これからは経理もデジタル化！ニューノーマル時代の経理業務のあり方とは

更新日：2024年07月04日

今、「業務のデジタル化」が以前にも増して注目されています。2020年は、新型コロナウイルスの猛威によりリモートワークへの移行も急増し、新しい働き方が定着し始めた過渡期でもありました。しかし、経理部門は「変わらず出社」するという企業が多かったのも事実です。
多くの業務がアナログからデジタルへシフトしているのに、経理業務もデジタル化することはできないのでしょうか。デジタル化を実現するためには、どうすればよいのでしょうか。
今回は、「デジタル経理」という視点で、これからの時代に求められる経理業務のあり方について考えてみましょう。

「業務をデジタル化する」とは

「業務をデジタル化する」とは、アナログ作業をやめ、データを中心とした業務のやり方に変えることです。経理業務で言えば、様々な取引データを会計システムに取り込み、自動で仕訳したり資料を作成したりできる状態を指します。

コロナ禍で働き方を変えざるを得なくなり、多くの企業が業務のデジタル化に取り組んでいる今、「アナログからのデジタル転換」を否定する人はいないでしょう。
しかし、経理業務では、従来から会計処理や決算業務などの重要作業をアナログで行っている傾向が強くあります。
領収書や請求書、納品書など、紙の書類も多く、それらを整理し仕訳入力するまでが全て手作業になっています。仕訳を手入力していると、入力ミスがないかチェックする作業が発生します。そのたびに紙に出力することも求められ、手作業が増えることはあっても減ることはありません。
また、整理段階でExcelなどの一覧表に整理する場合も、そのデータは「会計システムに入力する際に閲覧する」ために利用する程度で、それ以上にデータを利用することはほぼありません。結局、データのインプット作業に膨大な作業時間を費やすことになってしまい、経理業務の本業である分析・報告に時間を割くことが難しくなっているのが実態です。

業務のやり方を様々なデータを活用する方法に変えると、「情報をインプットする」というアナログ作業がなくなります。手作業が発生しないため取り扱う情報の精度があがり、「適正な帳簿管理」という結果を誰でも簡単に得ることができようになります。
さらに、デジタル化の範囲が広がれば広がるほどアナログ業務が減っていき、経理業務全体の生産性も上がります。

データをうまく活用しながら、紙や Excel を扱うことで発生するアナログ業務をなくす･･･それが、これから求められる「デジタル経理」のカタチなのです。

意外と簡単！？デジタル経理の実現方法

経理業務で取り扱う情報には、売上情報や仕入情報のほか、入金・支払情報、経費の情報、従業員の給与や賞与の情報、減価償却費などがあります。これらを手作業で仕訳入力をすると、相当の時間がかかります。
しかし最近は、こうした情報の多くはデータで存在しています。金融機関はインターネットバンキングが主流となっていますし、業務上においても支払予定表や経費精算表、売上管理表、小口現金管理表など多くの情報がExcelファイルで管理されています。実際OBCが行った調査でも、業務で取り扱う情報の約90%が既に「データ」になっていたという結果が出ています。

このような状況から、「自社はデジタル化が進んでいる」と感じている方がいらっしゃるかもしれませんが、情報がデータとして存在していても、会計システムに取り込むためにCSV出力や手作業で加工・仕訳入力をしているのであれば、実質的に「業務をデジタル化できている」とは言えません。

実は、経理業務のデジタル化が進まない問題は、「活用できるデータがない」ことではなく、このように「データを、データとして活かしきれていない」ことにあるのです。

経理業務でデジタル化を実現するには、「仕組み」と「進め方」が重要になります。
ここでは、それぞれのポイントについて紹介しましょう。

①「仕組み」を変える

デジタル経理には、まず「紙」を廃止し、「データ」で収集し自動で取り込める仕組みに変えることが重要です。といっても、専用のシステムやAI、RPAなど大がかりな設備は必要ありません。クラウドサービスを利用するだけで、簡単に「データで収集し取り込める」仕組みに変えることができます。

例えば、勘定奉行クラウドの場合、Excelで管理している社内情報を、何も加工せずに取り込むことができます。一度取り込めばExcelファイルのパターンを学習するので、Excelファイルに貸方・借方の情報や取引先コード等の情報がなくてもドラッグ＆ドロップするだけでデータを取り込み、自動起票まで行います。マスター情報が登録されていない場合は、アラート表示されるのですぐに補填ができ、使えば使うほど業務のデジタル化が進んでいきます。

