宮崎電子機器株式会社｜人事労務システムの導入事例｜奉行シリーズ

奉行８シリーズのサポート終了をきっかけにシステムの入れ替えを検討していました。
システムの入れ替えで目指していたのは「総務の生産性向上」と、テレワークの実現をはじめとする「従業員が働きやすい環境づくり」です。

システム導入にあたり、「総務の生産性向上」と「従業員が働きやすい環境づくり」を継続できる仕組みの構築と、担当者の突然の離職や新型コロナウイルス感染対策などの突発的事象に直面しても、業務が止まらない体制を目指しました。

奉行クラウドを選んだのは、段階的なクラウド導入によって、あらゆる人事労務業務をペーパーレス化できるからです。弊社では先行して、奉行Edge年末調整申告書クラウドによって部分的なペーパーレス化を行っており、全体で約118時間かかっていた業務時間を8割も削減することに成功していました。奉行クラウドなら既存の業務範囲（給与、人事、法定調書、勤怠）に対応できるのはもちろんのこと、扶養家族追加申請などの労務手続きや雇用契約手続き、給与明細のペーパーレス化が可能です。できるところから少しずつ範囲を広げていくことができるため、確実にペーパーレス化を進められると思いました。

将来的には、タレントマネジメントサービスと連携できるので、必要なペーパーレス化が完了したら、人材配置や育成といった付加価値の高い業務に注力できる体制を構築できることも魅力でした。

また、人事労務業務は総務だけでなく従業員も関わるものです。だからこそ従業員が使いやすいものでなければなりません。奉行クラウドには社外からでも楽に申請、閲覧できる仕組みがあり、それも導入の決め手になりました。

奉行クラウドの導入で、4つの人事労務業務でペーパーレス化が実現し、大幅な業務時間の削減に成功しました。

【入社手続き業務】
　弊社では2か月に1名のペースで中途入社が発生しますが、情報収集や雇用契約書のやり取りに約1か月費やしていました。労務管理電子化クラウドの導入によって、手続きに必要な情報はWeb上で収集でき、雇用契約はオンライン上で締結できるようになったため、紙の印刷にかかる時間や書類を待つ時間が大幅に削減されました。

【社会保険申請業務】
社会保険申請では、申請書類の自動作成と電子申請で、作業時間がほぼ0になりました。以前は、雇用保険被保険者資格取得届を作成するのに、書式をダウンロードして書き終えるまで一枚あたり約30分かかっていました。作成後は社会保険労務士に書類を渡して申請を依頼していたため、このやりとりも面倒なものでした。現在は社会保険労務士とやりとりをせずとも、オフィスや自宅から申請ができるようになったため、業務時間に余裕が出ています。

【給与明細配付業務】
給与明細の配付は、以前はPDFデータを作成して社内のサーバーに保存し、従業員に見に来てもらう形で行っていました。従業員はスマートフォンなどから閲覧できないため、とても不便だったと思います。現在はメール配信機能を活用し、パソコンやスマートフォンに給与明細のPDFデータを配信。指定したスケジュールで自動的にメールが配信されるため、配付作業が０になりました。従業員は出先や自宅などで簡単に給与明細を確認できています。

【年末調整申告業務】
年末調整申告書クラウドを導入したことで、従業員の申告ミスが激減した結果、申告書の内容チェックにかかっていた時間は50時間から6時間になりました。これは従業員が手間なく、迷わず申告できる仕組みになっているからでしょう。具体的には氏名や住所などの基本情報が初期表示されるほか、2年目以降は保険料控除申告書や住宅借入金等特別控除申告書の情報が前年複写される仕組みになっています。従業員は年末調整申告書作成に伴う時間が減ったと、とても喜んでいます。

奉行クラウド導入のおかげでペーパーレス化が進展し、生産性が高まっています。また、いつでもどこでも業務が行える体制になりました。現在は月に４～5日テレワークを行っていますが、問題なく業務を処理できています。総務は働き方が固定化される傾向がありますが、これでずいぶんと働きやすくなったのではと思います。

新型コロナウイルス感染対策ではさまざまな追加業務が必要になりました。従業員に感染の疑いがあると、総務が対応しなければならないのです。こうした突発的事象があっても、人員数が変わらず業務が止っていないのは奉行クラウドによって削減した業務時間をうまく活用できているからでしょう。

今後はクラウドサービスで人事労務情報を全部つなげて管理することを目指します。健康管理や採用、 人材配置や育成に必要なスキルなどの情報はExcelやグループウェアを使って管理しています。健康管理では、健康診断の申し込みや、年齢に応じた検査の管理、労働基準監督署への結果報告などが一気通貫で行えるのが理想です。そして、採用から育成、配置などに必要な情報を一括管理してデータドリブンなタレントマネジメントが行えるようにしたいです。

ビジネス環境がこれまでにないスピードで変わるなかで、我々総務部門が人材開発や人材育成といった会社の将来に寄与する仕事に注力しなければ生き残れません。すなわち、作業はシステムに任せて人は価値創造を行う、そんな体制です。奉行クラウドの導入でペーパーレス化やクラウド化が進展するなか、その端緒についたと感じています。

奉行クラウドは業務を大きく変えました。しかし、新たなステージに上がったことで、解決すべき新たな課題が2つ浮上しました。一つ目は、ひとりが担当できる業務の幅が広くなったことで、労務管理など幅広い業務知識の習得が必要になったこと。二つ目が、システム連携の重要性が増してきているため、業務知識だけでなくシステムのリテラシーも求められるようになったこと。つまり、業務知識とITスキルの両面で担当者が成長できる環境が求められています。当社では人材育成に注力して奉行クラウドをさらに活用できるようにしていきたいですね。