従業員を雇用する際には、必ず労働条件通知書を発行しなければなりません。労働条件通知書を発行し、どのような条件で働いてもらうのかを示すことで、従業員は安心して入社できます。労働条件の明示は法律に定められた義務でもあるため、必ず行いましょう。
本記事では、労働条件通知書と雇用契約書の違いや、労働条件通知書を発行するタイミング、記載内容について解説します。併せて、労働条件通知書の記載例や、簡単に発行する方法なども紹介しますので、人材採用時の業務効率化にお役立てください。
目次
- 労働条件通知書とは、従業員の採用時に交付する労働条件を記載した書類
- 労働条件通知書を発行するタイミング
- 労働条件通知書を発行する理由
- 労働条件通知書に記載すべき内容
- 労働条件通知書の記入例
- 労働条件通知書の発行方法と注意点
- 労働条件通知書の電子交付で入社手続きをスムーズに進めよう
労働条件通知書とは、従業員の採用時に交付する労働条件を記載した書類
労働条件通知書とは、従業員を採用する際、企業が従業員に対して交付すべき書類です。これは、労働基準法第15条第1項で規定されている、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」という義務にもとづいて交付されています。
明示しなければならない労働条件について規定しているのは、労働基準法施行規則第5条第1項です。この内容について詳しくは、「労働条件通知書に記載すべき内容」の項目で解説します。
なお、労働条件を明示するための方法については、労働基準法施行規則第5条第4項で、特に一部の重要な項目に関しては原則として書面を交付しなければならないとされています。もっとも、FAXやメールなどによる方法も条文上認められているため、労働条件通知書という名称の書類を発行していなかったからといって直ちに違法になるというわけではありません。
例えば、労働者が希望した場合は、同様の内容を電子的に通知することも可能です。あくまでも労働条件を明示し、雇用する従業員に伝えることが重要です。たとえ、労働条件通知書という名称の書類を発行していても、記載内容に不足があるようでは、法律に反していることになるので気をつけましょう。
労働条件通知書の発行対象者
労働条件通知書は、雇用するすべての従業員に対して発行しなければなりません。正社員として雇用する従業員はもちろん、契約社員や準社員、アルバイト、パートでも同様です。
ただし、派遣社員の場合は、派遣スタッフを採用して雇用契約を締結しているのは派遣会社であり、派遣先の会社ではありません。そのため、派遣社員に対して派遣先企業が労働条件通知書を発行する必要はありません。
派遣社員に対しては、派遣元の企業が労働条件通知書を発行します。加えて、派遣元会社には、派遣先での就業条件を派遣社員に明示しなければならないという義務もあり、「就業条件明示書」という書面も交付すべきだとされています。ただし、両者の記載内容は重なる部分が多いため、「労働条件通知書兼就業条件明示書」といった形で発行することも可能です。
また、業務委託で働くスタッフは企業と雇用関係がありません。そのため、労働条件通知書を発行する必要はありません。
企業から直接「給与」という形で労働の対価を支払うスタッフに対しては労働条件通知書の発行が必要で、スタッフではなく派遣元企業に労働の対価を支払う場合や、給与ではなく報酬という形で対価を支払う場合には発行は不要と考えてください。
雇用契約書との違い
労働条件通知書は企業側からの「通知」ですが、雇用契約書は、雇用する側とされる側の双方で締結する「契約」です。雇用契約書も、従業員を採用した際に作成する書類ですが、労働条件通知書とはそもそもの意味合いが異なるといえるでしょう。
雇用契約書は契約書であるため、雇用する側である企業が書類を作成した後、雇用される側の従業員が内容を確認し、双方が記名捺印を行い、1部ずつ保管します。一方、労働条件通知書は、企業側が作成して従業員に交付するだけで十分で、従業員側の記名捺印は必要ありません。
なお、雇用契約書は法的に作成しなければならない書類ではありません。しかし、発行しておくことで、雇用する側とされる側の双方で労働条件を確認したことの証明になります。「こんなことは聞いていない」というようなトラブルを回避するためにも、作成しておいたほうが良いといえます。
労働条件通知書と雇用契約書は両方発行すべきか
