会計システム選びで悩んだら？検討時に押さえておくべき6つのポイントとは

目次

• 会計システムを取り巻く「不安要素」
• 長く使い続けられる会計システムに必ずある「安心のポイント」とは
• 選ぶべきは、将来にわたって「安心」を支える「仕組み」を備えた会計システム

会計システムを取り巻く「不安要素」

会計システムの入れ替えは、企業にとって大きな「投資」です。しかも、止まることの許されない基幹業務を担うので、将来にわたり安心して使い続けられることが重要になります。
ところが、現行の会計システムは様々な不安要素を抱えているため、せっかく長く使えるように選んだのに安心して使い続けられない･･･という事態になることも。
では、「会計システムが抱える不安」とはどのようなものでしょうか。

消費税改正対応への不安

消費税改正は2019年（平成31年）には実施される予定です。施行日以降は消費税率が10%となりますが、経過措置が設けられているので、消費税率8％の伝票が混在する期間が発生します。取引内容や状況によっては、複数の税率を使い分けなければなりません。
また、消費税引き上げと同時に軽減税率の導入が、数年後には適格請求書(インボイス)への切り替えが予定されています。会計業務上では、税率が8％のまま据え置きになる取引の伝票処理や管理の変更、請求書の様式変更など、継続的な対応が必要になってきます。
ところが、今回の消費税改正は過去すでに2度延期されており、導入時期は未だ流動的です。そのため「対応が約束されていない」「コストや仕様などの詳細が未定」という会計システムも多く、不安要素となっています。

急なOSアップデートに対応できない

昨今の急激なIT進化に伴い、パソコンのOS環境もアップデートが度々行われています。その際、運用に支障を来さないかと心配する声もよく聞かれます。
例えば、自動アップデート機能が採用されているOSでは、アップデート時に「アプリケーションが一時的に動かなくなる」などの不具合が発生しやすくなります。事実、2017年にも自動アップデートによって不具合が生じて、急にシステムが動かなくなった･･･という企業が多くありました。
現行の会計システムが新しいOSに対応していなければ、知らないうちにOSがアップデートされた結果「会計システムが使えない」という事態になることも大いに予想されます。

サポート終了によりバージョンアップコストがかかる

一般的にパッケージシステムのサポート期間は5〜7年のため、その都度バージョンアップ費用が必要になります。バージョンアップをしないと、サポートが終了した途端に「困ったときに問い合わせができない」「制度対応のプログラムがもらえない」などが起こり、業務に支障を来す可能性も出てきます。
一般的には新規購入時の6〜7割程度のコストがかかる場合が多く、事業規模によっては大きな負担になります。

将来、クラウドへの移行に多大な手間やコストがかかる

現行システムはオンプレミスでも、様々な分野でクラウド化が進めば将来「我が社もそろそろクラウドに･･･」と考える時期が来るかもしれません。
一般的な会計システムには、「オンプレミスかクラウドか」という二者択一のものが多く存在します。そのため、将来クラウド化をしたいと思ったとき、現行のシステム要件がクラウドに対応していなければ、リプレイスの必要があり膨大な手間とコストがかかります。また苦労してクラウドへ移行しても、オンプレミスを利用していた環境と異なれば、かえって使いづらいと不満を抱いてしまうこともなりかねません。

将来の企業成長、事業拡張に対応できない

通常は、現状の企業規模や業務に合わせて会計システムを選ぶのが一般的です。しかし、例えば将来IPO(新規上場株式)や事業拡張をすることになれば、現行のままでは内部統制など必要な要件に対応できず、早晩「入れ替え」を余儀なくされるでしょう。
検討の際には事業の将来性、事業計画も考慮しないと、将来想定以上のコストがかかるかもしれません。

今後起こりうる新制度への対応に不安

消費税をはじめとする税制改正、働き方改革やマイナンバーの導入など外部環境は刻々と変化しています。そのため、このような流動的に起こる変化にどう対応するか、会計システムはつねに不安に晒されています。事実、新たな法制度の改正といった「今後起こりうる変化」に対して、どこまで対応するかを言及している会計システムは極めて少ないのが実情です。
しかし、使うなら長く使い続けたいと考えるのは、経営面・業務面から見ても当然のこと。将来起こりうる新たな仕組み化が求められた際の対応力も、会計システムでは非常に重要な要素になります。

