給与明細作成～発行の流れとは？記載項目や電子化のメリットを解説

更新日：2024年07月09日

給与明細は、給与の支給額や控除額、勤怠情報が記載された書面です。これまでは、紙に出力した給与明細を従業員に手渡しあるいは発送していましたが、近年は電子化によって大幅な業務効率化を図ることが可能となっています。

この記事では、給与明細の記載項目や発行の流れを解説するとともに、給与明細発行を電子化するメリットやシステムの選び方についてご紹介します。

給与明細とは給与支給額や控除額が記載された書面のこと
給与明細の基本の記載項目
給与明細発行の流れ
給与明細電子化システム導入のメリット
給与明細電子化システムの選び方
「給与明細電子化システムと給与計算システムで業務効率化を図ろう

給与明細とは給与支給額や控除額が記載された書面のこと

給与明細とは、基本給や各種手当といった給与の支給額や、納めた税額や社会保険料などの控除額、勤怠情報が記載されている書面です。

給与明細は、企業が従業員に対し発行する義務があります。所得税法では、給与支払者が、給与受給者に対して、給与の支給額から控除額を引いた金額がわかるように支払明細書を交付することが定められています。
また、労働保険料徴収法や健康保険法、厚生年金保険法などでも、保険料の控除額を従業員に通知するよう定められています。

給与明細の基本の記載項目

発行義務がある給与明細には、どのようなことを記載する必要があるのでしょうか。ここでは、給与明細の基本の記載項目について解説します。

支給

支給欄は、企業から従業員へ支払うお金を指すものです。これらをすべて合計したものが総支給額であり、額面とも呼ばれています。
支給の項目は企業によって異なりますが、一般的には次のような構成になっています。

・基本給

基本給とは、従業員の年齢や経験、職種にもとづき決定される給与のベース部分で、基本的には毎月一定となります。基本給は定期的に見直され、昇進や勤続年数の積み重ねによって増加するケースが一般的です。

・残業手当

残業手当とは、従業員が所定勤務時間を超えて働いた場合に支給される追加賃金です。日本の法律では、法定労働時間を超える労働に対して賃金の割増が義務付けられています。通常の時間外労働に対して支払う「普通残業手当」や、休日に出勤した場合に支給する「休日出勤手当」などがあります。

残業手当については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
残業代の計算方法｜残業時間と残業手当の計算方法をわかりやすく解説

・各種手当

各種手当は、従業員の状況に応じて負担を補填するための追加賃金です。「役職手当」や「家族手当」「住宅手当」などがありますが、法律上、各種手当の支給義務はありません。企業ごとで規程を設け、独自に設定しています。

・欠勤控除（勤怠控除）

欠勤控除（勤怠控除）は、従業員の欠勤や遅刻があった場合に、日数や時間数に応じて支給額から減額される金額です。控除ではあるものの、給与明細では支給欄に記載するのが一般的です。

控除

控除とは、企業が従業員の総支給額（額面）から差し引くお金のことを指します。主に、社会保険料や税金が対象です。具体的には、次のような項目があります。

・健康保険料

健康保険料とは、業務外で従業員やその家族がケガや病気をした際に医療費を補助する保険です。健康保険料の料率は所得や勤務地などによって異なります。保険料は、企業側と従業員側が折半して負担することになっています。

・雇用保険料

雇用保険料とは、従業員の失業・休業時の生計を支えるための保険料です。料率は業種や経済状況に応じて変動することがあります。

雇用保険については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
雇用保険とは？失業手当の給付条件や加入条件、手続き方法を解説

・厚生年金保険料

厚生年金保険料とは、国が定めた公的年金制度のうちのひとつで、被保険者の老後の生活を支える年金のための保険料です。掛金は、給与所得に応じて設定されています。保険料率は18.3％で、保険料は企業側と従業員側が折半します。

・介護保険料

介護保険料とは、40歳から64歳までの社会保険加入者が支払う義務がある保険料です。介護保険料によって、高齢期の被保険者に介護が必要と認定されたとき、介護サービスを受けられる仕組みです。保険料率は全国一律で毎年見直されており、保険料は企業側と従業員側で折半します。

