年末調整システムとは？
メリットや価格、導入時の比較ポイントを解説

目次

• 【概要】年末調整システムとは
• 年末調整システムの種類を解説
• 年末調整システムを導入するメリットを解説
• 年末調整システムを導入する際のデメリットを解説
• 【コストシミュレーション】年末調整システム導入の価格例
• 【失敗しないために】年末調整システムを導入する際の5つの比較ポイント
• 年末調整システムに関するよくある質問
• まとめ｜年末調整システムで年末調整業務を効率化しよう

【概要】年末調整システムとは

年末調整システムとは、企業が毎年行う年末調整の業務を自動化・効率化するシステムです。年末調整とは、従業員の所得税を1年間の収入に合わせて調整する手続きです。年末調整システムを使うと、以下のような業務が簡単になります。

年末調整を紙やExcelで行う場合、労務担当者にとっても、従業員にとっても多くの手間がかかります。従業員から申告書や控除証明書を集めて、内容に不備がないか確認し、ミスがあれば差し戻して再提出させなければなりません。書類が揃えば、申告書の内容を給与計算システムに入力する必要があります。
年末調整システムを導入すれば、これらの作業が効率的に行えます。申告書の配付・回収や書類の提出状況の確認はすべてWebで手間なく行えるようになり、給与計算システムへのデータ連携により手入力の必要はなくなります。従業員は申告書の作成や提出がWeb上でできる上、控除額の計算も自動で行われるため、入力の手間やミスが減り楽に申告業務ができるようになります。さらに、頻繁に改正される制度への対応も確実かつ容易になります。
このように、年末調整システムは企業の年末調整をスムーズに進めるための便利なシステムです。

年末調整システムの種類を解説

年末調整システムには、主に2つの種類があります。

それぞれの特徴やメリットについて、見ていきましょう。

年末調整専門システム

年末調整専門システムとは、年末調整だけに特化したシステムです。通常、既存の給与計算システムとは別に導入されます。年末調整に必要な機能に焦点を当てており、他の労務管理機能が含まれていないため、価格を抑えて導入することができます。既存の給与計算システムを変えたくない場合や、コストを抑えたい場合におすすめです。

労務管理システム複合型

労務管理システム複合型とは、年末調整の機能が労務管理システムに統合されたシステムです。このタイプのシステムは、年末調整の他にも社会保険手続きや給与明細の発行など、幅広い労務管理業務をサポートします。労務管理のデータを利用して年末調整ができるため、従業員のデータを都度登録する必要がありません。一般的には、年末調整専門システムよりも多くの機能を備えているため、費用が高くなる傾向があります。年末調整業務だけでなく、広範な人事労務業務をデジタル化したい企業におすすめです。

年末調整システムを導入するメリットを解説

年末調整システムを導入すると、労務担当者だけではなく従業員にとっても大きなメリットがあります。
それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

労務担当者が得られる6つのメリット

1. ヒューマンエラーの軽減

従来の手作業による年末調整では、書類の記入ミスや保険料控除の誤った計算など、人的ミスが頻繁に発生していました。年末調整システムを利用すれば、保険料控除の自動計算、前年のデータの自動複写、書類提出状況の確認などの機能によって、ヒューマンエラーを削減することができます。

2. 入力作業の効率化

従来は従業員から提出された申告書の情報を手作業で給与計算システムに入力する必要がありました。年末調整システムを活用することで、申告データを自動的に連携させ、手入力を削減することができます。

3. 修正工数の削減

紙の年末調整申告書のやり取りでは、書類に記入ミスがあると、従業員に差し戻して訂正してもらった後にまた回収するなど、誤りを修正するために多くの時間が必要です。年末調整システムなら、Web上でデータを差し戻したり、もしくは労務担当者が自身で修正することもできるため、修正のためにかかる工数を大幅に削減できます。

