会計システムの基礎知識〜主な役割からシステム選びのコツまで解説

更新日：2024年07月08日

会計システムは、多くの企業で導入されている、もっともポピュラーなシステムの1つです。複雑な会計処理を効率化するため、市場では最新のIT技術を導入した様々な会計システムが提供されており、今では現場に欠かせない存在にもなっています。
今回は、そんな会計システムについて、役割や機能など担当者が知っておきたい基礎知識や会計システムを選ぶ際のポイントを紹介します。会計システムの導入時やリプレイスする際にお役立てください。

会計システムとは　〜基本的な役割

会計システムは、企業の財務会計や管理会計など、経理業務を電子化して効率化させるためのソフトウェアの総称です。経理業務には、仕訳入力などの会計処理から帳簿・帳票類の作成、支払管理業務など、様々な業務がありますが、会計システムでは経理業務の根幹となる仕訳の情報を基に、その大半の業務を自動化することができます。
具体的には、会計システムは主に次の3つの役割を持っています。

財務会計としての役割
財務会計は、株主や取引先などに開示するための財務諸表を作成するための経理業務で、一般的な会計システムでは基本的な機能となっています。
例えば、伝票入力、帳簿作成、自動仕訳、金融機関等とのデータ連携、決算書作成、帳票などの出力、固定資産の管理などの機能が該当します。
管理会計としての役割
管理会計は、自社の経営に活用するため社内向けにまとめる会計のことで、「現在、自社がどのような状況に置かれているか」という情報を取りまとめ、経営判断に活用することを目的に役立てられます。
管理会計の機能には、「予実管理」「原価管理」「経営分析」「資金繰り管理」などがあります。
債務・支払管理としての役割
債務・支払管理では、支払手形や買掛金などの債務を取引先ごとに分類し、支払の遅れがないかを管理することが求められます。債務・支払管理機能のある会計システムは、取引先ごとに異なる支払サイトを細かく設定することができ、支払予定表や消込、残高管理などを適切に行うことができます。

「財務会計」と「管理会計」に関する機能は、市場で提供されているほとんどの会計システムには標準で搭載されています。「債務・支払管理」面においても、取引先や支払口座、決算分類、仕訳ルールなどの機能は一般的な会計システムにも装備されていますが、部門や取引先などセグメント別の支払管理や債務データ分析など、さらに複雑な機能も備えた「債務管理システム」も提供されています。

会計システムのタイプ別メリット・デメリット

現在市場で提供されている会計システムは、インストール型（パッケージ型）とクラウドサービス型に大別できます。

インストール型

自社サーバやパソコン等の端末にソフトウェアをインストールするタイプの会計システムのことで、パッケージで購入することから「パッケージ型」とも呼ばれています。

＜メリット＞
自社施設内やデータセンターにサーバや通信回線を用意すれば、独自のシステム構築が可能です。コストについては、最初にソフトウェアの購入費用がかかりますが、後は保守契約料のみで運用できます。また、外部と隔離された環境下で重要な会計データを保管できます。

＜デメリット＞
導入時のシステム構築計画によっては、初期費用が高額になる場合があります。また、ソフトウェアのバージョンアップなど、インストール後のメンテナンスは手動で行わなければならず、法改正や様式変更などにも自力で対応しなければなりません。
さらに、故障などのトラブルに備え、データのバックアップも、自社で定期的に実施する必要があります。

クラウドサービス型

インターネット上で利用できるベンダー提供の会計システム（SaaS型クラウドサービス）を指します。

＜メリット＞
インターネット環境さえあれば、場所を問わずにアクセスするだけで業務を行えるため、経理業務でもテレワークや在宅勤務が可能です。
また、金融機関等から入出金データを自動取得して仕訳を自動起票したり、AI-OCRによって証憑からデータを読み取り仕訳を自動起票したりするなど、最新のデジタル技術を活用して入力の手間を省くことができます。データはクラウド上に保管され、ベンダーの強靱なセキュリティ体制で保護されるため、セキュリティ対策にかかる手間やコストを削減できます。法改正などの対応もベンダー側が行い、常に最新のバージョンを使用できます。
インストール型に比べて初期費用が抑えられるため、比較的導入しやすいことも特徴です。