労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも発行するべきです。
確かに、労働条件通知書と雇用契約書の記載内容は、就業場所や勤務時間、勤務日、給与の計算方法など、多くの項目で重なっています。しかし、内容がほとんど同じだったとしても、それぞれの書類が持つ意味合いは異なります。労働条件通知書は、企業の法律上の義務を果たしたという証拠になるため発行しないという選択肢はなく、雇用契約書も、労働条件に関する同意がとれている証拠になるという意味で重要です。
とはいえ、ほぼ同じ内容の書類を2枚発行するのは手間がかかります。従業員側も「なぜ似たような書類を何枚も渡されるのか」と疑問に思うかもしれません。そのため、両者をまとめて「労働条件通知書兼雇用契約書」として発行することもあります。
ただし、労働条件通知書兼雇用契約書として発行する場合は、労働条件通知書で通知が義務付けられている内容の記載漏れがないように気をつけましょう。また、企業と雇用される従業員の双方が記名捺印できる欄を設けておく必要があります。
労働条件通知書を発行するタイミング
労働基準法では、労働条件通知書を発行する時期について「労働契約の締結に際し」と規定していますが、下記の2パターンのタイミングで発行するのが一般的です。最初の雇用契約締結時にだけ交付しておけばいいというわけではないことに注意しなければなりません。
従業員を新規雇用する際
労働条件通知書を発行するタイミングとしてまず挙げられるのが、労働基準法に規定されているように、従業員を新規雇用する際です。具体的に「内定から◯日以内」といった規定があるわけではありませんが、採用が決まったら早めに通知するのが望ましいといえます。
労働条件通知書は、雇用される側に対して、雇用する側が労働条件の内容を明らかにするために発行する書類です。入社手続きがすべて終わってから交付するようでは、通知書の記載内容に不満があったとしても簡単には退職の判断ができない時期になっています。
そもそも「労働契約の締結に際し」というのは、「労働契約をするにあたって」という意味であるため、契約を締結してからの交付では遅いという考えもあるしょう。まず、労働条件を通知し、確認してもらった上で雇用契約を締結するという順番で手続きを行えば、トラブルは起きにくいでしょう。
なお、労働条件通知書は採用が決まってから正式に発行するものですが、求人募集を出す際にも、労働条件を明示する必要があります。求職者は求人票の内容を見て応募するかどうかを検討するため、求人票や募集要項の待遇欄にも労働条件の記載は必要です。ただし、求人票や募集要項に記載する内容はあくまで一般的なもので、雇用する従業員ごとの個別の条件には対応していません。求人票に条件を明記していたとしても、従業員を雇用する際には、別途、労働条件通知書を発行する必要があります。
これは、就業規則についても同様です。勤務時間や休日、給与などについて就業規則や賃金規定に記載があったとしても、従業員それぞれに対して、個別に労働条件の通知を行わなければなりませんが、労働条件通知書に「就業規則第〇条による」という書き方も可能です。
労働条件が変わる際
これまでと労働条件が変わる場合も、労働条件通知書の発行や労働条件の明示を行う必要があります。
例えば、定年退職した従業員を再雇用する際や、派遣社員を直接雇用する場合などには、新たな雇用契約を締結することになるため、労働条件通知書の発行が必要です。
一方、パートやアルバイトとして雇用していた従業員を正社員登用する場合は、新規の雇い入れではないと考えられるかもしれません。しかし、労働条件が大幅に変わることになるため、あらためて正社員としての雇用契約を締結することと、労働条件通知書の発行が必要だと一般的に考えられています。のちのトラブルを避けるためにも、労働条件を明確にしておきましょう。
なお、昇給や新たに手当てを支給するといった場合に、労働条件通知書を新たに発行する必要はありません。労働条件通知書の発行義務があるのは、雇用契約締結時のみであるためです。ただし、就業規則にもとづいて、昇格などの際に辞令を出すといった対応を行う企業は多いと思われますが、その辞令で条件変更を通知していると考えることもできます。
従業員の賃金に大幅な変動がある場合には、何らかの方法で変更された内容を通知するのが望ましいと考えられます。
労働条件通知書を発行する理由