4. ペーパーレス化でのコスト削減

年末調整申告書を紙で配付する場合、印刷のための紙やインク代がかかっていましたが、年末調整システムの導入により、ペーパーレス化によるコスト削減が期待できます。

5. 従業員からの問い合わせ減少

年末調整は年に1回しかやらない業務であり、制度改正も頻繁に行われることから、毎年、申告書の書き方や提出方法に関する従業員からの問い合わせが多く発生します。しかし、年末調整システムは申告書を入力する画面にガイドやヘルプが搭載されているサービスであれば、従業員が自身で正しく情報を入力することができます。また、前年の申告書の内容が自動的に複写されるため、従業員の入力作業もミスも減少します。

6. 提出書類の管理が容易に

年末調整システムでは、従業員から提出される申告書や控除証明書の提出状況をリアルタイムで管理し、未提出の従業員に対する督促も行うことができます。さらに、書類の電子化により情報漏洩リスクが低減し、提出書類の管理がより安全かつ効率的に行えます。

従業員が得られる2つのメリット

ここまでで、年末調整システムが労務担当者にもたらす利点について詳しく見てきましたが、実は従業員にも大きなメリットがあります。従業員が享受できる具体的なメリットを2つ紹介しましょう。

1. 申告手続きにかかる時間削減

年末調整システムによって、申告手続きにかかる時間が劇的に削減されます。これは、従業員にとって大きなメリットです。
紙の申告書に記入する際は、従業員は記入方法を調べたり、わからないことがあると労務担当者に問い合わせたりする手間がありました。しかし、年末調整システムではシステム内にヘルプやガイドが提供され、記入方法を確認する手間が軽減されます。問い合わせの回答を待つ時間も不要になります。

2. 個人情報入力の手間の削減

もう一つの利点は、個人情報入力の手間を削減できる点です。 従来は、毎年同じ情報であっても、従業員は同じ書類を手で記入して提出する必要がありました。しかし、年末調整システムを導入すると、2年目以降は従業員の個人情報や加入している保険の情報等が自動的に表示されます。これにより、情報を手動で入力する手間が省かれ、従業員の負担が軽減されます。

年末調整システムは、労務担当者と従業員の双方にとって手間を減らし、スムーズな手続きを実現する手助けとなります。

年末調整システムを導入する際のデメリットを解説

年末調整システムを導入する際には、いくつかのデメリットが存在します。ここでは、年末調整システム導入時のデメリットについて解説します。

1. 導入コストがかかる

年末調整システムを導入する際には、購入費用や導入に関わる人件費が発生します。これにより、導入時には一定の費用がかかります。金銭的コストの他に、システム稼働までの時間的・工数的コストもかかります。時間的・工数的コストとは、システムを利用可能にするための環境設定や、実際に利用する前段階としての情報入力にかかるコストです。
このように、金銭的コストはもちろんのこと、システム稼働のための準備を含む時間的コストもかかる点に注意しましょう。

2. 運用時に従業員の理解が必要になる

年末調整システムの導入に伴い、従業員は新しい仕組みや操作方法に適応する必要があります。これには一定の時間と労力がかかります。慣れてしまえば結果として便利にはなりますが、利用開始にあたっては従業員の理解が必要になります。また、利用開始後も従業員に継続的に利用方法の説明が必要になるでしょう。

【コストシミュレーション】年末調整システム導入の価格例

年末調整システムを導入する際の価格をシミュレーションしてみましょう。 ここでは、OBCの奉行Edge 年末調整申告書クラウドを、従業員20人の企業で利用する場合の価格例を紹介します。

社員20人の企業で奉行Edge 年末調整申告書クラウドを導入する場合、必要となる年額費用は10,800円（税抜）です。
これは年額であり、使用を継続する場合は10,800円（税抜）が毎年費用としてかかることになります。
奉行Edge 年末調整申告書クラウドの導入によって、年末調整業務にかかる時間が約8割減少したとの声もあるため、システム導入にはお得感が持てるでしょう。

【失敗しないために】年末調整システムを導入する際の5つの比較ポイント

年末調整システムは、年末調整業務を効率化するための便利なツールですが、導入する際には注意が必要です。システムの種類や機能はさまざまであり、自社のニーズに合わないものを選んでしまうと、逆に生産性を落としてしまう可能性があります。
そこで、年末調整システムを導入する際に比較すべき5つのポイントを紹介します。

