手っ取り早く経理業務を効率化する方法とは？“少人数”経理こそ「プロセス全体のデジタル化」で解決へ！

更新日：2024年09月25日

経理業務の効率化について、「なかなか取り組みを進められない」という声を多く耳にします。中小企業では、「ひとり経理」といわれるように１人または少人数で対応している傾向が強く、膨大な業務量を前に具体的なイメージがわきにくい･･･というのも理由になっているようです。
しかし、昨今は法改正によって業務は複雑化しており、企業規模を問わず、会計・経理業務の効率化が喫緊の課題となっています。
今回は、経理業務が抱える長年の課題から今後インボイス・電子帳簿保存法で抱えることになる課題まで、現状を解説しながら、今後に向けて手っ取り早く経理業務のパフォーマンスを向上させるポイントを紹介します。

「経理業務の効率化」はなぜ進まない？効率化を阻む要因
いま、経理業務の効率化が求められる最大の理由＝インボイス制度・改正電子帳簿保存法の対応
経理業務の効率化は「全体最適」の視点で考える！
経理業務の「全体最適」に向けて取り組むべき3つのポイント
おわりに

2024年1月電子取引の電子データ保存義務化・改正電子帳簿保存法への対応に関する実態調査レポート

「経理業務の効率化」はなぜ進まない？効率化を阻む要因

経理業務は、企業経営に必要な資金に関わるため重要度が高く、正確かつ迅速な作業が求められます。取り扱う情報量も多く、作業量は膨大になりがちです。具体的には、次のように日次・月次・年次の業務に整理できます。

日時	経費精算、⾦庫の現⾦を確認、現⾦の出⼊、伝票や帳簿への記録、経費の仕訳など
月次	預⾦残⾼確認、売上や仕⼊の計上、売上や仕⼊･給与の仕訳、振替伝票の起票・⽉次試算表を作成など
年次	在庫の計上、法⼈税等の計算と仕訳、決算のまとめ・決算書作成など

特に月次・年次業務については、日次業務の結果が土台となっており、経理業務の効率化は「日次業務をいかに正確かつ合理的に進められたか」によって大きく左右されます。
しかし、この日次の業務においても、多くの企業で「なかなか効率化を進められない」と感じています。そこには、次のような事情が要因となっていることが見られます。

「紙」の書類が多い

日次業務では、経費精算や取引の処理などで紙の書類を多く扱うことになります。そのため、必然的に「処理業務は手作業」となり、処理に時間がかかります。また紙の書類が基本となる場合、頻繁に整理整頓をしていても、書類の検索にも時間がかかるため、全ての業務で非効率な状態がずっと続いていくことになります。
2024年1月以降は、電子取引については紙ではなく電子データでの保存が完全義務化となるため、紙と電子データという書類の形態に応じて、処理業務のやり方を変える必要も生じます。

手作業で行う業務が多い

紙書類の処理は当然ながら、Excelなどで管理している場合も、入力などを手作業で行うことになります。
経理業務で取り扱う情報は重要度が高いため、二重チェックを行うなど、手作業があるだけヒューマンエラーが起こらないための対応が必須になります。
また、小口現金などで運用している場合も、日々の残高確認や帳簿管理を手作業で行うことになります。管理に手間がかかるうえ、精算ミスが発生した際には領収書を1枚ずつ確認し直すなど、業務負担が常につきまといます。

社内連携がスムーズにできていない

経理業務は、各部署から売上や仕入などの情報が届いてから処理を行うため、情報共有が遅いと作業時間が圧迫されます。
また昨今は、受領する証憑類には紙と電子データが混在しているケースも多く、それぞれに適した対応が求められます。回収フローが紙でしか対応できないと、電子データで受け取っても一度紙に出力して回覧することになり、経理部門では抽出された電子データと回覧した紙との突合作業から始まることになります。経理処理において手作業が増えることになり、ミス防止のためのチェック体制なども含め、担当者の負担が増加するだけの非効率業務となります。

このように、日次業務で「手のかかる業務」が多く発生すると、請求処理や決算などでも膨大な業務を手作業で処理することになり、残業や休日出勤が重なり人件費も普段以上に膨らみやすくなります。

