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請求書や領収書を現場で承認するフローを紙で行っている企業はまだまだいらっしゃいます。承認フローは紙で回して、保存は電子保存で行うという非効率が発生しているため、デジタル化したいというニーズはあるものの、付箋を貼ったり、メモを追記したりと、紙で行っていた習慣をそのまま引き継げないことからなかなか紙から抜け出せないケースがあります。

請求書の催促メールを送る際のポイント

取引先から請求書が届かない場合に、確認や催促の連絡をメールで送る際に知っておくべきポイントとステップを解説します。

催促のメールを書く際には、基本的なビジネスマナーやメールの書き方を押さえておかないと、取引先との関係が悪化してしまうケースがあります。特に請求書の催促はセンシティブな連絡であるため、メールの書き方には充分な配慮が必要です。ここでは、気を付けたいポイントを5つ紹介します。

1.締日よりできるだけ早くメール連絡する: 締日にまだ余裕のある場には、「いつもより遅いけれど、まだ期日ではないから」などと催促をためらわず、できるだけ早くメール連絡をしましょう。「本メールと行き違いで、すでにご送付いただいている場合はご容赦のほどお願い申し上げます」などとお詫びを添えて、請求書が発送済みかどうかを確認するメールを送付すれば問題ありません。

先方が忘れていた場合や再発行・再送付しなければいけない場合は、手間がかかるため、受け取るタイミングが重要です。もしこのままだと締日に間に合わないなど緊急性が高い場合は、関係性に応じて電話やチャットツールなどでの連絡もメールと共に行いましょう。

【例文】請求書の催促メールの書き方

1.締日よりできるだけ早くメール連絡する: 締日にまだ余裕のある場には、「いつもより遅いけれど、まだ期日ではないから」などと催促をためらわず、できるだけ早くメール連絡をしましょう。「本メールと行き違いで、すでにご送付いただいている場合はご容赦のほどお願い申し上げます」などとお詫びを添えて、請求書が発送済みかどうかを確認するメールを送付すれば問題ありません。

先方が忘れていた場合や再発行・再送付しなければいけない場合は、手間がかかるため、受け取るタイミングが重要です。もしこのままだと締日に間に合わないなど緊急性が高い場合は、関係性に応じて電話やチャットツールなどでの連絡もメールと共に行いましょう。

件名：○月分請求書・送付確認のお願い

本文：

○○社（※取引先社名・担当部署名を記入）
ご担当者様

いつも大変お世話になっております。
○○社（自社名）の○○（経理担当など）の○○（差出人名）と申します。

恐れ入りますが、御社の○月分の請求書につきまして、弊社での受領をまだ確認できていないようです。

お手数をおかけしますが、請求書の発行および送付状況のご確認をお願いできますでしょうか。

請求書は、請求者の名前、取引年月日、取引内容、金額、事業者名、請求書番号などを記入の上、

電子印鑑や署名などでご対応いただければPDF送付のみで構いません。

○月○日までに送付お願いできますと幸いです。

本メールと行き違いで請求書をご送付いただいている場合は、ご放念くださいませ。

何かご不明な点がございましたら、いつでもご連絡くださいませ。

どうぞよろしくお願いいたします。

1.締日よりできるだけ早くメール連絡する: 締日にまだ余裕のある場には、「いつもより遅いけれど、まだ期日ではないから」などと催促をためらわず、できるだけ早くメール連絡をしましょう。「本メールと行き違いで、すでにご送付いただいている場合はご容赦のほどお願い申し上げます」などとお詫びを添えて、請求書が発送済みかどうかを確認するメールを送付すれば問題ありません。

先方が忘れていた場合や再発行・再送付しなければいけない場合は、手間がかかるため、受け取るタイミングが重要です。もしこのままだと締日に間に合わないなど緊急性が高い場合は、関係性に応じて電話やチャットツールなどでの連絡もメールと共に行いましょう。