雇用保険被保険者証とは？保険証との違いや必要なタイミングを解説

目次

• 雇用保険被保険者証とは？
• 雇用保険被保険者証と、健康保険証や離職票との違い
• 雇用保険被保険者証が必要なタイミング
• 雇用保険被保険者証がない場合の対処法
• 従業員を雇用した際の、雇用保険の具体的な手続き方法とは？
• 教育訓練給付制度を利用する場合の手続き
• 入退社手続きをスムーズに進めよう
• よくある質問

雇用保険被保険者証とは？

雇用保険被保険者証は、従業員が雇用保険に加入していることを証明するものです。雇用保険に加入した従業員1人につき1枚、公共職業安定所（ハローワーク）から発行されます。
まずは、雇用保険の加入条件や雇用保険被保険者証の記載内容のほか、雇用保険被保険者証の保管方法とはどのようなものなのか紹介していきます。

雇用保険の加入条件

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入している従業員にしか発行されません。雇用保険に加入できる従業員は、下記の条件を両方満たす人となります。

一般的に、企業に正社員として雇用される従業員は、雇用保険に加入できる条件を満たしているといえるでしょう。そのほか、上記の条件を満たすパートやアルバイト、契約社員なども雇用保険に加入できます。
なお、上記の条件にあてはまる従業員を雇用保険に「加入させない」ことは、雇用保険法に抵触し、企業は罰則を与えられる可能性があります。
なお、派遣社員は、派遣元の派遣会社で雇用保険に加入します。上記の条件を満たしていても、派遣先の企業が雇用保険の加入手続きをとる必要はありません。

また、企業の取締役や役員などは、「雇用されている人」ではないため、基本的に雇用保険への加入ができません。ただし、取締役営業部長など、役員としての立場と労働者としての立場の両方を持つ人については、一定の条件をクリアしていれば「兼務役員雇用実態証明書」を提出して、労働者部分の賃金を基準として雇用保険に加入することができます。

雇用保険被保険者証の記載内容

雇用保険被保険者証には、下記の5つの情報が記載されています。

上記のうち、「被保険者番号」は、雇用保険に加入している人一人ひとりに割り振られるもので、勤務先が変わっても番号は引き継がれます。ただし、勤務先から退職後、7年以上雇用保険適用下で働いていない場合、被保険者番号は抹消されます。

雇用保険被保険者証の保管方法

雇用保険の加入手続きを行うと、「雇用保険被保険者証」「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（被保険者通知用）」「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（事業主通知用）」の3点が発行されます。

このうち、雇用保険被保険者証と雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（被保険者通知用）は、従業員本人に対して交付されるものですので、本人に渡すのが原則です。しかし、雇用保険被保険者証は退職時まで本人が使用をする機会があまりないことから、本来企業が保管するべきものではありませんが、紛失しないように企業が保管しているケースもあります。

いずれにせよ、雇用保険被保険者証の所在は常に明確化するように、社内でルールを決めて運用することが大切です。

雇用保険被保険者証と、健康保険証や離職票との違い

雇用保険被保険者証と名前が似ている健康保険証や、雇用保険被保険者証と同じく雇用保険関係の書類である離職票との違いについてまとめました。下記を参考にして、混同しないように注意しましょう。

健康保険証と雇用保険被保険者証の違い

健康保険証は、正式名称を「健康保険被保険者証」といいます。健康保険被保険者証は、健康保険に加入していることを証明するものであり、雇用保険被保険者証は雇用保険に加入していることを証明するものです。

■健康保険証と雇用保険被保険者証の違い

離職票と雇用保険被保険者証の違い

離職票は、正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といいます。雇用保険被保険者証と同じく、雇用保険に関連する書類です。

雇用保険被保険者証は雇用保険に加入していることを証明しますが、離職票は、雇用保険に加入していた人が退職したことを証明します。事業主がハローワークに「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」を提出すると発行される書類で、事業主を通して退職した従業員に交付します。

