請求書の書き方の基本は？記載項目から発行タイミングまで徹底解説

目次

• 請求書の基本的な知識
• 請求書の作成方法
• 請求書の送付方法
• 一般的な請求書の記載項目
• 2023年10月から始まる適格請求書等保存方式（インボイス制度）
• 請求書の保存期間
• 請求書の基本をしっかり理解し、時代に合わせた対応を

請求書の基本的な知識

請求書とは、顧客に対して請求する内容を明らかにするために発行する書類です。請求書には、請求の内容や金額、支払期日、支払先などが明記されています。請求をする側が、される側に対して請求書を発行することで、あらためて支払い内容や金額について認識のすり合わせができるでしょう。
ただし、請求書の発行に法的な義務はありません。形式も、それぞれの企業が自由に設定できます。

請求書を発行するタイミング

請求書を発行するタイミングには、「都度方式」と「掛け売り方式」の2種類があります。都度方式とは、商品やサービス提供といった取引が成立するごとに請求書を発行する方法です。商品に請求書を同封する場合もあります。
一方、掛け売り方式とは、1ヵ月ごとなど決まったタイミングでまとめて請求書を発行する方法です。例えば、「月末締め翌月末払い」といった取引では、1ヵ月分の取引に対する請求の合計額を記した請求書を月末に発行し、翌月末に合計額の支払いを受けます。

都度方式か掛け売り方式かは、それぞれの企業が独自に決められます。どちらのタイミングで発行するかは、取引先と相談した上で決定しましょう。とはいえ、一般的な企業間取引では、都度請求書を発行するのは、発行する側も受け取る側も管理が煩雑になるという理由から、掛け売り方式にしているケースが多く見られます。一方、1ヵ月あたりの取引件数が少ないBtoCの取引では、都度方式というケースが多いです。

請求書の形式

請求書の形式に、法的な決まりはありません。請求書のサイズも特に決まりはありませんが、一般的な企業では、A4サイズの請求書を採用しているところが多く見られます。請求書を電子データ化する場合でも、出力するのに適したA4サイズとなっているケースがほとんどです。
なお、これまで請求書には押印をするという商慣習がありましたが、これについても法的義務はありません。そもそも紙ではなく電子データ式の請求書を発行する企業も増えており、物理的な押印の必要性は、今後薄れていくと考えられます。

請求書の作成方法

請求書は、形式に法的な決まりがないため、手書きやExcel、Wordといったツールで作成することも可能です。近年では、請求書発行システムを導入している企業も多く見られます。ここでは、それぞれの作成方法について詳しく解説します。

手書き：請求書の発行枚数が少ない場合に便利

手書きの請求書は、多くの場合、市販の請求書用紙を使って作成します。事業内容に合った請求書用紙を購入して、内訳や金額を書き入れます。市販の請求書用紙は基本的に複写式になっているので、控えは自社で保管してください。

手書きの請求書は、記載する人の筆跡が異なるため、改ざんのリスクが少ないというメリットがあります。また、パソコンといった電子機器を頼らずに作成できるため、電子機器のトラブルで請求書が作成できないといったトラブルも回避可能です。
また、パソコンを使い慣れない人にとっては、手書きの請求書のほうが作りやすいということもあるかもしれません。とはいえ、手書きの場合、時間や手間がかかるため、請求書の発行件数が多い場合は、違う方法を検討してみるのがおすすめです。

パソコン：手軽に作れて自社に合った内容にカスタマイズ可能

ExcelやWordといったツールを使って請求書を作成することもできます。自社に合った内容で、最初から自分で作成する方法もありますが、テンプレートをうまく活用する方法もおすすめです。請求書のテンプレートは、インターネット上で複数配布されていますので、自社に合った内容のものを探してみましょう。テンプレートは基本的に、必要事項を入力するだけで請求書の作成ができるため、パソコンに慣れている人にとっては手書きに比べ時間短縮にもつながります。
特にExcelの場合は、1つのファイルに複数のページを作成できるため、請求書の管理がしやすいというメリットも。加えて、自動で計算する機能もあるため、計算の手間も軽減できます。

請求書発行システム：請求書業務の短縮化が図れる

請求書発行システムとは、請求書の作成や送付といった作業を効率化するシステムのこと。請求書発行システムを利用することで、利用している販売管理システムから請求データを連携し、請求書の作成から送付までのすべての業務を自動化できるため、請求書業務の時間や手間を削減できるというメリットがあります。
送付漏れや送付ミスといったヒューマンエラーも防止できる上、取引先からの再発行依頼にもすぐに対応可能です。適格請求書等保存方式（インボイス制度）や電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、適格請求書（インボイス）の発行や、電子データ保存まで対応でき、請求業務をペーパーレス化することができます。

請求書の送付方法

請求書の送付方法は、以前は紙で郵送するケースがほとんどでしたが、近年ではメールやチャットツールを活用する企業も多くなっています。ここでは、請求書を送付する際の代表的な方法を4つご紹介します。

