類を一度にペーパーレス化しようとしても、多くの場合うまくいきません。コストも時間もかかるうえ、法令の影響や取引先の関係などでペーパーレス化できない書類もあるため、「何がペーパーレス化できるか」「どこから手をつけるか」「そもそも必要な書類か」などをしっかり見極めることが肝心です。
具体的にペーパーレス化したい業務を具体化することができれば、その業務を主軸として、関連する業務のどの範囲まで拡大させるかを検討することができます。
例えば、朝日新聞倉敷販売株式会社の証憑管理業務のように、課題とする業務を主軸に置くことで必然的にペーパーレス化したい書類が絞り込まれます。また社会医療法人明和会では、勤怠管理業務を主軸に進める中で、給与業務や人事労務など関連業務も見直すきっかけにもなっています。

③段階的か網羅的か、自社に合った取り組み方を検討すること

ペーパーレス化する範囲が特定できたら、段階的に取り組むか、網羅的に取り組むかを判断することも大切です。
これまでのペーパーレス化の進め方は、株式会社ヒューマンウェアのように影響範囲を考慮して段階的に取り組む考え方が主流でした。しかし最近は、社会医療法人明和会のように「広範囲の業務を網羅的に」進める企業も増えています。どのようにペーパーレス化を進めるかによって必要なITツールが変わるため、自社の事情にあった取り組み方をしっかり検討する必要があります。
例えば、これまでの運用ルールを変えないのであれば、項目のカスタマイズなど運用設定を自由に設計できるシステムがお勧めですが、これにはITリテラシーの高い専門スタッフの確保が必須になります。
一方、既存の業務プロセスをベースにすれば、ペーパーレス化を図ることが難しい場合もあります。業務プロセスを変えるとなると、業務の洗い出しや運用方法の模索・研究などが必要になり、ITツールを選ぶ前準備に時間と手間がかかりすぎてしまう可能性もあります。
奉行クラウド HR DX Suiteのように運用が標準化されたサービスなら、システム側の業務運用に合わせるだけで確実にデジタル化に移行できます。

④従業員の使いやすいITツールを選ぶこと

新たなシステムに不安を感じる従業員が現れたり、従業員のITリテラシーが低かったりすると、慣れるまで時間がかかり、生産性の低下や従業員のストレス誘発などのリスクがあります。
ペーパーレス化のために新たなシステムを導入しても、使われなくては意味がありません。「これまでの業務を大きく変えなくてよい」「マニュアルがなくても簡単に操作できる」など、従業員の使いやすさにも配慮して、適切なITツールを選ぶことが必要です。
例えば、朝日新聞倉敷販売株式会社では、「紙を見ながら仕訳入力」というプロセスを変えずにペーパーレス化をスタートさせました。また株式会社ヒューマンウェアでは、従業員が派遣先にいても社内手続きができるように、スマートフォンを活用できる環境にしています。

バックオフィス業務のDXが進めばペーパーレス化もラクに実現！

ペーパーレス化は、唱えられ続けてすでに半世紀になります。この間、業務のデジタル化が進み、DXが推進されるようになって、ようやく実用期に突入したと言えます。
かつては、「システム障害が起こった場合はどうするのか」などデメリットも大きく取り上げられていましたが、今ではデータはクラウドで管理することが基本になっており、ベンダーによってしっかりセキュリティ体制が構築されていることから、ペーパーレス化にデメリットは「ほぼない」といってよいでしょう。

むしろ、DX化しないことで被る不利益の方が今は問題です。いまやペーパーレス化は、紙の情報をデータに置き換えるだけでなく、ビジネスプロセスをデジタルに変化させるのにも欠かせない取り組みです。業務が手作業からデジタルにシフトするペーパーレス化は、DXの第1歩です。
ご紹介した成功企業のように、自社の事情にあったITツールをうまく選べば、全社的なペーパーレス化の早期実現も夢ではありません。
中小企業にもデジタル化・DX化の波が押し寄せている今だからこそ、自社に合った方法で確実なペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

※ DXとペーパーレス化の関係については、コラム「DXの第1歩は「ペーパーレス化」！バックオフィス業務で取り組む際のサービス選びのポイントとは」も参照ください。

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