株式会社二条自動車教習所｜勤怠管理ソフト・人事ソフト・給与ソフト・会計ソフトの導入事例｜奉行シリーズ

1961年の創業以来、地域に根差し、地域に愛され続けている「月の輪自動車教習所」を運営する株式会社瀬田月輪自動車教習所は、現在、指導員、フロントスタッフを含めて約80名にのぼる。同社は、企業理念として掲げている「一、社会に貢献し、支持される教習所」「一、お客様に喜びと、感動を創造する企業」「一、自己革新で、幸福な人生」の言葉の通り、単なる自動車教習所という枠組みを超え、施設内にあるコミュニティールームの貸し出しや、地域の子供たちへ職業体験の場として施設を提供するなど、地域リレーションを密に図っている。地域の人を大事にするという思想は、働く社員に対しても同様であり、従業員一人一人が快適な環境で働ける企業を目指している。

このように地域や従業員のことを第一に考えている同社だが、基幹業務については、自動車教習所という特殊な業態であることから、環境の整備が遅れ、その多くは手作業で行っていたという。そうした中で、2013年の自動車教習所システムの一新に伴い、より従業員が働きやすい環境を整えるためにシステムの見直しを図ることになった。総務部長の津田美佐子氏は当時の状況を次のように振り返る。
「以前から、一部の経理業務においてはシステムを導入していましたが、指導員の給与計算は細かく多岐にわたり、手作業で行っている部分が多々ありました。一般の企業では、タイムカードによる出勤・退勤の管理や各種手当についても、家族手当、役職手当、通勤手当など項目は限られています。しかし、自動車教習所の場合、1時間乗車をしたら手当が発生し、大型、無線車、二輪などの車種ごとにも様々な手当が発生します。また、残業も1時間、2時間という単純な手当ではなく、2時間分の残業の中でも、30分ごとに違う業務をしていれば、それぞれの手当がつくようになっています。さらに空き時間についても、休憩扱いの場合と手当がつく場合があります。こうした手当の管理が、従来のシステムでは対応できず、手間やミスの発生につながる要因となっていました。」

このような課題を抱えていた同社では、システムの刷新にあたり、この点を解消できないかと検討を開始した。

津田氏はシステム導入のポイントについてこう振り返る。
「導入にあたっての最大のポイントは、自動車教習所という特殊な業態に対して、しっかりと対応できるシステムであるかという点でした。そうした中で、ご提案をいただいたのが奉行シリーズをベースにしたシステムでした。従来、様々なシステムには触れていましたが実現性が低く、その点、ご提案いただいたシステムは、私たちの要望を踏まえたシステムであり、これまで手作業で行っていた業務の効率化が実現できると感じ ました。」

また、奉行シリーズの選定理由としてOBCとパートナー企業による対応力の高さや、商品のブランド力の高さもポイントになったという。

津田氏は、経理業務を一人で行っていたこともあり、システム導入にあたっては大きな期待を持っていたと語る。商品ブランド力の高さも決め手となり、競合他社と比較するまでもなく、即採用につながったという。

今回の最大の選定ポイントである、指導員の複雑な手当に対してもシステムを連携できるようにカスタマイズすることで作業の効率化を実現。
データの同期化による手間・ミスの削減を実現しています。

奉行シリーズの導入効果について、津田氏はこう評価する。
「給与関連業務を一人でやっていたこともあり、手作業で行っていたときは時間や手間がかかりました。弊社の給与は、15日締めの25日払いで、業務期間は土日を含めて約15日間です。締め作業を行ってから、確認作業で2～3日を要し、その後、手当などの割り振り業務を3～4日間かけて行うという業務フローでした。土日だけでなく祝日などを挟むと、業務時間に追われることもしばしばあり、時間を多くとられました。奉行シリーズを導入してからは、手当などを管理している教習所のシステムから、一瞬でデータを移行することができるため、手当などの割り振り作業も1日というか一瞬でできるようになりました。業務の時間を圧倒的に圧縮できるようになったのはもちろんのこと、ミスなども大幅に低減することができるようになりました。システム導入前は、年末調整も一人一人に対し多岐にわたる作業や確認が必要でした。ただでさえ通常業務においても業務が多岐にわたっていたことから、年末調整のタイミングでは時間に追われ、ミスが発生することもありました。その点、システム導入後は、日々の給与管理同様に大幅な作業の効率化につながっていると思います。弊社では法定調書奉行も導入しており、今後は法定調書奉行もさらに活用していくことで、より作業の効率化が図れると考えています。また、同じく導入済みの人事やマイナンバーサービスなども、さらに連携、活用を強化していくことで、今まで以上にスムーズな管理ができればと考えています。」

そうした状況の中、津田氏はこう締めくくる。
「今後自分以外の者が業務担当に就いた場合でも奉行シリーズであれば、引継ぎなども含めてすぐに対応できますし、メニューもわかりやすいので操作も戸惑うことがありません。今後は、再雇用に対する手当の管理なども、今のシステムに組み込むことで更なる効率化を図れるのではないかと考えています。また、現状のシステムの中でも、まだまだ活用しきれていない機能があるので、今まで以上に上手に運用・活用をしていきたいと思っています。」

今後の展望について代表取締役社長の前原敏文氏はこう語る。
「自動車教習所という業態は、周辺人口によって、業績を左右されやすい業態です。短期間で売上を上げるためには、料金を安くするなどの手法が考えられますが、企業にとっては人件費を削るしかなく、社員にとっても良くない状況を生みます。従業員の働く環境が厳しくなれば、それは必ずお客様にも伝わってしまい、お客様の満足度は下がってしまう。結果的にいいことはありません。そういった面でも、今後も社員の働く環境をより良くしていくということは大事だと考えていますし、基幹業務についても効率化を図っていくことは重要だと考えています。」

同社では、従業員に対し、夏はバーベキューを開催し、クリスマスには一人一人にケーキを送るといった従業員満足度向上につながるイベントや福利厚生を行っている。また、指導員をはじめ人材育成にも余念がない。
「私たちの業態に限らず、最後は人と人だと思っています。システムを刷新してくことでの業務改善や地域とのリレーション強化など、社員や地域に愛される自動車教習所として、さらなる高みを目指していきたいと思います。」