・所得税、住民税

所得税は、当年1～12月までの従業員の給与所得に対して課せられる国税です。住民税は、前年1～12月までのあいだに一定以上の所得がある従業員が課税対象の地方税です。いずれも企業が給与から天引きし、従業員に代わって納めます。

所得税については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
所得税とは？源泉所得税の計算方法や税率をわかりやすく解説

・その他控除

その他控除は、企業によって異なるものの、労働組合費や社宅・会社寮の費用、企業の従業員持株会の積立金などを給与から差し引くことがあります。

勤怠

勤怠とは、従業員の労働日数や時間など、勤務実績を示すデータです。勤怠は、給与の計算には欠かせない要素として扱います。具体的には、次のような項目があります。

・勤務日数（出勤日数）

勤務日数（出勤日数）とは、指定期間中の正確な出勤日数を示すものです。この日数は給与計算時、基本給算出のベースとなります。

・欠勤日数

欠勤日数とは、従業員が予期せぬ事情や病気などで出勤できなかった日数です。この日数によっては、支給額に影響が出ることがあります。

・休日出勤日数（休日出勤時間）

休日出勤日数とは、所定労働日数のうち、休日出勤をした日数のことです。「休日出勤時間」として時間数で出されることもあります。休日出勤手当の算出根拠となります。通常賃金に35％以上の割増率を掛けた休日出勤手当が支給されます。

・有給休暇取得日数

有給休暇取得日数は、所定労働日数のうち、従業員が取得した有給休暇の日数です。有給休暇の取得は労働基準法によって定められており、企業は年に10日以上の有給休暇が付与される従業員に対し、年間5日以上の有給休暇を取得させなければなりません。

有給休暇については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
有給休暇とは？付与日数や計算方法、繰越保持日数の上限について解説

・有給休暇残日数

有給休暇残日数とは、現在までに取得していない有給休暇の残り日数を指すものです。この情報により、企業は従業員の有給休暇の取得計画が管理しやすくなります。

・出勤時間（総労働時間）

出勤時間（総労働時間）とは、所定労働日数のうち、従業員がその月に働いた時間の合計です。

・遅刻早退時間（控除時間）

遅刻早退時間（控除時間）は、従業員が遅刻や早退をした時間数です。この時間数は、欠勤控除（勤怠控除）に反映されます。

・普通残業時間

普通残業時間とは、労働基準法に定められた所定労働時間を超えて従業員が働いた時間を指します。この残業時間に応じて、残業手当が支給されます。

・深夜残業時間

深夜残業時間は、従業員が22時から翌日5時まで残業した時間です。この深夜残業時間に応じて、通常賃金に25％以上の割増率を掛けた深夜残業手当が支給されます。1ヵ月に60時間を超えた場合は50％以上の割増賃金支給が必要です。

・休日出勤残業時間

休日出勤残業時間は、従業員が法定休日の22時から翌日5時まで残業した時間です。この法定休日の深夜残業時間に応じて、通常賃金に休日労働分の35％以上を掛けた分と深夜残業分の25％以上の割増率を掛けた分を追加し、合計で60％以上の割増率を掛けた分の手当が支給されます。

給与明細発行の流れ

給与明細は、どのように発行するのでしょうか。ここでは、紙の給与明細を発行する際の流れについて解説します。

1. 締め日に勤務時間を集計

月末や固定の締め日に、従業員の出勤・欠勤や休憩時間、残業時間を含めた勤務時間を集計します。これは、給与計算のベースとなる重要なデータなので、タイムカードや勤怠管理システムなどをもとに、正確に記録する必要があります。

2. 総支給額を計算する

集計された勤務時間にもとづいて、基本給、手当、残業代などを計算します。所定労働時間を超えた分の残業代については注意が必要です。

3. 控除額を計算する

社会保険料や税金など差し引く控除額の計算を、従業員ごとに行います。社会保険料は、毎年4～6月の給与をもとに決定される「標準報酬月額」に応じて、従業員ごとに異なるので注意が必要です。