長く使い続けられる会計システムに必ずある「安心のポイント」とは

今の会計システムは、業務上の課題解決やサポート終了などに伴う入れ替えをきっかけに導入されているケースがほとんどでしょう。しかしそれでは、将来様々な弊害が出たときにまた入れ替えなければならない･･･ということも起こり得ます。
これから将来に向けて使い続けられる会計システムを選ぶなら、先に述べたような不安要素を打ち消すために以下のポイントを押さえておきましょう。

1. 税制改正の対応方針が明確＆確約されている

2度にわたる延期で、消費税法改正も本当に予定通り施行されるのか不安が残ります。しかし、いつスタートしても、また経過措置や適格請求書(インボイス)の導入などさらなる変更が続いても、確実に対応することが約束されていると安心して利用することができます。「改正に対応するためのコストは必要か」「どの程度かかるか」など方針が明確に発表されていれば、将来また税制改正が行われても追加コストが予測でき、計画的に予算を確保することができます。
いまだ流動的な消費税法改正にも、柔軟に対応できることが約束されていると安心です。

2. IT環境の変化に強い

日々進化するIT環境にフレキシブルに対応できるものを選びましょう。OSがアップデートされる際はすぐに更新プログラムを提供する機能が備わっているものが適切です。
例えば、プログラムを最新に自動アップデートしてくれるものなら、操作の手間が省けます。手動で更新する場合でも、「お知らせ」機能があると業務への影響に配慮しながらバージョンアップが行えます。

3. 保守・サポート終了による追加コストの負担がない

保守・サポートが終了した時点でかかるバージョンアップ費用を確認しましょう。パッケージシステムは通常5〜7年のライフサイクルがあると言われますが、外的環境の変化によってはもっと短スパンでバージョンアップを求められる可能性もあります。プロダクトのライフサイクルにとらわれず、都度コストのかからないものが理想的です。

4. いつでもクラウド化できる

将来オンプレミスからクラウドへ移行する可能性を考慮するなら、クラウドでもオンプレミスでも対応できるものがおすすめです。スムーズにクラウドへ移管するためにも、操作性や使いやすさが損なわれないものを選びましょう。クラウドになっても、操作環境は現状のままで使い続けられることが一番望ましいスタイルといえます。

5. 企業の成長に合わせて対応業務を拡張できる

企業が成長すると、会計業務も変化します。今は視野に入っていなくても、IPOや事業拡張なども今後計画されるかもしれません。そうなれば、月次締めや月次決算など会計業務の幅も広がり、1人で業務を遂行することが難しくなって作業を複数人で担当する体制も必要になってくるでしょう。
将来業務が拡張しても随時スケールアップできる会計システムなら、新たな業務への対応に合わせてシステムを拡張することができます。また、ネットワーク環境を利用すれば業務の負荷分散やデータの一元管理も行え、業務の効率化が図れます。

6. 新制度で必要とされる業務や環境に対応できる

2017年度のマイナンバー導入では、どの企業でも安全管理措置やセキュリティの強化が求められました。将来も、このような新しい制度が創設されることが考えられ、会計システムには従来になかった仕組みを求められる可能性があります。
新制度が施行されて新たな業務が発生しても、しっかりした対応力が備わっているものこそ「安心して長く使い続けられる会計システム」と言えます。

選ぶべきは、将来にわたって「安心」を支える「仕組み」を備えた会計システム

会計システム選びでもっとも重要なことは、先に述べた6つの「安心のポイント」が仕組みによってしっかりサポートされているか、という点です。
税制改正、IT環境、企業成長･･･など、会計システムを取り巻く環境はつねに変化しています。しかし、そのたびに「どう対応できるか？」「どのような対応になるか？」と確認するようでは、業務が滞ることにもなりかねません。また、ひとつひとつの不安に対してそれぞれに約束されても、個別の対応では将来何か起こるたびに不安を繰り返すことも予想されます。

「将来にわたる安心」がどのような仕組みによって保証されているかは、「長く使い続けられる会計システム」には欠かせない要素です。
継続的・流動的な時代の変化に対応できる「安心の仕組み」を持った会計システムを選んで、御社の事業発展に大いに役立ててください。