棚卸の目的とやり方とは？スムーズな作業の進め方をわかりやすく紹介

更新日：2024年07月08日

棚卸は、商品を販売する店舗はもちろん、製造業などの企業でも必須となる作業です。
この記事では、棚卸の意味や企業が棚卸を行う理由のほか、棚卸の作業方法やスムーズに進めるためのポイントを解説します。

棚卸は企業が保有する商品などの実地調査のこと

棚卸とは、一会計期間において、企業や店舗の施設内に保有している商品や原材料の数量や状態を調査すること。調査においては、倉庫などに在庫される商品や原材料などを種類ごとに一つひとつ目視で確認し、棚卸表に記入します。

棚卸の頻度

企業が決算を行うときには、期末棚卸高と呼ばれる在庫品の評価額が必要になります。そのため、年に1回は棚卸をしなければならないのです。ただし、年に1回の棚卸では、帳簿とのずれなどが大きくなってしまう可能性があり、在庫品の適切な管理が難しくなることもあるでしょう。取扱商品・原材料の数量や種類によりますが、棚卸を毎月、あるいは四半期ごとなど、短いスパンで行う場合もあります。

企業が棚卸を行う理由

棚卸は、企業にとって少なからず時間や手間がかかるものですが、なぜ行われているのでしょうか。ここでは棚卸を行う理由を解説します。担当者間で棚卸の必要性についての認識を共有しておきましょう。

帳簿上の在庫と実在庫の数量照合

棚卸の目的は、帳簿上の在庫数量と実際の在庫数量を照合することです。理論上、仕入数と出庫数を把握していれば、在庫数量は把握できます。しかし、入力ミスや漏れ、在庫品の破損や紛失など、さまざまな理由によって両者が一致しない状態が起こりえます。そのため、定期的に棚卸を行い、数量の照らし合わせを行うのです。

在庫品の状態確認

棚卸では、一つひとつの商品や原材料を確認し、数量をカウントします。そこで初めて、在庫品の破損や汚損といった問題に気づくこともあるでしょう。
いくら在庫があっても、破損していては販売できません。棚卸の際に在庫品の状態を確認し、品質上問題がある物は区別しておくためにも、棚卸の作業は不可欠といえるのです。

在庫品の適切な数量把握

企業が定期的に棚卸を行うことによって、在庫過多に陥っている商品や、在庫が不足している商品を把握することができます。
在庫数は、多すぎると保管コストの増大や経年劣化といった問題につながり、少なすぎると販売機会損失を招きます。企業の適切な在庫数量の分析に、棚卸は役立つはずです。

決算に必要な期末商品棚卸高の確定

期末商品棚卸高とは、一会計年度の終わり時点において、企業が保有する商品や原材料などの資産がどのくらいあるかを示す数字です。企業が決算を行う際は、期末商品棚卸高を必ず算出する必要があります。

棚卸の実施方法

棚卸を行う際には、主に「タグ方式」と「リスト方式」という方法がとられます。ここでは、棚卸の2つの方法について、詳しく見ていきましょう。

タグ方式

タグ方式は、商品ごとの数量を確認後、タグ（荷札）に品目と数量を書いて、保管してある棚などに貼っていく方法です。すべて確認してタグを貼り終えて集計した上で、在庫管理表などに記載してある帳簿上の在庫数量と照合を行います。

リスト方式

リスト方式は、最初に在庫管理表などの帳簿上の在庫数量を確認した上で、実際の在庫品をチェックする方法です。リストと在庫品を比較しながら確認を進められるため、数量が合わなければすぐに確認できるメリットがあります。ただし、正確でリアルタイムのリスト管理が行われていることが前提の方法です。

棚卸在庫の評価方法

企業が棚卸によって在庫数量を確認した後、評価額の計算を行います。これは、在庫品を決算時に金額として計上する必要があるためです。この在庫の評価方法には、大きく分けて原価法と低価法の2種類があります。

原価法

原価法は、在庫品などを仕入れた際に、仕入先にいくら支払って取得したのかをもとに在庫金額を評価する方法です。原価法には、先入先出法、平均原価法、売価還元法、個別法など、いくつかのパターンがあります。

低価法

低価法は、原価法の評価額と期末における時価のどちらか低いほうで評価額を計算する方法です。在庫品の経年劣化による変質や需要低下による陳腐化などがあった場合に効果的といえるでしょう。

棚卸を行う際のポイント

棚卸を行う際には、どんな点に気をつければ滞りなく行えるのでしょうか。ここでは、棚卸を正確に、かつスムーズに行うために意識しておきたいポイントを3つご紹介します。

数え間違いや入力ミスを防ぐ手立てをする

棚卸は、実際の在庫品の数量を人の目と手で数えて、決算に反映させる作業です。数え間違いや入力ミスは起きるものと考えて、あらかじめ対策をしておいたほうがいいでしょう。在庫品のQRコードを読み込んで機械的に管理する、日頃から整理整頓を心掛けて棚卸をしやすい環境を整えておく、目視のダブルチェックを行うなど、ヒューマンエラーが発生しにくい方法を検討してください。

実務との兼ね合いを考慮した計画を立てる

棚卸は、通常業務の合間に日を設けて、集中的に行うケースが多いもの。通常は実務に関わっているリソースを一定期間だけ棚卸作業に割くため、実務にしわ寄せがいかないようにしなければなりません。時間と人員を無理なく確保できるスケジュールを立てましょう。

棚卸ルールを策定しておく

棚卸は、事前に統一ルールの策定をしてから臨む必要があります。なぜなら、担当者によって数え方や記録方法が違っているようでは、正確な棚卸ができなくなってしまうからです。棚卸のルールや、イレギュラーが起こった際の対応などをあらかじめ定め、全員が同じルールにもとづいて棚卸を行えるようにしてください。

デジタル化で棚卸を効率良く行おう

在庫管理をすべて手作業やExcelなどで行っていると、時間や手間がかかり、なおかつ間違いも起こりやすくなります。年に数回程度とはいえ、棚卸の際にはなおさらのこと。できるだけデジタル化を進めることで、効率の良い棚卸を実現しましょう。

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棚卸の際は、実地棚卸で確認した商品の実数を入力するだけで、棚卸差数を自動算出して調整します。また、在庫締め処理を実行すると、決算業務に必要な棚卸減耗費や商品評価損を自動算出できます。在庫管理や棚卸に、ぜひ販売管理・在庫管理クラウドシステム「商蔵奉行クラウド」をご活用ください。

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