領収書や請求書の紙管理とはおさらば！
中小企業に最適なペーパーレス化の手法

目次

• 急増するペーパーレス化企業の実態とは！？
• 手軽にはじめられる運用方法は？主な3つのシステムを比較
• 手軽にはじめるなら運用方法の変更が少ない「会計システム」がおすすめ！
• 導入企業が語る「ペーパーレス化に最適な方法が見つかった！」

急増するペーパーレス化企業の実態とは！？

国税庁の統計によると、スキャナ保存の申請件数は年々大幅に増加しており2016年度から2017年度では2倍以上増加しました。さらに2018年の申請件数も増加しており、今後も大きく普及していくことが予想されます。

では、なぜこれだけ申請件数が伸びているのでしょうか？理由は大きく2つあります。

＜理由①スキャナ保存制度の規制緩和＞

今までのスキャナ保存制度は要件が非常に厳しく、導入に踏み切る企業は多くありませんでした。しかし、2015年、2016年に以下のような規制緩和が行われたため、非常に実現性が高く使いやすい制度となりました。

この規制緩和により、例えば従来であれば社内に持ち帰った領収書に署名をし、スキャンするという手間がかかっていたものが、外出先でスマートフォンで撮影するだけで電子化できたりと、大きな負担なくペーパーレス化を実現することができるようになりました。

＜理由②ペーパーレス化を実現するシステムの普及＞

2つ目の理由はスキャナ保存制度に準拠し、ペーパーレス化を実現できるシステムの普及です。スキャナ保存制度では『知らないと損をする！？経理業務改善に役立つ「スキャナ保存制度」とは』でご紹介したように、タイムスタンプを付すという条件があります。従来までは専用システムが必要でしたが、今では経費精算システムや会計システムなど、多くのシステムで標準的に搭載されるようになりました。選択肢が増えたことにより、自社の運用に合わせてシステムを選べるようになりました。

手軽にはじめられる運用方法は？主な3つのシステムを比較

では、もっとも手軽にペーパーレス化を実現できるのは、どの方法なのでしょうか？ペーパーレス化の主な3つのシステムの運用方法について比較してみましょう。

①経費精算システムを使った場合

＜メリット＞
経費精算システムでは、従業員が利用した経費などの領収書をスマートフォンなどで撮影し、アップロードすることで電子化を実現することができます。従業員自身が電子化するため、経理部門に負荷をかけることなく電子化できるというメリットがあります。

＜デメリット＞
一方で、従業員全体で利用するシステムのため、社内ルールの取り決めや従業員へ運用方法の徹底など、システムを導入するために社内全体で取り組んでいく必要があります。特に、今まで実施していないスキャンをする作業が発生する従業員に理解を得なければ、スムーズに運用することが難しいかもしれません。

②文書管理ツールを使った場合

＜メリット＞
文書管理ツールを使うと、スキャナ保存制度に関わる証憑以外にも、さまざまな文書を電子データで整理できるというメリットがあります。領収書や請求書を電子化するだけでなく、社内で共有したい資料や申請書など、多くの紙を電子化することができます。

＜デメリット＞
経費精算システムと同じく、文書管理ツールも多くの従業員が利用するシステムのため、社内ルールを整備する必要があります。また、スキャナ保存制度では「帳簿との相互関連性の確保」という条件があるため、会計システムの仕訳と同じように文書管理システム上にも証憑の日付や金額等の情報を入力しなければならず、情報を入力するという新たな手間が発生してしまいます。

③会計システムを使った場合

＜メリット＞
会計システムで電子化を行うと、従来の業務の流れを大きく変えることなく電子化することができます。領収書や請求書などの証憑は経理部門で回収し、保管するのが一般的だと思いますが、会計システムで電子化する場合、回収までのプロセスは従来通りで、ファイリング作業の代わりにスキャンして電子化します。経理部門の中で完結でき、他部署との調整が不要なため、比較的実現しやすい方法と言えるでしょう。

＜デメリット＞
デメリットとしてあげられるのは、経理部門でスキャンするという手間が発生することです。電子化したい紙が多ければ多いほど、スキャンする手間がかかる可能性があります。

手軽にはじめるなら運用方法の変更が少ない「会計システム」がおすすめ！

ここまで3つのシステムのメリット・デメリットをみてきましたが、手軽にはじめるなら運用方法の変更が少ない「会計システム」がおすすめです。会計システムであれば経理部門内で運用することができ、経理部門に集まった紙から徐々にペーパーレス化を実現していくことができます。また、会計システムのデメリットで挙げた証憑のスキャンは、領収書や請求書を1枚1枚スキャンするのではなく、複数枚をまとめてスキャンする運用により、かんたんにカバーすることができます。その他、経費精算システムや文書管理ツールにも大きなメリットがあり効果は期待できますが、関連する部署が多く、社内ルールを決めたり従業員へ周知するために教育したりと、運用の負荷がかかる特徴があるため、本腰を入れて取り組んでいく必要がありそうです。自社の運用に合わせやすい会計システムですが、すべての会計システムでペーパーレス化を実現できるわけではありません。スキャナ保存制度に対応できるシステムである必要があります。ペーパーレス要件（スキャナ保存要件）の実現を評価した第三者認証※があるか確認してみましょう。

※公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）のスキャナ保存制度認定製品マーク

導入企業が語る「ペーパーレス化に最適な方法が見つかった！」

最後に、他の企業はどのような方法でペーパーレス化を実現しているのか、実際にペーパーレス化を実現した企業の事例を見てみましょう。

今回ご紹介した事例では会計システムを使った電子化の事例をご紹介しました。ペーパーレス化を実現するための手法は様々です。ぜひ自社の運用に合ったペーパーレス化の方法を探してみてはいかがでしょうか。

関連するコンテンツ