労働条件通知書の発行は、法律に定められた企業の義務であるため、法令遵守という観点からも必須です。しかし、労働条件通知書を発行するのは、下記のようなメリットが企業側・従業員側の双方にあるという理由もあります。
法律で決められているからと機械的に発行するのではなく、労働条件通知書の発行がどのような効果をもたらすのかを知っておくことも重要です。
労働条件を明示しトラブルを避けるため
労働条件通知書には、始業時間や終業時間、就業場所、業務内容、賃金など、従業員の労働条件が細かく明示されています。労働条件をはっきりさせておけば、働き始めてから「家から遠い支社まで通わなければいけないなんて聞いていない」「土日は必ず休みにしてほしいのに、水日休みだった」といわれてしまうようなトラブルを避けられます。
従業員から「話が違う」と言われたとしても、労働条件通知書を交付した事実があれば、「事前にきちんと明示していた」と説明することができるでしょう。
内定者に安心して入社してもらうため
内定通知を出す際、労働条件通知書を併せて送付しておくと、内定者にとっては雇用契約の締結前に労働条件をあらかじめ確認できるため、安心感を持ってもらいやすくなります。なお、内定通知書と労働条件通知書を兼用にして一通で発行することも可能です。
ただし、内定通知書と労働条件通知書を同時に送った場合、特に募集要項と労働条件通知書の内容が異なるといった問題があると、内定辞退につながるおそれがあります。労働条件は、募集要項の作成段階からできるだけ正確に伝わるように注意してください。
労働条件通知書に記載すべき内容
労働条件通知書に記載すべき項目は、必ず記載しなければならない「絶対的明示事項」と、自社がその制度を導入している場合に通知書への記載が求められる「相対的明示事項」に分けられます。それぞれ、下記のような内容を記載しなければならないと、労働基準法施行規則第5条に定められています。
なお、厚生労働省は「一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）」を公開していますので、作成時の参考にしてください。
絶対的明示事項
絶対的明示事項として、下記の10点の項目は法律上必ず明示しなければならないとされています。このうち、昇給に関する事項を除いた項目については、原則として書面を交付しなければなりません。
なお、パート、アルバイト社員を雇用する際に交付する労働条件通知書には、下記の労働基準法上の絶対的明示事項に加えて、パートタイム労働法（短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律）で「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」「相談窓口」についても記載しなければならないと定められています。
●契約期間と更新の有無・基準
契約期間について、期間の定めの有無と、定めがある場合はいつからいつまでなのか、契約更新の有無、自動更新の有無、契約更新の基準などについて明記することが必要です。
なお、契約期間は、必ず労働基準法に定める範囲内でなければなりません。労働契約法第18条第1項では、有期雇用の従業員の契約期間が通算で5年を超える場合は、従業員の希望に応じて無期雇用に転換しなければならないとしています。
●就業場所
就業場所に関しては、採用後、実際に就業する場所について記載します。将来、配置移動の予定がある場合は、それについても併記できますが、記載の義務はありません。
●従事すべき業務の内容
採用直後に従事する業務内容についても、記載が必要です。就業場所と同様、将来別の業務につく場合は併記が可能ですが、記載する義務はありません。
●始業と終業の時刻、休憩時間
始業と終業の時間、休憩時間などについても、その時間を記載しなければなりません。勤務時間が流動的になる、フレックスタイム制度やシフト制度を設けている場合は、それぞれの制度に合わせてコアタイムや交代勤務時間の組み合わせ、適用日などの詳細な条件を明示します。
●休日
休日も、その曜日や日にちを記載することが必要です。決まった曜日ではなく、「週に◯日」という制度になっている企業では、週や月あたりの休日日数を記載します。1年単位の変形労働時間制の企業では、年間休日を記載してください。
●休暇
年次有給休暇の付与条件と日数、時間単位の年次有給休暇制度の有無についても明示しなければなりません。また、代替休暇やそのほかの休暇制度の有無についても記載します。
