振替休日は代休とどう違う？適切な運用のためのポイントもわかりやすく解説

更新日：2024年07月08日

労働基準法では、労働者の心身の健康を確保するため、休日についても4週で4回以上与えることと定められています。しかし、時と場合によっては、休日を返上して働くこともあるでしょう。
「振替休日」は、そうした休日労働の代わりとして別の日に休日を与える方法の1つですが、「代休」とルールの区別を正しくできているでしょうか？
休日の管理を誤ると、違法になることがあるため、正しく理解しておかなければなりません。
今回は、振替休日と代休の違いを整理し、注意しておきたい割増賃金の考え方や適切な休日の取得・管理方法について解説します。

振替休日と代休の違いとは
振替休日や代休が発生した際は割増賃金の計算に注意点！
振替休日や代休を適切に管理・運用するために押さえておきたいポイント
休日の申請・取得管理は勤怠管理システムで効率的に！
おわりに

振替休日と代休の違いとは

労働基準上第35条では、企業は1週１休・または４週4休の「法定休日」を与えることが義務づけられています。休日労働をさせたことで法定休日の要件を欠く場合、代わりに別の日に休日を与えなければなりません。その際に用いられるのが、「振替休日」または「代休」となります。

どちらも休日出勤した際の代替休日に該当しますが、法的解釈から見ると大きな違いがあります。

労働基準法上の「振替休日」は、休日と定められていた日に働く代わりに、あらかじめ別の勤務日を休日へと振り替える、つまり、「休日と労働日を入れ替える」ことを意味します。労働基準法で定められた休日（法定休日と所定休日）と入れ替えることになるため、振替休日を与えることは企業の義務となります。
また、振替休日を有効にするためには、就業規則等に「振替休日」の定めがあり、法定休日の要件を満たした上で、代替休日とする日を事前に設定することが必要です。
例えば、次のように、日曜日に出勤させる場合、労働日であった木曜日を事前に振替休日に指定することで、法定休日を確保したことになります。

一方「代休」は、休日労働が行われた従業員が、労働した代わりに以降の勤務日を休日にしてもらうことを意味します。労働基準法に定められている休日ではないため、企業に付与義務はなく、必ずしも休みを消化させる必要もありません。ただし、運用にあたっては就業規則等への定めが必要になります。（後述参照）

なお、一般的に用いられる「振替休日」は、「国民の祝日」などの祝日が日曜日に当たる場合、その日の後の最も近い平日を休日とする（「国民の祝日に関する法律」第3条第2項）ケースを指します。
労働基準法上では、「カレンダー上の振替休日を企業の休日としなければならない」とは定めていないため、「国民の祝日」が日曜日だった場合、カレンダー上は月曜日になっている振替休日を勤務日としても問題はありません。

振替休日や代休が発生した際は割増賃金の計算に注意点！

労働基準法では、時間外労働や深夜労働を行った場合、通常賃金の2割5分以上を、休日労働をさせた場合には3割5分以上の割増賃金を支払わなければならないとなっています。振替休日や代休では、この休日労働分に当たる割増賃金の対象かどうかが、よくトラブルの原因となります。

※深夜労働とは、午後10時から翌日午前5時までの間に労働させることを指し、休日労働は、法定休日（週1日または4週を通じて4日、曜日は問わない）に労働させることを言います。

振替休日は、通常勤務日と休日を入れ替えることになるため、本来は休日となる日に労働をしても、休日手当など割増賃金の対象とはなりません。
しかし、割増賃金の計算は、1日8時間を超える労働時間の週累計で計算するため、振替休日に設定した日が翌週にまたぐなどで、労働時間が週40時間を超えてしまえば、超過分に対し割増賃金が発生することになります。（深夜労働が発生している場合は、別途割増賃金の対象となります）

