毎月の勤怠管理業務。当たり前のようにこなしていても、「もう少し時間短縮できないか」「業務の効率化はできるのだろうか」と漠然とした不安を抱くことはありませんか？
世の中には様々な勤怠管理システムがありますが、多くの企業が長年Excelでの勤怠管理を続けています。けれど実際には、手間がかかりすぎ非効率な作業もかなり発生しているのです。しかも、「それが当たり前」の環境でなかなか改善策に気付けてない…ということも。
実は近年そうした業務の効率化を図るため、クラウド勤怠管理サービスにシフトしている企業が増えています。Excelを使った勤怠管理業務はどこに問題があるのか、クラウド勤怠管理サービスとどんな違いがあるのか、業務の効率化に焦点を当てて比較検証してみましょう。
目次
Excelでの課題が一気に解決！
クラウド勤怠管理サービスだからこそできる「業務の自動化」
その１ 出退勤データを自動収集
Excelでの勤怠管理の場合、従業員が出勤簿に記入またはタイムカードへ打刻したものを、後で総務担当者がExcelに転記することになります。この二重の作業こそ非効率の原因です。また記入漏れや打刻漏れがあると、その都度総務部門から本人へ連絡して申請を指示・確認することになり、転記が完了するまでに相当の時間を要することになります。
クラウド勤怠管理サービスなら、打刻されるとすぐデータがクラウドに自動収集されるので、手入力の手間がありません。また、未打刻があれば本人に直接通知が自動送信され、従業員も漏れに気付きやすく即時申請もできます。すべて自動で出退勤データ収集が行われるので、総務部門の業務自動化が図れ、大幅な作業時間削減につながるでしょう。
その２ 勤怠申請・承認データの自動集積
Excelでの勤怠管理では、休暇や直行直帰など申請が必要なものは一旦紙でやりとりされ、Excelへ入力することになります。しかし、上長の承認、総務部門でのチェックなどで回覧時間もかかり、不備が発生するとまた同じルートで申請・承認をやり直さねばなりません。
クラウド勤怠管理サービスでは、専用フォームを使ってスマートフォンで簡単に申請できます。また上長が承認したデータも自動的にクラウドへ蓄積されるので、総務担当者が介在しなくても自動完結できます。
その３ 毎月の勤怠集計を完全自動化
出勤簿やタイムカード、承認済みの申請書を付き合わせてExcelに転記、集計…。Excelでの勤怠管理は、集計作業に至るまで時間もかかるうえ、雇用形態が多様化する現代では計算式も一様とはいかなくなります。
クラウド勤怠管理サービスなら、ボタンひとつで煩雑な締処理がすべて完了します。雇用形態に合わせた労働時間の管理はもちろん、変形労働時間制の時間外労働清算や有休等の休日休暇管理なども完全自動化。集計作業やチェック作業に追われることなく、短期間で的確に処理することができるのです。
その４ 給与システムへの転記不要！管理資料も自動作成
１ヶ月の勤怠情報を利用して、就業報告書や勤怠一覧表、部門別残業状況などの資料を作成する場合、Excelを使うと集積データを改めて加工しなければならず、どうしても作業的に非効率になりがち。また給与計算システムとの連携ができない場合も多く、給与計算システムへも手入力する手間が発生します。
クラウド勤怠管理サービスは集計そのものが自動で行われるため、勤怠集計表や有休・残業の集計など、欲しい情報をボタンひとつで自動作成できます。また、勤怠データを給与システムに連携でき、毎月の給与システムの転記作業も不要に。大幅な業務効率が見込めます。
これらをまとめると、次のようになります。
| Excelでの勤怠管理は… | クラウド勤怠管理サービスなら… | |
| 打刻データ集計 | ・打刻データを集計前にExcelに転記する必要がある ・転記する際に入力ミスが発生しやすい ・打刻漏れ・転記漏れのチェックや打刻申請書提出手続き等に、時間も手間もかかる |
・打刻データはクラウドにすべて自動収集されるので手間がかからない ・打刻漏れは本人に自動通知されるため、即時申請が可能 ・スマートフォン、タブレットなども使え、打刻のためのデバイスが多彩 |
|---|---|---|
| 勤怠申請・承認 | ・申請書のやりとりは紙ベースが基本 ・上長の承認、総務部門でのチェックなど回覧ルートが複雑 |
・直接申請フォームに記入すればOK ・スマートフォンでも簡単に操作できる ・上長が承認したデータは自動的にクラウドに集積される ・総務担当者が介在せずに完結できる |
| 勤怠集計 | ・集計用にデータの転記が必要 ・漏れやミスがないかのチェックに時間と手間がかかる ・雇用形態ごとに複雑な給与計算を要する ・締日から給与支払依頼日までは、他の業務ができなくなるほど総務担当者の負荷が増大する |
・勤怠締日にワンクリックで締作業が完了 ・雇用条件、労働条件に合わせて、複雑な計算を自動で行える ・休日・休暇管理も完全自動化 ・締作業、勤怠集計に際し圧倒的な作業の時短化が見込める |
| 管理資料作成 | ・欲しい情報に合わせてデータを集計し直し、見やすいように自分で表やグラフに加工しなければならない ・給与システムとの連携が難しく、Excelデータをそのまま活用できないケースが多い |
・欲しい情報のボタンをクリックするだけで、必要な表やグラフが作成できる ・勤怠データをそのまま給与計算システムに連携でき、改めて手入力をする必要がない |
コスト面でもメリット大！
費用対効果で考えるなら、クラウド勤怠管理サービスがオススメ
短期間で抜本的に業務改善が行えるクラウド勤怠管理サービス。とはいえ、導入にあたっては疑問や不安も多いもの…。そこで導入にあたって気になる「コスト」面から検証してみましょう。
例えば専用サーバーを必要とするオンプレミスタイプの場合、サーバーの設置条件で変動しますが導入するだけで数十万円〜数百万円かかります。クラウド勤怠管理サービスは、データをすべてクラウドに管理するため、サーバーが不要なぶん初期コストを抑えて導入できます。月額制・年額制など料金体系が分かりやすく、ランニングコストの計算もしやすいのが特徴です。
また、雇用制度に関する法改正やOSのバージョンアップなどが発生しても、常に最新のプログラムが無料提供されるので余計なコストは一切かかりません。
セキュリティ面においても、ベンダーは専門的に厳重なセキュリティ網を構築しています。自社でセキュリティを強化・管理するよりも、ベンダーに任せればコストを抑えて効率よくリスク対策ができるのです。
導入面、先々の運用面で考えても、総務部門の業務改善ができるうえコストパフォーマンスも高いクラウド勤怠管理サービス。あなたの会社の業務効率アップに、ぜひ活用してみませんか？
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