帳簿とは事務上の必要事項を記入したものを言いますが、一般的には、売上や仕入など企業が行う日々の取引を記録した「会計帳簿」のことを指します。
商法第19条および会社法第432条で「会計帳簿の作成及び保存」が義務づけられており、商取引の証拠となるほか、貸借対照表や損益計算書といった決算書の基礎資料となるなど、税務においても重要な役割を担います。
帳簿は、主要簿と補助簿に分類されます。
●主要簿
主要簿は法人の全取引を体系的に記録及び計算するためのもので、必ず作成しなければなりません。
・仕訳帳
・総勘定元帳
●補助簿
補助簿は、主要簿の補助的な役割を担う帳簿で「補助元帳」と「補助記入帳」があり、必要に応じて作成します。これらがあると、取引内容をより把握しやすくなります。
［補助元帳］
・商品有高帳
・売掛金元帳（得意先元帳）
・買掛金元帳（仕入先元帳）
・経費帳
・固定資産台帳
［補助記入帳］
・現金出納帳
・預金出納帳
・小口現金出納帳
・売上帳
・仕入帳
・受取手形記入帳
・支払手形記入帳
帳簿は、会社法第432条では10年間、法人税法第59条で7年間の保存が義務づけられています。原則は紙で保存することとされていますが、電子帳簿保存法により以下の帳簿に関しては「電子データ保存」も認められています。ただし、備付けを開始する日の3か月前の日までに所轄税務署長に申請書を提出し承認を受ける必要があります。
■電子データとして保存が認められている主な帳簿
・仕訳帳
・売掛金元帳
・買掛金元帳
・経費帳などの国税関係帳簿
・固定資産台帳
・現金出納帳
・売上帳
・仕入帳 など