宮崎ダイハツ販売株式会社｜人事労務システムの導入事例｜奉行シリーズ

当社は1971年の創業。宮崎県内に11店舗を展開し、ダイハツ車の販売やサポートを行っています。2014年に新社屋が完成し、ショールームが1.5倍に拡大。さらなるサービス品質の向上に全社一丸となって取り組んでいるところです。

当社では社是として「社員の幸福（社員一人ひとりが自分の仕事に誇りを持ち、一日一日を充実したものにできる事が、個々の人生の幸福につながる）」を掲げています。こうしたなかで人事制度の改正や目標管理制度の運用などを行い、「社員の幸福」のための環境整備が進んできています。制度は整ってきたものの、販売会社という性質上営業などのフロント部分の強化が優先されてしまい、バックオフィスである人事総務室の業務体制は“ぜい弱”なままになっていました。業務体制のぜい弱性はベテラン社員の定年退職で顕在化され、総務・労務業務の属人化や紙ベースでの業務による手間が課題として浮かび上がってきたのです。

総務・労務業務の属人化については、ベテラン社員が独自のやり方で業務を行っていたために引き継ぎがうまくいかず、総務・労務業務ともにゼロからスタートする事態に。こうしたなかで、総務・労務が未経験の者でも業務をスムーズに進められる業務体制の構築が急務でした。

紙ベースでの業務による手間については、入退社手続きや産休・育休手続きなどの労務手続き全般を紙で行っていたため、従業員が記入した書類に誤りがあった際は、社内便で差し戻す必要がありました。入社手続きにおける労働者名簿やExcelへの転記作業のほか、入社後に労務手続きを行う場合に紙の山から該当書類を探し出す手間もありました。このように紙ベースでの業務体制が効率低下の一因となっていました。

総務部は社員から「絶対にミスをしない」と思われています。それだけにミスや漏れのない業務体制を構築して期待に応えたいと考えていました。属人化を解消し、正確かつ効率的にバックオフィス業務を行うために、人事・労務管理システムの導入の検討を始めました。

検討を進める中で、奉行で最も魅力に感じたのが「段階的に導入できる」という点です。例えば給与、勤怠、人事・労務というように、ニーズに応じて段階的に導入できるというのです。すべてのサービスを一度に導入して、一気に属人化の解消や効率化を行う手もありましたが、マンパワー的に難しい状況でした。また、そうした場合、各サービスの機能に理解が十分に及ばずに、サービスの機能を持て余してしまう恐れがありました。そのため、ひとつひとつのサービスのメリットを十分に検討、理解したうえで導入を進めたかったのです。当社では、給与に始まり、勤怠、人事・労務を導入して奉行の効果を確信。その後、奉行クラウドHR DX Suite（給与・給与明細・総務人事・労務管理電子化・年末調整・マイナンバーのパック）の導入を決断しました。

また、人事評価においては評価結果が上長から部下にフィードバックされないという課題があり、タレントマネジメントサービスの提案も受けました。奉行クラウドは様々なタレントマネジメントサービスと連携実績があります。提案を受けたサービスとも人事マスタを連携できたため、当社の臨んだサービス構成でデジタル化することができました。

人事・労務業務を行う上では新しい担当者は経験がゼロでしたし、社内に詳しい者もいなかったため導入の際にはこれらの業務のイロハを教えてくれるような「外部専門家」が必要と考えていました。そこで月に一度、奉行の操作方法と業務に精通したインストラクターに来ていただくことに。不明点があれば電話や遠隔操作でも対応可能と聞き、これで「業務を正しく進められる」と安心感を得ることができました。

人事労務業務の効率化と属人化を解消

奉行を導入したことで、効率化が確実に進んでいます。離職票の作成については従来6時間かかっていましたが、40分へ削減できました。雇用保険番号を探す手間のほか、給与明細や勤怠の転記、突合、ハローワークへ持参・手続きといった一連の作業が不要になったのが時間削減に繋がっています。年金手続き（資格取得および喪失）は1時間から5分に削減できたほか、毎月勤労統計調査などの行政調査はワンクリックで完了できています。健康保険証は扶養の異動手続きを行った場合、発行に1か月程度かかっていましたが、現在では早期化できており、社員から「すぐ受け取れて驚いた」という声が実際にあがっています。入社手続きについては、従業員情報を紙から労働者名簿への転記する作業が無くなり、とても助かっています。契約社員やアルバイトの雇用契約については、契約期間の管理と更新が自動化され、さらにオンラインで雇用契約もできるため属人化の解消と漏れが発生するリスクを軽減できています。

産育休の手続きについては前任者からの引き継ぎ時に対象者がおらず、新担当が初めて手続きを行うことになりました。新担当にとっては未知の業務でしたが、奉行に標準搭載されている「業務シナリオ」の機能を使用し、やることリストとして上から順に行うことで難なく手続きを終えることができました。今後もこのようなことがあると思いますが、やることリストがあるので安心して業務を行えます。現在は給与業務についてもやることリストを組んでおり、毎月上から順に行っています。担当者2名でリアルタイムに進捗共有できていることも便利に感じています。

奉行の人事マスタをタレントマネジメントに活用し定着率が増加

現在では奉行を正しい人事マスタとしてタレントマネジメントにも活用しています。というのも、奉行にデータを一度入れさえすれば、後は身上異動申請などにより社員情報が自動更新され、すべてのシステムにシームレスに反映されるからです。人力で社員情報の正確性を保つのは相応の労力が必要ですが、奉行があれば手間をかけないで正確に人事情報を蓄積できます。奉行の人事マスタを基礎としてタレントマネジメントサービスと連携し、人事評価や適性検査、ストレスチェックなどを始めています。タレントマネジメントで得られたデータで新入社員配属やコンピテンシー分析、リテンションなどを行っており、実際に定着率が増加してきています。

人事・労務においては、奉行を活用することで属人化防止や効率化が実現でき、業務に追われることが少なくなりました。精神的余裕が生まれたことで、社員へさらなる貢献ができないか自主的に考えたり、ほかの仕事に取り組んだりする意欲が出てきました。管理部において奉行は「社員の幸福（社員一人ひとりが自分の仕事に誇りを持ち、一日一日を充実したものにできる事が、個々の人生の幸福につながる）」の実現に貢献してくれているのです。

社員全員が幸福を感じられるようにするためには社員一人ひとりが自分の仕事に誇りを持てるような職場環境を整える必要があります。そのベースとなるのが人事マスタであり、タレントマネジメントの実行です。奉行を入れたことで正しい人事マスタを整備でき、タレントマネジメントサービスを着実に運用できる体制になりました。今後はタレントマネジメントサービスから得られたデータを活用しながら「社員の幸福」をさらに追求していきたいと考えています。