株式会社玉置｜受領請求書・債務管理システムの導入事例｜奉行シリーズ

当社は1900年創業。文具・雑貨の小売店舗のほか、法人向けに文具・事務用品やオフィス家具、各種ICTソリューションの販売を行っています。福岡県飯塚市に本社を置き、福岡県内に5店舗、2支店、３営業所。
店舗ブランドとして「文具のたまおき」のほか「CuRuRe（クルール）」「LifeClip（ライフクリップ）」を展開しています。

当社では店舗別の損益管理のために、紙の請求書を見ながら店舗それぞれの取引情報をExcelへ入力していました。1か月に届く請求書の枚数は250枚と多いのですが、担当者は1～2名と限られており、入力だけでも毎月10時間も要していました。まず、Excelで店舗別一覧表を作成し、その情報をもとに販売管理システムに取引情報を入力します。さらに、支払を行う際は販売管理システムから支払情報を1件ずつコピーして、手作業で振込データを作成していました。つまり、請求書を受領してから支払が完了するまでに、1枚の請求書に対して3回の入力作業を行う必要がありました。

また、請求書のフォーマットは店舗別に明細が分かれている場合や合計金額が一括で表示されている場合など、取引先様によってさまざまなパターンがあります。そのため、スムーズに処理を進めるためには一定の経験やノウハウが求められ、新しく入社した方への引継ぎや業務の分担がなかなか行えない状況でした。

このような状況のなか、少しでも早く請求書を受領し、スムーズに業務に取りかかれるように約2年前から取引先様へ請求書のメール送付をお願いしてきました。案外快諾してくださる取引先様が多く、メールと紙の割合は2：1まで上がってきました。現在も、メールで送付してくださる取引先様が月3件ペースで増え続けています。

請求書を紙ではなくメールで送ってもらうことで、受領までの時間や本社への集約にかかる時間が短縮され、確かにExcelへの入力作業を早く始められるようになりました。しかし、紙を見ながらExcelに入力する、という業務そのものは変わらなかったため、受領のスピードが上がっても、請求書の処理に対する効果は限定的でした。また、業務の引継ぎや分担がしにくい状況も変えられずにいました。そのため、請求書受領後に続く入力、支払などの一連の業務の効率化と、誰でもスムーズに業務を行える環境の構築を同時に実現できるサービスを探していたのです。

以前より、請求書をデータ化するための仕組みがあることは知っていました。しかし、請求書をデータ化できても結局、集計業務や振込データ作成、仕訳は手作業でやらないといけない。請求書受領後に続く業務をカバーできていないため、3度の入力作業はなくならないと思っていました。「今の業務のやり方は非効率に違いない。改善の余地がありそうだ」と考え、何かいい方法がないか販売店に相談してみたのです。

そうしたところ、請求書受領後の業務をカバーできるサービスが奉行シリーズにあることを知りました。聞けば、請求書のPDFをそのままサービスにアップロードするだけで、取引情報をAI-OCRがデータ化するだけでなく、データ化した内容を活用して受領後に発生する業務まで効率化できるとのこと。具体的には支払内容の確認や支払データ作成、仕訳作成、集計、電帳法対応まで網羅しているらしい。このようなシステムの存在は知らなかったため「ここまでできるようになったのか」と驚きました。

AI-OCRについては正直どこまで業務に活用できるのか不安や疑問がありました。そこで、導入前に検証用のサービスを提供してもらい、取引先様からいただいた実際の請求書を使って、きちんと業務に活用できるか評価を行いました。

評価を進めるなかで、当初からAI-OCRは想像以上に精度が高いと感じました。また、検証の過程で、あるフォーマットで上手く読み取りできていなかった、鑑欄の「当月仕入」に記載された数字も、AI-OCRが学習し、正確にデータ化してくれるようになりました。あらゆる請求書を読み取りでき、従来はExcelで作成していた店舗別の集計表や振込データの作成なども問題なくサービス上で行えました。検証を終えた頃には、請求書受領後に行っていたこれまでの業務が効率化されることを確信しました。また、他社の会計システムと容易に連携できることも導入の後押しになりました。

請求書を奉行にアップロードするだけでAI-OCRが取引情報を高精度でデータ化してくれるため、集計やFBデータ作成に伴う3度の手入力をなくすことができました。アップロードした時の確認だけしっかりやっておけば、その後の業務が格段に楽です。現在ではアップロードしたタイミングで店舗別の金額を確定させて、登録を行うだけで支払予定表や店舗別の各種集計資料、FBデータが自動で作成され、多重入力なく支払まで完結できるようになっています。電帳法対応では紙に出力してスキャンする作業やフォルダに分けて請求書を保存する作業、検索要件を満たすために行っていたファイル名の変更作業がゼロに。請求書を奉行にアップロードするだけで電帳法対応は完了です。

効率化と並行して、担当者が変わっても業務を継続できる環境づくりを進めています。サポートセンターやヘルプセンターを活用しながらマニュアルを作成中。「このボタンを押す」といった細かな操作情報も共有し、誰でも業務ができる環境を目指しています。最近はAIが業務をサポートしてくれるケースも出てきました。文具といえば消費税10%と思われがちですが8%の商品もあり、このことはベテランでなければ対応が難しい。しかし、AIが8%と指摘し、引継ぎを始めたばかりの新しい担当者に気づきを与えてくれたのです。請求書のデータ化の仕組みが整ったことで、長年の経験で培ったコツや知恵を持たない従業員でも担当できるようになってきています。

メールでの請求書受領が増えてくればさらに効率化が進むでしょう。疑問視していたAI-OCRについては高い精度を確認できました。使えば使うほど上がるAIによる業務サポートの質にも期待したいです。

今後は請求書の承認をデジタル化したいと考えています。現在、承認はPDFで請求書を受領した場合でも紙に印刷し、回覧して行っていますが、サービス内で提供されているWebワークフローを活用できればより効率化できると思っています。将来的にはサービス上で作成された仕訳データを利用中の会計システムへ連携し、仕訳の入力をなくすことにも取り組んでいきたいですね。各種ICTソリューションの販売を行っている会社として、お客様へ業務改善の社内実践事例としてご紹介できるよう、今後も実践を積み重ねていきます。

人手不足や利益確保、労働時間の減少など、企業を取り巻く環境は変わっており、当社も例外ではありません。これらに対処するためにもあらゆる業務にデジタルが活用できないかOBCとともに考えていきたいですね。