紙をなくし、人事労務の業務効率を劇的に向上する「デジタル化」の進め方

更新日：2024年07月04日

人事労務業務は、いわば「従業員に寄り添う仕事」です。法改正・制度改正の情報を常に把握し、従業員に不利益が生じないように日々細やかなケアを行っておられることでしょう。
一方で、慢性的な人手不足により膨大な業務量をこなすのに精一杯で、「人事労務の業務改善は後回し」になっていないでしょうか。長年にわたり人事労務業務の生産性向上について議論されてはきたものの、現実的に「難しい」という声もよく聞かれます。
しかし、人のために尽くす仕事だからこそ、効率化できる業務は効率化していくべきです。
今回は、人事労務の業務効率を向上する「デジタル化」の進め方についてご紹介します。

なぜ人事労務業務は生産性が上がらないのか？ボトルネックは「業務のスタート地点」にあった！
従業員情報の収集を効率化する「デジタル化」の手法とは
情報収集をデジタル化すれば、他の人事労務業務の効率化も進む！
おわりに

なぜ人事労務業務は生産性が上がらないのか？ボトルネックは「業務のスタート地点」にあった！

人事労務の業務範囲は、「採用」「教育」「異動」「人事考課」「規則規程」「人事制度の管理・見直し」「給与」「保険」「退職」など非常に多岐にわたります。これほどまでに業務量があるにもかかわらず、多くの企業で業務を効率化できず、生産性向上の未達成に悩んでいます。
なぜ他の部門は業務効率の改善が進み、人事労務業務については未開拓になってしまうのでしょうか。

これには、従来では当たり前だった「従業員情報を紙の資料で回収している」という業務のやり方が最大の要因になっています。
OBCが2019年の奉行クラウドフォーラムで行ったアンケート調査によると、総務人事部門における業務の課題は、「紙やExcelで行う業務の多さ」にあるという回答が圧倒的に多く見られました。

また、コロナ禍で自粛期間中だった2020年春に実施したアンケート調査でも、「テレワーク実施の課題」について「紙でやり取りする業務がある」ことを挙げた担当者は全体の7割を超えていました。そしてその多くが、個人情報を含む業務に集中していたのです。

在宅勤務／テレワークで業務する上で、課題になっている、もしくは課題になると思うものを教えてください。

「従業員の情報収集」と言えば、あらゆる人事労務業務のスタート地点でもあります。その業務のスタートが「紙」で行われていると、いくら給与計算や勤怠管理などの業務がシステム化されていても、情報をシステムに「手入力」する作業が必要になります。
情報収集の方法がアナログであるため、以降の業務までアナログで処理する必要性を生み出しているのです。
労働者人口減少に伴い人材確保が困難な中、度々起こる法改正で業務量も増えており、これまでの人事労務業務ではシステム投資など改善のための対策も後回しにされがちでした。特に規模の小さい企業では、人事労務業務を円滑に回すことも苦労されていることでしょう。
しかし、新型コロナウイルスをきっかけに在宅勤務やテレワークが普及し、地方を含めた拠点分散やソーシャルディスタンスを守ったコミュニケーションのあり方など、働き方は一変しました。今こそ、総務人事部門でもデジタル業務体制を整備するチャンスです。
まずは業務の入り口となる「情報の収集方法」をデジタル化し、情報収集で手作業をしなくてもよい状態を作りましょう。それが、従業員を守ることにつながり、従業員にとっても働きやすい業務体制を作る第1歩となるのです。

従業員情報の収集を効率化する「デジタル化」の手法とは

紙を使わずに従業員情報を収集するには、「デジタルデータで受け取る」ようにするだけで実現できます。
ただし、「データになっていればどのような状態でもよい」というわけではありません。
例えば、Excelなどで作成したフォーマットに入力して提出を求めるケースがあります。この場合、人事系のシステムに取り込むためには、データを加工する作業が必要になります。あるいは、コピー＆ペーストでシステムに入力する作業をしている担当者もいるかもしれません。いずれにしても“手作業”が発生するため、間違いなく入力できているかチェックする必要もあり、「紙での作業」からの脱却、人的作業の削減は難しくなります。

そこでオススメしたいのが、従業員情報をデータで収集し自動的に蓄積するクラウドサービスを利用することです。
市場では様々な業務アプリケーションがクラウドサービスで提供されていますが、従業員情報の収集・蓄積に長けたクラウド型のシステムを導入すれば、必要な情報をデータで保管・管理ができるようになります。

