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経理業務の自動化はどこまで可能?
「ひとり経理」でも業務の効率化を実現するポイントを紹介

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この数年でIT技術が飛躍的に進歩し、様々なITツールが開発され、多くの企業で業務のデジタル化・DX化が進んでいます。ITツールの導入により、驚くほど業務が効率化したと感じている業務担当者も多いのではないでしょうか。
しかし、多くのバックオフィス部門では、未だ業務課題が山積しています。経理業務においては「ひとり経理」体制になっているケースも多く、さらなる改善を求める声も聞かれます。
そこで今回は、なぜ経理業務の効率化が進まないのかを紐解きつつ、「経理業務の自動化」について解説します。

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目次

「経理業務の効率化」はなぜ進まないのか?

経理業務は、企業経営に必要な資金に関わることから重要度が高い業務です。特に、月次・年次業務は日次業務の正確さに左右され、結果として「日次業務をいかに正確かつ合理的に進められたか」が経理業務の効率化に大きく影響するため、日次業務こそが経理業務の根幹とも言えます。
しかし、多くの経理担当者がその日次業務に手を焼いています。企業規模を問わず「日次業務に追われて他の業務に割く時間が足りない」「なかなか効率的に業務を進められない」という声が後を絶ちません。
なぜ、経理業務はこのような状況に陥ってしまうのでしょうか。その要因には、例えば次のような事象が関わっていると考えられます。

要因1紙で取り扱う書類が多い

経費精算や取引の処理など、日次業務では書類を多く扱います。
書類が紙の場合、そのままでは処理作業を手作業で行うことになり、処理完了までに時間がかかりやすくなります。また、紙の書類を保管するにはファイルや保管スペースの準備も必要になります。取引先からの問い合わせやミス発覚などで後から過去の書類を検索することも多く、お目当ての紙の書類を膨大なファイルの中から探し出すのは一苦労でしょう。
ましてや今は、インボイス制度や電子帳簿保存法などによって証憑類の取り扱いが複雑になっており、業務負担が大きくなりがちです。
法改正を機にデジタル処理に切り替えた企業も多く見られますが、まだ一部または全部を紙で処理している企業も散見されます。このようなケースは、今は何とか対応できていても、今後は「紙の書類」が業務の足枷になることも充分考えられます。

要因2手作業でやっている業務がある

「紙の書類を手作業で行う」場合以外にも、経理業務には細かな手作業が発生していることがあります。
例えばExcel作業の場合、基本的に入力は手作業になります。情報が多くなると手入力も増え、ヒューマンエラーが起こらないようにチェック体制も強化しなければなりません。
また、小口現金管理を行っている場合も、日々の残高確認や帳簿管理で手作業が発生します。現金が自社内にあると急な入り用では便利ですが、管理に手間がかかるため業務負担が常に付きまといます。

要因3社内フローに時間がかかり業務が圧迫されている

経理業務は、各部署から売上や仕入などの情報が届いてから処理を行うため、情報共有が遅いと経理処理の作業時間が圧迫されます。
昨今は受領する証憑類も電子データで受け取ることが増えていますが、紙で受け取るケースも未だ多くあります。電子帳簿保存法では電子データはデータの状態での保存が義務となっていますが、紙が混在することにより社内手続きフローを紙で統一していると、経理部門に到着が遅れて処理業務の時間が削られたり、経理部門で電子データと承認用の出力紙との突合作業が必要になったりと、担当者の負担が増加している恐れもあります。

業務で手作業が多いほど、作業効率は損なわれます。効率化が進まなければ、人員の増強や残業、休日出勤が増えることになり、⼈件費も普段以上に膨らみやすくなるでしょう。
とはいえ、経理業界は専門性の高さなどの問題から万年⼈材不足の状態です。ここ数年で多くの企業がデジタル化にシフトしている一⽅で、経理部門に関してはまだ“⼈手不足”を補うだけの取り組みに着手できていない企業も見受けられます。事実上「ひとり経理」の体制になっている企業も多く、業務の属⼈化が発生しているケースも少なくありません。
デジタル化が浸透してきた今だからこそ、経理の非効率な業務体制を見直し、環境を改善していくことが急務と言えます。

できるだけ多くの業務を「自動化」することが効率化のカギ

経理業務には、次のような重要度の高いコア業務が多くありますが、そのほとんどは機械的に進めることが可能な、いわゆる定型業務です。このような業務はITツールやIT技術で自動化することができます。

●経理業務の定型業務(例)