離職票は失業保険の受給に必要な書類ですから、従業員が退職した際は遅滞なく発行しましょう。なお、定年退職であっても離職票の発行は必要です。（59歳未満の従業員で、本人が希望しない場合は発行しなくても構いません）

■離職票と雇用保険被保険者証の違い

雇用保険被保険者証が必要なタイミング

雇用保険被保険者証は、頻繁に使用する書類ではありません。雇用保険被保険者証が必要になるのは、従業員の入退社時と、従業員が雇用保険の給付制度を利用して教育訓練を受けるときです。
それでは、雇用保険被保険者証が必要なタイミングとはどのようなときなのか、ひとつずつ見ていきましょう。

従業員を雇い入れたとき

雇用保険の加入条件を満たす従業員を新たに雇い入れた際には、ハローワークで雇用保険の加入手続きを行います。
雇用保険には「31日以上継続して雇用が見込まれる」という加入条件がありますが、これは「31日以上継続して雇用された場合に加入する」ということではありません。企業が雇用期間を定めずに従業員を雇用した際は、すみやかに雇用保険の加入手続きをとる必要があります。

従業員が転職者ではなく新卒者など、これまで雇用保険被保険者でなかった場合は、新たに雇用保険被保険者証の交付を受けます。一方、転職者の場合は雇用保険の被保険者番号を引き継ぐため、前職の会社で交付された雇用保険被保険者証を本人からもらって手続きを行いましょう。

なお、転職者が以前の雇用保険被保険者証を持っていなくても、雇用保険被保険者証の番号がわかれば手続きが可能です。番号もわからない場合は、委任状と本人確認書類を用意して、ハローワークで再交付手続きを行います。その際の詳しい手続き方法については後述します。

従業員が退職するとき

本来企業が保管するべきものではありませんが、雇用保険被保険者証を企業で保管していた場合、従業員が退職をする際には本人へ手渡す必要があります。従業員が転職をするときは、「雇用保険被保険者証は、転職先に提出する必要がある」旨を伝えておくと親切です。

なお、従業員の退職にあたって、企業は管轄のハローワークに「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」を提出する必要があり、どちらにも「雇用保険被保険者番号」を記載する必要があります。
また、離職証明書には、退職する従業員が退職理由等を確認して署名する欄がありますので、離職証明書は早めに用意をしましょう。従業員の突然の退職など、離職証明書の署名がすぐに用意できない場合は、その理由を明記した上で署名を省略することも可能です。

離職証明書をハローワークに提出すると、「雇用保険被保険者離職票－1（離職票1）」と「雇用保険被保険者離職票－2（離職票2）」が発行されます。それらの書類は、退職した従業員にすみやかに送付をしてください。離職票は、従業員の退職後10日以内に交付する必要があります。
ただし、従業員から離職票は不要と言われた場合は、離職証明書の提出や離職票の交付は不要です。離職票は失業保険の受給等に必要になる書類のため、すでに転職先が決まっている従業員などの場合は、不要の申し出があることもあります。

従業員が教育訓練を受けるとき

雇用保険に加入している従業員が、厚生労働大臣指定の一般教育訓練の講座を受講した場合、教育訓練給付金を受け取れる可能性があります。
厚生労働大臣指定の講座は、厚生労働省のウェブサイトから検索することができます。簿記や介護福祉士、データサイエンスなど、さまざまな講座が対象になっているため、従業員のスキルアップに活用できるでしょう。
なお、教育訓練給付金の手続きは、企業の管轄ハローワークではなく、従業員の住所を管轄するハローワークで、従業員本人が行います。その際の詳しい手続き方法については後述します。

雇用保険被保険者証がない場合の対処法

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを示す書類です。雇用保険被保険者証に記載される番号は、勤務先が変わっても引き継がれますから、新たに従業員を雇用した際は、雇用保険被保険者証を提出してもらわなければなりません。
しかし、新卒入社の従業員や、雇用保険被保険者証を紛失してしまった従業員など、事情によって被保険者証がないこともあるでしょう。そのような場合は、下記の方法で対処します。

