バックオフィス業務とは？経理・総務部門の重要性と業務改善のためのポイント

更新日：2024年07月08日

バックオフィス部門は、企業を内側から支える中心的な部門です。しかし多くの場合、バックオフィス業務の業務改革は“後回し”にされがちです。どうやら、企業に属する全ての従業員が関わる部署でありながら、バックオフィス業務について理解されていないことも一因のようです。
そこで今回は、バックオフィス業務について、仕事内容や役割などの基礎知識や課題を整理し、業務改善のためのポイントを紹介します。

そもそも「バックオフィス」とは？
バックオフィスの業務課題とは
〜経理・総務部門の業務効率化を妨げる3大要因
クラウドサービスがバックオフィスの課題改善に一役！
クラウドサービスのメリットは業務効率化だけではない！
バックオフィス業務向けクラウドサービスの導入ステップ
一連の作業を丸ごとデジタル化して業務効率を最大化しよう！

そもそも「バックオフィス」とは？

「バックオフィス」は、「後方支援」の意味があり、営業や製品開発など直接的に売上に関わる「フロントオフィス」とは異なり、間接的に売上に寄与する機能を指します。そのため、一般的には次のような業務を行う部門・部署総称として用いられます。

経理・財務
人事・労務
庶務
営業事務
法務
内部監査・内部統制
情報システム
経営企画部　など

ただし、業務ごとに部門として独立した企業もあれば、1つの部門で複数業務に対応している企業も多く、部門としての形態は様々あります。

また、バックオフィス業務の役割は、「フロントオフィス部門の支援業務」と「事務・会計機能」に大別できます。「事務・会計機能」は、企業活動の3本柱（「生産機能」「販売機能」「事務・会計機能」）の1つであり、企業活動の根幹である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の管理業務であり、企業経営と密接に関係しています。

この業務領域は、決算、納税、給与計算、年末調整、健康診断、労働保険の申告・登記など、法令に則って進めなければならい業務が多くあります。適切に行わなければ法令違反となるリスクと常に向き合っており、責任の大きな仕事とも言えます。
つまり、「企業活動の大部分をバックオフィス部門が担っている」とも言え、バックオフィス部門が脆弱な場合、フロントオフィス部門の業務比重が大きくなり、成長を鈍らせる要因にも繋がりかねない重要な業務なのです。

※ このコラムでは、バックオフィス業務の「事務・会計機能」部分に着目し、特に経理・総務部門の目線で解説します。

バックオフィスの業務課題とは
〜経理・総務部門の業務効率化を妨げる3大要因

バックオフィス業務は経営の根幹を支える重要な業務である一方で、多くの企業が業務の効率化を鈍らせる様々な課題を抱えています。例えば次のような課題は、多くの企業で露見しており、早急に課題解決に取り組むことが求められます。

1.人材不足
バックオフィス業務は、繁忙期と閑散期で業務量が大きく変化します。繁忙期に合わせて人材を多く雇用してしまうと、閑散期には人手が余ることになり人材を増やしづらいという問題があります。
とはいえ、閑散期の業務の少なさを理由に最小人数に留めてしまえば、いざという時に業務が回らないという状況に陥ってしまいます。売上に直結しないため予算配分が後回しにされがちで臨時的な増員もしづらく、結果としてベテラン担当者が様々なバックオフィス業務を1人でカバーしていることも珍しくありません。
業務量と人材確保とのバランスには、多くの企業が頭を悩ませているようです。

2.アナログ業務中心
コロナ禍の影響で、勤怠管理などバックオフィス業務の中でもデジタル化が進んだ業務が増えました。しかし、業務マニュアルは紙の資料で管理していたり、請求書・証憑類も紙で回収し会計処理をしていたりと、多くの企業では未だに「紙の書類」「ハンコによる承認」の業務フローが中心です。
「紙の書類がある」ということは手作業が必須となり、転記や入力で人的ミスが発生しやすく、確認や修正にも時間を要します。
こうしたアナログ業務は、経費レシート、採用書類、財務書類など他部署が関係するものが多く、他部署への影響を恐れて「電子化ができない」とアナログ業務を甘受している企業もあるようです。

3.属人化の蔓延
経理や法務などの専門知識を要する業務は、知識のある特定の担当者に業務が偏りがちで、属人化しやすい傾向にあります。年末調整など頻繁に法改正の影響が及ぶ作業も、常に最新の情報を取り入れて対応しなければならないため、専任担当者に任せきりになっているという企業は少なくありません。
しかし、業務の属人化が進むと、担当者の離職・休職の際に業務が滞る可能性が高くなり、経営の根幹に影響を与えかねないという問題があります。

クラウドサービスがバックオフィスの課題改善に一役！

バックオフィス業務を効率化するには、基幹システムやERPなどでシステム化する方法や業務自体をアウトソーシングする方法などがあります。
アウトソーシングは、専門知識を有する社員がいなくても業務を適正に遂行できる点で非常に効率的な手段です。しかし、自社の機密情報の管理を外部委託することになるため、機密保持契約の締結が必須となります。すでに業務担当者が存在する場合は、担当者からの反発も考えられるため、まずは自社内で業務効率化を図れないか検討するのが賢明でしょう。