そもそも経理部門は、専門性の高さやなり手不足で、万年「人材不足」に陥りがちです。
税制や会計知識など専門知識やスキルが求められますが、それらの知見を持つ人材の採用は非常に難しく、日々の業務に追われるあまり新人育成のための時間も確保しづらいのが現状でしょう。また、業務量はつねに膨大にもかかわらず、顧客と直接関わって利益を生み出す部門ではないため、人員を最小限に抑えられる傾向にあります。
また、そうした実態が、属人化を招きやすくしているということもあります。
担当者が1人で全ての業務を担っている場合、その担当者が独自の方法で業務を進めているケースは少なくありません。1人で行うほうが精度を維持できるというメリットもありますが、ルールが共有されていなければ特定の人物しか作業ができない、というデメリットにもなります。特定の人物による独自の方法でなければ業務が回らない状態は、担当者の不在時や引き継ぎの際などにミスが発生しやすくなり、業務の停滞へとつながりかねません。また、経理業務で属人化が起こると、担当者以外からは業務内容や問題点が把握しづらくなり、非効率業務の温床となってしまうこともあります。

経理担当者には、ルーチン業務に加え、経営者から経営判断の基礎となる決算関連のデータ算出も求められます。限られた人材で重要度の高い業務を正確かつスピーディーに処理し、経営判断に必要なリソースを割り当てられるようにするためにも、業務の効率化を早急に図ることが必要です。

いま、経理業務の効率化が求められる最大の理由
＝
インボイス制度・改正電子帳簿保存法の対応

ここ数年で「経理業務の効率化」がより一層求められるようになった背景には、インボイス制度と改正電子帳簿保存法が大きく影響しています。
改正電子帳簿保存法の「電子取引の紙保存禁止」は、2年間の猶予期間が設けられたことやメディアで発信されたことにより、多くの企業でほぼ把握され対応も進められています。しかし、インボイス制度については、2023年10月のスタートが決まっているものの、必要な対策を把握できている企業がまだ多くはないようです。
インボイス制度では、請求書を発行する立場と受領する立場とで、従来の業務に加えて次のような業務が追加されます。

特に気をつけなければならないのが、受領した適格請求書について、記載内容を確認・区分・保存した上で、経過措置を考慮して取引先ごとに仕訳起票しなければならない点です。
例えば、個別対応方式による仕入税額控除の場合、税率ごとの分類もあわせると最大18種類に区分する必要があります。また、これまで領収書・請求書がなくても仕入税額控除ができた3万円未満の取引についても、適格請求書の受領・保存が必要となるため、対応件数が増え、経理担当者の業務負担が増大します。さらに、インボイス制度が開始して2ヶ月後には、電子取引の保存要件に適用されていた猶予期間が終了することになります。つまり、2024年以降は否応なしに、電子データの証憑類は電子データのまま法令に則った保存・管理をしなければならなくなります。

これらの業務を担当者が適切に手作業で行うのは現実的でなく、インボイス制度後の経理業務に対して「何も対策しない」「局所的な改正対応のみに留まっている」状態では、業務が大混乱となる恐れがあります。
制度改正に対応することは企業としての責務ですが、これまで通り生産性を落とすことなく業務が継続できるようにすることも、同等に重要なのです。

経理業務の効率化は「全体最適」の視点で考える！

経理業務は、そもそも業務範囲が膨大なうえ、法改正の影響で複雑化しやすく業務量も増加しやすいものです。業務の効率化を図ろうとしても、年々変わる対応に追いつくのがやっと･･･という企業も少なくないでしょう。
しかし、やり方次第では、大きく合理化へと舵を切ることができます。例えば、経理業務の80％以上は、ルーチン作業、つまり定型化された業務の反復です。業務の効率化を図るなら、このような定型業務からデジタル化をうまく進めていくことが突破口となるでしょう。

すでに多くの企業では、会計システムが導入され、経理データはシステムで管理される環境にあります。これまでも、「システムを活用すること」が業務の効率化の第1歩になると言われてきました。
しかし先述したように、インボイス制度や改正電子帳簿保存法に対応するには、従来の「個々の定型業務で専用システムを活用する」というやり方では、業務が回らないことは明白です。制度対応と生産性向上を両立させるには、業務単位でデジタル化できるかを考えるのではなく、「証憑の提出から経理処理まで、証憑を取り扱う業務全てをデジタル運用できるか」というような、プロセス全体で業務の最適化を考えることが大切になります。

