ジー・オー・ピー株式会社｜給与計算システムの導入事例｜奉行シリーズ

ジー・オー・ピー株式会社は建設用仮設資材の開発、製造およびレンタル、販売、ケータリングを手がける。実用性とデザイン性を兼ね備えた建設用仮設資材は大手ゼネコンを中心に高い評判を得て、同社は業容を拡大させてきた。
そんな同社の経営方針は「省力化と売上の拡大を同時に両立させていくこと」。つまり、業務の無駄を省き、人員を増やさずとも売上を伸ばせる体制を作るという考えである。同社管理部部長の越後和実氏が語る。

「ここ数年売上は右肩上がりに伸びてきました。しかし、管理部のメンバーに増員はありません。これからもこの体制は変わらないでしょう。こうしたなか、管理部におけるさらなる省力化がテーマとなっていたんです」

省力化を図るうえで同社は二つの課題を抱えていた。
一つ目は従業員とのやりとりだ。勤怠管理がシステム化されていなかったため、給与計算の前に紙のタイムカードと勤怠届出書の回収が必要だった。また、給与明細書や年末調整申告書も紙でやりとりをしていた。特に遠隔拠点（新木場、東金）の従業員とのやりとりには多くの手間と時間を要していたのである。
二つ目は専門家同士のやりとりだ。同社は給与計算と年末調整を専門家に委託していた。そのなかで、アウル社会保険労務士法人代表社員の沖利彦氏と新大和税理士法人の柳澤伸氏は同じ給与ソフトを使って処理を行う。両者はバックアップデータをメールやクラウドストレージ上でやりとりしていたため、最新データがわからなくなり、古いデータを更新してしまうなどのミスが生じていた。
こうしたなかで、この二つの課題を同時に解決する策が給与奉行クラウドだった。
まず、従業員とのやりとりをクラウド上で完結できることが決め手になった。

「奉行ならば勤怠管理から給与計算、年末調整申告まで一気通貫でデジタル化が可能です。書類が一掃されることに加えて、負荷の高い従業員とのやりとりを削減できます」（越後氏）

そして、企業を軸に税理士と社労士がつながることもできる。「専門家ライセンスを備えているため、給与奉行クラウドは三者をつなぐための最適解」と越後氏は言う。

さらに、IT選定に携わった柳澤氏によると、パフォーマンスも決め手の一つになったという。

「給与奉行クラウドはデータがクラウドに格納されていることに加えて、アプリケーションをパソコンにインストールするタイプだからパフォーマンスが高い。ほかのクラウド製品はブラウザで動かすのが主流ですからね。

省力化を図るうえで課題となっていた従業員とのやりとりはどのように変化したのか。
　勤怠管理をクラウドにしたことで、現在はスマホまたはパソコンで打刻を行うようになり、タイムカードを廃止。エクセルでタイムカードを集計する手間はなくなった。

「おかげで勤怠締めまでの時間を2日間削減できており、今では時間的余裕を持って給与計算を進められています」（越後氏）

さらに、面倒な給与明細の印刷・封入・送付は給与明細電子化クラウドを活用することで大幅な省力化に成功した。従来は、社労士の沖氏が給与明細を越後氏に送付。その後、越後氏が黙々と封入作業を行い、各事業所に送付していた。

「システムを入れただけで、給与明細の封入・送付作業に要する時間が3日からゼロになった」と越後氏は言う。

同社は末締め翌15日払い。しかし、12月は年末年始の長期休暇のため給与計算の時間的余裕がない。そのため、12月のみイレギュラーで締め日を25日に繰り上げていたが、現在は通常月と同様の処理ができているという。　次に専門家同士のやりとりの変化について見ていこう。新大和税理士法人の柳澤氏が語る。

「以前は、給与データを得るために沖先生に都度問い合わせなければなりませんでした。もし出張などで不在の場合は給与データを得るのに2～3日かかってしまうことも。
実は月次税務監査における給与関連のチェック事項は案外多いものです。例えば、社員の扶養異動や源泉徴収・住民税特別徴収額の変動、納付状況チェック、法定福利費事業主負担分の計上金額の確認、法人税計算における事前確定届出給与の支給状況チェック、所得拡大促進税制の適用可否など…。これらのチェックには給与データが必須ですが、現在は自らクラウドでそれらの過去7期分と最新データにいつでもアクセスできるようになったため、監査業務をスムーズに進められています」

