もう苦労しない！
最短の時間で実現する、売上報告書作成のポイント

更新日：2024年07月03日

OBC働き方改革推進チーム

売上報告書の作成は、月次や四半期単位などの売上状況を、報告するための大切な業務です。一方で、月末の報告書作成の時期になると、おっくうになる担当者様も多いのではないでしょうか？本コラムでは、そんな業務ご担当者様向けに、最短の時間で実現する、売上報告書作成のポイントを詳しくご紹介します。

１作業時間の大半を占める、Excelの集計・加工

売上報告書は、多くの企業がExcelを駆使して作成しています。業務の流れとしては、販売管理システムから売上データをExcelに出力し、Excel上で集計・加工を行っているケースが一般的です。この中で作業時間の大半を占めているのが、「集計・加工」の作業です。よって、売上報告書作成を最短の時間で実現するためには、この集計・加工をいかに削減できるか、という点が重要になります。
では、その集計・加工で主にどのような作業が行われているかを見てみましょう。

＜集計・加工の主な作業＞
□　システムから出力した売上データの不要な行列を削除
□　商品区分や部門などの項目で集約・並べ替え
□　小計などの行列を追加
□　小計などに計算式や関数を挿入
□　表の線や色などのレイアウトを調整
□　ピボットテーブルによるグラフ作成
□　タイトルなどのテキスト入力

企業によっては、上記以外の集計・加工作業を行っている方もいらっしゃるでしょう。とにかく、Excelの集計・加工作業に多くの時間が費やされているのは明白ですので、この作業を１つでも２つでも減らしていくことが、作業時間削減に大きくつながるポイントになります。

２ Excelの集計・加工に時間がかかる理由とは？

時間削減のポイントは、Excelの集計・加工を減らすことだとお話ししましたが、そもそもなぜ、Excelの集計・加工には時間がかかってしまうのでしょうか？
その理由について、詳しく探っていきましょう。

理由①：売上データにおいて、必要な項目を必要な順番で出力できない。

Excelの集計・加工に時間がかかる１つ目の理由は、販売管理システムから出力する売上データにおいて、必要な項目が必要な順番で出力できないことです。

得意先や商品・担当者やプロジェクトなど、企業によって出力・集計したい項目はさまざまです。しかし、従来の販売管理システムは、売上データの出力項目が限定的、明細情報は出力できるが必要な項目で集約できない、出力項目の並び順が固定的、などの汎用性に欠ける仕組みが多く見受けられます。結果、売上データをExcelに出力した後、集約・並べ替えを行い、小計などの新たな行を追加する作業が発生し、集計・加工の時間がかかってしまうことになります。

本来あるべき姿としては、販売管理システムから必要な売上データの項目を必要な順番で出力でき、集計・加工の時間が極力かからない環境になっていることが重要です。

理由②：表やグラフなどの必要な形で、売上データを出力できない。

Excelの集計・加工に時間がかかる２つ目の理由は、表やグラフなどの自社に必要な形で、売上データを出力できないことです。

売上報告書は、例えばExcel形式のような行列表や、経営者や管理者によく求められるグラフ形式など、企業によって必要な形がさまざまあります。しかし、従来の販売管理システムでは、請求や入金業務を中心とした業務帳票にしか対応していない、売上帳票はあるが必要な形で出力できない、といった仕組みが多く見受けられます。結果、売上データをExcelに出力した後、不要な行列を削除してレイアウトを調整し、ピボットテーブルによるグラフ作成を行うなど、集計・加工の時間がかかってしまいます。

もし、販売管理システムから必要な形で売上データを出力できれば、集計・加工の時間を大幅に減らすことができます。

３ポイントは、自社に必要な情報が出せる販売管理システムを活用すること！

結局のところ、最短の時間で売上報告書を作成するためのポイントは、いかに必要な項目・並び方・形で売上データを出力できる環境をつくれるか、という点であることが、お分かりいただけるかと思います。
実は、最新の販売管理システムを活用することで、それらの環境をつくることが可能です。ここからは、その最新のシステム活用による、集計・加工作業削減の具体的な手法を詳しくご紹介いたします。

見たい情報を、見たい順番で出力可能！

最新の販売管理システムであれば、商品別や商品区分別・地域別・プロジェクト別など、見たい情報と順番で、売上データをExcelに出力することが可能です。売上報告書に近い状態で出力できるため、Excel上での集約や並べ替え、小計の行列追加などの作業時間を削減することが可能です。出力項目や並び方のパターンは随時変更が可能なため、報告書レイアウトの変化にもすぐに対応できます。

見たい形で、売上情報を出力可能！

Excelのような行列表や、推移表・対比表・順位表などのさまざまな表形式で売上データを出力できます。また、罫線や見出しの色付きでExcelデータを出力でき、ピボットテーブルによるグラフ作成も、システムからたったワンクリックの操作で行えます。本来は集計・加工が必要な、報告書のレイアウト調整やピボットテーブルによるグラフ作成の作業時間を大幅に減らせます。