社会保険と標準報酬月額については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
社会保険とは？加入条件や種類、国民健康保険との違いをわかりやすく
 標準報酬月額とは？決め方や社会保険料との関係をわかりやすく解説

4. 振込支給額（差引支給額）を計算する

給与の総支給額から控除額を差し引き、振込支給額（差引支給額）を計算します。この振込支給額はいわゆる手取り額で、実際に従業員の銀行口座に振り込まれる金額となります。

給与計算については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
給与の計算方法を4つのステップで解説！初心者向けの注意点も紹介

5. 給与明細（給与明細書）を作成する

従業員ごとの給与の詳細を記載した給与明細（給与明細書）を、紙に出力します。

6. 給与明細を従業員本人に配付

紙に出力した給与明細は、従業員本人に配付します。プライバシー保護のため、封筒に入れて直接手渡しするのが一般的です。従業員は給与明細で、自分の給与や勤怠に関する情報を確認することができます。

給与明細電子化システム導入のメリット

給与明細電子化システムは、給与明細の配付をペーパーレス化して業務効率化を図るシステムです。ここでは、給与明細電子化システムを導入した場合のメリットをご紹介します。

配付にかかる作業の削減

給与明細電子化システムは、紙の給与明細を配付する際に行っていた印刷や仕分け、封入・封かんのほか、手渡しあるいは発送といった作業を、すべてなくすことが可能です。作業にかかる手間や作業ミスなどを削減できるメリットがあります。

配付にかかるコストの削減

給与明細電子化システムによって、これまでの紙の給与明細配付のためにかかっていた用紙代やプリンターのトナー代、さらに発送代などの費用を削減できます。また、毎月の配付作業にかかっていた人件費も削減可能です。

従業員に合わせた給与明細の配信を実現

従業員の勤務場所や雇用形態に合わせて、給与明細の届け方を変えられるのも給与明細電子化システムのメリットです。従業員は、明細書の内容を所有する端末を使ってウェブページで見られるようにするか、あるいはメールで配信するかなどの方法を選択できるようになります。

セキュリティ面の不安軽減

給与明細配付を紙で行うと、紛失や配付ミスによる個人情報漏洩などのリスクがありました。通信データが暗号化されている給与明細電子化システムなら、堅牢なセキュリティ環境にデータが保管されています。セキュリティ面の不安が軽減されるのは、企業側にも従業員側にも大きなメリットといえるでしょう。

給与明細電子化システムの選び方

給与明細電子化システムを導入するときは、いくつかのポイントがあります。続いては、給与明細電子化システムの選び方をご紹介します。

既存の給与計算システムとの連携性で選ぶ

給与明細電子化システムは、給与計算システムと連携がとれるものを選びましょう。現在利用している給与計算システムがある場合は、該当のシステムとの連携性を確認してください。

書面配付希望者への対応可否で選ぶ

所得税法において、給与明細電子化は「従業員の承諾や同意が必要」と定められています。電磁的方法または書面によって承諾した従業員からは送付先メールアドレスを受け取り、給与明細データを配信することになります。ただし、あらかじめ通知をしていれば、一定期限までに回答がなくても「承諾した」とみなすことが可能です。

その上で給与明細の書面での配付希望者がいる場合もあります。その際に書面発行に対応できるかどうかは、システム選びのポイントのひとつといえるでしょう。

サポート体制の手厚さで選ぶ

給与明細電子化システム導入についてスムーズにいくかどうか不安な場合は、サポート体制が手厚い給与明細電子化システムを選ぶのがおすすめです。
手軽さをウリにした給与明細電子化システムでも、実際に業務を始めてみようとすると、思わぬところでつまずいてしまうこともあります。適切にサポートし、システム導入完了まできちんと支援してくれる企業のシステムを選びたいところです。

導入のサポート体制を確認する際には、サポートの内容、対応時間のほか、電話やWebでのサポートの有無などを確認しておいてください。
併せて、問い合わせをした際の対応も参考になります。質問に丁寧に答えてくれるかどうか、担当者の知識レベルが適切かどうか、信頼できる企業かどうかといった点を確認しましょう。