人事労務最大の課題「紙の手続き業務」の非効率解消に！デジタル時代の人事労務システムを適切に選ぶコツ

更新日：2024年07月04日

今、時代は「DX」「デジタル化」へ大きくシフトしており、人事労務業務においても、様々な業務をサポートするクラウドサービスが数多く提供されています。
その一方で、どのツールを選べばいいのかと迷う担当者も多いのではないでしょうか。
最近は、働く場所が固定されることなく、離れた仲間同士がコミュニケーションをとりながら業務を行うことが当たり前になりました。人事労務業務に求められることもこれまで以上に難易度が上がっており、より生産性の高い業務環境が必要になってきています。
そこで今回は、バックオフィス業務を知り尽くしたベンダー視点から、「これからの時代に、どのような人事労務システムを選ぶべきか」についてご紹介します。

人事労務業務にクラウドサービスへのニーズが上昇中！

人事労務業務とは、経営資源の要素である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」のうち、ヒトに関わる業務全般を指します。具体的には、次のような人事関連業務と労務管理業務があり、その業務範囲は広く膨大です。

人事関連業務
人材の採用から入社・退職に関わる業務や、昇進・昇給、組織編成、人員配置、人事考課など人事に関する業務全般
労務管理業務
勤怠管理や給与計算、賞与計算、年末調整、各種保険手続きなど、就業規則等に基づく事務的な業務全般

どちらかと言えば、“企業の裏方”というイメージが強い立ち回りですが、人事労務担当者の使命は「従業員が安心して働ける職場環境づくりをする」ことにあります。
昨今は、働き方改革関連法や育児・介護休業法、女性活躍推進法、労働時間の上限規制など、働き方改革をはじめとする労働に関する法改正が相次いで施行されているので、人事労務担当者はさらに多忙を極めていることでしょう。

そんな人事労務担当者の業務負担を軽減するため、市場では様々なクラウドサービスが提供され、今まで手作業で行っていた業務をシステム化する企業が年々増えています。
株式会社富士キメラ総研の市場調査レポート「ソフトウェアビジネス新市場　2021年版」をみると、労務管理業務におけるクラウドサービス市場は、2021年度には2020年度の約1.3倍の見込み、2025年度予測では約2.4倍（2020年度比）と、今後ますます人事労務システムへの期待が高まっていくと予想されています。

最近は、コロナ禍で何度となく緊急事態宣言が発令され、従業員とのやり取りもネットワーク越しにすることが増えたため、クラウドサービスへの需要はさらに高まっているようです。
行政手続きでも押印廃止や電子申請などデジタル化が進められており、もはや「人事労務業務にクラウドサービスは必要不可欠」とも言えるでしょう。

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人事労務最大の業務課題「ペーパーレス化」を実現できることが
システム選びの基本要件！

ITの進化に伴い、人事労務システムもかなり進化しています。しかしその一方で、現場からは未だに「無駄だと感じる業務が多すぎる」「業務量が減らない」という声も聞かれます。
政府主導のもと「DX」「デジタル化」が推進され、デジタル技術も日々進歩し、多くのクラウドサービスが提供されているにもかかわらず、なぜ人事労務業務は上手く効率化できないのでしょうか。

その要因には、人事労務業務の主軸となる従業員とのやり取りを紙書類で行っていることが挙げられます。入社手続きや給与明細の配布、雇用契約、年末調整･･･など、紙の書類で従業員とやり取りする業務は意外と多いものです。こうした紙でのやり取りは、人事労務業務の負荷を増大させる最大の要因となっています。
かつてOBCが行った独自アンケートでも、人事労務担当者が感じている業務の課題を尋ねたところ、「紙やExcelで行う業務」を始め、「問い合わせ対応」や「従業員とのやり取り」など、従業員との間で発生する業務に課題があることが見えました。

業務を遂行するプロセスから「紙」がなくなれば、業務量は同じでも結果として「手をかける業務」がなくなります。つまり、ペーパーレス化の真の目的は、「手作業をなくす」ことにあるのです。

奉行クラウドユーザーの利用状況統計では、クラウドサービスを利用して業務プロセスから「紙」をなくしたことで、年末調整業務で約8割、中途採用の入社手続きで約9割の工数削減につながっていることが分かっています。
単純に「紙の情報をデータで管理する」のでは、全ての業務から紙の書類をなくすことは難しくなります。
真の業務効率化を実現するためには、業務プロセスから紙をなくす＝情報収集から行政手続きまで、業務プロセス全体をデジタル化する人事労務システムであることが大前提と言えるでしょう。

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これからの人事労務システムでチェックすべき3つのポイント

人事労務業務から紙をなくすためには、システム選びにおいて、さらにチェックしておくべきポイントが3つあります。
ここでは、それぞれでどのような点を注視しておくべきか、ご紹介しましょう。

チェックポイント1
幅広く業務を網羅していること
かつ、最後までペーパーレス化に対応できること

冒頭でも述べたように、人事労務業務の対応範囲は広く膨大です。1つの手続き業務でペーパーレス化を実現しても、その他の手続きでまだ「紙」が残っていれば、「人事労務部門の生産性が上がった」とは言えません。最終的には、あらゆる業務で「紙」の情報をデジタル化する必要があります。
また人事労務業務には、行政への諸手続によって完了する業務も多くあります。今は電子申請を必要としなくても、システムに電子申請機能が標準装備されていなければ、将来対応が必要になったとき時間やコストがかかるかもしれません。
紙での行政手続きは、近い将来ほぼなくなることが予想されます。今すぐは必要ないと思っていても、いずれはほぼ全ての業務でペーパーレス化が実現できるように、最初から「幅広い業務に対応し、業務を最後までペーパーレス化できるサービス」を選ぶことが肝要なのです。