１．従業員にとって使いやすいか

年末調整システムは、従業員にとっても使いやすいものであるべきです。 システムが複雑で操作が難しいと、従業員の負担が増えてしまいます。そのため、以下のような点を確認しましょう。

２．既存システムとの連携ができるか

年末調整システムは、既存の給与システムや労務管理システムとシームレスに連携できると便利です。同じメーカーが提供しているシステムであれば自動連携するため、データの一貫性が保たれ、データ連携の手間やミスも不要です。
既存システムとは異なるメーカーの年末調整システムを検討する際には、以下のような点を確認しましょう。

３．管理機能が充実しているか

年末調整システムは、労務担当者にとっても使いやすいものでなければなりません。特に年末調整業務においては、従業員との書類のやり取りや提出状況の管理に多大な時間を要します。そのあたりをサポートしてくれる管理機能が搭載されたシステムであれば、労務担当者の業務負担を軽減してくれるでしょう。そのため、以下のような点を確認しましょう。

４．費用対効果が高いか

年末調整システムは、導入コストや運用コストに見合った効果を発揮するものであるべきです。システム導入によって業務効率化やコスト削減が期待できる場合は、費用対効果が高いと言えます。そのため、導入前に以下のような点をしっかり確認しておきましょう。

５．セキュリティの高さや信頼性は十分か

年末調整システムには、従業員の個人情報や家族の情報など慎重に取り扱わねばならいデータが登録されています。システムを選定する際には、システムそのもののセキュリティ対策は万全か、システムを提供している企業の信頼性はあるか、しっかりと検討する必要があります。以下のような点を確認しておくとよいでしょう。

年末調整システムを導入する際には、上記の5つのポイントを比較検討することが重要です。 自社のニーズに合ったシステムを選ぶことで、年末調整業務を効率化し、失敗を防ぐことができます。 年末調整システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

年末調整システムに関するよくある質問

国税庁が提供している年末調整ソフトは活用できる？

国税庁が提供する年末調整ソフトは、企業の年末調整に活用することができます。
ただし、クラウドサービスではなくインストール型のため、従業員が各自でインストールする必要があり、そのデバイスでしか使用できません。また、従業員からの申告書や控除証明書の提出状況の確認ができないなど、機能が他の市販ソフトに比べて劣っていたりすることがあります。
また、サポートが市販の製品と比べて充実していないため、実際の利用してみると不安を感じることもあるかもしれません。
しかし、無料で利用できるため、少人数の企業で最低限の機能で良いのであれば、利用してみるのもおすすめです。

まとめ｜年末調整システムで年末調整業務を効率化しよう

年末調整業務は、年末調整システムを導入することで効率化を図ることがおすすめです。年末調整システムには導入のコストがかかりますが、その分以下のようなメリットがあります。

年末調整システムの中でも「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」は、9,300社以上の導入実績があり、法改正に完全に対応しています。また、従業員への申告書の配付・回収、控除額の自動計算、提出状況のリアルタイムな管理、申告書の差し戻しや修正など、年末調整申告業務に関するさまざまなプロセスをデジタル化できるため、大きな導入効果を期待できます。さらに、給与奉行クラウドを併せて利用することで、年末調整申告データをシームレスに自動連携するため、給与計算システムへの手入力・チェック作業を大幅に削減できます。
今年こそ、年末調整システムを導入し、年末調整業務の効率化を実現しませんか。

■監修者
小野 光

2002年 放送局向けのシステム開発会社に入社。システム導入における要件定義から設計・製造・テスト・保守サポートまでを幅広く経験。
2008年 大手コンサルティングファームPwCへ転職。PwCではSCMや会計系などの大規模ERPパッケージ（SAP）導入プロジェクトに深く携わり、SAPコンサルとしてスキルを磨く。
2010年 SAPコンサルとして独立。独立後も、製造・販売・商社・小売・エネルギー・機械メーカーと様々な業界で大手クライアントのプロジェクトを多数経験。主にSD/MM/FIモジュールコンサルとして活躍し、プロジェクトに大きく貢献した実績を持つ。

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