販売管理システムの選び方とは？企業タイプ別におすすめを解説

更新日：2024年10月04日

販売管理システムは、「販売管理」「在庫管理」「購買管理」といった販売に関する業務全般を管理するシステムです。販売管理システムにはさまざまな種類があり、選び方に迷うこともあるでしょう。
この記事では、販売管理システムの特徴や種類のほか、企業のタイプ別に選ぶポイントなどについてご紹介します。自社に合った販売管理システムを見つけるための参考にしてください。

販売管理システムとは、販売に関するあらゆる業務を管理する業務システムのこと
販売管理システムの種類
販売管理システムを選ぶ際のポイント
クラウド型の販売管理システム導入を検討する際のポイント
企業タイプ別・販売管理システムの選び方
販売管理システムを導入する際の注意点
販売管理システムの導入事例
販売管理システム「商蔵奉行クラウド」で業務をスムーズに進めよう

販売管理システムとは、販売に関するあらゆる業務を管理する業務システムのこと

販売管理システムとは、「販売」という企業活動の根幹を担う業務を、一括管理する業務システムです。販売管理システムを活用してシステマティックに業務を処理することで、ミスを減らし、効率の良い経営ができるようになるでしょう。
機能はシステムによって異なりますが、大きく「販売管理」「在庫管理」「購買管理」の3つに分かれます。ここでは、それぞれの機能について解説します。

販売管理機能

販売管理システムに備わる「販売管理機能」は、見積作成から注文を受け、納品・請求して代金を回収するまでのお金の流れを管理する機能です。途中で発生する手入力や突合作業などの手間を削減し、業務フローをスムーズにします。また、商品別や取引先別の売上分析ができるので、質の高い経営判断に貢献します。
具体的には次のような機能があります。

・見積管理

「見積管理」の機能で、過去の見積データを利用し、迅速に見積書を発行できます。見積情報のステータス（案件中、成約済、失注）管理をきちんと行うことで、フォロー漏れを防止し、顧客への迅速な対応ができるようになるでしょう。

・受注管理

「受注管理」は、取引先からの商品・サービスの注文情報を管理します。これにより、商品・サービスの注文内容を受注データとして登録したり、取引先や受注日などの項目ごとに検索したりすることが可能です。成約済みの見積情報を活用し、入力レスで受注処理を行える販売管理システムもあります。
在庫を持たず、受注に応じて発注を行う卸売業などの業態では、受注と同時に発注処理を行える機能を持つ販売管理システムが便利です。

・売上管理

「売上管理」は、商品・サービスの売上・売掛に関する情報を登録できる機能です。受注データや実在庫のステータスに応じた売上データを作成し、売上伝票や売上明細表などの帳票類を出力できます。また売上データを集計し、売上傾向を可視化することも可能です。

・請求管理

売上データをもとに請求書を迅速に発行できる機能が「請求管理」です。これにより、売掛金回収のリスクを軽減し、安定した経営をサポートします。また請求書の電子発行や電子インボイス（Peppol）の発行・受領ができるシステムもあります。

・入金管理

「入金管理」は、請求した金額に対して取引先から入金が予定期日までに行われているかを確認する機能です。FBデータを取り込むだけで入金情報と請求先を自動照合してくれたり、入金消込・入金伝票を自動で行ってくれたりするのがメリットです。締め日に集中する入金消込業務をできるだけ時間をかけずに行うことが可能になります。

在庫管理機能

「在庫管理機能」は、商品や資材の出入荷状況や在庫数、検品作業などを適切に管理・サポートする機能です。この機能によって在庫ロスによる販売機会損失や過剰在庫による管理コスト増を防いだり、売れ筋商品・死に筋商品の把握による営業戦略の改善を行ったりすることが可能になります。
また、在庫管理機能により生産・物流・販売部門間の在庫情報共有におけるタイムラグをなくすことで、個別で在庫データ管理を行うような非効率な状態が解消され、各部門で一貫性のあるデータ管理が可能となるのも大きなメリットといえるでしょう。具体的には次のような機能があります。