  • 経費精算
  • 請求業務
  • 入金・支払管理業務
  • 現金や預金、有価証券等の管理業務
  • 給与計算・年末調整
  • 資産管理業務
  • 決算業務

ただし、手順が明確に決まっておらず、判断が必要な業務は自動化することができません。例えば経営分析資料の作成の場合、指標ごとのグラフ化や図表作成などは自動化できても、考察やレポートの作成は自動化することができません。とはいえ、業務を一部でも自動化できれば、たとえ⼈的操作が残っていても、全てを手作業で行うより遙かに早く業務を完了させることができ、さらに正確性も向上することができます。

近年は、インボイス制度と改正電子帳簿保存法により、経理業務の効率化がこれまで以上に重要になりました。制度改正に対応することは企業としての責務ですが、担当者が適切かつ生産性を維持しながら業務に取り組める環境を整えることが大切です。
業務の自動化は、今や「経理業務の効率化」に欠かせない対策となっているのです。

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「経理業務の自動化」がもたらす4つのメリット

経理業務の自動化は、経理担当者にとって次のようなメリットをもたらします。

①作業時間が短縮できる

経理業務を自動化すると、入力、転記、集計、計算などを手作業で行わなくなるため、単純に作業時間が短縮できます。繁忙期にも人海戦術で対応する必要がなくなり、業務担当者の負担が大幅に削減できます。

②人的ミスを削減できる

手作業で行う業務は、各工程で⼈的エラーが発生しやすくなります。単純な入力ミスでも、経営上の致命傷になる恐れがあるうえ、二重請求や支払い漏れなどの重大なトラブルにつながるリスクもあります。
自動化により手作業がなくなると、こうしたミスを未然に防ぐことができます。結果に対する正確性・信ぴょう性も高まり、信頼性の高い財務報告ができるようになります。

③コスト削減ができる

業務の自動化は、人件費やランニングコストの削減にもつなげることができます。
例えば、請求業務を自動化することで、納品書・請求書などの証憑類を電子発行すれば、印刷代や紙代、郵送費、書類の保管費用などのランニングコストを削減することができます。
また、作業時間を短縮できることで残業や休日出勤が減り、繁忙期に人材確保に奔走する必要性もなくなります。これにより、残業代など⼈件費の削減も期待できます。

④コア業務やスキルアップに時間を活用できる

業務の自動化で単純作業から解放されれば、空いた時間を経営分析などもっと重要な業務に充てることができます。経営層から経営判断のために資料提供を求められた際も、手間なく迅速に最新の財務データを用意することができ、スピーディーな意思決定に貢献することができます。また、自身のスキルアップに活かすことで、より幅広い業務に取り組むこともできます。

経理業務を自動化する方法

経理業務を自動化する⽅法には、Excelのマクロ機能の活用、RPA(Robotic Process Automation)の活用、AI機能などを搭載したクラウドサービスの導入などが挙げられます。

Excelを通常業務に利用している企業なら、Excelのマクロ機能を使う方法がもっとも低コストで業務を自動化できます。ただし、マクロ機能を活用するための知識が求められるうえ、結果的に属⼈化しやすくなります。またRPAの場合は、転記作業や資料作成などあらゆる業務を自動化できますが、事前にシナリオを作成する必要があり、作業をルール化しなければなりません。そのため、プロジェクトで対応することが中心になります。それに、ExcelもRPAも法改正や業務変更などの変化に弱いため、ルールが変わるたびにメンテナンスをしなければなりません。
一⽅クラウドサービスの場合は、専門的な知識がなくても誰でも操作でき、最新のIT技術を活用しながら様々な業務を自動化することができます。利用料は発生するものの、初期投資や保守管理費がかかりません。法改正への対応も自動で更新されるため、運用・管理の面でも非常に楽と言えます。

市場には、様々な業務に対応するクラウドサービスが提供されています。例えば次のようなシステムは、現在クラウドサービスが主流となっており、様々な作業を自動化することができます。

●経理系システムで自動化できる作業例

  • 会計システム:仕訳入力、帳簿のデータ突合、会計データの集計など
  • 請求管理システム:請求書の作成・発行、入金管理、入金消込、入金処理など
  • 支払管理システム:債務情報の入力、データ突合、支払消込、支払処理など
  • 経費精算システム:経費情報の入力、二重申請検知、社内規定チェック、会計システムへの仕訳反映など
  • 給与明細システム:給与額の計算、給与明細の作成、給与明細の発行など
  • 資産管理システム:資産情報の収集、減価償却費計算、台帳管理など