年次有給休暇は雇用から6ヵ月間勤務し、出勤率が8割を超える従業員に対して必ず付与しなければならないものです。付与日数についても法律で決められており、一般的な正社員であれば半年後に10日以上、その後1年ごとに前年の付与日数に1日以上追加した日数（年数により追加される日数が異なる：上限20日）を付与しなければなりません。
●賃金の決定方法
基本給および手当の具体的な金額と算出方法、時間外労働に対する割増賃金率の記載も必要です。割増賃金率は、法定時間外労働の場合は25％以上、1ヵ月60時間を超える場合は50％以上、法定休日に労働させる場合は35％以上、深夜労働させる場合は25％以上にしなければならないと法律で決められています。割増賃金率が法律上の基準を下回らないように気をつけましょう。
●賃金の支払時期・支払方法
賃金の締め日と支払日の記載も必要です。また、支払方法についても記載しなければなりません。
●退職に関する事項
定年制と継続雇用制度について、制度の有無と、ある場合の年齢についての記載が必要です。また、自己都合退職を希望する場合の届出日、解雇される条件や手続きなどについても記載します。ただし、これらすべてを書面に記載するのが文章の量として難しいことが多いため、「就業規則 第◯条」という形で示されることが多いです。
また、定年年齢は60歳を下回ってはならないという法律上の制限があります。さらに、2025年4月以降は、継続雇用制度について経過措置に基づいた労使協定を締結している会社が、対象者を限定できなくなります。
●昇給に関する事項
昇給に関する事項とは、昇給の有無と時期、金額の決定方法などについてです。これも絶対的明示事項とされていますが、ほかの項目と異なり、昇給に関する事項については「原則、書面で発行しなければならない」という制限はありません。ただし、パート・アルバイトなどの短時間労働者に対しては、「昇給の有無」は書面で通知しなければいけない事項です。いわゆる正社員についても、通知をしたほうが現場での運用はしやすいでしょう。
相対的明示事項
相対的明示事項とは、企業が下記のような制度を導入している場合は、従業員にそれを明示しなければならないとされている項目です。
＜導入している場合は労働条件通知書への記載が必要となる制度＞
- 退職手当
- 賞与・臨時賃金・最低賃金額
- 食費や作業用品などの労働者負担
- 安全衛生
- 職業訓練
- 災害補償
- 表彰や制裁
- 休職
このうち、退職手当については、「退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定・計算・支払方法、退職手当の支払時期」を明示すべきと、労働基準法施行規則第5条第1項第4号の2に規定されています。そのほかの項目については、記載内容に関する詳細な規定はなく、関連事項を記載すれば十分とされています。
また、パート・アルバイトなどの短時間労働者に対しては、「退職手当の有無」、「賞与の有無」は書面で通知しなければいけない事項です。いわゆる正社員についても通知をしてしまったほうが現場での運用はしやすくなります。
なお、相対的明示事項は、必ず書面に記載しなければいけないわけではありません。口頭での明示も認められています。ただし、トラブル防止のためには書面に記載をしておいたほうがよいでしょう。
労働条件通知書に上記の項目を記載する場合、賞与や退職手当については「賃金」の項目に合わせて記載します。それ以外の項目については、「その他」欄を設けて記載しましょう。
また、その他欄には、「社会保険の加入状況」「雇用保険適用の有無」についても記載することが望ましいとされています。
労働条件通知書の記入例
労働条件通知書を実際に作る際は、あらかじめテンプレートを作っておいて、該当する選択肢に◯をつけたり、詳しい内容を書き込んだりするのがいいでしょう。
下記で紹介するのは、厚生労働省のウェブサイトで公開されている労働条件通知書の記入例です。
※出典：厚生労働省「労働条件通知書 参考 記入例」
労働条件通知書は、厚生労働省が公開している「一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）」や、インターネット上で配布されているテンプレートなどを活用しつつ、オリジナルの雛形を作成しておくのがおすすめです。雛形に記載されている項目や、その他の欄に記載する項目に関連する就業規則の条項についても、併せて確認してください。あらかじめ基本となる書式を整えておくことで、必要なタイミングでスムーズに労働条件通知書を発行できます。