・出荷管理

「出荷管理」の機能は、受注データ確定後に、商品の適切な出荷指示や納品までの工程を管理する機能です。具体的には、出荷指示書や納品書、宅配送り状などを出力してくれます。また「送り状の未発行」や「伝票番号の未反映」などのステータス別に管理することも可能です。スマートフォンを使って出荷指示書の作成ができる販売管理システムもあります。

・入荷管理

「入荷管理」の機能は、商品の入荷数を正確に管理します。仕入れた商材を検品したり、入荷予定の商材の検品に必要なバーコードを出力したりすることが可能です。検品時にハンディ端末でバーコードを読み取れば自動的に在庫計上されるシステムを活用すれば、在庫管理にかかる手間が大幅に削減されます。

・棚卸処理

「棚卸処理」は、実地棚卸時の商品登録ができる機能です。ハンディ端末との連動が可能なシステムなら、実在庫との照合作業が容易になります。実地棚卸で確認した商品の実数を入力すると、差数の調整伝票を自動作成してくれるシステムもあります。これによって棚卸業務の生産性と在庫精度が大幅に向上するでしょう。

購買管理機能

「購買管理機能」は、商品や資材の仕入・入荷に関するすべての業務を最適化・効率化する機能です。購買管理機能により、購買活動の無駄が軽減され、利益率向上が期待できるでしょう。また、購買に関する情報が一元化されるので、最適な経営判断を下すためのデータが常に出せるようになるのもメリットです。
具体的には次のような機能があります。

・発注管理

発注管理の機能によって、効率良く注文書を作成できます。例えば、過去の発注データを活用しながら発注伝票を入力することが可能になります。商品別の発注残状況を管理できるのも大きなメリットといえるでしょう。
システムによっては、指定した発注点を下回った商品の自動発注処理や、受注と同時に発注伝票を起票することも可能です。

・仕入管理

仕入管理の機能は、発注した商品や資材の仕入と在庫計上を一元管理するものです。複数の発注伝票から一括で仕入計上を行うことができるので、起票の手間を削減できます。発注伝票のデータを活用した仕入伝票起票が可能なシステムであれば、二重入力が不要になるほか、発注残管理も正確かつスムーズに行えます。

・支払管理

支払管理機能では、取引先ごとに異なる支払サイト・支払方法などの条件に応じて、支払予定表を自動で作成します。支払予定から簡単に支払消込ができ、消込データから支払伝票とFBデータを自動作成できるため、伝票の二重入力やインターネットバンキングへの手入力、チェック作業が不要になり、支払業務の正確性向上と省力化が実現するでしょう。

販売管理システムの種類

販売管理システムは、業種などに応じて3つに分類できます。企業の事業内容に適した販売管理システムを導入するために、ここではそれぞれの違いについてご紹介しましょう。

汎用型の販売管理システム

汎用型の販売管理システムは、業種を問わず、幅広い業務に対応できるので、企業の業務内容に応じた柔軟な運用をしやすいシステムだといえるでしょう。特殊な取引を行う企業でなければ、このような汎用型のシステムを利用するのがおすすめです。
OBCの「商蔵奉行クラウド」のように、汎用型でありながらも特殊な業種の販売管理業務にも対応できるシステムもあります。

業種特化型の販売管理システム

食品、アパレル、建設など、複数業種に対応可能な業種特化型の販売管理システムもあります。このようなシステムは、業種別に必要になる機能があらかじめパッケージ化されているのが特徴です。自社の業種を指定することで、自社でシステムを構築しなくても、業種として必要な機能を網羅した販売管理を行えるのがうれしいところです。
また、比較的短期間で販売管理システムの導入が可能というメリットもあります。最初から専用システムを構築する場合に比べると、大幅にコストを抑えられるでしょう。
パッケージには含まれないような特殊な商品や、より細かな設定が必要な企業向けに、さらに特化して作られた販売管理システムもあります。