新卒入社の場合

新たに雇用保険に加入する従業員を雇用したときは、雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出します。

なお、ハローワークインターネットサービスでは、フォームに入力するだけで必要事項が印字された届出用紙を印刷できるサービスを行っています。また、申請は窓口や郵送のほか、電子的に行うことも可能です。

被保険者証が手元にない場合

前職で雇用保険に加入していたにもかかわらず紛失した、または前職の企業が倒産してしまって受け取れないといった理由で、雇用保険被保険者証が手元にない従業員もいるでしょう。このような場合は、雇用保険被保険者証の再交付手続きが必要です。

従業員本人が「雇用保険被保険者証再交付申請書」と本人確認書類をハローワーク窓口に提出して、再交付手続きを行います。なお、申請書には被保険者番号を書く欄があります。わからない場合は空欄のままとし、ハローワークでその旨を相談してください。

なお、再交付手続きは代理人が行うことも可能です。代理人が手続きをする際は、雇用保険被保険者証再交付申請書のほか、従業員本人の本人確認書類と代理人の本人確認書類、委任状を提出してください。

被保険者証の期限が切れていた場合

雇用保険被保険者証の有効期限は、7年間です。前職を退職してから7年以上経っている場合は、新たに被保険者番号を取得することになりますので、新入社員が入社した場合と同様の手続きをとりましょう。

また、前職がパートやアルバイトなど短時間勤務であった場合など、そもそも雇用保険の被保険者ではなかった場合も同様です。7年以内に雇用保険の被保険者になった経験がない従業員を雇用した場合は、新たに被保険者になるための手続きをとってください。

従業員を雇用した際の、雇用保険の具体的な手続き方法とは？

雇用保険の加入条件にあてはまる従業員を雇用した際は、雇用保険の加入手続きをとらなくてはなりません。具体的な手続き方法は、従業員が新卒か中途採用かで異なります。それぞれ、どのように行うのか見ていきましょう。

新卒社員の雇用保険の手続き方法

新卒で入社する従業員は、雇用保険に加入するのが初めてのはずです。そのため、事業所を管轄するハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出して、雇用保険被保険者証の交付を受けましょう。
雇用保険被保険者資格取得届に記入する内容は、下記のとおりです。

最後に、事業所名や事業主名等を記入して提出しましょう。届出書類の当該欄「2」と「5」は、空欄のままで問題ありません。

中途社員の雇用保険の手続き方法（雇用保険適用下での勤務から7年以上経っていない場合）

雇用保険適用下での勤務から7年以上経っていない中途社員は、雇用保険の被保険者番号を引き継ぐことになります。中途社員の初出社の日に、以前の勤務先でもらった雇用保険被保険者証を持って来てもらってください。

被保険者番号は、雇用保険被保険者資格取得届の「2. 被保険者番号」に記入します。また、結婚等の理由によって届出時と氏名が変わっている場合は、「4. 被保険者の氏名、フリガナ」に以前の氏名、「5. 変更後の氏名」に現在の氏名を書いてください。「3. 取得区分」は「再取得」となります。
中途社員が以前の勤務先から雇用保険被保険者証を受け取っていない場合や紛失している場合、ハローワークに前職の企業名を伝えれば手続きを行えることが多いです。

中途社員の雇用保険の手続き方法（雇用保険適用下で7年以上働いていない場合）

出産や育児で長期離職していた人や、会社員から自営業者に転職して長く働いていた人など、雇用保険の被保険者でなくなってから7年以上を過ぎている人は、被保険者番号を引き継ぐことができません。
すでに履歴が削除されているため、新たに雇用保険被保険者証の交付手続きを行いましょう。

