購買・倉庫担当者必見！働き方改革はまず自部門から始めよう！ 購買・倉庫部門が取り組むべき働き方改革とは？

目次

• １．購買・倉庫部門が取り組むべき働き方改革とは？
• ２．購買・倉庫部門における「固定業務の時間削減」を成功させるコツ
• ３．まずはここから！オススメの「固定業務の時間削減」取り組みモデル３選
• さいごに

１．購買・倉庫部門が取り組むべき働き方改革とは？

商品や原材料の調達最適化と顧客の元に短納期で正確に商品を届けることを担う購買・倉庫部門。コストを抑えながら企業の販売業務を潤滑に実現するための要となる部署であるため、発注計画から仕入検品、出荷、在庫管理、営業からの問い合わせ対応までこなし、業務範囲が広く量も多く、「働き方改革に取り組みたいけど、どこから取り組んでいいかわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？企業の利益に直結する購買・倉庫部門だからこそ、業務の質を高めながら、労働時間を短縮していくことが求められます。そのため、入力・集計といった固定業務の時間削減に着目した働き方改革の取り組みがおすすめと言えます。では、購買・倉庫部門において、どのように「固定業務の時間削減」を進めればよいのでしょうか？

２．購買・倉庫部門における「固定業務の時間削減」を成功させるコツ

購買・倉庫部門における「固定業務の時間削減」を成功させるためには、購買・倉庫部門の役割に応じた業務とその特性を理解する必要があります。特に、業務の特性を知ることは、業務を構成するプロセスの中で、改善すべきポイントを把握することにつながります。現在自分の会社でどのプロセスが問題となっているかを確認してから改善に取り組むことが成功への近道となるのです。

＜購買・倉庫部門の３つの役割と業務＞

■役割①：発注管理

購買・倉庫部門は発注コストや在庫コストを抑制しつつ、販売の機会損失を防止するため、計画的な商品調達を行います。具体的には下記のような業務を担います。

『発注管理』の業務

■役割②：仕入・支払管理

購買・倉庫部門は、仕入を正確に記帳し、支払条件に応じて予定通りに支払いを行う「仕入・支払管理」の役割も担っています。「仕入・支払管理」においては以下4つの業務があります。

『仕入・支払管理』の業務

■役割③：入出荷・在庫管理

正確で効率的な入出荷業務を行い、在庫状況の集計や他部門への情報共有も「購買・倉庫部門」が担っている役割の一つです。「入出荷・在庫管理」においては次の5つの業務があります。

『入出荷・在庫管理』の業務

＜購買・倉庫部門の業務の特性＞

購買・倉庫部門は、多岐にわたる業務を担っていますが、いずれの業務においても共通して「スピードと正確さの両立を求められる」という特性があります。
具体的な3つの特性と、業務のやり方によって時間がかかりやすくなってしまうポイントを見ていきましょう。

■特性①：調達・業務コストを抑えながら、早く正確な発注対応が必要

在庫状況・納品リードタイムなどの情報から適切に発注数量とタイミングを判断し、早く・正確な発注を行わなければなりません。発注のために現在の在庫数量や仕入先、価格、納期の確認を紙やEXCELで行っている場合や、注文書や発注残管理を紙やExcelで作成している場合は時間がかかりやすくなる傾向にあります。

■特性②：予定通りに支払うための迅速なチェックと処理が求められる

企業の中で決められている締日・支払日に基づき、迅速で正確な支払処理を行わなければなりません。Excelによる支払予定表の作成、手作業による振込データの作成を行っている場合は時間がかかりやすくなるため、余裕をもって業務を行えなくなってしまいます。

■特性③：精度の高い入出荷・在庫管理が求められ、在庫情報の問合せ対応が多い

商品の入出荷を迅速に行い、常に正確で最新の在庫状況を把握しなければなりません。この業務についてもExcelなど手作業で管理していると、メンテナンスに時間がかかり、他部門への在庫状況の報告や問合せ対応にも時間がかかってしまいます。