昨今は、すでに多くの企業が基幹システムを導入しています。しかし、それでも業務に何らかの課題を抱えている企業が多いのも事実です。考えられる要因はいくつかありますが、導入しているシステムが自社サーバで管理するタイプ（オンプレミス型）であることも影響しているかもしれません。いくらシステム化しても、ネットワークが限られていると、社内外の様々な情報を手作業で入力せざるを得ないからです。
業務の効率化にシステムの導入・活用は当然必要ですが、これからの時代は「自社内のバックオフィス環境を改善して業務をいかにデジタル化できるか」がポイントになってくるでしょう。

そこで注目されているのが、“クラウドサービスの活用”です。勤怠管理のような従業員も使用するサービスはもちろん、会計処理や支払管理などバックオフィスのみで完結する業務にも、専用のクラウドサービスが多く提供されています。クラウドサービスであれば、銀行等の入出金データを自動連携で取り込んだり、AI-OCRなど最新テクノロジーを活用して仕訳を自動化したりと、「デジタル化による業務の効率化」が実現できます。また、場所を問わず利用できるためリモートワークにも適しており、ライセンスを複数登録できるサービスを利用すれば、遠隔地の従業員にもヘルプを要請して複数名で作業分担することもできます。これなら、繁忙期の人材確保もしやすくなるでしょう。
さらに、クラウドサービスは「法改正に自動対応する」ことが市場の標準仕様となっているため、自社でバージョンアップなどのメンテナンスを行うことなく、最新の法令に則った業務が行えます。

2021年にはデジタル改革関連法が施行され、行政でもデジタル化推進の波が加速しています。改正電子帳簿保存法による電子取引の紙保存禁止や、インボイス制度の開始、デジタルインボイスの導入などで業務のDX化が叫ばれる今、クラウドサービスの活用はこれからの時代に欠かせない業務手段でとなっています。
当然、市場でも多種多様なクラウドサービスが提供されており、バックオフィス業務をサポートするサービスも充実しています。
勘定奉行クラウドや給与奉行クラウド、総務⼈事奉行クラウドなどのように基幹システムはもちろん、情報を一元管理するERPシステムも奉行V ERPクラウドのように完全SaaS型のクラウドサービスで提供されています。バックオフィス業務の課題に応じて、様々な業務効率化への解決策があると言えるでしょう。

クラウドサービスのメリットは業務効率化だけではない！

クラウドサービスを利用してバックオフィスの業務効率化を実現できれば、次のような効果も期待できます。

●物理的・人的コストの削減
クラウドサービスは業務をペーパーレスで進めるため、大量の紙書類作成にかかる印刷代、紙代、郵送代などの物理的コストがかからなくなります。また、全てデータで管理されるため、書類の保管スペースやファイリング費用なども要りません。定型業務を自動化すれば、担当者の入力作業などの工程をカットできるので、その分の人件費も削減することができます。
クラウドサービスの利用料は発生しますが、自社サーバで管理するシステムの導入と比較すれば、長期的な観点でもコストを抑えられることがわかります。また、導入の手間も少なく契約から短期間で稼働することができるため、高いコストパフォーマンスを得られます。

●業務の正確性・精度の向上
データ集計、照合、入力などを手作業で行っていると、転記ミスやチェック漏れといったミスが発生しやすくなることは、バックオフィス業務の大きな課題です。
クラウドサービスは、最新のデジタル技術で様々な業務を自動化することができるため、ヒューマンエラーがなくなり、結果として業務の正確性や精度が向上します。
また担当者は、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができるようになります。分析や企画など、バックオフィス業務の中でも生産性の高い業務に取り組むことで、企業全体の生産性向上にも貢献できるでしょう。

●担当者のモチベーション向上
クラウドサービスによって業務負荷が軽減できれば、ワークライフバランスを実現しやすくなります。繁閑に関係なく残業時間を減らすことにもつながり、働きやすい職場環境が生まれ、業務にも意欲的に取り組めるようになるでしょう。
また、マネジメントやガバナンスの強化など、より付加価値の高い業務に時間を費やせることは、個々のキャリア形成の支援にもなり、モチベーションのさらなる向上も期待できます。

バックオフィス業務向けクラウドサービスの導入ステップ

どんなに優れたシステムでも、選び方や使い方次第では宝の持ち腐れになってしまうことがあります。
クラウドサービスを検討・導入する際も、ポイントを押さえて慎重に選ぶことが肝心です。
例えば、バックオフィス業務の改善にクラウドサービスを導入するなら、次の3つのステップでポイントをしっかり押さえて選定しましょう。

