人事労務にもDXを！業務のペーパーレス化・デジタル化を確実にする最善の方法とは

更新日：2024年07月08日

今、国をあげてDX化が進められています。税の申告や社会保険の手続きなどがデジタル化され、電子申告や電子申請に対応する企業も増えています。
しかし、世間では営業などのフロントオフィス部門のDX化には注目が集まるものの、バックオフィス部門･･･特に人事労務業務のDX化については「まだ検討段階」という企業は多いようです。
人事労務業務のDX化は、実は企業全体のDX推進を加速させる重要な取り組みです。
今回は、人事労務業務においてDX化を進めるための最善の方法をご紹介しましょう。

人事労務業務にもDX化が求められる2つの理由
長年の課題「人事労務のペーパーレス化が進まない」真の要因とは
人事労務DX・ペーパーレス化をスムーズに進める3つのポイント
自社にとって“ベストプラクティス”なITツールを見極めよう！
人事労務DX・ペーパーレス化に取り組むなら
IT導入補助金を活用できる「今」がチャンス！

人事労務業務にもDX化が求められる2つの理由

企業にとってDX化に取り組むことは、いまや業務効率化や企業競争力の向上に欠かせない戦略となっています。それは、人事労務業務においても例外ではありません。

人事労務DXが進むことの意義は、大きく2つあります。
1つは、従業員の人事データの蓄積です。
社員の人事情報、スキルやキャリアの把握、それに伴う人材配置やキャリアプランの支援など、ヒトに関するあらゆる情報が経営戦略のリソースとなります。これまでも社員情報をシステムで管理する方法はありましたが、DX化が進むと、デジタルでつながることで様々な場面、戦略に人事データを活かすことができるようになります。事業構造やビジネスモデルを変革させる人事施策も、テクノロジーの力でスムーズ、かつスピーディーに行うことができるのです。
もう1つは、人事労務業務の効率化です。
Excelや紙を中心とした業務を行っていると、業務が属人化しやすく、勘と経験を頼りにすることになります。人事労務は経営の根幹をになう業務の1つであるため、何らかの問題で担当者が不在となる場合が続くと、経営にも大きな影響を与えかねません。デジタルテクノロジーを活用すると業務の標準化が図れ、さらにDX化が進むと人事労務のビジネスプロセス全体をデジタルでつなげることができ、どんどん業務を自動化することが可能となります。
人事労務部門の業務改革はとかく後回しにされがちですが、人事労務業務をDX化することは、企業経営を大きく前進させることにつながる重要な戦略と言えるのです。

しかしそのためには、まず紙の情報をデータに置き換える、つまり「ペーパーレス化」が必要になります。
人事労務業務は、紙書類が大量に発生します。OBCが2021年11月に行ったペーパーレス化の課題についてのアンケート調査によると、人事労務において紙を扱う業務は「全体の8割以上ある」と回答した企業が6割近くあり、「5〜7割」と回答した企業も含めると、85％以上を占めます。

紙の書類が多い人事労務業務でDX化に取り組むには、どれだけ「ペーパーレス化」を進められるかがカギとなるのです。

長年の課題「人事労務のペーパーレス化が進まない」真の要因とは

人事労務業務は、紙の書類が多いことから「ペーパーレス化が難しい」業務と言われています。しかし、本当に紙書類の量だけが問題なのでしょうか。

2021年11月に行ったOBC調査では、担当者が「ペーパーレス化の取り組みに際して課題に感じていること」の上位には、金銭的・人的コストに関する課題が集中していました。また「実施に必要なもの」については、人事労務担当者が自力で対応できるものではない要素が上位を占めていました。

「日本の人事部」による「人事白書調査レポート2020」でも、人事や労務などの総務部門は深刻な人手不足状態にあることが報告されています。実際、多くの企業が“ひとり総務”、あるいは担当者と上司の“ふたり総務”で業務を行っていると言われています。このようなリソース不足の中、ペーパーレス化のために情報収集や研究までするとなれば、「現場が回らなくなる」と懸念するのも当然なのかもしれません。