またクラウド化によって、前述したような「バックアップデータをメールやクラウドストレージ上でやりとりしていたため、最新データがわからなくなり、古いデータを更新してしまうなどのミス」はなくなったという。そのため、手戻りがほとんど発生せずに毎月正確に締められるようになった。
ところで、年末調整申告についてはどうか。

「これまでは法定調書を作成するにあたり、データを別のソフトにCSVでエクスポートしなければなりませんでした。しかし、現在は法定調書奉行クラウドを連携させることで電子申告まで一気通貫でできるようになりました。不便だと感じていたことの多くをクラウド化するだけで解決できています。

顧問社労士の沖氏は、給与奉行クラウドには業務時間削減効果のほかに二つのメリットがあるという。
一つ目がセキュリティ対策だ。マイナンバーが必須となるなか、給与のような個人情報は厳格に管理する必要がある。

「企業だけでなく社労士にとっても、個人情報管理の手間や心理的負担はかなり大きいものなんです。事務所のパソコンではなくクラウドにセンシティブな情報を格納できるのはありがたいですね」（沖氏）

二つ目がリスクの軽減だ。給与計算は細かい規定が多いため、担当者は意図せず間違いを犯していることもある。月額変更がその一例だろう。

「月額変更の処理は昇給があった月から起算するのではなく、支給月で試算するのですが、多くの企業が勘違いをしています。例えば4月に昇給がある場合、その給与支給が5月であれば、5月～7月の期間で標準報酬を計算するのが正しい。しかし、4月～6月で試算してしまっている例が多いんですね」（沖氏）

このようなミスは労務トラブルのもとになりかねない。だからこそ、クラウドで社労士とつながることが必要だ。

「リアルタイムに社労士がチェックを行うことで、リスクを未然に防ぐことができるわけです」（沖氏）

柳澤氏は税務リスクの軽減についてもクラウド化の価値は大きいと語る。

「定期的に源泉徴収額に誤りがないかチェックしていますが、この作業を自社で行うには限界があります。外部専門家の目で見てみないと間違いに気づけないことが思いのほか多いんです。クラウドで税理士とつながることで、潜んでいる税務リスクを事前に取り除けるわけです」

総務経理のプロフェッショナル人材を抱えている中小企業は少ない。だが、企業経営においてこうしたリスクはつきものであり、専門知識を駆使して適切に対処していく必要がある。

「専門知識を持つ人材を社内で育成するのも一案でしょう。しかし、そんな余裕のある中小企業はそれほど多くないはず。情報漏洩問題や年々複雑化する業務に対応するために外部専門家を活用するのも選択肢としてあっていいのではないでしょうか。幸い、クラウドにするだけで外部専門家と容易に つながれますからね。（沖氏）

右肩上がりで売上は拡大しているが、管理部の人員増は見込めない。こうしたなか、省力化の要請のもと、限られた人数で給与業務を行っていかなければならない。

「多様化、複雑化する専門業務を行うことに不安やリスクを抱えていました。しかし、クラウドに変えたことで、外部専門家の力をフルに活用できる体制になりました。いわば頼れる“社外人事部”ができたわけです」（越後氏）

給与業務は基礎的な業務のように見えるが、法令改正が多く、実は対応が難しいものだ。おまけにその専門性は年々高まっている。こうしたなかで、企業単体で給与業務を行うことのリスクは大きい。とはいえ、社労士に給与計算を“丸投げ”するのは考えものだ。

「給与計算は労務管理の一環。計算は社労士が行うにしても、結果責任は企業にあるわけです。面倒な業務だからといって給与計算を社労士任せにせず、企業も積極的に関わっていき、給与計算を起点に労務管理を一緒に行える関係になるべきです。その関係づくりに役立つのが給与奉行クラウド。企業と外部専門家がリアルタイムにつながれるからです」（沖氏）

給与奉行クラウドは外部専門家に“丸投げ”するためのツールではない。企業と外部専門家がつながって、お互いの関係性を良好にし、確実な業務遂行を支える礎なのだ。