３．まずはここから！オススメの「固定業務の時間削減」取り組みモデル３選

常に早く・正確な業務を求められる購買・倉庫部門において、どの業務の時間削減から取り組むのが良いでしょうか？現在の業務プロセスの中で、手作業やExcelで行っている作業が多い業務から取り組むことで、高い時間削減効果が期待できます。この章では、特に時間削減効果が高い、おすすめの3つの取り組みモデルをご紹介します。

１．発注業務スピード向上モデル

「発注業務スピード向上モデル」は、発注時の確認作業を極力減らし、注文書の作成・発注残管理のExcel転記作業を無くすモデルです。「発注管理」は、「発注計画⇒発注情報確認⇒注文書作成⇒発注残管理⇒仕入計上⇒発注残の消込み」というプロセスで構成されていますが、発注に必要な情報が紙や複数のEXCELファイルに散在している場合や、注文書と発注残管理表をExcelで管理している場合、情報を探す作業や転記作業が都度発生し、時間がかかります。

「発注管理」のプロセスを改善するためには、仕入先・単価・在庫状況などの確認時間を短縮し、Excelを利用した資料作成を無くすようにするといいでしょう。「発注業務スピード化モデル」では、日々在庫状況を確認しなくても発注点割れ商品が発生した際には自動でアラート通知がされ、発注タイミングをすぐに知ることができ、あらかじめ商品ごとに設定された仕入先、単価、納期が自動的に表示されることで即座に発注手続きを行うことができます。また、発注時にはワンクリックで注文書と発注残管理表が作成されることで、紙やEXCEL管理が無くなります。

２．支払管理短縮モデル

「支払管理短縮モデル」は、『仕入・支払管理』の中にある「支払管理」の業務を改善するモデルです。「支払管理」は、「請求書と仕入伝票の確認⇒支払予定表の作成⇒支払消込⇒FBデータ作成」というプロセスで構成されていますが、支払予定や消込業務をEXCELで行い、振込データや支払伝票を手作業で入力している場合には特に時間がかかりやすくなります。

「支払管理」の業務を改善するためには、支払条件の確認から支払予定表の作成、振込データの作成など手作業で行っている業務を無くし、どの取引を支払うのか消込み判断を行うだけで完結できることが理想です。「支払管理短縮モデル」では、支払先ごとの支払条件と日々の仕入情報を元に自動的に支払予定表が作成され、消込みチェックを行うだけで支払管理業務が完了します。担当者はExcelによる支払予定表の作成や振込データの入力、支払伝票を作成する作業時間を無くすことができます。

３．在庫情報共有迅速化モデル

「在庫情報共有迅速化モデル」は、『倉庫管理』の中にある「在庫情報共有」の業務を改善するモデルです。「在庫情報共有」は、「出荷・入荷状況の確認⇒在庫状況資料⇒報告、個別の問合せ対応」というプロセスで構成されていますが、在庫情報を都度Excelで集計し、メールによる共有を行っている場合、手作業が頻繁に発生して時間がかかります。

「在庫情報共有」のプロセスを改善するためには、在庫情報を報告するための集計・加工業務を無くし、必要な人が適切なタイミングで在庫状況が確認できる仕組みを作ることを目指しましょう。「在庫情報共有迅速化モデル」では、出荷と入荷データを元にリアルタイムに在庫情報が更新され、あらかじめ設定したスケジュールで自動的に在庫状況がメール配信されます。また、営業・販売部門でもシステムを利用できる環境を作ることで、問い合わせをすることなく、すぐに自分で在庫状況を確認することができます。

さいごに

調達コストを抑えながら販売業務を潤滑に実現させ企業の利益を向上させることと、働き方改革の成功を両立させるために、まずはEXCELや手作業に注目し固定業務の削減から取り組んでいただきたいと思います。また、今回ご紹介した取り組みモデルを含め、12個の購買・倉庫部門向け取り組みモデルをご用意しています。ぜひ、今後の取り組みのご参考にしてみてください。