＜デメリット＞
多くのクラウドサービスの会計システムは、サブスクリプションサービスとなっているため、サービスを利用し続ける限り月額・年額で利用料が発生します。
また、インターネットに障害が発生したり停電したりした場合、一部のオフラインでも実行可能な作業を除き、一時的にサービスを利用できなくなる可能性があります。

最近は、基幹システムもクラウドサービスとして提供されるものが増えており、会計システムでも多くのベンダーからクラウドサービス型が提供されています。経理業務は法制度の影響を受けやすいため、年々複雑化する法制度に対して機敏に対応できるクラウドサービス型への期待も高まっています。
一方で、クラウドサービス自体に「不安がある」「自社にとって本当に必要か」という懸念の声も一定数あるようです。自社にとってクラウドサービスの会計システムが有益かを見極めたい場合は、コラム「今さら聞けない！会計システムをクラウド化するメリットとは！？」も参照しながら検討されるとよいでしょう。

会計システムで行える主な業務

一般的な会計システムは、概ね次のような業務に対応しています。

●帳簿作成・仕訳入力
どの会計システムにも備わっている機能で、仕訳入力やデータ取込をするだけで、現金出納帳や総勘定元帳などの帳票に自動反映します。
標準的な勘定科目はデフォルトで設定されており、経理業務の経験に左右されず確実に業務を遂行することもできます。給与システムと連携して、給与データから支給額や控除も項目別に正しく自動仕訳がされるものもあります。
また、ほぼ全てのクラウドサービス型は、金融機関などの外部データを取り込んで入出金情報を自動で仕訳することもできます。例えば勘定奉行クラウドでは、日本国内約1,200の金融機関と連携し、受信した入出金データを自動で取り込んで仕訳を自動起票します。勘定奉行クラウドなら、他システムで管理している取引データや交通費計算など経理で管理しているExcelデータも取り込んで自動起票できるため、手入力による人的ミスもなくなります。
最近では、勘定奉行クラウドのようにアップロードされた証憑をAI-OCRで自動で読み取ってデータ化し、仕訳まで自動起票できるシステムも提供されています。

●決算処理・決算書作成
会計システムでは、入力した伝票データをもとに、損益計算書や貸借対照表などの決算に必要な書類を自動で作成します。仕訳入力で適切な勘定科目を選べば、簡単に財務諸表が完成します。
例えば勘定奉行クラウドの場合、半期・四半期や月次決算に対応し、仕訳入力が完了すれば決算報告書をすぐ出力できます。勘定式・報告式・二期間比較から書式を選んで決算報告書を出力でき、帳票タイトルやレイアウトの変更もできます。

こうした会計システムを導入すれば、リアルタイムで試算表が作成できるようになるため、月次決算や四半期決算といった経理業務の負担が軽減できます。

●集計・財務分析
会計システムの中には、勘定奉行クラウドのように財務状況を様々なデータに集計し、多角的に財務分析を行う機能が備わっているものもあります。財務分析機能のある会計システムなら、エリアや部門、取引先などセグメント別に売上や利益率などのデータを集計したり、グラフや一覧表などに見やすく加工したりすることもできます。
ただし、財務状況や経営状況の把握のしかたは会計システムによって異なりますので、自社に必要な指標で分析できるかはしっかり吟味しておきましょう。
勘定奉行クラウドの場合では、推移表や前年同月対比表などの分析帳票をワンクリックで棒グラフや折れ線グラフなどにグラフ化でき、視覚的な分析がしやすくなっています。営業活動・投資活動・財務活動それぞれのキャッシュ・フローもグラフで視覚化されるため、現在のキャッシュ状況をスピーディーに把握できます。実績推移では、月別の推移や昨年対比などマネジメント視点で会計数値を分析でき、部門や取引先を活用することで、より細かな数値分析も可能です。

●予実管理
予実管理^※は、予算と実績を比較・分析して把握することです。部門や事業ごとに振り分けた予算を実績に基づいて現実的な数値に修正することで、次期の予算編成を行う際の指標となります。
予実管理機能も備わっている会計システムなら、部門別に予算と実績との比較をリアルタイムで確認・分析できるため、早い時点で対策を打つことも可能となります。ただし、システムによって対応する範囲が異なるため、選ぶ際は自社が求める予実管理ができるかも慎重に見極める必要があります。
勘定奉行クラウドは、投資の判断や資金調達などを目安とし、資金の過不足を瞬時に把握できます。資金繰り項目それぞれの内訳まで表示できるため、勘定科目単位で資金の流れを確認しやすくなっています。

