「総務の働き方改革」のカギは【給与業務のクラウド化】にあった！総務が押さえておくべきメリットとは

目次

• 「総務の働き方改革」は給与業務からはじめられる
• 【給与業務のクラウド化】が成功のカギ
• 【給与業務のクラウド化】の落とし穴に注意
• さいごに

「総務の働き方改革」は給与業務からはじめられる

「総務の働き方改革」と聞くと、「業務の整理・棚卸」「プロセスの見直し」など、総務業務全体を改善するイメージを持つことが多いかもしれません。しかしながら、本当は特定の業務に絞って一つずつ改善を進めていくほうが着手しやすく、高い効果が見込めます。特に業務の中でも、まずは給与業務からはじめることをおススメします。給与業務は、意外と時間がかかっているポイントがあるだけでなく、テレワークに向いていることから、ワークスタイルを変えるきっかけにもなるのです。もう少し具体的にみていきましょう。

給与業務は意外と時間がかかっている

• 社員情報や勤怠情報などの入力・更新
  給与業務では、計算自体はシステム化されていますが、計算に必要な情報は手入力しているケースがほとんどです。たとえば、出勤時間や残業時間などの勤怠情報、結婚や引っ越しなどで変化する社員情報、インセンティブなどの変動手当の入力が必要です。また、手入力した後は、入力ミスがないかのチェックも必要となるため、かなりの時間がかかっています。
• 給与計算ソフトのメンテナンス
  給与計算ソフトを使う上で欠かせないのがソフトのメンテナンスです。給与業務は制度改正に影響を受ける業務です。社会保険の制度改正や税制改正の都度、プログラムのセットアップによる更新が必要なため、どうしても手間がかかります。社会保険料率の手入力にも意外と時間がかかります。入力ミスや間違いがあると従業員の支給額に影響が出てしまうため、サポートセンターに問い合わせをしながら時間をかけて慎重に作業を行っているという担当者も少なくありません。
• 計算結果が正しいかの確認・検算
  給与計算ソフトを使った計算が終われば「給与業務は終了」というわけにはいきません。社員情報の変更が計算結果に反映されているか、社会保険料は正しい料率で計算されているかなどを確認・検算する作業が発生します。変動する項目を一つ一つ確認する必要があるため、意外と時間がかかっている作業といえます。
• 社会保険労務士や税理士などとのデータのやりとり
  社会保険労務士や税理士に業務を委託している場合、社員情報などのデータをやりとりする必要があります。事務所によってやりとりの方法は変わりますが、多くの場合、事務所が決めたフォーマットの「連絡票」を使い、FAX・郵送・メールなどを使って共有されています。自社で管理しているフォーマットとは異なることが多いため、転記が必要になり時間がかかります。

給与業務はテレワークに最適

次の表は、厚生労働省の企業アンケートで明らかになった「テレワークで実施している業務」のランキングです。調査結果によると、資料作成や社内手続、インターネットなどからの情報収集など、基本的にコミュニケーションが少なく、個人が単独で行う業務はテレワークを実施しやすいという結果が出ています。

（出典）厚生労働省「平成26年度テレワークモデル実証事業」（企業アンケート）

給与業務はその他の総務業務と比較して従業員とのコミュニケーションが少ないため、テレワークがしやすいといえます。ただし、ここで注意しなくてはいけないのがセキュリティ面。給与業務は個人情報を取り扱う業務のため、情報漏洩が起きないような業務環境を整える必要があります。

【給与業務のクラウド化】が成功のカギ

「総務の働き方改革」を成功させるためには、給与業務で時間がかかっているポイントを解消し、業務の特性を活かして上手にテレワークを活用することが必要です。実は、それを実現する手法が【給与業務のクラウド化】なのです！
給与計算ソフトをクラウドサービスにするだけで、給与業務の時間削減を実現し、テレワークが可能な業務環境を手に入れることができます。その理由を理解するためには、クラウドサービスによって得られる6つのメリットを知ることが有効です。早速、6つのメリットを確認していきましょう。

【１】社員情報や勤怠情報などの入力・更新業務がなくなる

クラウドの最大の特長は「つながる」ことにあります。それを実現しているのが「API（アプリケーション・プログラム・インターフェース）」です。「API」とは、簡単に言うと、外部からクラウドの操作を行うための取扱説明書のようなものです。クラウドサービスは「API」が公開されていることが多く、他のシステムからクラウドの操作が行えるようになっているのです。つまり、給与業務をクラウドサービスで行うことで、「API」を利用して外部システムとシームレスに連携できるようになり、社員情報や勤怠情報などの入力・更新を自動化することができるのです。勤怠データを二重入力したり、入力内容をチェックしたりする必要がなくなるだけでなく、入力そのものがなくなるため、入力ミスも0になります。