ただし、労働条件通知書は労働条件を明示するために発行される正式な書類です。テンプレートがあるからといって、担当者が一人で作成して交付するといった体制では、ヒューマンエラーが起こりやすくなるでしょう。間違いが起こらないように、チェック体制も整えておかなければなりません。
なお、労務管理システムの中には、従業員の区分などを登録すると自動で労働条件通知書を発行できるものもあります。このようなシステムを使えば、担当者によって言い回しが違う労働条件通知書が発行されてしまうといった問題も起こりにくくなります。
労働条件通知書の発行方法と注意点
労働条件通知書は、書面で発行するのが原則です。ただし、条件を満たせばメールなどの電子的な方法で発行することもできます。
それぞれの方法については、下記で紹介するような内容に注意して発行してください。
書面発行の注意点
労働条件通知書のうち、絶対的明示事項は紙に印刷して交付するのが原則です。一方、相対的明示事項については、紙に印刷して交付する義務はありません。
なお、書面で労働条件通知書を発行する場合、手書きでも問題ありませんが、パソコンで作成して印刷・交付するほうが効率的です。また、収入印紙も不要です。
電子的な発行の注意点
労働条件通知書の発行方法は、2019年4月以降、絶対的明示事項を含めてメールなどの電子的な方法で発行することができるようになりました。しかし、下記のような一定の条件を満たさなければなりません。
●交付を受ける従業員本人が希望すること
労働条件通知書を電子的な方法で発行できるのは、その発行方法を従業員自身が希望している場合のみであるため、従業員の意思を個別に確認する必要があります。希望したという記録が残る方法で合意を取り交わしておくと良いでしょう。
●プリントアウトできる形式で送ること
電子的に労働条件通知書を発行する場合は、従業員がデータなどを受け取った後、プリントアウトできる形式で送らなければなりません。SNSなどで送信した場合、保存期間が限られる場合もあります。そのような場合は、期限を迎える前に、従業員が通知書を受け取ったことを確認してください。
また、できるだけ印刷して保存するように従業員に伝えることをおすすめします。
●本人以外に情報が漏れない方法で送信する
企業のウェブサイト上に掲載するなど、本人以外の人が閲覧する可能性のある場所に労働条件を書き込むことは、労働条件通知書の発行方法としては認められていません。宛先を従業員本人に特定できる方法で送信することが必要です。具体的には、「FAX」「メール」「SNS」「メッセージサービス」などといった方法が考えられます。
ただし、SNSを利用した労働条件の通知は、「印刷に適したPDF形式でのファイル添付ができない場合がある」「文字数が限られていて、伝えられる情報量に限りがある」といった理由から、望ましくないとされています。禁止されているわけではありませんが、避けるべきといえます。
労働条件通知書の電子交付で入社手続きをスムーズに進めよう
労働条件通知書は、従業員を雇用するにあたって必ず交付しなければならない書類です。しかし、従業員の採用に際しては、住所や氏名といった個人情報の収集・登録、社会保険関連手続きなど、労働条件通知書の交付以外にも、多くの手続きを行わなければいけません。一つひとつの手続きを個別に進めていると、時間も手間もかかり、漏れやミスも起こりやすくなるでしょう。
「奉行Edge 労務管理電子化クラウド」を活用すれば、従業員が入社した際の手続きに必要な情報の収集や労働条件通知書の電子交付、社会保険関連手続きの電子申請などを一括して行えます。入社にかかる手続きをペーパーレス化できるため、業務にかかる負担を減らし、手間なくスムーズな対応が可能です。労務管理に関する業務の効率化に、ぜひご活用ください。
■監修者
山本 喜一
特定社会保険労務士、精神保健福祉士
大学院修了後、経済産業省所管の財団法人に技術職として勤務し、産業技術総合研究所との共同研究にも携わる。その後、法務部門の業務や労働組合役員も経験。退職後、社会保険労務士法人日本人事を設立。社外取締役として上場も経験。上場支援、メンタルヘルス不調者、問題社員対応などを得意とする。
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