一方、代休の場合は、代休日の設定が「休日労働をした後」になるため、同一週に代休日を設定しても、出勤した休日の労働時間に対しては割増賃金が発生します。

また、休日出勤が午後10時〜午前5時の深夜時間帯に及んだ場合は、休日労働に加えて深夜労働の割増賃金も加算されることになります。例えば、休日の労働時間が合計8時間であっても、そのうちの2時間が午後10時以降となった場合、6時間分は休日労働の割増賃金（休日手当）を、2時間分にはさらに深夜労働の割増賃金（深夜手当）も加えて支払わなければなりません。

なお、企業が従業員に時間外労働・休日労働・深夜労働をさせるには、36協定の締結が必要です。現在は時間外労働にも上限が適用されており、違反した際には罰則として「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科される恐れがあるため注意しましょう。

※時間外労働の上限規制への対応については、コラム「労務担当者が知っておきたい新36協定届の書き方マニュアル」を参照ください。

振替休日や代休を適切に管理・運用するために
押さえておきたいポイント

先述のように、振替休日を導入するには次の要件を満たす必要があります。

就業規則等に休日振替に関する旨の定めがあること
事前に振替によって休日となる日を特定すること
法定休日の要件を満たしていること

代休については、法的な義務はないため、代休制度を設けるか否か、設けるのであればどのようなルールとするのかを自由に決められます。ただし運用に当たっては、代休についても就業規則等での定めが必要です。
従業員を常時10名以上雇用している企業には、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署への届出を行うことが義務付けられています。自社でルールを決めないまま、振替休日や代休を導入すると、従業員から休日手当としての割増賃金を求められる可能性もあるため、就業規則へのルールの記載と適切な運用を徹底しましょう。

また、振替休日や代休の運用には、次の点についても注意が必要です。

● 振替休日は休日出勤の前日までに決定・通知する

振替休日は、休日出勤をさせる前日の勤務終了までに、どの勤務日と休日を入れ替えるのかを決めておかなければなりません。休日労働が企業からの要請だった場合、従業員に事前に知らせることなく休みを振り替えると、休日のまま従業員を働かせていることになるため、代休として扱うこととなります。
繁忙期などで振替日を事前に決められない場合は、就業規則の定めに従って、労働基準法第115条「賃金その他の請求権の時効」に準じて3年以内に取得するよう促しましょう。
また、従業員からの申請で振替休日を設定する場合は、休日労働の前日までに振替日を申請する旨を周知しましょう。
なお、振替休日は、休日労働日の前に取得することも合法です。

● 振替休日、代休の取得状況をしっかり管理する

振替休日は、従業員が取得しない、または企業側が取得を拒んだ場合には法律違反となります。振替休日の申請が行われた場合は、最終的にその休日が確実に消化されるまで、しっかり管理する必要があります。（振替休日の有効期限は、労働基準法上は定められていませんが、一般的には労働基準法第115条「賃金その他の請求権の時効」を適用し、3年で時効消滅と考えられています）
一方代休は、消化できなくても企業にペナルティ等が発生することはありません。しかし、未消化のまま残ることは好ましくないでしょう。
代休も、できるだけ早く取得してもらうことが大切です。「休日出勤日から○日以内」や「代休日の前日までに指定する」などのルールを就業規則に定めておくとよいでしょう。

● できるだけ同一賃金支払期間内に取得させることを意識する

実務上の手続きを考慮すると、振替休日や代休は、できる限り休日労働日の直後の取得が望ましいと言えます。しかし、同一週内に必ず取得できるとは限りません。
同一週内に取得できなくても法令違反にはなりませんが、一般的には同一賃金支払期間内に設定されるケースが見られます。
「振替休日は休日労働日から1ヶ月以内に設定する」や「給与計算の締日よりも前に休日を設定する」など、就業規則にあらかじめ取得期限を定めておくと、運用・管理がしやすくなるでしょう。

● 割増賃金は適切に計算し支払いをする

休日労働には、その代替となる休日の取り扱いによって“悪意なき誤った運用”を行なっているケースが散見されます。
振替休日には休日手当は発生しませんが、代休の場合は休日手当の支払いが発生します。また、休日労働でも、働いた合計時間によっては時間外労働分の残業代や深夜手当も勘案しなければなりません。
計算を間違えると、未払賃金が発生する事態にもなりかねず、従業員から請求されるか、最悪の場合、裁判に発展する可能性も考えられるため、自社で割増賃金の計算が適正に行われているかを再度確認しておくことが重要です。