さらに、ペーパーレス化は「社内の理解を得るのが難しい」とも言われていますが、この理由については「従業員への働きかけが難しい」ことが挙げられました。

人事労務業務では様々なシーンで従業員が関係するため、「社内にいる全ての人たちの手段を変えることで起こる弊害」のほうが、担当者にとっては懸念されるようです。

このことから、総務人事担当者では「ペーパーレス化への投資や実現に対する担保を取りたくても取れない」という現実が、つまり、人事労務のペーパーレス化を阻む“真の要因”となっていることが伺えます。

人事労務DX・ペーパーレス化をスムーズに進める3つのポイント

「ペーパーレス化が難しい」と思われがちな人事労務業務ですが、実は、コツさえつかめばスムーズにペーパーレス化・DX化を進めることができます。そのポイントは、「なるべく社内で摩擦を起こさず、慎重にペーパーレス化やツール導⼊に対する理解を進めること」です。
先述したように、人事労務のペーパーレス化には、社内の全ての人に対し業務⼿段を変えることになります。経営者だけでなく従業員も含め、社内の人に理解を促し共感してもらうことが肝心です。
そこで、まずは次の3つのポイントを押さえながら、“ペーパーレス”の業務環境を整備していきましょう。

①「段階的に始めるか、網羅的に始めるか」で業務範囲を決める

ペーパーレス化の取り組み方には、「一部の業務からスタートして段階的に広げる方法」と「網羅的に始める方法」があります。
これまでは、「できる業務から段階的に」という考え方が主流でした。しかしこれは、着実にペーパーレス化が実現できるという点では有効ですが、効果が現れるまで時間がかかります。時代は大きくDX化にシフトしているため、時勢の波に乗り遅れると企業競争力にも影響が出る可能性もあります。そこで最近は、網羅的に始める方法に注目が集まっています。
ただし、網羅的に取り組むにはルールの整備や社内の協力が欠かせません。上手くペーパーレス化を軌道に乗せるためには、従業員の負荷が少ない業務を中心に検討するのがおすすめです。例えば、従業員が関係しない社会保険申請や、アクションの度合いや頻度が少ない給与明細配付、年末調整申告、勤怠管理などは、ペーパーレス化を進めやすいでしょう。

②担当者にも従業員にも扱いやすいITツールを選ぶ

ペーパーレス化する業務範囲が決まれば、次はITツールを選びます。
ITツールは、自社が描く理想的な運用ができるものであることが重要です。例えば、社会保険申請業務をペーパーレス化しようとしても、健康保険組合に加入している場合、マイナポータル申請API連携に対応しているシステムでないと電子申請ができません。
また、せっかくITツールを導入しても、従業員が利用してくれなければペーパーレス化は失敗に終わります。社内の共感を得るためには、ペーパーレス化の手段が従業員にとって適切かも重要です。例えば給与明細配付システムの場合、従業員がWEB情報にログインしなければ確認できないものが多く、WEBシステムに慣れない従業員には「使いづらい」と感じるかもしれません。

担当者にとって扱いやすいことはもちろんですが、従業員のアクションが必要になる業務では「従業員も簡単に扱える」ものを選びましょう。

③ITツール導入による費用対効果を明確にする

経営者や従業員の共感を得るには、コスト面に対する不安を解消する必要もあります。そこで、「ペーパーレス化をすればどのくらいの費用対効果が得られるのか」を、具体的数値で“見える化”します。
例えば、時間削減効果や金銭的コストの削減効果などは、もっとも数値化しやすいでしょう。ペーパーレス化でどのくらいの時間が削減・効率化され、その結果、どのくらいのコストカットが実現できるのかを具体的に示すことができれば、ITツール導入の必要性をより実感してもらえます。

多くのシステムやサービスでは一般的な費用対効果が紹介されていますが、より社内の共感を得るには、自社のケースで費用対効果を算出することが重要です。ベンダーに相談して、実際の業務で費用対効果を試算してもらうのがよいでしょう。

