株式会社阿部蒲鉾店｜マイナンバー管理・人事労務・会計ソフトの導入事例｜奉行シリーズ

株式会社阿部蒲鉾店は仙台名産「笹かまぼこ」の生みの親として知られる、宮城県を代表する水産練り製品を扱う企業である。毎年、お中元とお歳暮の時期に繁忙期を迎え、店舗と工場では一時的に短期のパート・アルバイトを大量に雇い入れるのが特徴だが、それが故に発生する制度改正における業務の課題が浮上していた。それがマイナンバーに関する業務である。

採用する短期のパート・アルバイトは、夏に100人以上、冬は200人以上にのぼり、総務部ではその時期最も多忙を極める。人事労務業務に追われる傍ら、マイナンバーの収集業務には手が回らないと予想された。そこで検討されたのがマイナンバー業務の完全アウトソーシングであった。
「マイナンバーの収集が急務でした。というのも2015年12月に働いた従業員の給与は2016年1月の支払いになりますから、当然マイナンバーの記載が必要になります。でも、たった数か月しか働かなかった短期のパート・アルバイトの方に、しばらくたった年末調整の時になってマイナンバーの番号を教えてくださいとは言いづらいですし、連絡がつかないかもしれません。収集業務を何とかするのが先決でした。」（総務部 課長 渡邊正一氏）

同社が求めていたのは、インターネットを介して利用できる利便性を持ち、高いセキュリティが確保されたクラウドサービスであること、また総務部の担当者がほぼ関与することなく収集が完結するサービスであることであった。そしてその要望に合致するのがクラウド運用できるOBCマイナンバーサービスだった。
同社は当初、マイナンバーの収集は全てスマートフォンやパソコンで完結する仕組みを想定していた。しかし、それらのデバイスを所有していない、操作に慣れていない従業員も多くいたため、紙での提出ができることも収集サービスに求める条件だった。OBCマイナンバーサービスは、パソコンやモバイル端末のほか、紙での提出にも対応している。

2015年9月、同社はOBCマイナンバーサービスの利用を開始。マイナンバーの収集業務はOBCが紹介した大手人材派遣会社のアウトソーシングを活用し、全てを外部委託している。

さらに特筆すべきは、OBCマイナンバーサービスの導入が、同社が基幹業務システムを一挙に奉行VERPへとリプレイスする後押しとなったことである。「OBCマイナンバーサービスでマイナンバーを収集する体制が整い、次はその情報を運用する番です。実はその時使っていた他社の人事給与システムは非常に使い勝手が悪く、生産性の妨げにもなっており、使い続けるには疑問がありました。そこで、リース期間が終了するタイミングでリプレイス準備を進めることにしたのです。経理部にリプレイスの話をすると、会計システムも同じタイミングで刷新したいとの話になり、大幅な改修に至りました。」（渡邊氏）

数社のシステムを検討していた同社が、最終的にOBCの奉行V ERPを選ぶに至ったのは、自分たちが不満に思っていることを解決でき、生産性を上げることができるのが、唯一奉行V ERPであったというシンプルな理由だった。また、奉行V ERPは同社が解決・取り組まなければならない課題にアプローチするサービスを展開していることも導入を決定づけた。さらにOBCは製品に付随するオプション群も充実しており、それらのシステムが必要になったら導入を検討できることも運用する上で安心感を与えたと言う。

「重要なのは、数字で見えるイニシャルコストやランニングコストよりも、私たちの人件費をどれだけ削ってくれるかです。奉行V ERPは私たちに“時間”を作ってくれると感じました。また、先に導入したOBCマイナンバーサービスと奉行V ERPはシームレスに連携し、データが共有されるのも評価点でしたし、それが結果的に働く私たちの業務時間を短縮してくれることにつながるのです。」（渡邊氏）

OBCマイナンバーサービスと人事奉行・給与奉行は従業員情報が連携するため、マスタ登録の手間や二重入力の手間が発生しない。また、「できなかったことができるようになる」ことによって、今まで大量に点在・保存されて、尚且つ属人的になっていたエクセルデータも奉行V ERPに集約され、「奉行VERPからデータを取り出す仕組み」が構築された。

特に給与計算に大きな効果が出ており、正社員分だけで業務が3日ほど短縮したという。そして、同社にとって効率化の一助となっているのが予約機能である。
「予約機能で翌月以降の変更をすぐに登録できるのが非常に助かっています。当月で作業をしていると、業務をため込んで給与計算時に入力するという非効率な作業になりますし、給与の漏れなどにもつながります。予約機能があれば変更の申請があった時点で対応でき、月末で締めて翌月の支払いまでの間にチェックをかけ、不備があれば余裕を持って確認作業ができます。これまで月初は非常に業務量が多く忙しかったのですが、予約機能があるおかげで、時間に余裕がある時に入力しておけるので、業務が効率化されました。また、データが連携することで二重入力作業がなくなりました。例えば給与奉行で情報を更新すれば、人事奉行の情報も更新され、データの取り込み作業も発生しません。給与明細配信オプションのスケジュール予約で給与明細等を自動配信できるようになったことも効率化に貢献しています。今後は昇給シミュレーションなども使ってみたいと思っています。」（渡邊氏）

同社では他社の勤怠管理システムやPOSシステムを利用しているが、奉行V ERPとのデータ連携は問題なく進行している。加えて、OBCのサポート体制にも高い評価点をつける。
「OBCマイナンバーサービスも奉行V ERPも、導入後の不具合は起きていません。このように、システムを安心して使い続けられることは、当たり前のようで実は難しいことです。そういった点でOBCへの信頼は厚く、何かわからないことがあった時、すぐに対応してくれる安心感があります。奉行製品によって様々な課題を一気に解決できたこと、今までできなかったことができるようになったことなど、たくさんの効果があります。今後、当社の業務を担ってくれるシステムとして、奉行製品を使い続けていきたいです。」（渡邊氏）

また現在、同社はクラウド環境（IaaS）で奉行VERPを運用している。BCPの面からもオンプレミス環境から脱却し、クラウド環境への完全移行も推し進めているが、同社が描く将来像として、奉行VERPが様々なクラウドの運用スタイルに対応していることも大きな利点となっている。

将来的にはタレントマネジメントなどのBIツールを活用しながら人員配置や異動を図っていきたい同社。
そのためには、今進めているエクセルからの脱却と情報の集約を早期に進めていく必要があると渡邊氏は続ける。
「総務部ではエクセルでの作業をほぼゼロにする計画で、システムを活かしてナレッジを共有、皆が同じイメージをもって業務を進め、皆が奉行V ERPを使いこなして仕事をローテーションできる体制を整えたいと思っています。」

同社にとって業務、情報、システムのプラットフォームが奉行製品となることは間違いない。