どう減らす？採用業務の負担が毎回大きくなるワケ

更新日：2024年07月03日

採用

人材不足は企業にとって深刻な問題であり、それを解消するための採用業務は重要性の高い仕事です。それなのに、採用担当者は日ごろの業務をこなしながら平行して採用業務にあたるため、いつもバタバタしてしまいがち。欠員が出ると同時に突発的に採用業務が発生することが多く、いち早く人員を補充することが求められるため、その忙しさは尋常ではありません。あなたの会社では、採用ページに最新の求人情報をすぐに掲載して採用を開始できますか？また、応募者からの問合せに迅速に対応できていますか？この記事では多くの企業が陥りがちな、採用業務の負担が大きくなってしまうワケについてお伝えします。

採用業務が大変なワケ1
「求人開始から応募者とコミュニケーションが取れていない！」

企業が採用業務を行うにあたって、求職者とコンタクトを取り、コミュニケーションを進めていくための窓口としては、ハローワークでの募集、転職サイトの利用、自社の採用ページの公開、情報誌をはじめとする紙媒体への掲載、合同説明会への参加などが挙げられます。これらの中でもとりわけ重要性を増しているのが、自社の採用ページ。求職者の7割以上が企業の採用ページを参考にしているといわれていることからもわかる通り、採用ページは企業にとって大きな役割を担っているのです。でも、ほとんどの企業が採用ページを設けていながら、その内容やデザイン、更新にはあまり力を入れていないのが現状。これでは、いざ採用業務を始めようとしても情報更新に手間がかかり、負担が大きくなってしまうのも当然ですよね。

加えて、スマートフォンで求人情報を閲覧する求職者が多いにもかかわらず、採用ページがスマートフォンに対応している企業はたった3割ほどしかないという問題も。これではいい人材を採用する機会をみすみす失ってしまっているといわざるを得ないでしょう。

そこで必要なのが、採用ページを簡単に作成・公開し、自社で運営できる仕組み。特別なスキルやノウハウを持っていなくても、採用担当者自身が情報の登録や更新、採用ページの公開・非公開の操作が簡単にできるようにすれば、業務負担を大きく減らすことができます。これにより、応募者が最も知りたい採用に関する情報が常に更新されている状態を保つことが可能に。さらに、採用ページ自体のデザイン性はもちろん、写真が多く掲載されていること、求職者が知りたいことが探しやすく、応募の仕方もわかりやすいことなどの要件が満たされていれば、応募者にとっても理想的です。このような採用担当者にとっても応募者にとっても魅力的な採用ページを設けることで、採用業務をスムーズに進めることができます。

採用業務が大変なワケ2
「応募者の情報を一括管理できていない！」

求職者から応募があったら、その一人一人とメールや電話でやりとりして、進捗状況をExcelに入力して管理してはいませんか？この方法では応募者の情報があちこちに点在しているため、応募者ごとの状況を把握することが難しく、必要な情報を得るのに手間取ってしまいます。Excelへの入力漏れやチェック漏れが発生する恐れも。さらに、応募者の情報ややり取りの内容は個人情報であるため、細心の注意を持って扱わなければなりません。このように、Excelでは管理が難しく、しかも応募者ごとに情報がバラバラに管理されていることが、採用業務が大変になる原因なのです。

こうした課題に対し、応募者の情報を一元管理でき、なおかつ一人一人との対応履歴を管理できるような仕組みを設けることができれば、採用業務が大幅に効率化できるでしょう。面接日の通知や合否連絡はとても重要なので、迅速に対応したいものですね。そしてもちろん、取り扱うのは大事な個人情報なので、万全なセキュリティも求められます。

採用業務が大変なワケ3
「採用後に多重入力が発生する！」

応募者の情報をExcelで管理している場合には、社員台帳や給与システム、その他の管理用のExcelなどもバラバラに存在しているのではないでしょうか？採用者が決まったら、今度は従業員として社員台帳や給与システムなどに採用者のデータを入力する作業が発生します。同じ情報を何度も入力するのは手間がかかり、入力ミスが発生する可能性もありますよね。履歴書を紙で保管するのもスペースを取る上に、セキュリティが心配です。

こうした多重入力や紙での保管の問題は、データを連携させることで解決します。採用者本人が応募の際に自分で入力したデータを従業員データとしてそのまま生かすことができれば、採用担当者や総務担当者が改めて入力し直す手間もなくなり、煩わしい業務をスリム化できるのです。

上でご紹介したようなさまざまな「ワケ」によって、あなたの会社でも採用業務が大変になってはいませんか？でも、「採用業務は大変なのが当たり前」というのは、もう過去の話。上でご紹介したような課題は、魅力的な採用ページの作成から応募者とのやりとり、入社後の従業員情報の管理まで一貫して行えるシステムを導入することで一気に解決するのです。しかも、このような採用ページやシステムを構築するためには、これまで多くの時間とコストが必要とされていましたが、今では無料で利用可能なWebサービスまで登場しています。あなたの会社が採用業務の負担にお困りなら、検討してみてはいかがでしょうか？