※ 予実管理については、コラム「Excelでの予実管理はもはや限界！？スムーズに予算管理を運用するための方法とは」を参照ください。

●税務処理・申告書作成
現在は、消費税や法人税などの税務申告用の書類作成にも対応している会計システムが多く提供されています。中には電子申告にも対応しているものもあり、申告業務にかかる手間も軽減できるようになっています。
例えば勘定奉行クラウドでは、科目別課税対象額集計表や消費税区分明細表など管理資料から仕訳伝票までドリルダウンでき、申告時のチェックもスムーズに行えます。法人税申告の際に添付する電子申告用の財務諸表データ（XBRL形式）や消費税申告の電子申告にも対応し、オフィスにいながら納税まで完了します。申告奉行クラウドと連携すれば、法人税・地方税も電子申告・電子納税ができるようになるため、企業規模に応じて利用すると良いでしょう。

会計システム選びで押さえておきたいポイント

会計システムは、導入の目的によっても求める機能が変わってきます。経営の根幹となる会計情報を取り扱う以上、次のようなポイントをしっかり押さえて、自社に合ったシステムを選ぶことが肝心です。

1.自社が求める業務要件にマッチしているか
会計システム選びでは、会計管理業務と経理業務の両側面から自社が求める要件にマッチしているか吟味することが重要です。例えば「仕訳入力の自動化」のためには「紙の証憑をデータ化する」ことが課題となるように、仕訳以降の業務で求める要件の根本には、証憑回収から仕訳までの経理業務にトリガーポイントが隠されている可能性があります。つまり、経理業務から会計業務への一連の流れで「真に求める要件」をしっかり洗い出し、それにマッチした機能があるかを見極めることが肝心です。
また企業会計は、業種や業態、企業成長レベルによって必要とされる機能や管理要件が異なります。そのため、現在市場で提供されている会計システムは、最低限の経理業務ができるレベルから多角的な分析結果を経営判断に役立てられるレベルまで多種多様にあります。また、ベンダーやシステムごとにも得意とする機能があります。会計システムを選ぶ際は、自社が求める会計要件に見合った機能があるか、しっかりチェックしておきましょう。
例えば奉行クラウドでは、様々なニーズに特化したタイプをご用意しています。

「スモールスタートから始められて将来成長しても使い続けたい」

小規模事業者から中小企業まで企業規模に応じてランクアップできる汎用型会計システム
仕訳伝票明細は3万件〜30万件まで対応

「プロジェクト型のビジネスに対応した管理会計がしたい」

プロジェクト別の個別原価計算を自動化し、プロジェクト収支を可視化
仕訳伝票明細は3万件〜30万件まで対応

「建設業特有の勘定科目で簡単に会計処理をしたい」

建設業特有の勘定科目をデフォルトで完備し、工事現場ごとの原価管理に標準対応
工事別収支分析もリアルタイムに可視化
仕訳伝票明細は3万件〜30万件まで対応

「経理業務を丸ごとデジタル化したい」

証憑収集から経理処理、支払管理まで、経理業務のDX化と完全ペーパーレス化を実現
50視点の多角的分析で財務状況も可視化

「海外との取引に対応できる会計システムがほしい」

海外現地法人で使える多言語対応と、多通貨管理・為替換算、現地インボイスに対応
現地法人でも使えて、データは日本で一元管理

「グループ企業間でシステムを統一化したい」

グループ各社の業務環境を標準化し、各社のデータも一括管理が可能
クループ各社への業務支援体制も簡単に構築

「今の会計システムに債務管理から支払管理まで機能追加したい」

あらゆる基幹システムと連携し、様々な債務データを自動集約
支払予定表の作成、債務データのマッチング、振込データの集計、残高確認資料作成も全て自動化
明細は5万件〜40万件まで対応