【２】制度改正時のセットアップがなくなる

クラウドサービスではプログラムが自動アップデートされるため、制度改正時の面倒なセットアップ作業が一切不要になります。確実かつ適切なタイミングで最新の制度に対応できるようになるため、常に正確な給与計算を行うことができます。それだけでなく、ITの進化に自動対応するため、OSのアップデートなどで慌てることはありませんし、自動的に新しい機能が提供され続けることで、常に最新の業務環境で業務ができるようになります。また、パソコンの入れ替え時にプログラムディスクを探す必要すらなくなるのです。

【３】保険料率、所得税率の変更作業がなくなる

クラウドサービスでは、協会けんぽの健康保険料率や所得税率が自動更新されるため、手入力による変更作業が必要ありません。また、料率や税率の適用時期に合わせて自動更新されるため、自身で期限管理やタスク管理をしなくてもよく、更新忘れや抜け・漏れもなくなります。

【４】社会保険労務士や税理士などとのやり取りがなくなる

クラウドは、システムやデータ同士をつなげるだけでなく、人と人とをつなげることもできます。社会保険労務士や税理士などの専門家と一緒にクラウドサービスを利用することで簡単につながることができ、「連絡票」を使ったやり取りをしなくても、社員情報や給与情報をリアルタイムに共有できるようになるのです。また、物理的なやりとりがなくなることで紛失のおそれもなくなります。

【５】いつでもどこでも業務ができる

クラウドはいつでもどこでも業務ができるという特長を持っています。24時間365日、時間と場所を問わず使えることで、給与業務をテレワークで行うことが可能になります。子供の急な発熱、自身の体調不良などで直接会社に来ることが難しい時に、その日だけ在宅勤務に切り替えることもできます。また、出張先や外出先などでも業務ができるため、移動時間を有効活用でき、わざわざ会社に戻る手間をなくすことが可能です。

【６】セキュリティへの不安がなくなる

クラウドと聞くと気になるのがセキュリティですが、安全なクラウドを見極めるポイントが押さえられていれば問題ありません。クラウドサービスは、ネットワーク、OS、ミドルウェア、アプリケーションが層になって構成されています。ポイントは、それらがどのように管理されているかということです。セキュリティの安全さを求めるのでれば、一社でトータル管理されているクラウドサービスを選ぶようにしましょう。

たとえ話になりますが、「複数社の管理会社で管理されているマンション」よりも、「総合管理会社によってトータルサポートされたマンション」を選んだほうが安心という話と少し似ています。安全なクラウドを見極めることができれば、会社外で利用することの不安もなくなりますし、マイナンバーなどの機密情報も安全に保管することが可能です。また、バックアップ管理も当然サービス内に含まれているので、手動のバックアップ作業からも解放されます。

【給与業務のクラウド化】の落とし穴に注意

【給与業務のクラウド化】にはたくさんのメリットがある一方で、落とし穴もあります。それは、従来行っている業務の生産性が落ちてしまう可能性があるということです。時間がかかっている業務の時間が削減できたとしても、従来の＜入力→計算→出力＞という給与業務が今まで通りできなくては意味がありません。落とし穴に陥らないためにも、以下の2つのポイントは必ず押さえておきましょう。

①オンプレと同じように操作ができるサービスを選ぶ

クラウドサービスの中には、ブラウザで操作を行うものがあります。ブラウザで操作をするクラウドサービスの場合、キーボード中心ではなく、マウス中心の操作になります。また、「戻る」ボタンで入力途中データがすべて消えてしまうなど、ブラウザ機能による制限を受けることになります。すると、これまでキーボードで効率よく行えていた業務ができなくなったり、手戻りが発生したりする可能性があるのです。さらに、帳票を印刷する際には、PDF等のファイルに出力してから印刷する必要があるため、ひと手間多くかかってしまいます。クラウドサービスを選ぶときは、必ず、今業務を行っているオンプレのソフトと同じように操作ができるサービスを選ぶようにしましょう。

②複雑な手当計算に対応できる

クラウドサービスの場合、手当を固定金額で入力するようになっていることが多く、複雑な手当計算に対応できないケースがあります。四則演算や条件式、計算テーブルなどの計算機能がないものは極力選ばないようにする必要があります。せっかくクラウドのメリットを得られたのに、手当の計算はExcelで・・・なんてことにならないように気を付けたいものです。

さいごに

給与業務は、毎月行う業務であるがゆえに、生産性を向上していくことの価値が大きい業務です。ますます人手不足が加速していく中、一年中忙しく、業務量の多い総務部門にこそ「働き方改革」が求められています。ぜひ【給与業務のクラウド化】で、「総務の働き方改革の一歩」を踏み出してみてはいかがですか？

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