株式会社大原商店｜人事労務システムの導入事例｜奉行シリーズ

当社は1973年に創業し、公共を中心に土木や舗装、外構などの工事を手がけています。「従業員は家族」という考えのもと、イベントやレクリエーションを大事にして従業員がモチベーション高く働ける環境づくりに努めてきました。

労基法の改正に伴い、世の中では働き方が変わりつつありましたが、建設業は残業時間規制の適用猶予の対象※となったことで、土曜出勤や残業が当然視される状況に変わりはありませんでした。また、労働時間の管理もずさんなままで建設業だけが世の中の流れに取り残されていると感じました。

こうしたなか、過重労働の事件のニュースを耳にするたびに「明日は我が身」と危機感を強めていました。「会社として、悲しい事件を起こしてはいけない。何か起きてから対策しても遅い」という想いが日増しに大きくなっていきました。猶予に甘んじるのではなく世の中の流れに従って、法令に則って正しく労働時間を管理する。そうすることで「従業員や会社を守らなければならない」と考えていました。

当時、従業員は夜遅くまで残っていて月30時間の残業が当たり前。「早く帰りなよ、休みなよ」と言ったこともありましたが、「じゃあこの仕事どうするの」と返されてしまえば何も言えません。何に時間がかかっているのか根本の原因をつかみ、手を打たなければ残業は減らせない。従業員の労働時間を適正に管理し、働き方を継続的に見直すための手段として検討を始めたのがDXでした。

※ 労基法改正により、2019年4月から時間外労働の上限規制が適用されているが、建設業は5年間猶予され、2024年4月から適用開始予定

実は奉行の導入前、タイムレコーダなどの簡易的な勤怠管理や日報管理などを試してみたのですが、どれも信頼性に欠けるものでした。「来た、帰った」という記録は本当に正しいものなのか。実際、悪意があれば何とでもできてしまうわけで、この仕組みでは法令遵守は難しく「従業員や会社を守れない」と思いました。勤怠管理を適正に管理しようとしているのに、どれも思ったようにいかず、困っていました。

こうした状況を解消するために労務管理と名の付くセミナーには積極的に参加して、出会ったのが奉行でした。セミナーを聞いて「これだ！ほしいものがすべて入っている！」と雷に打たれたような衝撃を受けたんです（笑）。奉行クラウドは、打刻が本人と会社の両者から見え、さらに位置情報までわかる仕組み。勤怠の困り事をすべて解決しており「記録が絶対に正しい」と言えるものでした。また、「社会や労基署からどう見えるのか？」という視点でシステム設計されており、これならば「従業員と会社を守れる」と思いました。

当社の社長にもセミナーに同伴してもらい、社労士や元労基署の方の話を聞いてもらうこともありました。それをきっかけに「変わらなければならない」と危機感を感じてくれて、それ以来IT投資に前向きになってくれています。給与から勤怠管理、マイナンバーと来て「奉行クラウド HR DX Suite」を導入。「奉行クラウド HR DX Suite」では労務管理や人事管理、マイナンバーが揃っており、入社から退職までに必要な人事労務業務をすべて行うことができます。国土交通省のBCP認定対策への対応もあってクラウドを選択。従来、クラウドと言えば中小企業が手を出しにくく高額でしたが、「奉行クラウド HR DX Suite」は中小企業でも手が届く価格設定になっており、導入を決断できました。

勤怠管理においては勤務開始時と終了時にスマートフォンで打刻、位置情報を記録できるため、虚偽のない客観的な記録が取れています。直行直帰の現場勤務でも労働時間を適正に記録できるようになりました。残業が多い従業員については管理者にアラートが出る仕組みを活用しています。適宜、個別面談などを実施しながら働き方の見直しを行ったところ、残業時間を平均30時間から5.4時間まで削減できました。

はじめは打刻や残業申請が定着せずに苦労しました。そこで半年ごとに打刻や申請のルールを紙で回覧して従業員に押印させ、周知徹底を図るようにしたのです。繰り返し何度も周知し、個別対応も行うことで定着率は徐々に上がっていきました。現在では「奉行クラウド HR DX Suite」の社内通知機能を使って、定期的に打刻や申請のルールを従業員に通知しています。Web上で閲覧できるようになったことで、誰がいつ見たかまで把握でき、管理が非常に楽になりました。ある程度時間が経つと従業員はルールを忘れてしまうので周知を何度も徹底することが定着には重要だと考えています。

この取り組みによって、労基署の立ち入り検査が入った際にもプラスに働きました。打刻をよく忘れる従業員がいたのですが、会社として打刻ルールを従業員にきちんと周知していたことが認められ、立ち入り検査での指摘事項は一切ありませんでした。労基署から見て正しい管理を奉行でしていたことが功を奏したのです。労基署の立ち入り検査を通して、誰が見ても信頼できる客観的な記録で法令遵守ができていると自信を持てました。こうした流れのなかで2020年に初めて健康経営優良法人の認定をいただき、そこから現在まで4年連続で認定され、2023年においては「健康経営優良法人ブライト500」を受賞。奉行を用いた勤怠管理が健康経営推進の基盤になりました。

法令に則った正しい管理を行うことは「従業員の生活や会社を守ること」に直結しますが、小さい会社ではこの点がないがしろにされているように感じています。事件が起きて壊滅的な打撃を受けてから動いては遅いと思います。資源の限られている小さい会社こそ、DX化に取り組み、その恩恵を受けるべきではないでしょうか。

建設業は人手不足が深刻化しています。当社では従業員の年齢層が上がっており、50代の社長が中堅という状況で、若者が就業したがらない。こうした状況のなかで、最近ホームページ経由で若い方から採用に関する問い合わせや応募があったのは嬉しい出来事でした。ホームページに掲載した健康経営や勤怠管理の取り組みについて魅力を感じ、応募してきてくれたようです。

働きやすい環境づくりは今後も推進していきます。うちは従業員数の少ない“小世帯”だからこそ、ひとりひとりの活かし方を考え、足りない部分を補い合えるようにしたいですね。今回の経験から社長がIT投資に前向きになってくれたので、現場のIT化を進めます。例えば現場写真がクラウドにダイレクトに上がるようにして従業員の働き方を変えていきます。

システムの活用については現在も試行錯誤している最中です。システムは入れただけではダメで自社にフィットする形にすることが重要。奉行はそれが可能なシステムであり、そのためのサポートが十分に用意されています。今後も奉行を活用して従業員や会社を守りながら価値創出に取り組んでいきたいですね。