教育訓練給付制度を利用する場合の手続き

教育訓練給付制度とは、厚生労働大臣指定の教育訓練を修了した際に、受講費用の一部が支給される給付制度です。働く人の主体的な能力開発の取り組みを支援し、雇用安定と再就職促進を図ることを目的としています。
従業員が教育訓練給付制度の利用を希望している場合は、企業を通してではなく、本人が手続きを行います。企業担当者が実務を担うわけではありませんが、従業員から手続き方法などを聞かれた場合には答えられるよう、必要書類や手続きの大まかな流れについて知っておきましょう。

教育訓練給付制度の対象者の条件

教育訓練給付制度の対象となるのは、今までに教育訓練給付を受けたことがない雇用保険加入期間1年以上の従業員、もしくは前回の受講開始日以降、雇用保険の加入期間が3年（初めて教育訓練給付制度を利用する場合は1年）以上ある従業員です。離職してから1年以内の人も対象となります。
給付金の対象にあてはまるかどうかわからない場合は、ハローワークに問い合わせてみましょう。

教育訓練給付金の支給に必要な書類

教育訓練給付金の支給申請には、下記の書類が必要です。

そのほか、状況等に応じて書類の追加提出を求められる可能性があります。詳細は、従業員の住所地を管轄しているハローワークに問い合わせましょう。

教育訓練給付制度の手続き方法

教育訓練給付金を受け取るまでの大まかな流れは下記のとおりです。詳細は住所地を管轄するハローワークでの問い合わせが確実です。。

教育訓練給付制度の対象となる教育訓練

教育訓練給付制度の対象となる教育訓練は多岐にわたります。そのため、厚生労働省は「教育訓練給付制度 検索システム」で、教育訓練給付制度の対象が検索できるように公表しています。
従業員から教育訓練給付制度の対象について問い合わせがあった場合は、下記の教育訓練給付制度 検索システムを案内しましょう
出典：教育訓練給付制度 検索システム

入退社手続きをスムーズに進めよう

従業員の入退社時には、雇用保険をはじめとしたさまざまな手続きが必要です。手続き漏れを防ぎ、効率良く業務を進めるために「奉行Edge 労務管理電子化クラウド」をご活用ください。煩雑な人事労務手続きを自動化することで、管理の手間を大幅に削減できます。
さらに、総務人事業務全般のデジタル化ができる「総務人事奉行クラウド」と組み合わせれば、総務人事に関する業務全般をペーパーレスでスムーズに進められます。

よくある質問

雇用保険被保険者証って何？

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明する書類です。従業員の入退社時や教育訓練を受けるときの手続きに使います。
雇用保険に加入できるのは、1週間の所定労働時間が20時間以上で、31日以上継続雇用見込みの従業員です。該当しない場合、雇用保険には加入できないため、雇用保険被保険者証も発行されません。

従業員を雇用したときは雇用保険被保険者証を提出してもらう必要がある？

転職者を雇用した際は、従業員に前職の勤務先で交付された雇用保険被保険者証を提出してもらう必要があります。これは、転職後も雇用保険被保険者番号が引き継がれるためです。紛失してしまって番号がわからない場合は、ハローワークで本人または代理人が再交付手続きを行います。
また、新卒採用の従業員や、7年以上雇用保険に加入していなかった従業員を雇用した場合は、ハローワークで新規加入手続きをとってください。

雇用保険被保険者証の保管方法は？

従業員の雇用保険被保険者証は、ハローワークから従業員本人に対して交付されるものです。事業主を通して、従業員に渡しましょう。
ただし、雇用保険被保険者証は利用シーンが限定的です。従業員が教育訓練を受ける際、または退職するまで使わないため、事業主が本人に代わって保管する場合もあります。

■監修者
山本 喜一

特定社会保険労務士、精神保健福祉士
大学院修了後、経済産業省所管の財団法人に技術職として勤務し、産業技術総合研究所との共同研究にも携わる。その後、法務部門の業務や労働組合役員も経験。退職後、社会保険労務士法人日本人事を設立。社外取締役として上場も経験。上場支援、メンタルヘルス不調者、問題社員対応などを得意とする。

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