例えば、経理業務で取り扱う情報は、請求書や領収書などの証憑類がもとになっていますが、一連の業務はシステム化されていても「回収段階はアナログ対応」というケースは多く見られます。「電子データで受け取った憑類も、一度紙に印刷して承認フローに回す」という従来の運用方法を、改正電子帳簿保存法の施行後も続けた場合、最終的な保管だけで制度対応すると、次のように新たな業務課題が生じてしまいます。

また、受領から会計処理、支払処理という一連の流れで、同じ経理データをそれぞれの業務でシステムやExcelにその都度入力していると、ムダに時間がかかることになります。
しかし、この「紙に印刷して一連の業務を進める」やり方を電子データのままで処理できる仕組みに変えれば、電子データのままで回収し、帳簿への起票から支払い処理まで、ほぼ全ての業務を自動化することができます。

このように、個別の業務を最適化するのではなく、経理業務を一連の流れとして捉え、業務プロセス全体で最適化することが、真の効率化を実現することにつながるのです。

経理業務の「全体最適」に向けて取り組むべき3つのポイント

経理業務の全体最適化を進めるには、まず売り手・買い手の双方に共有して業務が発生する請求書を起点に、業務をデジタルに置き換えて自動化することを検討しましょう。
その際、次のように「請求書発行」「請求書受領・支払」「会計処理」の3つの業務フェーズで、「デジタル化できるか」「デジタル化でつなげられるか」で体制を整えることが重要です。

この3つの業務フェースでデジタル化と自動連携ができれば、経理業務から入力・チェック・突合・管理などの手作業がほぼなくなり、業務時間の約9割が削減できることがわかっています。（OBC調べ）

①請求書発行のデジタル化

請求書発行の業務では、電子請求書を作成し、取引先に自動配信する仕組みがあれば、請求書の作成、印刷、送付に至る手作業がなくなります。奉行Edge 発行請求書DXクラウドなら、商奉行クラウドをはじめとするあらゆる販売管理システムと請求データを自動連携できます。また、債権奉行クラウドと自動連携すれば、奉行Edge 発行請求書DXクラウドに取り込んだ請求データから回収予定を自動作成し、入金情報との突合や入金消込を自動化することも可能です。

②請求書受領のデジタル化

請求書の受領・支払業務では、PDFや紙、デジタルインボイスなど、拠点や従業員に届くあらゆる請求書を電子データで収集する、奉行Edge 受領請求書DXクラウドのような仕組みがあれば、各部署からの回収もスムーズになります。また、債権奉行クラウドとの自動連携で、回収した請求書データから支払予定の作成や、消込・振込データ作成まで、支払い業務のプロセスを自動化できるので、ミス・漏れのない支払い業務ができるようになります。

③会計処理のデジタル化

会計処理業務では、勘定奉行クラウドのように、発行・受領した請求書のデータから、制度に則った税区分の判定や仕訳まで自動化できる仕組みがあると、業務効率は大幅に向上することができます。勘定奉行クラウドは、債権・債務データだけでなく入金や支払結果も正確に自動仕訳し、制度対応した記帳や決算、消費税申告までシームレス化します。

また勘定奉行クラウドは、国内約1,200の金融機関が提供するインターネットバンキングなどのWebサービスに対応しており、カード利用明細と自動連携して日々の経費支払をキャッシュレス化することもできます。こうした多機能型の会計システムがあれば、銀行の入出金管理や毎日の小口現金管理、面倒な立替精算業務など、細かな手作業はほぼなくなります。

おわりに

業務のシステム化には、とかく費用対効果が強く求められがちですが、プロセス全体を見通して適切にシステムを選べば、コスト削減だけでなく、ミスの防止、経営判断のスピードアップなど、様々なメリットを生み出すことができます。
経理業務の効率化は、もはや「人の手で何とかなる」時代ではなくなっています。インボイス制度や改正電子帳簿保存法にスムーズに対応するためにも、どのようなシステムやサービスが必要か、ベンダーのアドバイスも受けながら、自社にマッチしたデジタル体制を構築してはいかがでしょうか。

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