OBCの人事管理室が年末調整申告書クラウドを使ってみた！どこよりも厳しい生の声と開発秘話を大公開

－ 開発部から人事管理室へ「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」の利用を依頼した狙いは？

宮下　当時、類似サービスがほとんどなく、ユーザーの声を直に聞きたいという想いがありました。そこで年末調整申告業務を熟知している人事管理室に「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」を利用してもらい、ユーザー目線からのフィードバックをもらって開発に活かしたいと考えました。

井関　開発部は実務をやっているわけではないから、どれだけ調べても実際のところがわからないこともありますよね。

宮下　そうなんです。年末調整業務はわかっても、実務がわからない。開発内で考え抜いても使う人の立場になりきれないのが実態です。正直、今回の取り組みを行うまで、人事管理室が申告書の配付・回収という１つの業務にどれだけ苦労をしていたのかすら、わかっていなかったと痛感しました。

－ 「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」を利用する前は、OBCではどんな業務をしていたのか？

岸本　IT企業であるにもかかわらず、紙の年末調整申告書を配付・回収するという業務を、非常に時間と手間をかけてやっていました。申告書を印刷してホッチキス止めし、各拠点に郵送するのですが、この作業だけで丸1日かかっていました。セキュリティ対策の施された印刷室にひとりこもってプリンターをひたすら稼働させるのですが、その孤独感と言ったら……。毎年年末調整の時期が来ると「また大変な作業をしなくてはいけないなぁ」と本当に憂鬱で。

井関　年末調整業務が集中する11月はいつもピリピリしていましたね。

岸本　年末調整申告書の配付もそうですが、回収後の進捗管理をExcelでやっていましたので、提出・未提出のチェックにすごく手間がかかっていました。みんなが一気に提出してくれればまだいいのですが、バラバラと個別に提出されますし、控除証明書が間に合わず、とりあえず申告書だけ提出する従業員もいますので、何が未提出なのかの管理がとにかく大変でした。
あと、チェックや検算にも苦労していましたね。記入間違いや計算間違いもたくさんあって、差し戻して再提出してもらうのもひと苦労でした。「提出してね」と催促メールを送っても返信はないですし…。

井関　従業員にとっては、本業じゃない面倒な業務だろうから、どうしても後回しになるんでしょうね。私も申告する立場だから、正直面倒だなあと思ってしまいます。電卓をたたいて控除額を計算したりすること考えると、時間がかかりそうだから、自分の仕事やってから後でやろうと思って、そのまま何日か忘れてしまうこともありました…。

大河内　それ、僕もそうでした。だから、このサービスを開発するにあたり、管理部門だけではなく、申告する従業員にとっても「面倒じゃない」「簡単にできる」サービスであることが肝になると思いました。なので、従業員が申告する画面では、申告書のフォーマットを感じさせず、順番に入力すれば簡単に終わるように設計しています。従業員によって必要な申告項目だけ表示させるようにし、もちろん保険料などの控除額は自動計算して、最小限の入力で完了できるようにしました。

井関　あのガイド機能はいいですね。「ここって何を入力するんだっけ」って迷った時に、項目の横についている「？マーク」を押せば教えてくれるので、従業員からの問い合わせはだいぶん減ったと思います。

大河内　従業員にとっても、管理部門にとっても、「問い合わせ」って負担大きいですよね。実際、そのやり取りに多くの時間を割いていると思います。「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」では、従業員が自分でわからないことを解決して正しく申告できるように、画像付きでわかりやすくガイドしています。

－ いよいよ利用を開始した1年目。実際どうだったのか？

岸本　もちろん、年末調整業務が楽になる！という期待もありましたが、反面、今までのやり方を変える不安もありました。OBCには現在、700名を超える従業員がいて、ITリテラシーは人によって格差があります。従業員がちゃんとやってくれるのか？問い合わせが増えるのではないか？逆に時間がかかるのでは？と不安に思うこともありました。
事前に、「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」で提供される利用マニュアルを自社用に加工して配布したり、準備には気を使いましたね。

井関　でも意外と、従業員はすんなり順応してくれましたね。みんな問題なくスマホとかPCから申告書を提出してくれて、逆に肩すかし食らった感じです。

岸本　ちなみに、申告書の配付・回収や進捗管理の業務は、劇的に楽になりました。それはもう驚くほど。ボタンひとつで年末調整申告書を全従業員に配付できるし、回収の管理もサービスが勝手にやってくれます。誰が提出していないのか一目でわかって、未提出者への催促メールもその画面からボタンひとつで送ることができるようになりました。面倒だった検算も、そもそも自動計算なので、する必要がなくなって時間を持て余すほど。「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」の利用で、例年と比較して8日間も業務時間を短縮することができました。