最近は、業務ごとに細分化してクラウドサービスが提供されており、テレワークの普及やBCPの観点からペーパーレス化を望む声に細やかに対応しています。しかし、「同シリーズでどこまでの業務を網羅できるか」「電子申請まで完了するか」「他システムとの連携は自動か」などはベンダーによって異なります。例えば2021年現在、マイナポータルAPIと連携できているシステムはまだ少数派です。そのため、健康保険組合に加入している企業が電子申請を望んでも、システムの選び方次第では業務のペーパーレス化が実現しない可能性もあります。
奉行クラウドの人事労務システムなら、豊富な展開で広い業務範囲に対応し、あらゆる人事労務業務のペーパーレス化を実現できます。特に社会保険関係など人事に関わる行政手続きは、電子申請やマイナポータルAPIとの連携までを基本としていますので、行政手続き業務の簡素化も図れます。また、業務プロセスで発生する作業を細分化し、手作業がより少なくなるように開発されていますので、紙をなくすだけでなく、従業員からの問い合わせ等も減らすことも実現できます。

チェックポイント2
自社の状況に合わせて導入できる柔軟性があること

将来的にはほぼ全ての業務でペーパーレス化が必要とはいえ、システム導入にはコストや試用期間など検討すべき項目はたくさんあります。そのため、「自社の状況に合わせて導入できるか」という点で選ぶことも重要になります。
「いきなり全ての業務をデジタル化するのは難しい」という場合は、すぐにでもペーパーレス化しておきたい業務から段階的に導入していく方法が適していますが、関連する業務も同時に導入すれば、より効率的にペーパーレス化を進めることが可能です。

市場には、奉行クラウドシリーズのように業務ごとに単体で導入できるサービスが多く存在します。特定の業務から導入し、徐々に対応業務を拡大すれば、無理なくペーパーレス化を進めることができます。

また、中には、複数の業務をまとめてデジタル化できるセットプランを提供しているサービスもあります。セットプランなら、個別に契約するよりも手間が少なくお手頃に導入できるという利点があります。ただし、不要なシステムが含まれているとムダになる可能性もありますので、自社のペーパーレス化を希望する業務と合致しているか、しっかり確認しておくことが肝要です。

特に給与計算業務では、従業員の勤怠データや労働契約の内容に基づいて給与を計算する必要があるため、ペーパーレスで収集した情報は給与システムと連携可能にしておく必要があります。同シリーズで給与システムも揃えられるなら自動連携できるので最適ですが、給与システムをリプレイスする予定がない場合は、現有システムに手間なく連携できるものを選びましょう。

チェックポイント3
「やりたいことが確実に実現できる」システムであること

真の業務効率化のためには、紙をなくすだけでなく、「やりたいことが確実にできるシステム」であることも大事です。

法改正やデジタル化の波に刺激されて、慌ててシステムを刷新しても、業務プロセスの中の一部だけがデジタル化するだけでは、後工程で紙や手作業が残ってしまう、もしくは、新たに手作業が発生してしまうことにもなりかねません。
例えば、ここ数年、働き方改革関連法の施行に合わせて急いで勤怠管理システムを導入・刷新したものの、「上手く使えない」「Excelなどで必要な情報を別管理することになった」という声がよく聞かれます。導入を急ぐあまり、自社事情に合わせた運用ができず、結果的に業務の手間が増えてしまったのです。
勤怠管理業務は労働関係法の影響を大きく受けるため、どのサービスも法令への対応は基本となっていますが、具体的な機能や仕様はサービスごとに異なります。システムを刷新して「何をしたいのか」「どのような問題を解決したいのか」といった自社の“やりたいこと”が実現できなければ、結局“手作業をなくす”ことは難しくなるでしょう。

もちろん、業務ごとでも「やりたいこと」によっても、システムを選ぶ際にチェックすべき点は異なります。以下の「システムを選ぶ際の着眼点」を参考に、自社の希望を実現できる仕組みか、しっかり見極めましょう。

奉行クラウドの人事労務システムは、最新技術を用いて業務全体を自動化・効率化する機能が多く標準装備されていますので、ムダなく・無理なくペーパーレス化を実現できます。業務を知り尽くしたプロの目線で開発しているからこそ、細やかな業務プロセスの落とし穴もフォローできるのです。

おわりに

主要業務である手続き業務から「紙」がなくなれば、人事労務業務は確実に効率化されます。しかし、適切なシステムを正しく選ばないと、ムダな作業が増えてしまうことにもなりかねません。
IT化、クラウド化で業務効率が叫ばれるデジタル時代は、提供されるシステムの種類も機能も豊富です。だからこそ、網羅性の高いサービスで、近い将来には理想とする業務スタイルが実現できるシステムを選ぶことが大事になるのです。
これから人事労務システムの導入・リプレイスを予定されている企業様は、ぜひ今回ご紹介した3つのポイントを兼ね備えた、自社にとって最適なシステムを見つけてください。