在庫管理が不要な業種・業態向けの販売管理システム

多くの販売管理システムには、在庫管理機能が搭載されています。しかし、業種や業態によっては在庫管理機能が必要なかったり、そもそも在庫が発生しなかったりします。そのような業種・業態向けに、在庫管理機能を持たない販売管理システムもあるのです。
このような販売管理システムは、在庫管理機能を省いている分、仕組みがシンプルで、低コストで導入できます。在庫が不要な個人事業主も、このような販売管理システムであれば、導入しやすいといえるでしょう。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムは、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に大別できます。クラウド型の販売管理システムは、インターネットがあればどこからでも利用できるという強みを持っています。また、複数名で利用する場合にはクラウド型の販売管理システムのほうが便利です。

一方、オンプレミス型の販売管理システムは、自社サーバーにインストールします。自社の業務内容に適したカスタマイズをしやすく、インターネットにつながっていなくても利用できるのがメリットです。

販売管理システムは複数名で同時利用することが多いので、今後新たにシステムを導入する、あるいはリプレイスを検討するのであれば、クラウド型の販売管理システムがおすすめです。

ただし、現状では、会計システムや給与計算システムといった業務システムと比較すると、クラウド型の販売管理システムは少ない傾向があります。選択肢はやや狭まってしまいますが、その中から選んでみた上で、自社に合うかどうか確認してみてください。

クラウド型の販売管理システム導入を検討する際のポイント

クラウド型の販売管理システム導入を検討する際には、「安定稼働できるか」と「セキュリティが確保されているか」について確認しましょう。
その次に確認したいのが「費用対効果」です。月あたりにかかるコストだけを比較して販売管理システムを選ぶのは、あまり意味のあることではありません。あくまで費用に見合った効果が得られるかを検討するのがポイントです。ここでは、クラウド型の販売管理システム導入時にチェックしたい5つのポイントをまとめました。

運用性

販売管理システムには、「汎用型」や「業種特化型」といった種類があります。業種特有の業務があれば、業種特化型を選択したほうがいいでしょう。
一方、汎用型の販売管理システムにも、ある程度の特殊業務に対応できるものもあります。自社の業務に合った特性を持った販売管理システムを選びたいところです。

機能性

販売管理システムは、見積りや請求、在庫管理、入金管理など、幅広い業務に対応するものです。自社が現在行っている業務を販売管理システムにあてはめて、問題なく対応できるかどうかを確認しましょう。

例えば請求書発行業務を挙げてみても、「請求書の発行ができる」というだけでなく、自社が実際に発行しているタイミングや方法で発行ができるのかといった点に着目することが大切です。また、オリジナルの請求書フォーム作成には対応しているか、請求書の電子発行や電子インボイス（Peppol）の発行・受領に対応しているかなども重要なポイントです。
機能を字面で確かめるだけではなく、実際に動かして確認してみてください。

操作性

幅広い業務をカバーする販売管理システムの操作性は、業務の効率に直結する重要なポイントです。情報の登録や書類の発行、入金情報の自動取り込みの方法など、一つひとつの動作や流れ、管理画面の見やすさなどについて確認しましょう。可能であれば、一連の業務を一通り試してみることをおすすめします。

拡張性

販売管理業務は、顧客管理や会計処理などさまざまな業務と関連して行われています。周辺業務に対応できる関連システムのあるメーカーのシステムなら、連携をとりやすくなるはず。他のサービスとの連携が可能か、その実績があるかなどは、判断基準のひとつにすべきでしょう。

いきなりすべてをシステム化することはなくても、徐々にデジタル化を進めていきたいといったことも考えられます。販売管理システムのリプレイスは他の業務システムより難しく、一度導入したら簡単には変更できません。長きにわたって不便なく使い続けられるシステムを選ぶようにしてください。

サポート体制

サポート体制も、販売管理システムを導入する上で重要なポイントです。問題が発生した際や、不明点が出た際、スムーズに解消できなければ業務が止まってしまいます。サポート窓口の有無や対応時間などを確認しておきましょう。

ちなみに、導入支援サービスの有無も重要なポイントといえます。システムに詳しい担当者がいない企業や、リプレイスがうまくいくかどうか不安を感じている企業は、きめ細かなサポートを受けられる販売管理システムを選ぶことをおすすめします。