例えば、奉行Edge労務管理電子化クラウドでは、入社・退職、再雇用の手続きのほか、結婚・離婚、家族異動、住所変更、産休・育休といったライフイベントに合わせた申請手続き、口座変更の手続きが行えます。それぞれの申請フォームは、スマートフォンからでも簡単にアクセスできるので、従業員は職場にいなくても様々な申請書類を簡単に提出することができます。紙の書類を用意したりコロナ禍に出社して提出したりする必要もないため、従業員が安心して申請できる仕組みとなっています。
また、申請された情報は、自動的にクラウドで保存され常に最新の従業員情報として蓄積されます。クラウドを活用することで、これまでは人事労務担当者が行っていた「（従業員情報を）集める・（入力やファイリングなどで）溜める」作業が、「（従業員の申請によって）自動的に集まる・溜まる」構造になっていきます。
情報収集にクラウドサービスを利用するだけで、ペーパーレスが実現し、かつ情報の蓄積・保管まで自動化することができるのです。

情報収集をデジタル化すれば、他の人事労務業務の効率化も進む！

クラウドサービスを利用し、従業員の個人情報の収集作業をペーパーレス化するだけで、各人事労務業務が非常に効率化され、生産性向上が実現します。

例えば、最近は社会保険手続きも電子化が進められていますが、奉行Edge労務管理電子化クラウドは電子申請にも対応しているため、書類に転記するなどの作業をしなくても、収集された従業員情報をもとに簡単に電子申請を行うことができます。
また、労働条件通知書や雇用契約書の交付など入社手続きにおいても、オンラインで完結させることが可能です。特に労働条件通知書は、予め設定された労働条件のパターンを選ぶだけで共通項目が自動的にセットされており、基本給などの個別条件を追加するだけで自動作成し、希望した従業員に電子発行してパソコンやスマートフォンから確認・署名をもらうこともできます。署名と同時にタイムスタンプも付与されるので、労働契約におけるコンプライアンスの遵守も実現します。

業員の情報が自動的に常に最新に保たれるため、給与計算をはじめ、様々な人事労務業務を正しい従業員情報をもとに、正確に行うことができるようになります。

例えば、総務人事奉行クラウドを一緒に利用すれば、在職証明書や退職証明書の発行や各種名簿・一覧表の作成などを瞬時に行えます。その他、労働契約の管理・更新や人事異動、組織管理など、紙やExcelで行われている様々な非定型の人事労務業務を定型化して生産性を向上できます。
また、給与奉行クラウドと連携すれば、常に最新の従業員情報を基に、正しく給与・賞与計算を行うことができます。
さらに、勤怠打刻の収集から集計まで自動化できる奉行Edge勤怠管理クラウドや、年末調整申告書をデジタルデータで回収することで年末調整業務を大幅に削減できる奉行Edge年末調整申告書クラウドなど、業務単位で導入できる各種サービスを利用することで、従業員・総務担当者双方が生産性の高い業務を実現することが可能です。

このように、奉行Edge労務管理電子化クラウドをベースにデジタル化をスタートさせ、デジタル化したい業務を選んでサービスを徐々に追加していけば、人事労務業務がデジタル業務にどんどん変貌していきます。そして、本来時間を割くべき業務に専念することで、総務人事部門の生産性をさらに向上させることができるのです。

おわりに

「人事労務業務が効率化する」ということは、「従業員の手間を省く」＝「従業員一人ひとりの生産性を向上させる」にも繋がります。特に、人材確保が難しく従業員の負担が重くなりがちな中小企業では、「業務効率を上げる」ことは避けて通れない課題でもあります。
奉行Edge労務管理電子化クラウドなら、それぞれの入力手順について詳細な解説がついているので、入力時のミスも最小限に抑えることができます。入力時に迷いがちなポイントも書き方をサポートする機能が充実しているので、従業員の負担を軽減できます。クラウドサービスなので時間や場所を選ばずに提出することができ、働き方に応じたやり取りもしやすくなります。
このように、従業員に負荷をかけず「集まる」「溜まる」仕組みこそ、“従業員に寄り添う”人事労務業務にぴったりの取り組みです。

従業員の満足度を高め生産性向上を図ることは、これからの時代における企業競争力の源泉になるはずです。そのためにも、従前のやり方を見直し、人事労務業務もデジタル化に向けて前進してみてはいかがでしょうか。