経理部門の生産性を向上するカギはクラウドにあり

更新日：2024年07月03日

今では多くの企業で導入されている会計ソフト。定期的なバージョンアップをしながら利用し続けているが、なかなか生産性は変わらないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。生産性を上げるために人手を増やそうとしても、中小企業では採用難で経理部門などのバックオフィスは人手が増やせず、結果として現状維持としている企業も多いかと思います。そこで、経理部門の生産性を向上するために近年注目を浴びているのがクラウド会計ソフトです。クラウド会計ソフトは業務の自動化など、経理部門の業務を削減する様々な機能が搭載されており、生産性向上に大きく役立つと言われています。本コラムでは、「クラウド会計ソフト」がどのように生産性向上に役立つかを「オンプレミスの会計ソフト^※」と比較しながらご紹介していきます。

※自社内のパソコンにインストールして使用するパッケージ型の会計ソフト

クラウド会計を活用することで経理部門の生産性はあがる！？

現在、多くの企業が利用している「オンプレミス」。実は2020年までに半数以上がクラウド化されていくと予想されていることをご存知でしょうか？

なぜこんなに急速にクラウド化が進んでいくのでしょうか。その理由は同じ会計ソフトでもクラウドを選択するだけで生産性が向上するからなのです。では、ここからはオンプレミスのソフトと比較しながら具体的にクラウドで生産性が向上する3つのポイントについてご紹介していきたいと思います。

クラウドvsオンプレミス！生産性向上の3つのポイントで徹底比較！

1. クラウドなら手軽に業務負荷を分散できる

まずは業務負荷分散の観点からみていきます。経理部門の仕事で多くを占めるのが日々の取引入力です。クラウドではサーバーを用意しなくても複数名で入力を進めるなど、手軽に業務負荷を分散できます。
また、クラウドの場合、それぞれのアカウントさえあれば場所を問わずいつでもどこでも利用することができます。経理担当の方は急ぎの仕事があった場合などに自宅のパソコンで仕事をしたり、経営者の方は出張先からノートパソコンで利用するなど、シーンや場所を問わず利用することができます。
一方で、オンプレミスの場合、複数名で利用しようとすると、まずサーバーを用意する必要があります。サーバーを立てると万一のトラブルに対応するためにシステム担当者をつける必要もあります。また、税理士のような外部の方と情報共有しようとすると帳簿などの情報をメールでやり取りするなど、余計な手間がかかってしまいます。
このように、まず業務負荷分散の観点においてはあきらかにクラウドの方が生産性を上げていくために有効であるということがわかります。

業務負荷の分散

クラウド VS オンプレミス

クラウド	比較項目	オンプレミス
◎ 自宅のPCやノートパソコンでも場所を問わず利用できる	利用する場所	△ 社内のネットワーク環境が接続できる場所でしか利用できない
◎ インターネット環境があれば使える	利用する端末	× セットアップできる端末が限定され、特定の端末でしか利用できない
◎ サーバーが存在しないため、メンテナンスは一切不要	サーバーのメンテナンス	× 万が一に備えて、セキュリティ対策やOSの更新など定期的なメンテナンス作業が必要
○ ライセンスの追加必要は必要だが、数日ですぐに使えるようになる	ライセンスの追加	△ 追加費用 + サーバーの用意 + インストール作業が必要で、数週間〜1か月以上かかる可能性がある

2. 日々の取引入力作業がクラウドなら自動化されて手作業が格段に減る

近年のクラウドでは、経理担当者の負荷を減らしてくれる様々な技術が搭載されています。その一つが「取引入力の自動化」です。取引は毎日入力する企業が約半数を占めており、経理担当者の一番の業務負荷となっていると言えるでしょう。

※株式会社富士経済（経済産業省中小企業庁委託事業）平成26年度中小企業における会計の実態調査事業報告書より

クラウド会計ソフトでは、取引入力の自動化機能が搭載されていることがほとんどです。そのため、領収書の情報や、他システムから取りこまれたデータから自動的に仕訳を起票でき、手入力が不要になるため、生産性が向上します。
オンプレミスの場合は、1件1件手入力しなければならずどうしても時間がかかってしまいます。生産性を向上するためには、この手入力を減らしていくことが重要です。

取引入力の作業を自動化

クラウド VS オンプレミス

クラウド	比較項目	オンプレミス
○ 自動的に取引を記録できるなど、手入力が不要になるものが多い	手作業での入力	× 基本的に取引の入力はすべて手作業で行う
◎ 取引入力の自動化によって、人員的な入力ミスが発生しにくい	取引の入力ミス	× 1件1件手入力が必要なため、ミスが発生しやすい
○ 基本的にはオンプレミスと変わらないが、一部スピードが遅いシステムもある	入力作業のスピード	◎ キーボードのみで入力できるなど、入力スピードがはやい

3. プログラムの自動更新でセットアップなどを手作業で行う必要がなくなる

クラウドサービスは基本的に自動的にプログラムが更新されていきます。消費税改正やOSの対応、機能追加などのためにプログラムが更新される場合も手間をかけることなく最新の環境でご利用いただくことができます。
オンプレミスの場合、プログラム更新をするためにはセットアップ作業が必要になります。プログラムディスクを挿入し、セットアップ作業を行いますが、その間は業務を止めなければならず、さらにエラーなどが発生してしまうこともあります。
クラウドなら業務を止める必要もないため、当然このような観点からも、生産性がオンプレミスの会計ソフトよりも向上するということになります。

プログラムの自動更新

クラウド VS オンプレミス

クラウド	比較項目	オンプレミス
○ 自動的に更新されるため、利用者の手作業は発生しない	プログラム更新のセットアップ作業	× サーバー + 利用する端末台数分のセットアップ作業が必要
○ 短時間で終了するため、業務時間の停止がほとんどない	業務の一時停止	× セットアップ作業中は業務を一時中断する必要がある
○ プログラム側が自動的に更新するためほとんど発生しない	セットアップ中のエラーの発生	△ 手順書等はついているが、環境や手順の間違いにより、エラーが発生する

さらに、クラウドサービスなら他のシステムともシームレスにつながり、他システムのデータをもとにした仕訳の自動化や、部門や取引先などのマスター情報を自動的に連動でき、上記にあげたこと以外にも生産性が向上するさまざまなメリットを提供してくれます。

ここまでで、同じ会計ソフトでもクラウドを選択するだけで生産性が向上することをご理解いただけたでしょうか。クラウド会計が今選ばれる理由は他にもあります。

さらにクラウドサービスなら自動的にプログラムが成長するから消費税10%改正にも安心！

クラウドサービスは年間利用料が固定されており、制度改正などの際に別途費用をかけて改修するという概念がありません。したがって、今後控える消費税10%改正などの法改正にも安心して対応できるというメリットがあります。

消費税8%改正時には多くの企業でオンプレミスの会計ソフトや販売管理ソフトの入れ替えが行われました。今回の消費税10%改正では、同時に軽減税率がスタートするため、さらに大きな影響があると考えられています。そのため、消費税8%改正時よりもはやく入れ替えを検討されている企業が多いのです。さらに、今回の消費税改正は2023年の適格請求書等保存（インボイス）方式の導入まで継続的に対応が求められるため、追加費用をかけずに将来まで継続的に利用できるクラウド会計ソフトが選ばれ始めているのです。