「中堅・IPO検討企業の業務要件に対応した会計管理を行いたい」

会計・債権債務・固定資産・税務申告の統合的な会計管理が可能
中堅・上場企業の業務要件を満たす高い性能を提供
明細は200万件（最大1,000万件）まで対応

2.制度改正の際の対応力はどうなっているか
経理業務は、法制度に深く関わっています。そのため、制度改正には迅速に、かつ正確に対応しなければなりません。
直近では、2023年10月にインボイス制度が、2024年1月には電子帳簿保存法の電子取引の紙保存禁止が予定されています。これらへの対応は各システムで順次進められていますが、その方法はベンダーごとに異なるため、自社が求める方法で処理できるか見極めることが肝心です。また、電子帳簿保存法の要件を満たしているソフトウェアに付与されるJIIMA認証があるかどうかも、見極めポイントになります。
例えば、勘定奉行クラウドは4つのJIIMA認証を取得しており、改正電子帳簿保存法に完全対応しています。インボイス制度やデジタルインボイスにも対応予定であり、「適用税率ごとに区分管理」や「取引先の登録番号の管理」など、インボイス制度開始後に発生が予想される経理業務の負荷をサポートする万全の体制が整備できます。
勘定奉行クラウドのインボイス制度や改正電子帳簿保存法への対応については、下記の特設サイトも参照ください。

3.企業の成長や経営変化への対応力はあるか
企業の成長に伴う規模や業態、経営環境の変化に対しても、会計システムには柔軟な対応が必要となります。例えば、企業が成長してIPO準備を行うようになると、内部統制や労務管理の構築、セキュリティ対応、IFRS（国際会計基準）導入の検討などの準備も必要です。また、企業規模が大きくなると会計データも膨大な量となるため、増え続けるデータの管理体制や、そのデータを自由に分析・活用できる仕組みも必須となります。
システム導入の時点はもとより、将来的に会社が成長し業務領域が拡大したとしても、ストレスなくシステムを拡張できるか否かを見極めることが肝心です。事業計画などを参考に5年後、10年後の自社の成長を見据え、想定される業務にも柔軟に対応し続けられるかもチェックしておきましょう。
勘定奉行クラウドの場合、企業規模や企業要件に応じてラインナップが豊富に取り揃えられているため、企業の成長と共に会計システムも成長させることが可能です。例えば、起業当初は勘定奉行クラウド・Eシステムからスタートしても、拡大する業務領域に合わせてシステムアップしたりデータ容量やライセンスを追加したりできます。将来IPO準備を始めることになっても、そのまま奉行V ERPクラウドに成長させることができるため、事業拡大のたびにリプレースをする必要もありません。ユーザーの声を反映して様々な機能強化も随時行われるため、時代や成長速度に合わせた業務の生産性向上にも期待できます。

4.保守・サポート体制は万全か
会計システム選びでもっとも重要なことは、「安心して利用し続けられる仕組みかどうか」です。
会計システムには、ベンダーの提供する保守・サポートが付属しています。有償・無償があるため、どの範囲が有償か、自社のシステム管理能力に合った支援が受けられるかも確認しておきましょう。
ただしインストール型の場合、通常、保守・サポートが終了した時点でバージョンアップ費として新規導入定価の6〜7割ほどの費用が発生します。継続して利用するのであれば、「バージョンアップにいくらかかるか」は事前に確認しておきましょう。インストール型のライフサイクルは通常5〜7年とされていますが、プロダクトのライフサイクルにとらわれず、都度コストが発生しないものを選ぶのが理想的です。
クラウドサービスであれば、保守に関しては継続的に提供されます。また、運用上の困りごとなどへのサポートについては、メールやチャットのみでのサポートや電話、オンライン等でのサポートなど、ベンダーによって提供されるサービス内容はもちろん提供手段も異なります。担当者のITスキルによっても必要とするサービスは変わってくるため、どのようなサービスがあるかを事前にしっかり確認しておきましょう。
例えば奉行クラウドでは、操作方法や設定内容が分からないユーザーのために、電話でのサポートの他にも認定インストラクターがリモートで同じ画面を見ながら案内したり、利用者に向けて様々なコンテンツやサービスの活用方法などを提供したりしています。

※ 奉行クラウドのサポート体制については、こちらも参照ください。