① どの業務をデジタル化するか整理する
バックオフィス業務は業務範囲が広いため、まずはどの領域でデジタル化を進めるのかを決めます。
デジタル化の可否は、「ペーパーレス化が可能か」「自動化できそうな業務はないか」といった観点で判断すると良いでしょう。
バックオフィス業務にも、売上・利益を出すために貢献するコア業務と、必要ではあるものの比較的付加価値の低いノンコア業務があり、それぞれに定型業務・非定型業務があります。定型業務は、ほとんどの工程においてペーパーレス化・自動化できます。属人化しがちな業務でも、それが定型業務であればデジタル化によって効率化を図ることが可能です。また、非定型業務の中にも、ペーパーレス化・自動化が可能な業務があります。例えば、経理業務の経営分析などコア業務における非定型業務は、定型業務の自動化によって分析作業の一部をデジタル化することが可能です。

＜デジタル化の向き・不向き＞

	定型業務	非定型業務
コア業務	向いている	一部向いている
コア業務	決算、申告・納税、予実管理など	経営分析、人事管理、労働契約管理など
ノンコア業務	非常に向いている	一部向いている
ノンコア業務	仕訳入力、経費精算、現金出納管理、請求書発送、給与計算、勤怠管理、入社手続き、年末調整、行政手続きなど	書類管理、問い合わせ対応など

こうした整理を繰り返しながら、デジタル化に適した業務を絞り込んでいきます。

② デジタル化したい業務に最適なクラウドサービスを選ぶ
デジタル化したい業務を絞り込んだら、どんなクラウドサービスがあるか情報収集をします。
市場で提供されているクラウドサービスは、様々な業務に適したサービスがあります。基幹システムはもちろん、奉行Edge年末調整申告書クラウドや奉行Edge勤怠管理クラウドのような業務特化型のサービスまで幅広く提供されています。
ただし、ベンダーごとに特徴が異なるため、自社の業務に適した機能かはしっかり見極めることが大切です。その際、自社の課題に似た導入事例などを参考にするとよいでしょう。
また、特定の業務だけでなく、関連業務もデジタル化できないか検討してみましょう。例えば、1つの手続き業務だけをペーパーレス化しても、周辺の手続きでまだ紙を使用しているようでは、「生産性が上がった」とは言えません。最初は1つの業務からデジタル化を始めても、段階的に業務プロセスを幅広くデジタル化することで、真の業務効率化や生産性向上が図れます。「同シリーズでどこまでの業務を網羅できるか」「電子申請まで完了するか」「他システムと自動連携できるか」などを導入前に確認しておくことも大切です。

③ 導入効果や操作性などの実用面をチェックする
導入したいクラウドサービスに目星が付いたら、導入効果や操作性、自社が叶えたいことができるサービスかを確認しましょう。
ネット上では、クラウドサービスを導入しても「うまく使えない」「どうしても一部にExcelでの管理が残ってしまう」という声を目にします。これらの声は、導入を急ぐあまり、選んだクラウドサービスが自社に合わせた運用ができないものだった可能性があります。サービスを利用して「何がしたいのか」「どのような課題を解決したいのか」といった“やりたいこと”が実現できなければ、手作業をなくすことは難しくなります。
導入前にデモ画面を確認できたり、お試し期間が設けられていたりするサービスも多くあるため、「利用しやすい操作性か」「自社の課題が解決できそうか」「理想が叶うか」などをしっかり見極めましょう。また、ベンダーに相談すれば費用対効果なども試算してくれるので、参考にするのもよいでしょう。

一連の作業を丸ごとデジタル化して業務効率を最大化しよう！

バックオフィス業務は、関連性の高い業務が多くあります。例えば、仕訳入力をするためには証憑類の回収・整理が必要であり、仕訳入力後にも証憑類の保管や支払予定表の作成作業などが発生します。このような業務で効率化を考えるのであれば、「仕訳入力を自動化する」よりも「どこまで一連の作業をデジタル化できるか」を考えながらサービスを選ぶほうが、より業務効率を上げられる可能性が高くなります。

市場には、奉行クラウドDX Suiteシリーズのような情報収集の段階からデータ化を意識したサービスもあります。最新技術を用いて業務全体を自動化・効率化する機能が豊富に標準装備されており、こうしたサービスを活用すれば関連業務まで丸ごとデジタル運用でき、業務の完全ペーパーレス化も実現しやすいでしょう。
例えば、経理業務に奉行クラウド経理DX Suiteを導入した場合、証憑を画像等でアップロードすればAIが自動読み込み・自動仕訳をするため、仕訳処理の手作業が不要になります。また、仕訳後には支払予定管理表の作成から支払消込、証憑類の保管まで自動化でき、経理業務を丸ごとデジタル運用することができます。

非定型業務の多い人事労務業務も、奉行クラウドHR DX Suiteを導入すれば、給与明細書や身上異動届など、従業員の受け取り・提出が必要なあらゆる書類をペーパーレス化して情報収集することが可能です。従業員から収集した最新の情報で、雇用関係や社会保険関係の手続きから労働者名簿の更新なども自動化できます。