ただし、「1つの業務でどこまで手作業を自動化できるか」はサービスごとに異なります。経理業務は、次の業務に情報(データ)を引き継いで作業することも多いため、自動化したい業務範囲に応じて必要な機能が装備されているかを見極めることが肝心です。

経理業務の効率化に欠かせない3サービスでの「自動化」ポイント

ここでは、経理業務の効率化に欠かせないクラウド会計サービス、クラウド請求管理サービス、クラウド支払管理サービスの自動化機能について紹介します。

●クラウド会計サービス

クラウド会計サービスでもっとも効率化が期待できる機能が、日々の会計処理、仕訳入力の自動化です。例えば、入出金伝票を自動化するだけでも、企業によっては仕訳の手入力作業が半分以上削減されると言われているほどです。
一般的なクラウド会計サービスでは、金融機関等の入出金データを自動で取り込み仕訳起票する機能や、取引内容を記憶学習する機能で類似する取引を自動仕訳する機能が標準装備されています。AI-OCRなどで紙の証憑をスキャンして文字情報に変換する機能が装備されているシステムも多く、イチから仕訳を手入力する作業はかなり軽減されます。また、現在はインボイス機能も標準化されているため、多くのクラウド会計サービスでインボイスの自動起票や区分管理もできるようになっています。
このように仕訳入力が激減することにより、担当者の日次業務は「確認」が中心となるでしょう。

ただしサービスによっては、連携できる金融機関が限られていたりAI-OCRが別契約や従量課金制になっていたりするため、標準機能で自動化できる範囲や、追加が必要な機能など詳細なスペックにも目を向けることが肝心です。
勘定奉行クラウドの場合は、国内のほぼ全ての金融機関と連携でき、システム内で複数の口座情報を一元管理することも可能です。学習機能で仕訳を自動起票する機能はもちろん、Excelで管理している交通費精算表や売上集計表などもドラック&ドロップで取り込むことで仕訳起票を自動化できます。

毎月定期的に発生する地代家賃や通信費などは、スケジュールを登録することで予約日に自動起票することも可能です。受領した証憑はAI-OCRオプションを追加すれば95%以上の精度でデータ化するため、チェックするだけで仕訳の自動起票ができます。他システムで管理しているデータは、連携して仕訳入力ができ、再入力による転記ミスや二重入力を防げます。
また、勘定奉行クラウドは管理会計システムとしても活用でき、分析帳票の作成や予実管理の面でも「自動化」を実現します。

●クラウド請求管理サービス

クラウド請求管理サービスは、請求に関する業務の自動化を目的としています。自動化できる業務範囲はサービスによって異なり、請求書や見積書の作成・発行に対応するもの、入金確認や消込、未払催促まで対応するものなど、様々なタイプがあります。
請求書の作成では、販売管理システムなどと連携して請求書を自動作成し、サービスを通して請求書データを送信することができます。日時指定機能を搭載したサービスなら送付作業も自動化することができます。入金管理機能も搭載したサービスでは、銀行口座と連携し、売掛金と照合して入金消込業務を自動化することも可能です。
※詳しくは、コラム「クラウド請求書発行システムの比較・検討時に押さえておきたいポイントとは」を参照ください。

例えば奉行Edge 発行請求書DXクラウドの場合、同シリーズの商奉行クラウドをはじめあらゆる販売管理システムと連携して請求データを自動で取り込み、ワンクリックで請求書を作成することができます。インボイスの発行にも対応しており、商奉行クラウドや債権奉行クラウドのオリジナルフォーム機能を使えば指定フォームで発行することも可能です。

送付方法は、取引先に応じて「Web参照用URL(取引先ごとの専用URL)」「メールにPDFデータを添付」「デジタルインボイス」の3種類から選べ、紙を希望する取引先には郵送代行も選択できます。「発行日の当日18時に送信」など配信スケジュールも設定でき、送信作業も自動で行えます。送信と同時にタイムスタンプを自動付与するため、受領側データも発行側の控えデータも電子帳簿保存法に対応します。
さらに、債権奉行クラウドを併用すれば、入金情報との突合や入金消込も自動化することが可能です。