企業タイプ別・販売管理システムの選び方

企業の規模や事業年数によって、販売管理システムの選び方は変わります。ここでは、企業のタイプ別におすすめの販売管理システムをご紹介します。

長い事業経験を持つ中小企業

長く事業を行ってきた中小企業は、現在の業務を滞りなく行えた上で、クラウドのメリットも活かしやすいクラウド型の販売管理システムがおすすめです。

事業経験が長い企業の場合、すでにオンプレミス型の販売管理システムを利用していたり、販売管理業務に精通した担当者がいたりすることも多いでしょう。自社の販売管理手法がある程度固まっているのであれば、これまでの業務フローを大きく変えずに移行できるシステムが適しています。
その際には、同じ会社が作った販売管理システムなら、オンプレミス型からクラウド型への移行もスムーズに行えるでしょう。

ちなみにOBCでは、クラウド販売管理システムである「商蔵奉行クラウド」と、オンプレミス型の販売管理システムの両方を取り扱っています。「商蔵奉行クラウド」は、初期コストを抑えられる上、迅速な導入も可能です。

スタートアップ企業や小規模事業者

事業経験があまり長くないスタートアップ企業や小規模事業者では、ローコストで導入できる販売管理システムや、業種特化型の販売管理システムなどがおすすめです。
従来のやり方にとらわれる必要がないので、柔軟な運用をしやすいといえるでしょう。

販売管理システムを導入する際の注意点

業務システムは一度本格導入してしまうと、リプレイスに手間がかかります。とりわけ販売管理システムは、複数部門にまたがって使用されるため、システムの不具合・停止は事業そのものの停止に直結しかねません。最初から自社に適したシステムを導入できるよう、慎重に選定しましょう。
ここでは、販売管理システムをスムーズに導入するために、気をつけたいポイントを3つご紹介します。

複数の販売管理システムを比較する

販売管理システムは各社からリリースされているため、いくつも種類があります。最初からひとつに絞って導入するのではなく、いくつかのシステムを比較検討しましょう。
操作性や現在の実務の置き換えが可能かどうかといった細かい部分を比較することで、導入後のミスマッチを防げます。

無料トライアルサービスで実際に使ってみる

販売管理システムの無料トライアルサービスは、必ず使ってみてください。製品の資料やデモ画面、動画だけで操作性を確かめるのは困難です。導入メリットがどの程度あるのかを十分検討するためにも、無料トライアルサービスの積極的な活用をおすすめします。
無料トライアルサービスがある販売管理システムを複数操作してみることで、操作性や機能性の比較もしやすくなるはずです。

各現場の担当者の意見を聞く

販売管理システムの選定は、経営層のトップダウンで行うべきではありません。実際にシステムを利用することになる実務担当者に無料トライアルサービスの画面を操作してもらい、意見を聞くようにしてください。
販売管理システムは、複数の担当者が同時に操作することも珍しくなく、場合によっては立場ごとに異なる意見が出る可能性もあるでしょう。できるだけ広く意見を聞き、スムーズなシステム移行ができるかどうか検討してください。

販売管理システムの導入事例

販売管理システムの導入により、どのような業務効率化が可能になるのでしょうか。販売管理システムで業務効率化につながった事例として、OBCの「商蔵奉行クラウド」を導入した企業の例をご紹介します。

株式会社大原商店：業務スタイルを変えずにデジタル化・標準化を実現

株式会社大原商店では、コロナ禍による売上減を機に、経営基盤の強化を決断。既存の古い業務システムからOBCの「商蔵奉行クラウド」への乗り換えを実施しました。
「商蔵奉行クラウド」と情報系ツール「kintone（キントーン）」により、既存の業務システムが抱えていた属人的な仕組みを、業務スタイルを変えずにデジタル化・標準化することに成功しました。
この際、販売管理システムを「商蔵奉行クラウド」に選んだ決め手は、これまでの業界特有の業務に対応していたからです。インストール型とのコスト差がないことも選定の理由でした。

また、「商蔵奉行クラウド」のおかげで、手書きの販売リストの入力や、請求書と納品書の突合作業にかかる時間も大幅に削減。同じく紙ベースで行っていた経営管理に必要な情報把握もいつでも確認できるようになり、顧客管理に必要な情報をいつでも出せるようになりました。