－ 導入2年目。業務における変化はあったのか？

岸本　導入2年目は、業務がさらに楽になりました。昨年入力した保険料控除の情報や住宅借入金等特別控除の情報が複写されているので、修正部分だけをチェックするだけで済みます。修正部分は緑色になっているので、パッと見てわかりますし。

井関　チェック業務も楽になりました。パフォーマンスが劇的に改善したのが要因だと思います。1年目と比較するとトータルで2日間作業日数を短縮することができました。人事管理室だけじゃなく、従業員からも「去年より楽になった！」と大きな反響がありました。

― 「配偶者控除および配偶者特別控除の見直し」があった3年目。一転して新たな課題が発生。

井関　「配偶者控除および配偶者特別控除の見直し」の影響を受けて、業務時間が膨れ上がってしまいました。配偶者控除等申告書以外の処理は前年に引き続き円滑でしたが、改正内容のややこしさが想定以上に影響してしまいました。

岸本　「私の年収いくらだっけ？」「どこを参考にすればよいの？」といった問い合わせが殺到して、その対応に追われてしまいました。

井関　私たちの想定では「控除対象かどうか」で迷うと思っていたんですが、実際はその前段階である年収の把握のところでつまずいてしまったのです。

岸本　昨年度と比較して差し戻し件数は2倍に達しました。従業員からの問い合わせのほとんどは自分の年収に関することだったので、昨年の給与データが自動的に反映されるといいと思います。

大河内　開発部としては、今年度、2年目以降は参考額として昨年の年収が記載されるように機能改善をしました。その他にも、お客様からのご要望を受けていくつかの改善を行っています。

― 今後、奉行Edge 年末調整申告書クラウドはどのような変化を遂げていくのか？

宮下　総務担当者は従業員から書類やデータをもらうことが多いですが、そのやり取りのプロセスを改善したいと考えています。現状、総務担当者は従業員とのやりとりに最も時間を要しているので、その時間がなくなれば生産性は間違いなく向上するでしょう。また、従業員に書類を書かせることも、極力なくしていきたいと思います。記入ミスをゼロにできれば差し戻しだってなくなるわけですから。労働力人口が減少するなか、バックオフィスの人材も減少していくことが見込まれます。もしかしたら、将来1人で総務をしなければならない「1人総務」時代が来るかもしれないとも言われています。そんな時に、システムが従業員や総務担当者をアシストして業務を支えていける、そんなサービスに育てていきたいです。

井関　総務部門はとにかく業務の量が多いですし、依然としてアナログで、紙の多い分野なんですよね。

岸本　だからこそ、システムの効力は大きいと思います。手間や時間の削減に加えて、国が電子申請を進めていることもあり、システム化は業務効率化のための有効な手段だと感じます。

井関　でも、新しいサービスを導入して、今までのやり方を変えることは、不安も多いし躊躇する気持ちもありますよね。従業員を巻き込む業務の場合は特にそう感じます。

岸本　私も最初はそう思っていました。でも、新しいやり方にだって意外とすぐ慣れるものですし、慣れると生産性は格段に向上します。今までのやり方を変えなくちゃいけないと思っている総務担当者は勇気を出して一歩踏み出してみると景色がだいぶ変わるはずですよ。

井関　確かにそうですね。これから人材不足はさらに加速するでしょうし、バックオフィスにはなかなか人が割けないのが実情です。少ない人材で、よりスピーディな業務を求められるようになるので、ITをうまく使って生産性をあげていかないといけないですね。

岸本　今回、「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」を導入するにあたって、導入前にどれだけ年末調整業務に時間がかかっているのか、導入後に業務時間がどれだけ変わったのかを記録しておいたんです。そうすると「なんとなく便利になった」という感覚値ではなく、客観的なデータとして、システムが有効であることを実証できました。効果が数値で実感できると楽しい。この先も「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」が成長していくにつれ、もっと業務時間が削減されていけばいいなと思います。
そのために、改善してほしいことは、どんどん開発部に要望を出していきますよ！

― 開発部には今回登場した人事管理室のほか、営業部など、他の部署から「数年後の奉行はこうあるべきだ」という話が頻繁に寄せられているという。今後も開発部では業務コストを削減し、生産性向上を実現するサービスを提供すべく、改善を続けていくという。今後の機能アップにぜひ期待したい。