EDIとは「電子データ交換」の意味で、商取引で発生する発注書や納品書、請求書といったビジネス文書を電子化し、データの状態で取引先とやりとりする仕組みのことです。送受信には、電話回線※やISDN回線、Webブラウザを使って取引先のWebサーバ上に構築されたEDIシステムを利用する場合（Web-EDI）があります。また、EDIで取引されたデータは、電子帳簿保存法により紙の書類と同様、当該年度の確定申告から7年間の保存が義務化されています。
※ 既存の電話回線は2020年に廃止される予定です。また、以降の通信インフラは完全IP化されることから、2024年初頭には既存EDIが使用しているISDNサービスも終了する予定となっています。
EDIを導入すると、以下のようなメリットがあります。
① 紙での取引がなくなり、伝票入力の手間が省ける。
② 手入力業務が省略でき、ヒューマンエラーも回避できる。
③ 同じフォームを使用するので、チェックもしやすく業務プロセスを整備できる。
④ 人件費、FAX、郵送にかかるコストなどを大幅にカットできる。
⑤ 取引先と情報共有が簡単にでき、リードタイムの短縮が可能になる。
② 手入力業務が省略でき、ヒューマンエラーも回避できる。
③ 同じフォームを使用するので、チェックもしやすく業務プロセスを整備できる。
④ 人件費、FAX、郵送にかかるコストなどを大幅にカットできる。
⑤ 取引先と情報共有が簡単にでき、リードタイムの短縮が可能になる。
EDIには、取引先1社との間のみで使う「個別EDI」と、複数の企業で取引が可能になる「標準EDI」があります。
個別EDIは、特定の企業としか使用しないフォーマットになるため、2社間で条件や様式などを細部にわたって設定することができます。標準EDIは、フォーマットを標準化するので、同じ規格を使用すれば他の企業も使用が可能になります。
ただし、いずれも導入に当たっては、取引する企業間で取引プロセスやデータ形式、通信方法などを事前に取り決め、共有しておく必要があります。
また中小企業庁では、中小企業の受発注業務IT化の問題を解決するため汎用的に利用できる仕様「中小企業共通EDI」を策定しており、今後さらにEDIの普及が進むと考えられます。