1. 郵送での送付

郵送は、以前から利用されてきた請求書の送付方法で、多くの企業が対応している一般的な方法です。ただし近年では「物理的な請求書の管理が大変」「郵便事故等の可能性がある」といった問題から、電子的なやりとりに移行する企業が増えています。

郵送で請求書を送付する場合、投函から先方の手元に届くまでにタイムラグがある点にも注意が必要です。請求書の締日が決まっている企業に対しては、早めに送付する必要があります。
なお、郵送する際は、請求書のほかにカバーレターを同封するのが一般的です。また、取引内容が書かれた重要な書類ですので、中の文書が透けない封筒を選び、「請求書在中」と表記するといいでしょう。

2. メールに添付する

メールに請求書を添付する方法もあります。郵送に比べて、タイムラグなく先方にデータを渡せる、履歴が残るといったメリットがあります。ただし、ExcelやWordなどで作成した請求書は、そのまま送ると容易にデータの改ざんができてしまうため、PDFデータで発行してください。

メールの件名は「×年◯月分請求書」など、請求書データを添付していることがわかるようにします。また、請求書自体のファイル名も「×年◯月分請求書_社名」など、内容がわかりやすいように名付けてください。

3. チャットツールで送る

電子的に作成した請求書は、メールのほか、チャットツールを介して送ることも可能です。作成したファイルをチャット上にアップロードして、データのやりとりを行います。PDFデータで送ることや、わかりやすいファイル名をつけることなどは、メールで送る場合と同様です。
チャットツールを介したファイルのやりとりには、メールに比べて簡素な文章で済む場合が多いというメリットがあります。

4. 請求書発行システムを使って送付する

請求書発行システムを利用している企業では、システム上で請求書データのやりとりが可能です。具体的なフローは導入するシステムによって異なりますが、一般的には下記のような流れで請求書を発行します。

請求書発行システムでは、指定の日時に電子請求書を自動送付できるため、郵送忘れやメールの送信忘れといったトラブルを回避できます。また、販売管理システムと連携し、請求データなどから自動で請求書を作成できるシステムも多いため、請求書を作成する手間もかかりません。

一般的な請求書の記載項目

請求書は請求内容を明らかにするためのものですから、その役割を果たすために必要な項目について記載しなければなりません。請求書の記載項目は、国税庁では5つの項目を挙げています。

これら5つの項目を記載しておけば、請求書としては問題ありません。ここからは、請求書に記載すべき項目と記載しておきたい項目について、もう少し詳しく解説しますので、チェックしておきましょう。

日付

日付には、請求書の発行日を記載します。取引年月日とは別に記載するのが一般的です。実際に発行した日を記せば問題ありませんが、掛け売り方式の場合は、締め日に合わせて記載する場合もあります。
例えば、月末締め翌月末払いの請求書を翌月1日に発行する場合、1日ではなく前月の末日を発行日とするようなケースです。

宛名

宛名は、誰に対して発行した請求書なのかを示すものですから、必ず記載しなければなりません。企業や部署宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」をつけます。取引先に複数の部署がある場合は、担当部署名を記載しておくとより親切な印象となるでしょう。

発行者名、連絡先

発行者名は、請求書を発行する企業や個人事業主の名称を記載します。請求書に不明点があった場合の連絡先がわかるように、住所や電話番号、メールアドレスといった連絡先を併記しておくと安心です。

取引年月日

取引年月日とは、実際に取引を行った年月日です。取引内容の内訳の前などに記載するのが一般的。「×年◯月分の取引に関して、以下のとおり請求します」といった形で記載することもあります。

取引内容

取引内容には、提供した商品やサービスの名称、数量、単価、商品やサービスごとの合計金額を記載します。表形式で記載するのが一般的です。

■取引内容の記載例

取引金額の小計・消費税・合計

小計には、提供した商品やサービスの金額をすべて合わせた料金を記載します。消費税の欄には、提供した商品やサービスの金額にかかる消費税の合計金額を記載してください。税率が異なる場合は、消費税率が8％なのか10％なのかがわかるように税率を明記し、消費税額を分けて記載する必要があります。
合計には、外税表示の場合、すべての取引金額と消費税額を合計した金額を記載し、内税表示の場合は、小計と同じ金額を記載します。

源泉徴収税額

個人事業主が請求書を発行する際に、その取引内容が源泉徴収の対象となる場合は、取引金額から源泉徴収される税額を明記するのが一般的です。源泉徴収税額の計算方法は、「取引金額×10.21％」です。ただし、請求書に記載した取引金額が100万円を超える場合は計算方法が異なり、「（取引金額－100万円）×20.24％＋10万2,100円」となります。
なお、源泉徴収税額は、消費税と消費税以外の金額を分けて請求書に記載していれば、消費税を抜いた金額をもとに計算できます。消費税を分けずに記載しているときは、消費税を含めた金額をもとに源泉徴収税額を計算します。