●クラウド支払管理サービス

クラウド支払管理サービスの目的は、支払処理に関する業務の自動化です。昨今は、受領する請求書の形態もPDFや紙、デジタルインボイスなど多様化していることから、請求書をデータで回収できる社内ワークフローを備えたシステムが主流になっています。
クラウド支払管理サービスでは、拠点や従業員に届いた請求書を電子データで回収し、そのデータをもとに支払予定表の作成や銀行振込データの作成、支払消込など一連の支払業務を自動化することができます。
AI-OCRを備えたものも多く、紙の証憑でも支払情報をテキスト化して回収することができるため、支払予定表を作成する際の入力作業も削減することができます。

例えば奉行Edge 受領請求書DXクラウドの場合、担当窓口に届いたあらゆる形式の請求書を簡単に回収できます。アップロードされた時点でAI-OCRによってテキストデータ化され、支払情報としてその後の業務に自動で反映されます。AI-OCRで読み取った際に、読み取り部分をハイライト表示するため、確認作業もスムーズに行え、正確に反映することも可能です。

アップロードされた時点でタイムスタンプが自動付与されるため、電子帳簿保存法にも対応しています。
また、インボイス制度にも対応しており、インボイス登録番号と適格請求書発行事業者公表サイトの照合や、インボイスの記載要件のチェック、税区分の判定や消費税計算なども自動で行い仕訳に反映します。
支払対象を確定した後は自動でFBデータが作成され、請求書を受領したタイミングで未払・買掛計上の仕訳や支払仕訳も自動作成して会計システムに連携できるため、手入力が一切発生しません。
※勘定奉行クラウドとは自動連携するため、連携のためのインポート作業も必要ありません。

さらに、債務奉行クラウドと自動連携して、債務発生から債務残高管理まで業務を自動化することも可能です。

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業務を自動化するサービス選びで押さえておきたいポイント

IT技術は年々急速に進化しており、経理業務を自動化する⽅法も対応できる業務領域も豊富になってきています。新しい機能も続々と登場し、クラウドサービスを利用することで様々な業務の“手間”が解消されています。法改正にもタイムリーに対応できるため、その利便性に期待している担当者も多いことでしょう。

しかし、自動化したい業務に対して個別にサービスを導入するのは、おすすめではありません。
経理業務は「1つの業務の結果をもとに次の業務を行う」という一連の流れになっていることが多いものです。そのため、あるシステムで作成したデータは、次の業務システムでも利用することが前提となります。それぞれの業務において、システム開発の方向性が揃っていない場合、機能の重複や自動化できない領域が発生するなどで経理業務全体の効率化に結びつかない恐れがあります。特に、搭載されているAIはベンダーによって異なるため、業務ごとに違うクラウドサービスを利用していると部分的にしかAIを活用できないことになってしまいます。
経理業務全体で生産性向上を図るなら、クラウドサービスも同じベンダーで揃え、AIをはじめとするIT技術を最大限活用できるシステム環境にすることが大切です。

同シリーズのクラウドサービスで統一すれば、取引の証跡を1つのサービス内で辿ることがしやすく、⼈の目で行う最終確認も手間なく完了することができます。1つ1つの業務を自動化するだけはなく、自動化で得られた結果の確認のしやすさにも目を向けることで、「ひとり経理」でも充分高い生産性向上を実現することが可能になるのです。

この観点から見れば、先にご紹介したクラウド会計サービス、クラウド請求管理サービス、クラウド支払管理サービスも、個別に導入を検討するのではなく、「請求書を起点にした一連の流れ」として捉えることで、請求書にまつわる業務全体の生産性を向上させることが可能になります。

例えば、勘定奉行クラウド、奉行Edge 発行請求書DXクラウド、奉行Edge 受領請求書DXクラウドを連携して利用すると、経理業務から入力・チェック・突合・管理などの手作業がほぼなくなり、業務時間の約9割を削減できることが分かっています。(OBC調べ)

経理業務は、請求書を中心にほとんどの業務がつながっています。まずは現状の業務内容をしっかりと可視化し、経理業務全体の中で自動化を進めるべき部分はどこか、自動化によってほかの業務にどう影響するのかを検討して適切なシステムを選定しましょう。

おわりに

業務の効率化には、業務を自動化するクラウドサービスが欠かせません。とは言っても、市場には業務ごとに単一的なサービスが数多く提供されており、「ひとり経理」であるほど自社にとってどのようなサービスが必要なのか、見極めが難しくなっているかもしれません。そのような場合は、信頼できるベンダーに相談するのも良いでしょう。システムの専門家でもあるベンダーのアドバイスを受けながら、自社にマッチしたサービスを選んで「経理業務の自動化」を実現しましょう。

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