自社にとって“ベストプラクティス”なITツールを見極めよう！

市場ではHRテックが急速に進んでおり、1つの業務に特化したタイプから複数の業務に対応するオールインワン型まで、数多くのシステムやサービスがリリースされています。その中から、自社に最適なITツールを選ぶのは、資料を見比べるだけでも大変でしょう。

ツール選びでもっとも大事なのは、自社にとっての「ベストプラクティス」=自社の運用方法や考え方にもっともマッチするものを選ぶことです。

もし「自社流にペーパーレス化を前提とした運用ルールを組み立てたい」のであれば、自由に運用設定を変更できるサービスが「ベストプラクティス」と言えます。しかし、「自分たちでカスタマイズするのは難しい」「一般的な運用ができればよい」という場合は、奉行クラウド HR DX Suiteのような標準的な運用方法を提供するサービスを、そのまま自社の“ベストプラクティス”に仕立てるほうが有効です。

奉行クラウド HR DX Suiteは、人事労務業務の中でも紙の処理が多い70の定型・非定型業務をデジタル化でき、総務、人事、労務のDX化により完全なペーパーレス化を実現します。また、基本的な実務に沿った設計になっているため、導入したその日から丸ごと“ベストプラクティス”で運用することができます。

従業員情報では、50種類約1,100個の人事情報項目を備えており、あらかじめ用意されている人事情報項目を埋めるだけで、人事データベースが完成します。担当者が項目をカスタマイズする必要がなく、あらゆる情報入力・更新の方法が連携されるので、手間なくデータの整合性も保たれます。
また、完成した人事データベースは、社会保険申請や電子申請、その他の定型業務にも自動的に活用できます。マイナポータル申請APIにも対応しており、健康保険組合への電子申請も可能です。

従業員のライフイベントに応じた手続きが網羅されているため、人事労務書類がペーパーレス化することによって働きやすい環境づくりにもつながり、従業員満足度も向上します。
さらに、データベースが完備されると、対象者のリストアップや名簿・リストなども、検索条件を指定すれば必要なデータがすぐに自動集計されるので、簡単に作成することができます。給与業務※においても、基本給や家族構成、キャリア形成などの人事データベースから、毎月給与や賞与などの計算、あらゆる手当項目の計算も自動化できます。業務シナリオで手続きに必要な業務ステップが表示されるので属人化も防げ、マニュアルとして活用できます。

※給与業務については、他社システムとの連携も可能です。

特に人事労務業務は、制度や法律に大きく影響されるため、最新情報をいち早く入手するスピード感も重要です。奉行クラウド HR DX Suiteのように、常に最新の制度・法令に準拠して業務を遂行できるサービスなら、業務が自動化しても安心でしょう。

人事労務DX・ペーパーレス化に取り組むなら
IT導入補助金を活用できる「今」がチャンス！

ここ数年は、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、在宅勤務やテレワーク対応は一般的になっています。BCP対策の観点から見ても、労働環境とデジタル化はもはや分離して考えることができない課題であり、人事労務のペーパーレス化・DX化は急務と言えるでしょう。
とはいえ、そのためのITツールを新しく導入するには、どうしてもコスト面の不安がつきまといます。そこでおすすめしたいのが、IT導入補助金です。
特に「DX元年」と言われる2022年度は、今までになく手厚い補助になっています。新設された「デジタル化基盤導入類型」は、会計・受発注・決済・ECの機能を持つソフトウェアに限定されていますが、今回は通常枠との併用が可能です。今は電子帳簿保存法やインボイス制度への対応で経理DXが優先されがちですが、2022年度IT導入補助金なら人事労務業務も同時にDX化が実現できます。
ぜひこの機会に、自社にとって“ベストプラクティス”なITツールで、人事労務DXに取り組んでみませんか。

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人事労務業務のデジタル化を成功に導くベストプラクティスを詰め込んだ奉行クラウド HR DX Suiteは、紙が多く残る業務を網羅し、人事労務業務のDX化を確実に実現します。
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