支払期日

支払期日には、請求金額をいつまでに支払ってもらう必要があるのかを明確にするために記載が必要です。なお、支払期日は、取引先との契約に応じて決まります。

振込先・振込手数料のルール

振込で支払いを受ける場合は、振込先についても記載します。振込先には、「金融機関名」「支店名」「口座番号」「口座の種類」「口座名義」を記載してください。
振込手数料は、原則として料金を支払う側が負担します。ただし、契約によっては受け取る側が負担することもあるため、どちらが負担するのかを請求書に明記しておくと、トラブルを避けやすくなります。

2023年10月から始まる適格請求書等保存方式（インボイス制度）

適格請求書等保存方式（インボイス制度）とは、2023年10月1日からスタートする、仕入税額控除の適用を受けるための新たな仕組みのことです。インボイス制度に対応するためには、従来の請求書ではなく「適格請求書」を発行しなければなりません。適格請求書は従来の請求書と記載項目が異なりますから、注意が必要です。

適格請求書（インボイス）の概要

適格請求書（インボイス）とは、消費税率や消費税額を正しく伝えるための請求書等のことです。軽減税率が導入された際に、併せて導入が決まりました。適格請求書発行事業者は、取引先の求めに応じて適格請求書を発行する義務を負います。また、適格請求書を発行した際は、写しを保管しなければなりません。

なお、2023年10月1日以降は、原則として適格請求書（インボイス）の保存が仕入税額控除の条件になります（免税事業者等からの仕入れに関する猶予期間あり）。自社が適格請求書を発行するのと同時に、取引先から受け取る請求書についても、適格請求書の要件を満たすものであるかどうかを確認する必要があるでしょう。

適格請求書（インボイス）の記載項目

適格請求書（インボイス）には、下記の項目の記載が義務付けられています。

適格請求書発行事業者の登録番号は、登録の申請を行った後、半月から1ヵ月程度で通知されます。通知が届くまでは適格請求書を発行することができないため、早めに申請を行うのがおすすめです。適格請求書発行事業者の申請方法については、次項で解説します。

適格請求書（インボイス）発行には登録が必要

適格請求書（インボイス）を発行できるのは「適格請求書発行事業者」の登録を行った事業者のみです。「適格請求書発行事業者の登録申請書」を管轄の「インボイス登録センター」に郵送するか、e-Taxで手続きを行います。ただし、適格請求書発行事業者になれるのは、消費税の課税事業者のみです。適格請求書を発行したい免税事業者は、消費税の課税事業者にならなければなりません。

課税事業者になるためには、通常「消費税課税事業者選択届出書」の提出が必要です。しかし、2023年10月1日～2029年9月30日までの日の属する課税期間中に、適格請求書発行事業者の登録を受ける場合には、「消費税課税事業者選択届出書」の提出を省ける経過措置が設けられています。なお、課税事業者になるにあたって簡易課税制度の利用を希望する方は、別途届出が必要です。

請求書の保存期間

取引先に対して発行した請求書の控えは、一定期間保存しなければなりません。保存期間は法人の場合は7年間（欠損金の繰越控除の適用を受ける場合は10年間）、個人事業主の場合は5年間（課税事業者は7年間）です。請求書の発行は義務ではありませんが、発行した場合は控えの保存が必須ですから、破棄してしまわないようにしてください。

また、適格請求書（インボイス）については、法人個人を問わず、すべての事業者が7年間保存しなければなりません。保存期間は、発行した日の課税期間が終了した日の翌日から2ヵ月経過した日が起点となります。発行日から7年ではありません。

電子取引でやりとりした請求書の電子データ保存に注意

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。この改正によって、請求書を電子取引でやりとりした場合には、必ず電子データとして保存しなければいけません（2023年12月31日まで猶予期間あり）。
電子取引の電子データ保存について、詳しくはこちらをご確認ください。
改正電子帳簿保存法とは？2024年電子取引データの電子保存義務化を解説

請求書の基本をしっかり理解し、時代に合わせた対応を

請求書には、決まった形式は定められていませんが、取引先との円滑なやりとりを進めるためにも、作成方法や送付方法のマナーを覚えておくのが大切です。また、請求書の在り方は、時代に応じて変化しています。以前は主流だった紙の請求書は減少し、パソコンを使って請求書を発行するケースが増えました。今後は、改正電子帳簿保存法や適格請求書等保存方式（インボイス制度）によって、請求書の電子化がさらに進んでいくと予想されます。自社の業務フローに合ったシステムの導入を検討しましょう。

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■監修者
石割 由紀人

公認会計士・税理士、資本政策コンサルタント。PwC監査法人・税理士法人にて監査、株式上場支援、税務業務に従事し、外資系通信スタートアップのCFOや、大手ベンチャーキャピタルの会社役員などを経て、スタートアップ支援に特化した「Gemstone税理士法人」を設立し、運営している。

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