クラウドサービスなのでインターネットに繋がりさえすれば利用でき、多様化する働き方、働く場所を問わず、いつでも社内データを取り込んで処理することができます。

また、クラウドサービスとしての「つながる」機能をうまく活用して、外部からもデジタルデータを取り込み、あらゆる業務を自動化することができます。
仕訳入力の5割以上を占めるという金融機関の入出金については、インターネットバンキングからデータを自動で取得し、通帳同様の画面で入出金明細を確認でき、残高帳簿と通帳残高の付け合わせ確認も必要なくなります。もちろん仕訳入力も自動で行い、振込手数料などの複合仕訳も自動化します。振込状況も勘定奉行クラウド上でチェックすることができ、マスターにある口座ごとに入出金明細と自動起票された仕訳を確認後、ボタン1つで仕訳情報の登録が完了します。
最近は、企業のキャッシュレス決済の利用も進んでおり、明細書を電子データで発行するサービスも定着しています。勘定奉行クラウドで明細書の取り込みから仕訳入力までを自動化すれば、手作業で入力する必要もありません。

他にも、商蔵奉行クラウドをはじめ、販売管理システムで管理している情報との自動連携はもちろん、POSレジや経費精算システム、請求書システムとも連携し、様々な情報をデータで自動的に取り込むことができます。それぞれの仕訳ルールについても、自社のルールに則って学習させることで、取り込み後、手作業で仕訳入力することなくデジタルに置き換えることが可能です。
さらに、申告奉行クラウド［法人税・地方税編］と連携すれば、勘定奉行クラウドで管理している会計情報を自動連携して活用しつつ、法人税申告書の作成から電子申告まで簡単＆スピーディーに行えます。

このように、クラウドサービスという仕組みを最大限に活用して、常に社内外に存在するデータを簡単に収集し仕訳業務ができるようになるのです。

②「進め方」を考える

経理業務をデジタル化する上で、「仕組み」と合わせて重要なのが「進め方」です。

デジタル経理のメリットは理解できても、新しい「仕組み」を取り入れるには不安がつきまとうものです。実際には大きく業務が変わることはなくても、急に一気にデジタル化を進めると業務プロセスに何らか影響するのではないか･･･と懸念を抱くこともあるでしょう。

もっとも大切なのは、「これまでの安心」と「これからの対応」の両立です。
円滑にデジタル化を進めるにも、いきなり全ての業務を移行するのではなく、「デジタル化したら効率が上がるかも」と思われる業務から始め、徐々に切り替えることが重要です。
最終的には「人」が業務を行う以上、業務のやり方を従来のまま変えずにできる前提で、新しい業務のやり方を選択して取り入れる方法で、徐々に浸透させていくことが望ましいでしょう。
デジタル化する業務が広がるほど、生産性が向上することは間違いなく、1つの業務がデジタル化すれば、その精度や手軽さ、効果は必ず実感できるので、他の業務にも導入しやすくなります。
デジタル経理に欠かせない仕訳の自動化についても、「銀行入出金データ連携だけ始める」こともできるので、気負わず、どれか1つの業務からでもデジタルシフトしていきましょう。

「1歩ずつ」「なるべく早く」始めた企業から経理が変わる！

2020年は、デジタル化が急速に進んだ1年になりました。省内の手続きや行政手続きにおける押印廃止など、行政自体もデジタル化に向けた「仕組み」の改変を始めています。また、2020年10月には、電子帳簿保存法が改正され、電子取引における要件が緩和されました。電子データの保存やスキャナ保存制度の要件緩和も拡大しており、リモートワークを進める企業にとって「経理担当者を在宅勤務にシフトできる」というメリットも高まっています。

ただし、先行してデジタル化を進めた企業の中には、「緊急事態宣言が発令されたからテレワークに切り替えなければならない」「書類の保管場所が少なくなったのでペーパーレス化したい」「深刻な人手不足解消のために業務を自動化したい」などの理由で始めた企業も少なくありません。デジタル化には、こうした「将来起こりうる不測の事態にも対応できる標準的な仕組み」であることも必要なのです。

世界ではすでに「デジタル化」が当たり前になっており、世界を相手に企業競争も激化しています。経理業務をデジタル化できれば、経営状況も瞬時に把握することができるようにもなり、激化する企業競争にも対抗できるタイムリーな経営判断が可能になります。
対応するタイミングによっては、企業競争力に大きな差が出る可能性は大いにありますが、タイミングよりも「やるか」「やらないか」が一番大きな差となることは間違いありません。
1歩ずつでも、なるべく早く、デジタルシフトに“進化”していってはいかがでしょうか。

デジタル経理について何でもご相談ください

奉行クラウドの最大の特長は、従来の業務を完全に維持しつつ、新しいデジタル業務も選択しながら取り入れられることにあります。
OBCでは、全ての企業に同じように導入するものが「デジタル化」ではなく、それぞれの企業に合った「業務のデジタル化」があると考えます。
貴社の経理業務のデジタル化実現に向けて様々なご提案を行っていますので、「どんな業務から始めるとよいのかわからない」などお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。

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