● 有給休暇に変更されないようにする

休日出勤をした従業員から、有給休暇の消化や休日手当の獲得などを目的に、「振替休日ではなく有給休暇（代休）として取得したい」と言われるケースが一部に見られます。
労働基準法には、休日出勤をした場合にどのような休日を与えるのかについての規定は設けられていないため、法定休日さえクリアしていれば、休日出勤の「振替休日」を有給休暇に変更しても法的な問題は生じません。しかし、有給休暇や代休に後から変更すると、休日管理が複雑になりコストが上がってしまうことにもなります。
就業規則に振替休日についての定めがなければ、「休日の取得ルールについての根拠が示されていない」と見なされ、申し出を受けざるを得ないことになります。就業規則等に、「休日出勤をした際には振替休日を取得する」といったルールを記載するなどで回避できるようにしておきましょう。

休日の申請・取得管理は勤怠管理システムで効率的に！

従業員が休日出勤した場合、人事労務担当者は何らかの方法で休日を取得させるため、「いつ休日出勤したのか」「振替休日（代休）をいつ取得したのか」といった休日出勤にまつわる情報を管理することになります。しかし、その手続きや管理業務は煩雑になりがちです。従業員がごく少数の企業なら、紙やExcelでの管理も可能ですが、時間外労働の上限規制が定められた今、手作業で管理することは担当者の負担も膨らむ一方でしょう。
従業員の休日・休暇を適切に取り扱い、休日申請から時間外労働などの上限管理、休日取得管理まで、ミスなく業務を行うためにも、必要な機能が装備されている勤怠管理システムは欠かせません。

例えば、奉行Edge勤怠管理クラウドの場合、15種類の申請フォームが標準装備されており、スマートフォンからでも簡単に申請できるようになっています。

休日出勤を申請する際に「振替出勤」を選択し、出勤する日と振替休日にする日、それぞれの予定時間や振り替える理由などを記入して送信すれば、振替休日の申請が完了します。

申請時点で振替休日の日程が不確定の場合でも、振休申請のフォームで休日日程を指定せず申請し、後日、代休申請で振替休日の日程を申請することもできます。
「振替出勤」を指定せず「休日出勤」で申請すると、代替休日分は代休の残日数に加算されます。代休の取得日が決まったら、代休申請を別途行うことで残日数から消化します。

承認者画面では、該当従業員の勤怠・休暇情報と照合し、勤務状況を確認しながら承認できます。

また、奉行Edge勤怠管理クラウドには一般的な休日・休暇がデフォルトで登録されているため、半日単位・時間単位の取得や育児休業や子の看護休暇、リフレッシュ休暇など、独自に定めている休日・休暇も、自社のルールに合わせて修正するだけで簡単に運用できます。

有給休暇についても、入社日や特定の日程を基準とした付与、労働日数に応じた比例付与など自社のルールで自動付与でき、有休の付与・消化・残管理を一元化できます。部門や従業員ごとに、休日・休暇の取得状況を定期的に自動作成できるため、休日の残日数を早期に把握でき、一定期間での有給休暇の取得目標が未達の従業員・関係者には自動的にアラートされるため、手間なく取得の勧奨が可能です。年次有給休暇管理簿も標準装備されており、法令に準じた有給休暇取得管理ができます。

おわりに

休日の管理は、運用を誤ると法令違反や従業員とのトラブルを招きかねない重要な業務です。
適切な運用には勤怠管理システムの活用がカギとなりますが、自社の勤務形態に合ったシステムでなければ、法令に準じた勤怠管理をスムーズに行うことが難しくなります。
勤怠管理システムを選ぶ際には、コラム「法令違反リスクを防ぐ！勤怠管理システムの“失敗しない”使い方・選び方」も参考に、自社にぴったりのシステムを検討してみてはいかがでしょうか。

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